Учет операций подотчетных лиц

                                Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Институт экономики и управления

 

Кафедра налогов и налогообложения

Процент выполнения работы

                    
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                     

Номер учебной недели




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине

«Бухгалтерский учет»

Тема

   Учет операций подотчетных  лиц

 

                                                              Выполнил:     студент группы  НН-327

     

                     Куликов С.В.

                                                                                        ______________________

                          (подпись)

                                                                Руководитель: Яшин А.В.                                                              

                                                 _____________________

              (дата и подпись) 

 

 

Уфа – 2012

 

 Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Налогов и налогообложения

Наименование кафедры

 

ЗАДАНИЕ

на курсовой(ую) проект (работу) по дисциплине  «Бухгалтерский учет»

наименование дисциплины

 

Студент Куликов  С.В     Группа Н-327            Консультант_Яшин А.В.__

  Фамилия И.О.                  номер акад.гр.                                                                 Фамилия И.О.

 

 

  1. Тема курсового (ой) проекта (работы)

«Учета расчетов с подотчетными лицами»

  1. Основные положения:

Федеральный закон от 29.11. 1996 г. №129 ФЗ «О бухгалтерском  учете», Приказ Минфина РФ от 10.12.2002 г. N 126н 
Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.

Зонова А.ВБухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие. – М: Питер, -2011. -480с.

  1. Требования к оформлению

Пояснительная записка должна быть оформлена в редакторе 

MicrosoftWord   в соответствии с требованиями________________

                                                                                                               ЕСКД, ЕСПД, ГОСТ, СТП, др

    1. В пояснительной записке должны содержаться следующие разделы :

  Введение

Теоретические аспекты учета  движения материалов

1.1. Нормативно-законодательное  регулирование учета расчетов  подотчетными лицами 

1.2. Документальное оформление  учета расчетов с подотчетными  лицами

1.3. Организация синтетического  и аналитического учета расчета  с подотчетными лицами

Заключение

Список литературы

      Графическая  часть должна содержать:

      Графики, таблицы, диаграммы

 

Дата выдачи   _____________  г.                 Дата окончания    _____________ г.

Руководитель _________________

Подпись

 Содержание

Введение……………………………………………………………………………………........4

Глава 1.Теоретические основы организации учета с подотчетными лицами………....……6

    1. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами……..6
    2. Документальное оформление и учет подотчетных лиц………..……………………….10
    3. Аналитический и синтетический учет подотчетных лиц……………………………….20

Глава 2. Расчетная часть……………………………………………………………………….34

Заключение……………………………………………………………………………………...53

Список используемой литературы…………………………………………………………….54

Приложения……..………………………………………………………………………………56

                                              Введение

Учет  расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при  необходимости осуществления командировочных  и представительских расходов, а  также в процессе приобретения и  оприходования материальных ценностей  или оплате работ (услуг) сторонних  организаций подотчетными лицами.

        В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

       Актуальность выбранной темы работы обосновано тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.  
При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие  задачи:

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

2. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

3. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Цель  работы - изучить учёт расчетов с  подотчетными лицами.

Задачи  работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время  нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных  расходов;

Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы показать отражения  расчетов с подотчетными лицами действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

Периодом  исследования для рассмотрения характеристики организации учёта расчётов с подотчётными лицами являются 2011 - 2012 гг.

Методологической  основой написания курсовой работы являются законодательные и нормативные  акты, первичные и сводные документы  исследуемого предприятия, учебники и учебные пособия, статьи из журналов «Главбух», «Бухгалтерский учёт», «Главная книга».оформление учет расчет подотчетное лицо

  Теоретические основы организации учета с подотчетными лицами

1.1. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

- 1-ый  уровень (законодательный) – определяет  сущность бухгалтерского учета,  его задачи, основные понятия,  используемые в учете, порядок  регулирования, организации и  ведения бухгалтерского учета  и представления бухгалтерской  отчетности.

- 2-ой  уровень (нормативный) – устанавливает  базовые правила формирования  полной и достоверной информации  по отдельным разделам бухгалтерского  учета и представления информации  в бухгалтерской отчетности.

- 3-ий  уровень (методический) – документы  этого уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические  указания, разъяснения по вопросам  постановки бухгалтерского учета.

- 4-ий  уровень (организационный) – организации,  руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными  актами органов, регулирующих  бухгалтерский учет самостоятельно  формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций» .

Порядок осуществления наличных расчетов в  РФ регламентируется Положением Центробанка  №373-П. В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.   При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм   Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г. Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если  в установленные сроки сотрудник  авансовый отчет не представил, подотчетная  сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Обратите  внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:

  • проверки авансового отчета бухгалтерией,
  • утверждение отчета руководителем,
  • окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

  В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100000 руб. (3-ий уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят  свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в  командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства  РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются следующие.

1. Учетная  политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования  и раскрытия учетной политики  организации установлены ПБУ 1 / 2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 1.01.2009 г.

2. Утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов по учету  расчетов с подотчетными лицами:

- приходный  кассовый ордер (форма КО-1) –  выписывается в случае, когда  работник возвращает в кассу  неизрасходованную подотчетную  сумму; 

- расходный  кассовый ордер (форма КО-2) –  выписывается при выдаче денежных  средств под отчет;

- командировочное  удостоверение1 (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке; Командировочное удостоверение

Оформляет его работник отдела кадров, на основании  приказа о направлении в командировку, визирует руководитель организации. Затем  оно отдается командированному работнику. Помимо этого, в отделе кадров должен вестись журнал командировок, в котором  необходимо указывать сведения о  сотрудниках, уезжающих в командировку, указывая время их убытия и прибытия.

Заполняться оно может как от руки, так и  с помощью компьютера. Ошибки, допущенные при его оформлении необходимо исправлять, зачеркивая ошибочные записи, вписывая над ними правильные. При этом исправления  должны быть завизированы соответствующими должностными лицами.  
После возвращения из командировки сотрудник отдает командировочное удостоверение работнику бухгалтерии (оно должно быть полностью заполнено), прикладывая к нему авансовый отчет и другие оправдательные документы, чтобы расходы, понесенные организацией, были учтены. 

- авансовый  отчет с приложением подтверждающих  документов (счетов, квитанций, проездных  билетов, накладных и т.д.).

3. Утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского  учета – содержит перечень  применяемых организацией синтетических  счетов и субсчетов. 

                     

 

 

 

 

 

    

                        1.2 Документальное оформление и учет подотчетных лиц

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании  представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и  должна применяться организациями  всех форм собственности, за исключением  бюджетных учреждений.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы  подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные  к авансовому отчету, в порядке  их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы  расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти  суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной  валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или  уполномоченным на это лицом и  принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому  ордеру. (Приложение 1)

Ниже приводится упрощенная форма  авансового отчета2, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.

На основании утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные денежные суммы в  установленном порядке.

Основанием для записей в  регистрах бухгалтерского учета  являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной  операции, которые должны содержать  следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому для  отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный  документ.

Если оформленные документы  не позволяют проверить достоверность  произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного  работника, подлежащим включению в  совокупный налогооблагаемый доход. При  этом такое решение принимается  руководителем организации с  учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

Из вышеприведенного следует, что  только при соблюдении определенных условий произведенные затраты  по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг  или счета учета товарно-материальных ценностей.

Если к авансовому отчету приложены  оправдательные документы, а при  проверке наличия оприходования  оплаченного товара выяснится его  отсутствие, подотчетная сумма также  подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

1. Количество документов должно  соответствовать числу записей  на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество  документов.

2. Необходимо наличие подписей  бухгалтера, подтверждающего целевое  назначение и правомерность принятия  к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных  денежных средств в погашение  перерасхода или прием остатка  ранее выданных денежных средств.

3. Должно быть указано состояние  расчетов с подотчетным лицом  по ранее выданным авансам.  Выдача аванса при наличии  ранее не погашенной подотчетной  суммы является нарушением Порядка  ведения кассовых операций. Однако  на практике это встречается  достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен  следить бухгалтер на соответствующем  рабочем месте. В то же время  обязанность по ведению аналитического  учета расчетов с подотчетными  лицами может быть возложена  на бухгалтера-кассира. В этом  случае вышеуказанные суммы должны  вписываться кассиром, причем при  этом целесообразно делать соответствующие  отметки до того, как будут  заполнены другие реквизиты авансового  отчета.

4. Отсутствие подписи руководителя  организации, утверждающего авансовый  отчет, а также суммы в указанной  строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных  средств должны расцениваться  как излишек или недостача  (в зависимости от того, осуществлялся  прием остатка или выплата  перерасхода).

 

Организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета.

Наличные денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетные средства были выданы работнику организации без  установления срока их возврата и  такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в  налогооблагаемый доход работника  этих сумм не имеется.

Таким образом, в оправдание расходов, произведенных подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и  надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом  служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому  ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата

Если даты, проставленные на первичных  документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые  получены под отчет, окажутся более  ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем  на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности  первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем  случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и  поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные  работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи  с покупкой материалов, возмещаются  путем выдачи из кассы организации  наличных денежных средств с оформлением  расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчетной  суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче  в кассу остатка денежных средств  должны быть соблюдены общие правила  приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных  документов содержатся также в соответствующих  постановлениях Госкомстата России.

Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам3, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ4 «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено  выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер  передается лицом, его выписавшим, для  исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность  подписи главного бухгалтера, принимает  деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме банкнот и монет кассиры  организаций обязаны руководствоваться  установленными Банком России признаками и правилами определения платежности  банковских билетов (банкнот) и монет  Банка России.

При приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому  ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата.

Таким образом, в обязанности кассира  при приеме наличных денежных средств  входит:

– проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма  № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в  части заполнения всех реквизитов и  наличия подписи главного бухгалтера;