Учет мтериалов

      Введение

      Нефтекамская  база «Башнефтеснаб» АНК «Башнефть» организована в 1958 г. как база по обеспечению  материально-техническими ресурсами  предприятий Башнефти, разрабатывающих  и эксплуатирующих месторождения  нефти на Северо-западе Башкирии и на правом берегу реки Камы, на территории соседней Удмуртии. ООО «Нефтекамская база» осуществляет свою деятельность на основании Устава (приложение 1).

    Бухгалтерский учет на ООО «Нефтекамская база» ведется с использованием персональных ЭВМ в автоматизированной форме, на основании учетной политики (приложение 2).

      Занимаемая  базой территория составляет 23,3 га (с учётом участка по обеспечению  химпродуктами в Саклово – 27,3 га).

      Основная  задача базы – это приём, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей. Объём реализации за 2005 год составил 553445 тыс. руб., объём грузооборота – 177279 т.

      Для приёма и хранения ТМЦ оснащены складскими помещениями общей площадью 12927 м2 в количестве 17. Открытые площадки занимают 50,9 тыс. м2.

      Груз  доставляется железнодорожным и  автомобильным транспортом. Протяжённость  железнодорожных путей, которыми пользуется база, - 2550 м, автомобильных дорог  – 2100 м.

      На  базе действует участок по ремонту  и опрессовке труб S = 1059 м2. За 2005 год  отремонтировано и опрессовано труб 11908 штук. Опрессовано обсадных труб 17637 шт., выявлено бракованных труб – 15 шт.

      Ремонт  и опрессовка труб дал условный экономический  эффект 9,2 млн. руб. Это приводит к  снижению себестоимости получаемой нефти.

      На  базе производятся приёмка, переработка и отправка чёрного и цветного лома. В 2005 г. было отгружено 5504 т. чёрного лома и 502 кг. цветного лома. 
 

     1 Учет материалов

     1.1 Задачи учета материалов

     Производственные  запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт. В целом по стране удельный вес материалов в себестоимости изготовляемой продукции составляет свыше 70%, а в текстильной и химической промышленности — до 85%.

     В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это  значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменить дорогостоящие материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы. Широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты. Понятно, что использование таких основных направлений экономии ресурсов, как внедрение новых технологий, повышение качества сырья и материалов, снижение отходов, использование вторичных ресурсов, позволяет создать надежно действующий противозатратный механизм функционирования народного хозяйства.

     Занимаются  этими вопросами технологические службы предприятия, материально-технического снабжения и бухгалтерского учета — как контролирующий орган.

     Данные  бухгалтерского учета должны содержать  информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции  в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности.  
 

     Основные  задачи бухгалтерского учета в этой области: · 

• контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки; ·
• правильное и своевременное документирование всех операций но движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса; ·
• систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация;
• своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

     Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей  немаловажное значение имеют организация  снабжения на предприятиях, состояние  складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык (ф. № М-36) . Склады должны быть полностью обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.  
 
 

     1.2 Классификация задач учета материалов

      Все материалы по способу их использования  и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом: ·

• сырье (руда в металлургических производствах, хлопок-сырец в текстильной промышленности и т.п.); ·
• основные материалы (черные металлы в машиностроении, лес деревообрабатывающей промышленности); ·
• покупные полуфабрикаты (моторы в станкостроении, шины в автомобилестроении); ·
• вспомогательные материалы (смазочные материалы, краска, лак, обтирочные материалы и т.д.); ·
• отходы (стружка, опилки, обрезки труб и т.д.), ·
• тара (деревянная, картонная, металлическая); ·
• топливо (дрова, каменный уголь); ·
• запасные части (отдельные детали машин и оборудования для капитального ремонта); ·
• малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (отвертки, стамески, хозяйственный инвентарь, спецодежда и т.д.).

     Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и т.д., всего 42 группы. В связи с этим предприятия заполняют формы отчетности № 1-сн и 4-сн.

     Такая классификация дает возможность  предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она же необходима и для организации аналитического учета материалов.  
 
 
 

1.3 Документация  по учету движения материалов

      Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ — один экземпляр, а при ручной обработке — не более двух.

     Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет  им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

     Материалы на склад от местных и иногородних  поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

     В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (приложение 3) .

     Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные — на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

     В условиях ручной обработки рекомендуется  применять однострочные документы, при автоматизации — многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

     Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

     В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а) покупателю — для оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику — для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

     Акт о приемке материалов (приложение 4) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый — передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй — поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

     Приходные документы составляются в день поступления  материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

     Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

     Кроме перечисленных документов, составляются накладные (приложение 5) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

     Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

     Лимитно-заборная карта (приложение 6) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один — цеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

     По  лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

     В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

      Для учета МПЗ также в ООО «Нефтекамская  база» используются следующие документы: приемный акт (приложение 4), требование-накладная (приложение №7), накладная на отпуск материалов на сторону (приложение 8),  товарно-транспортная накладная, приходный ордер (приложение 3). 
 

1.4 Синтетический учет материалов

    Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 10 «Материалы. Счет активный, сальдовый, инвентарный.

    Остатки материальных ценностей и их приход записываются по дебету счета 10, расход и отпуск - по кредиту счету 10 по фактической себестоимости.

    В дебет счета 10 относятся все затраты  по их приобретению (покупная стоимость  материалов, траспортные услуги, таможенные пошлины и другое) с кредита  счетов по учету расчетов.

    Поступление материалов в организацию ООО  «Нефтекамская база» происходит по различным причинам и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

    -приобретены  у поставщиков:

    Д 10 К 60 – на покупную стоимость,

    Д 19 К 60 – на сумму НДС;

    -от  учредителей в счет вклада в уставной капитал:

    Д 10 К 75-1 – по согласованной стоимости;

    -безвозмездно  от других организаций:

    Д 10 К 98-2, субсчет «Безвозмездное поступление»

    -по  текущей рыночной стоимост на  дату принятия к учету

    При использовании безвозмездно полученных МПЗ на производственные нужды (Д 20, 23, 25, 26 К 10) одновременно в состав прочих доходов, включают стоимость израсходованных материалов и в учете отражают проводкой:

    Д 98/2 К 91;

    - отходы от брака: Д 10 К 28;

    - отходы от ликвидации ОС( по  текущей рыночной стоимости): Д 10 К 91

    Отпуск  материалов со склада производится на различный цели и отражается следующими проводками:

    - на изготовление продукции: Д  20,23 К 10;

    - на строительство объектов ОС: Д 08 К 10;

    - на ремонт ОС: Д 25,26 К 10;

    - продажа на сторону.

    Учет  продажи материалов ООО «Нефтекамская  база» ведет на счете 91 «Прочие  доходы и расходы». Счет активно-пассивный, сальдо не имеет. По экономическому содержанию операционно-результативный.

    По  дебету счета 91 отражается:

    - фактическая себестоимость реализованных материалов: Д 91 К 10;

    - сумма НДС, начисленная на реализованные  материалы: Д 91 К 68;

    - расходы по продаже материалов: Д  91 К 70,69,76.

    По  кредиту отражается:

    - выручка от продажи по отпускным  ценам, включая НДС( сумма выставленного  счета покупателю) : Д 62 К91.

    Сопоставление оборотов на счете 91 определяеют финансовый результат от продажи.

    Если  оборот дебетовый больше оборота  кредитового (сальдо дебетовое) – получаем убыток. Его списывают на счет 99 «Прибыли и убытки» проводкой Д 99 К 91.

    Если  оборот дебетовый меньше оборота  кредитового (сальдо кредитовое) –  списывают проводкой Д 91 К 99.

    К счету 10 открыты субсчета:

10-1 «Сырье  и материалы»

10-2 «Покупные  полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»;

10-3 «Топливо»;

10-4 «Тара и тарные материалы»;

10-5 «Запасные  части»;

10-6 «Прочие  материалы»;

10-7 «Материалы, переданные в переработку на  сторону»;

10-8 «Строительные  материалы». 
 

     1.5 Учет траспорто-заготовительных  расходов 

     Транспортно-заготовительные  расходы входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, крем их оптовой стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает долю, т.е. сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие. Это необходимо для расчета сумм транспортно-заготовительных расходов, подлежащих к списанию на израсходованные в отчетном месяце материалы.

     Суммы транспортно-заготовительных расходов на выбывшие, израсходованные ценности списываются на те же счета, что и  материалы по оптовым ценам (гл. VII) . В таком же порядке производятся расчет и учет доли отклонений фактической  себестоимости от плановой с той лишь разницей, что могут быть отклонения (перерасход (+) и экономия (-) ) . Перерасход так же, как и транспортно-заготовительные расходы, увеличивает плановую себестоимость, а экономия — уменьшает ее. Экономия записывается с минусом или красным сторно.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.6 Движение материалов в бухгалтерии 

     Бухгалтерия предприятия ООО «Нефтекамская база» осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10 “Движение материальных ценностей” (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — 1 раздел; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов — по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов — 2 раздел; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости — 3 раздел.

     Основанием  для заполнения ведомости № 10 служат реестры складов или накопительные ведомости № М-43. В ведомости № 10 приводятся две справки: № 1 “Слагаемые фактической себестоимости поступивших материальных ценностей”, заполняется по показателям журналов-ордеров № 1,6,7,8,10/1,13 и других, т.е. всех тех, где могут быть отражены затраты, связанные с процессом заготовления материалов текущего месяца. Данные этой справки необходимы для заполнения 11 раздела ведомости № 10.

     № 2 “Стоимость поступивших материалов по учетным ценам” , заполняется  аналогичными показателями тех же журналов-ордеров, что и справка № 1, но без учета расходов, связанных с заготовлением материалов. Данные этой справки служат для сверки с разделом 1 ведомости № 10 и для расчета результатов процесса заготовления или сумм транспортно-заготовительных расходов за отчетный месяц.

     Таким образом, ведомость № 10 “Движение  товарно-материальных ценностей” обеспечивает решение большинства задач, стоящих  перед бухгалтерским учетом материалов, но обязательным дополнением к ведомости  № 10 является ведомость № 11 “Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов”.

     Ведомость № 11 заполняется в бухгалтерии  предприятия на основе производственных отчетов цехов, накладных на возврат материалов, накопительных и группировочных ведомостей по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов и прочих документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных. Показатели ведомости № 11 отражаются в разделе III ведомости № 10 расход цеховых самостоятельных кладовых и остатки в цехах, не имеющих самостоятельных складов).

     Следовательно, по первому разделу ведомости  можно производить взаимосверку данных складского и бухгалтерского учета по каждому складу в отдельности, без разбивки на группы материалов, по учетным ценам, что необходимо при оперативно бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов.

     По  второму разделу ведомости можно выявлять общий объем ценностей в разрезе групп материалов и балансовых статей в двух оценках — по учетным ценам и фактической себестоимости, что дает возможность рассчитать суммы и проценты транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановых цен.

     В третьем разделе выявляются важнейшие  показатели бухгалтерского учета —  фактическая себестоимость израсходованных  на производство материалов, их окончательный  расход и их остатки на конец месяца по группам материалов — для заполнения статей баланса.  
 
 
 

     1.7 Инвентаризация материалов 

     Положение о бухгалтерских отчетах и  балансах обязывает промышленные предприятия  проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей: не менее одного раза в  год по состоянию на 1 октября  отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

     Основная  цель инвентаризации — выявление  фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются: сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

     По  объему проверки инвентаризации делятся  на сплошные и выборочные, а по времени  — на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель (директор) предприятия, или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия.

     Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (ф. № инв-3) . Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

     Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены  специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

     Во  всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общезаводских расходов (дебет счетов 05,06,08,12, кредит счета 26) . Недостача ценностей списывается на счет 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей” с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей.

     По  решению руководителя предприятия  сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки Производства: дебет счетов 25 “Общепроизводственные расходы” и 26 “Общехозяйственные расходы”, кредит счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально ответственных лиц: дебет счета 72 “Расчеты по возмещению материального ущерба”, кредит счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

     Потери  материальных ценностей от стихийных  бедствий относятся на результаты хозяйственной  деятельности предприятия: дебет счета 80 “Прибыли и убытки”, кредит счетов 05,06,08,12.