Учет поступления материальных ценностей

Введение

          Основные задачи бухгалтерского учета материалов:

-контроль, за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки;

-правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

-систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация;

-своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

В условиях рыночной экономики актуальной становится тема учета, движения и контроля расхода  материальных ценностей на производство продукции (работ, услуг).

        Задачами курсовой работы являются изучение теоретических основ учета материальных ценностей, оценка материальных ценностей в учете и зарубежная практика, документального оформления поступления материальных ценностей, изучение внутреннего контроля за поступлением материальных ценностей.

Подробное изучение этих вопросов позволит выявить конкретные методы оценки, учета и контроля материальных ценностей, используемых организацией. От объективности и достоверности информации, формируемой на этом участке учета, зависят себестоимость продукции, финансовый результат, налогооблагаемая прибыль, сумма налога на прибыль, сумма налога на добавленную стоимость.

Теоретической основой курсовой работы являются труды современных экономистов  по изучаемым вопросам, учебные и  методические пособия по учету материальных ценностей, данные статистических сборников, а также статьи из экономических периодических изданий.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что в условиях рыночной экономики определяющее значение приобретает качественные показатели (снижение удельных затрат материалов и топлива), поэтому эта тема в практической экономике очень актуальна. Необходимо наиболее эффективно организовать правильный учет и контроль материальных ценностей, чтобы избежать их потерь и нерациональных расходов.

        1 Теоретические основы учёта материальных ценностей

         1.1 Понятие и классификация материальных ценностей

Для осуществления  основной деятельности помимо помещения  и оборудования и других основных средств предприятию необходимо иметь определенные материально-производственные запасы.

К ним  относятся:

• сырье и основные материалы;
• вспомогательные материалы;
• покупные полуфабрикаты;
• возвратные отходы;
• топливо;
• тара и тарные материалы;
• запасные части.

Сырье и  основные материалы – это те предметы, из которых изготавливают продукт. К сырью относят продукцию  добывающей промышленности (зерно, полезные ископаемые, скот, продукты животноводства и т.п.). К материалам относится  продукция обрабатывающей промышленности (ткань, мука, пластик и т.п.).

Вспомогательными  называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и  основные материалы, для придания продукции  определенных потребительских свойств (пищевые красители, вкусовые добавки) или для обслуживания и ухода  за орудиями труда (смазочные материалы).

Покупные  полуфабрикаты – это сырье  и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще  готовой продукцией, которые приобретаются  у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична роли сырья и основных материалов.

Возвратные  отходы производства – это остатки  сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую  продукцию и утратившие полностью  или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т.п.).

Топливо подразделяется на технологическое (для  технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

Тара  и тарные материалы – предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных материалов и  продукции (мешки, ящики, бочки, коробки).

Запасные  части служат для замены износившихся деталей машин и механизмов.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим  свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы  и др.

Указанные классификации материальных ценностей  используют для построения синтетического и аналитического учета, а также  составления государственного статистического  наблюдения (отчета) об остатках, поступлении  и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

Для успешного  выполнения задач, стоящих перед  бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

• иметь номенклатуру-ценник;
• установить четкую систему документации и документооборота;
• проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты.

Внутри  каждой из перечисленных групп материальные ценности подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

Номенклатура  – систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие  данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами –  ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные  признаки. Если же в номенклатуре указана  учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии  при выписке каждого документа  по движению материалов в нем указывается  не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что  позволяет избежать ошибок и при  записях в складском и бухгалтерском  учете материалов.

Основными требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету материалов являются:

а) сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода,    расхода, перемещения) и наличия запасов;

б) по общему правилу все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами;

в) учет количества и оценка запасов;

г) оперативность (своевременность) учета запасов;

д) достоверность;

е) соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

ж) соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

В соответствии с п.8 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н  применение организациями программных  продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

При построении учета материальных запасов следует  учитывать необходимые предпосылки  действенного контроля за сохранностью запасов, которые предусмотрены п.9 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
• размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;
• оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;
• применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
• определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;
• установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);
• установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;
• определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации.

В организации  должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;
• наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).

Единица бухгалтерского учета материальных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной  информации об этих запасах, а также  надлежащий контроль за их наличием и движением. Единицей материальных ценностей, в зависимости от характера их использования, порядка их приобретения может быть:

• номенклатурный номер;
• партия;
• однородная группа и т.п.

В итоге, можно сказать, что материальные ценности относятся к оборотным средствам предприятия. Характерной особенностью данных средств является то, что они потребляются в соответствии с установленными нормами расхода, полностью переносят свою стоимость на продукцию, составляя ее материальную основу. Материальные ценности принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости их заготовления.

         1.2 Оценка материальных ценностей в учёте

Материальные  ценности принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материальных ценностей, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением  НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных  законодательством Российской Федерации).

Не включаются в фактические затраты на покупку  материальных ценностей общехозяйственные  и иные аналогичные расходы, кроме  случаев, когда они непосредственно  связаны с приобретение материальных ценностей.

Фактическая себестоимость материальных ценностей  их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.

Фактическая себестоимость материальных ценностей, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной  учредителями организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Фактическая себестоимость материальных ценностей, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а материалов, приобретенных в обмен на другое имущество, — исходя из стоимости обмениваемого имущества, которая устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей

Материалы, на которые текущая рыночная стоимость  в течение года снизилась либо которые морально устарели, полностью  или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском  балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Материальные  ценности отражают на синтетических  счетах по фактической себестоимости  их приобретения (заготовления) или  учетным ценам.

Фактическая себестоимость материально-производственных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, начисленных процентов  по заемным средствам, привлекаемым для приобретения запасов и др.

Фактические затраты по приобретению материальных ценностей определяются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия запасов к учету, в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Исчисление  фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда  и времени. Поэтому фактическую  себестоимость заготовления исчисляет  лишь небольшая часть организаций  по основным видам сырья или материалов. На большей части организаций  текущий учет материальных ценностей  ведут по твердым учетным ценам (средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др.). Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, отпускаемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);
• по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).- ОТМЕНЕН

С 1 января 2008 г. вступил в силу Приказ Минфина России от 26.03.2007 N 26н, которым внесены изменения в правила бухгалтерского учета материально-производственных запасов.

В настоящее время п. 4 ПБУ 5/01 содержит положение, запрещающее  применять правила учета МПЗ  также в отношении активов, используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации  в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев.

Это изменение  нормативных актов – ПБУ 5/01 и  Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены соответственно приказами  Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н и от 28 декабря 2001г. № 119н). Поправки в эти документы внесены приказом Минфина России от 26 марта 2007 г. № 26н.

Применение одного из этих методов  по виду (группе) запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

По себестоимости  каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в  особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут быть обычным образом заменены на другие.

Средняя себестоимость определяется по каждому  виду (группе) запасов как частное  от деления общей себестоимости  вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости  и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам  в течение месяца.

Средняя цена рассчитывается по формуле 1.1:

 ( 1.1 )

где Цср. – цена средняя;

Ц0 – цена остатка на начало рассматриваемого периода;

Ц1,…, Цn – цена партии с первой по п;

К0 – количество остатка на начало рассматриваемого периода;

К1,…, Кn – количество в партии с первой по п.

Первый  и второй способы оценки материальных ресурсов являются традиционными для  отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство (как правило, по учетным ценам), а  в конце месяца списывают соответствующую  долю отклонений фактической себестоимости  материальных ресурсов от стоимости  их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход — первая в расход. Это  означает, что независимо от того, какая  партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы  по цене (себестоимости) первой закупленной  партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

Применение указанных методов  оценки материальных ресурсов ориентирует  предприятие на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные  материалы расчетным путем, используя  формулу 1.2:

                                       Р = Он +П-Ок ,                                                  (1.2)

где Р — стоимость израсходованных материалов;

Он – стоимость начального остатка  материалов;

Ок — стоимость конечного остатка материалов;

П — поступление за месяц.

Оценка  материальных ценностей на конец  отчетного периода производится в зависимости от принятого способа  оценки ценностей при их выбытии (кроме товаров, учитываемых по продажной  стоимости). Использование предприятием другого способа оценки материальных ценностей возможен только в следующем периоде.

        1.3 Зарубежная практика оценки материальных ценностей

        Процесс оценки материальных ценностей представляет собой процедуру присвоения объектам бухгалтерского учёта определённых денежных величин, полученных таким образом, чтобы их можно было использовать как агрегировано, так и отдельно, в зависимости от конкретной ситуации. Оценка материальных ценностей является одной из наиболее интересных и широко обсуждаемых проблем бухгалтерского учёта.

Оценка обычно выполняется в  денежном выражении. Но в отдельных  случаях (например для выработки прогнозов и принятия решений) могут потребоваться данные в натуральном выражении: производительность оборудования или численность рабочих.

Процесс проведения оценки материальных ценностей состоит из двух систем:

а)  периодической, которая позволяет не вести в течение отчётного года детальный учёт материальных запасов, а в конце года производить инвентаризацию, которая, в свою очередь, позволяет установить уровень запасов на конец отчётного периода;

б) постоянной, которая позволяет контролировать финансовые средства, вложенные в товарные запасы, а также более эффективно управлять этими товарными запасами путём непрерывного ведения подробных записей о покупках и продажах товаров.

К периодической системе оценки материальных ценностей относятся четыре метода.

Первый из них – метод сплошной идентификации, который позволяет  увязать настоящую себестоимость  с каждой статьёй в инвентаризационной ведомости. По определению, данному  Элдоном С. Хендриксоном и Майклом Ф. Ван Бреда в книге «Теория бухгалтерского учёта», себестоимость – это «агрегированная цена, выплаченная фирмой за приобретение прав собственности и владения активом, включая все платежи по его доставке, установке и введению в эксплуатацию».

Второй метод – метод средней  стоимости – увязывает себестоимость  со средней стоимостью товаров, предназначенных  для продажи в течение текущего периода. Оба этих метода используются на практике достаточно редко.

Два других метода используются гораздо  чаще и являются основными методами оценки запасов:

- ЛИФО – «последним поступил – первым выбыл»;

- ФИФО – «первым поступил – первым выбыл».

         При использовании метода ЛИФО на затраты списывают стоимость запасов, поступивших последними, так как предприятию приходится заменять использованные в процессе жизнедеятельности запасы по текущей стоимости.                                   

      Однако метод ЛИФО имеет и негативные стороны: при оценке текущей балансовой стоимости товарных запасов, особенно когда существует длительная тенденция повышения или понижения цен в инфляционных условиях, которые более или менее заметно протекают почти во всех странах мирового сообщества.

Метод ФИФО, или метод оценки запасов  по ценам первых покупок, основан  на предположении, что себестоимость  товаров, приобретённых в первую очередь, должна быть отнесена к товарам, проданным в первую очередь. При  использовании метода ФИФО учитывается  движение стоимости, а не движение товаров.

Основным недостатком метода оценки запасов по ценам первых покупок  является то, что этот метод увеличивает  влияние цикла экономического развития на показатель доходности предприятия.

Компанией «World business» используется метод оценки запасов по ценам первых покупок как наиболее подходящий метод проведения инвентаризации, который предполагает наиболее реальную оценку активов предприятия. Примером применения метода ФИФО и процедуры инвентаризации в американской модели бухгалтерского учёта может также служить компания «Reconstruction Ltd».

При применении метода ФИФО стоимость  остатков товарно-материальных ценностей  завышена, а себестоимость реализованных  ценностей занижена. В этом случае сумма прибыли оказывается преувеличенной. При использовании же метода ЛИФО стоимость остатков товарных ценностей  будет занижена, а себестоимость  реализованных ценностей завышена, сумма прибыли будет уменьшена, и, следовательно, бюджет и акционеры  получат меньше налогов и дивидендов (как следствие этого данный метод  запрещён в некоторых странах, например в Англии).

В заключение следует отметить тот  факт, что методы ЛИФО и ФИФО представляют собой две крайности, и наилучшая  оценка, «золотая середина», лежит между  ними.

          2  Организация учёта материальных ценностей

 2.1 Документальное оформление материальных ценностей

  Поступающие в организацию материальные ценности оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции  поставщик высылает покупателю расчетные  и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим  документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения  осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций  – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции  прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении  им признаков, вызывающих сомнение в  сохранности груза, он может потребовать  от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи  мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору  выдают наряд и доверенность, в  которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке  материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает  заведующему складом, который проверяет  соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы  оформляют приходными ордерами. Приходный  ордер подписывают заведующий складом  и экспедитор.