Учет наличных денежных средств в коммерческих организациях

Содержание

Введение

На данный период учет денежной наличности в кассе занимает одно из центральных мест в системе бухгалтерского учета коммерческих организаций. В связи с неустойчивостью финансового состояния многих российских предприятий, для финансово-бухгалтерских служб одним из основных объектов управления должны выступают денежные средства.

Кассовые операции играют наиболее важную роль в хозяйственной деятельности любой организаций, в функционировании органов государства, а также в усилении заинтересованности людей для развития и повышения эффективности производства.

Современная система бухгалтерского учета кассовых операций имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет кассовых операций имеет определенное значение в укреплении платежной дисциплины, а также в наиболее эффективном использовании финансовых ресурсов организации. В связи с этим крайне важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств. Все это определяет актуальность избранной темы и необходимость ее изучения.

Целью работы является изучение учета наличных денежных средств в коммерческих организациях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть  организацию документального оформления движения наличных денежных средств;

- раскрыть  синтетический и аналитический учет операций с наличными денежными средствами, переводов в пути;

- изучить  организацию учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами на предприятии;

- разработать  направления совершенствования учета операций с денежными средствами.

Предметом исследования являются особенности учета денежной наличности и денежных документов в коммерческих организациях.

В качестве объекта исследования выступает МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля»- одно из крупных автотранспортных предприятий по перевозке пассажиров на территории Ярославской области.

Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных ученых-экономистов, публикации специалистов-практиков, посвященные исследованию организации процесса учета наличных денежных средств в кассе. Для обоснования положений, приведенных в курсовой работе, автором широко использовались методы и приемы научного познания экономических процессов: анализ, синтез, статистические методы.

В процессе написания курсовой работы была использована следующая информационная база: научные источники в виде данных и сведений из книг, периодических изданий, материалов научно-практических конференций.

1. Теоретические основы учета операций  с наличными денежными средствами в коммерческих организациях

1.1 Организация документального оформления движения наличных денежных средств

В процессе хозяйственной деятельности организации ежедневно осуществляют операции денежной наличностью, правильная организация, документация и учет которых во многом определяют достоверность формирования и отражения выручки от реализации, себестоимости, доходов и расходов, а, следовательно, конечного финансового результата деятельности - прибыли либо убытка.

В качестве основных целей бухгалтерского учета наличных денежных средств следует выделить такие, как:

- проверка  правильности документального оформления  и законности операций с денежными  средствами, своевременное и полное  отражение их в учете;

- обеспечение  своевременности, полноты и правильности  расчетов по всем видам платежей;

- своевременное  выявление результатов инвентаризации  денежных документов и расчетов;

- обеспечение  сохранности денежных средств, денежных  документов в кассе и других  местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной  наличностью неотложных нужд организации, где по условиям расчетов либо исходя из характера деятельности она необходима;

- изыскание  возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.1      

Одним из наиболее важных участков финансово-хозяйственной деятельности организаций являются кассовые операции, которые регулируются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденные Банком России от 12.10.2011г. № 373-П.

В целях ведения кассовых операций коммерческие организации устанавливают максимально допустимую сумму наличных денежных средств, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем организации (лимит остатка наличных денег). Для установления лимита остатка наличных денежных средств организацией издается распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем. Все денежные средства сверх установленных лимитов наличных денежных средств хранятся на банковских счетах в кредитных организациях.

Передача денежных средств в кредитную организацию оформляется путем выписки такого документа, как «Объявление на взнос наличными» с получением квитанции от кредитной организации, при этом получение денег в кассу с расчетного счета происходит посредством чеков.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допустимо лишь в дни выплат заработной платы, социального характера и других выплат, с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций. Во всех остальных случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допустимо.

Кассовые операции ведет кассовый либо иной работник, определенный руководителем из числа своих работников (кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, в соответствии с которыми кассиру нужно ознакомиться под роспись. В случае если у организации имеется несколько кассиров, то один из них выполняет функции старшего кассира. Допустимо проведение кассовых операций руководителем организации.

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляют:

- главным  бухгалтером;

- бухгалтером  либо другим работником, в том числе кассиром, определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации;

- руководителем в случае отсутствия главного бухгалтера либо бухгалтера.2

В кассовых документах указывают основание для их оформления и перечисляют прилагаемые подтверждающие документы (платежные ведомости, счета, заявления, расчетно-платежные ведомости и другие документы). Внесение каких-либо исправлений в кассовые документы не допускается.

Все кассовые операции делятся на две большие группы: приходные (по поступлению денежных средств в кассу) и расходные (по расходованию денежных средств из кассы).

В целях учета кассовых операций используют унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г., согласованные с Минфином России и Минэкономики России:

- приходный  кассовый ордер - форма КО-1;

- расходный  кассовый ордер - форма КО-2;

- журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов - форма КО-3;

- кассовая  книга - форма КО-4;

- книга  учета принятых и выданных  кассиром денежных средств - форма  КО-5;

- акт инвентаризации  наличных денежных средств - форма ИНВ-15;

- инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности - форма ИНВ-16;

- заявка  на получение наличной иностранной  валюты и другие.

Приходный и расходный кассовые ордера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером либо уполномоченным на то лицом, а при их отсутствии - руководителем (кассиром). Те кассовые документы, которые оформлены непосредственно руководителем, им же подписываются. Если на прилагаемом к расходному ордеру документе имеется разрешительная подпись руководителя, то он может не подписывать расходный кассовый ордер. В качестве примера можно привести подпись руководителя к выдаче денег по расчетно-платежной ведомости. Затем приходные и расходные кассовые ордера заносят в журнал регистрации  по форме КО-3 и передают кассиру вместе с приложенными к ним документами.

При получении кассиром документов, он проверяет правильность их оформления и наличие подписей (при обнаружении ошибок документы возвращают в бухгалтерию), затем при получении денег оформляет квитанцию к приходному кассовому ордеру, подписывает ее и ставит печать, после этого передает квитанцию тому лицу, которое внесло деньги в кассу. На всех приложенных документах ставят штамп либо надпись под названием «получено». Если при инвентаризации денег в кассе будут обнаружены суммы, не оформленные приходными кассовыми ордерами, то они зачисляются в доход самой организации.

Выдачу денежных средств из кассы производят на основании расходного кассового ордера и только лицом, указанным в нем. При выдаче кассиром денег из кассы без расходного кассового ордера выданная сумма считается недостачей и взыскивается с кассира как с материально ответственного лица. В случае получения денег из кассы по доверенности указывают фамилии, имена и отчества получателя, а также того лица, которому доверено получение денег. Он же и ставит свою подпись. Выдача денежных средств под отчет, к примеру, за покупку материалов, хозяйственные нужды должна быть оформлена заявлением подотчетного лица, где проставляется сумма, а также разрешительная надпись руководителя. Денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу из кассы лишь при наличии отчета о ранее полученных суммах. Авансовые отчеты подотчетных лиц представляют в течение трех дней по истечении того срока, на который они были выданы, с приложением документов и проверяются бухгалтером.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов используется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров либо заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных ведомостей), заявлений на выдачу денег, счетов до момента передачи в кассу организации.3 При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируют после их выдачи.

Все коммерческие организации, имеющие кассу, должны вести кассовую книгу по форме КО-4, которая может быть лишь в единственном числе. Записи в кассовую книгу делают в двух экземплярах, при этом сама книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Второй экземпляр листов в кассовой книге - отрывной и является отчетом кассира, в то же время первый экземпляр листов остается в кассовой книге. Значит, первые и вторые экземпляры листов нумеруют одинаковыми номерами. Когда день закончен, кассир подсчитывает обороты за день, выводит остатки по кассе и передает в бухгалтерию второй отрывной лист для отчета с приложением приходных и расходных кассовых документов. Таким образом, кассовая книга представляет информацию для заполнения журнала-ордера №1 по кредиту счета 50 «Касса» и дебетовой ведомости к нему.

Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств используют для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам либо доверенному лицу (раздатчику), а также в целях учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Необходимо отметить, что в организации должна систематически проводиться инвентаризация денежной наличности. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

В обязательном порядке инвентаризацию проводят в следующих случаях:

- перед  составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

- при смене  кассира;

- если были  выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные  деньги были частично либо  полностью уничтожены из-за стихийного  бедствия, пожара, других чрезвычайных  ситуаций.4

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии и другие специалисты (допустим, старшие кассиры, специалисты по контрольно-кассовым машинам и так далее). Недопустимо проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии.

В процессе инвентаризации комиссия составляет акт по форме № ИНВ-15. Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки о том, что все поступившие денежные средства либо другие ценности (такие, как чеки, почтовые марки, авиабилеты и тому подобное) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним были сданы в бухгалтерию. В процессе инвентаризации никакие операции, связанные с приемом либо выдачей ценностей из кассы, не осуществляются.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в двух экземплярах. Первый экземпляр передают кассиру, второй - в бухгалтерию. В случае смены кассира акт составляют в трех экземплярах. Первый экземпляр подлежит передаче кассиру, сдавшему ценности, второй - кассиру, принявшему ценности, третий - передают в отдел бухгалтерии.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а также работником, ответственным за сохранность ценностей (кассиром). В случае если акт не подписан хотя бы одним из членов комиссии, то результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотная сторона акта заполняется лишь в том случае, если во время инвентаризации комиссия обнаружила недостачу (излишки) ценностей. Строка под названием «Объяснение причин излишков и недостач» подлежит заполнению работником, ответственным за сохранность ценностей (кассиром).

При выявлении недостачи руководитель вправе принять следующее решение:

- удержать  сумму недостачи с материально  ответственного лица;

- списать  недостачу за счет средств  организации, если в недостаче отсутствует вина кассира.

Ревизию кассы проводят в те сроки, которые определены руководителем (кроме случаев обязательных инвентаризаций), бывает внезапной и происходит путем полного пересчета денежной наличности, а также документов, хранящихся в кассе (например, вексельных и почтовых марок, ценных бумаг и тому подобное). После пересчета наличности проводят сверку ее фактической суммы с данными учета по кассовой книге.5 По результатам проведенной ревизии составляют акт, в котором указывают суммы недостачи (излишка) денежных средств в кассе, причины их возникновения, а также приводится решение руководителя организации.

Необходимо отметить, что денежные расчеты наличными, а также с использованием пластиковых карт должны проводиться организацией с помощью контрольно-кассовой техники на основании Федерального закона от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон о ККТ). В целях приобретения контрольно-кассовой техники (далее ККТ), организация заключает договор с центром технического обслуживания, регистрирует ККТ в налоговой инспекции по месту постановки на учет и получает от налогового органа карточку регистрации ККТ.

Организации вправе осуществлять наличные денежные расчеты без использования ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи им соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок проведения таких расчетов, а также учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности установлен постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359. К бланкам строгой отчетности следует относить: квитанции, билеты, талоны, проездные документы, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных расчетов. Формы бланков строгой отчетности утверждаются Минфином России. В случае если для определенного вида деятельности организации форма бланков строгой отчетности не установлена, то организации необходимо применять ККТ.                          

1.2 Синтетический и аналитический  учет операций с наличными  денежными средствами, переводов в пути

Движение наличных денежных средств в кассе организации проходит следующие две стадии:

- поступление  денежных средств в кассу (приход), в результате чего происходит увеличение суммы наличных денежных средств в кассе организации;

- выбытие  денежных средств из кассы (расход), в результате чего происходит уменьшение суммы наличных денежных средств в кассе организации.

Всю информация о наличии и движении денежных средств в кассе организации обобщают на счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета:

- 50-1 «Касса  организации»;

- 50-2 «Операционная  касса»;

- 50-3 «Денежные  документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (допустим, 50-4 «Валютная касса», а также субсчета второго порядка (к примеру, 50-41 в долларах США, 50-42 - в евро).

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывают лишь в специализированных организациях. На субсчете 50-2 учитывают денежные средства в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах отделения связи и так далее. Его открывают организации лишь при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие вексельные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Учет поступления денежных документов осуществляют по накладной, которая выписывается кассиром в двух экземплярах. В целях учета денежных документов в иностранной валюте в рабочем плане счетов могут быть выделены соответствующие субсчета. Например, 50-31 - «Денежные документы в долларах США», 50-32 - «Денежные документы в евровалюте» и тому подобное.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету счета 50 «Касса» отражают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. Соответственно, по кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.6 Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляют отдельный кассовый отчет, который передают бухгалтеру.

Синтетический учет кассовых операций ведут в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляют по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

Оплаченные в наличной форме путевки в санатории отражают при помощи следующей корреспонденции счетов:

Дебет 50-3 «Денежные документы»

Кредит 50-1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно либо с частичной оплатой делают бухгалтерскую запись:

Дебет 50-1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа, внесенного работником

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией

Кредит 50-3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию денежной наличности и оформляют ее актом. На основании акта инвентаризации бухгалтеру нужно сделать в соответствующих случаях записи, приведенные в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Порядок отражения в учете организации результатов инвентаризации

При приобретении денежных документов кассиром в учете делают запись:

Дебет 50-3 Кредит 50.

Если денежные документы приобретают другим лицом, то нужно использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат (таблица 1.2).

Таблица 1.2

Порядок отражения в учете организации операций

по выбытию денежных документов

В случае если почтовые марки выдаются должностным лицам (допустим, секретарю) для постепенного использования, то в бухгалтерском учете такую выдачу оформляют как выдачу подотчетных сумм (таблица 1.3).

Таблица 1.3

Порядок отражения в учете организации операций по выдаче почтовых марок

Организации, ведущие расчеты с населением, основную часть наличных денег получают в кассу в виде наличной выручки:

Дебет 50

Кредит 90.

Кроме того, наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями, а также другими контрагентами.  

Подотчетные лица - это работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лик утверждает руководитель организации.7

Подотчетные суммы подлежат в учете на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражают при помощи следующих записей (таблица 1.4).

Таблица 1.4

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Организации, у которых нет возможности сдавать денежную наличность в обслуживающий банк, могут сдавать ее в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы либо кассы почтовых отделений через инкассаторов банка или отделения связи. В период с момента передачи денежной наличности инкассаторам (кредитным организациям), почтовым отделениям (сберегательным кассам) до момента их зачисления на расчетный счет, указанные денежные средства считаются переводами в пути.

В целях обобщения денежных средств (переводов) в пути используют счет 57 «Переводы в пути».

Начальное сальдо (по дебету) отражает наличие денежных средств, находящихся в пути на начало ответного периода. Дебетовый оборот показывает зачисление денежных средств в переводы в пути, кредитовый оборот - из переводов на соответствующие счета.

Синтетический учет по счету 57 ведут в журнале-ордере (кредитовый оборот) и в ведомости (дебетовый оборот). Основанием для принятия на учет по счету 57 денежных средств (переводов) служат квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и так далее.

Суммы наличных денежных средств, сданных указанным организациям либо инкассаторам, отражают в учете следующей записью:

Дебет 57 Кредит 50.

Зачисление денежных средств на расчетный счет отражают в виде следующей записи:

Дебет 51 Кредит 57.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.        

Необходимо отметить, что современный автоматизированный учет денежной наличности в кассе дает следующие преимущества:

- формировать и изменять совокупности синтетических и аналитических счетов по учету денежных средств и денежных документов;

- создавать  первичные кассовые документы;

- составлять  учетные регистры по регламенту  и запросам разных пользователей.

Схему автоматизации учета кассовых операций представим на рис.1.1.

Рис.1.1 Схема автоматизации учета кассовых операций

Совокупность счетов бухгалтерского учета денежных средств и денежных документов загружают в справочник (компьютерный план счетов), содержание которого соответствует составу счетов, субсчетов и типовых проводок. В целях осуществления аналитического учета кроме справочника хозяйственных операций формируют другие справочные массивы, включающие в себя такие обязательные реквизиты, как «код», «наименование», а также основные признаки объекта учета (к примеру, справочники валют, сотрудников подотчетных лиц и другое).

Современная автоматизация учета операций, связанных с движением денежных средств и денежных документов, позволяет бухгалтеру и кассиру избавиться от «ручного» оформления приходных, расходных кассовых ордеров и других первичных учетных документов. Кроме того, практически исключить ошибки, описки и другие неточности, сопровождающие ручной вариант учета.      

2. Особенности учета операций с наличными денежными средствами, проблемы и направления их совершенствования (на примере Муниципального унитарного предприятия «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля»)

2.1 Организация учета операций с  наличными денежными средствами и денежными документами на предприятии

Бухгалтерский учет в Муниципальном унитарном предприятии «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» (далее МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля») ведется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. В структуре бухгалтерской службы имеются заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по взаиморасчетам, бухгалтер расчетчик и 2 диспетчера - кассира (рис.2.1).

Рис.2.1 Организационная структура бухгалтерии МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля»