Учет поступления материалов

Введение 

Чем бы организация  ни занималась – бизнесом или некоммерческой деятельностью, для обеспечения  этой деятельности понадобится имущество, называемое материалами.

Материалы – это предмет труда или   часть имущества организации которые: а)используется в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг;

б) предназначены  для продажи;

 в) используется  для управленческих нужд организации;

В бухгалтерском  учете стоимость использованных материалов целиком включается в  стоимость продукции организации.

• 1.1      Классификация материалов

В зависимости  от экономической роли и от отношения  к операционному циклу организации  материалы принято подразделять на следующие группы: 1)сырье и основные материалы;

2)вспомогательные  материалы; 

3)отходы (возвратные  материалы);

4)инвентарь и хозяйственные принадлежности.

 При необходимости  можно выделить и другие группы  материалов. 

Сырье и основные материалы – это предметы труда, из которых изготавливается продукт. Они расходуются прямо пропорционально количеству выпускаемой продукции.

Разделение между  сырьем и основными материалами  определяется традицией употребления этих понятий. Сырьем принято называть продукцию сельского хозяйства  и добывающей промышленности, а материалами  – продукцию обрабатывающей промышленности.

Разновидностью  основных материалов можно считать  покупные полуфабрикаты – основные материалы, которые прошли определенные стадии обработки, но еще не стали  готовой продукцией. 

Вспомогательные материалы  - используются для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукту определенных свойств и облегчения процесса производства. Расход вспомогательных материалов может быть не связан напрямую с количеством выпускаемой продукции.

Деление материалов на основные и вспомогательные зачастую носит условный характер. С точки  зрения рациональности бухгалтерского учета к вспомогательным материалам удобно относить материалы, которые, по сути, являются основными, но расходуются  на производство единицы готового продукта в небольших количествах.

Из группы вспомогательных  материалов выделяются следующие подгруппы:

Топливо – это материал,  который подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (т. е. горючее для двигателей) и хозяйственное (на отопление).

Тара  и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки, транспортировки и хранения различных материалов и продуктов. К таре относятся мешки, ящики, коробки, бочки, банки.

Запасные  части – это материалы, которые используются для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования.

Возвратные  отходы производства – это остатки сырья, основных и вспомогательных материалов и покупных полуфабрикатов, которые образовались в процессе их переработки в готовый продукт и утратили свойства исходных материалов, но тем не менее не превратились в мусор.

Другими словами, к возвратным отходам производства относятся остатки сырья, которые  еще обладают некоторой ценностью, т. е. их можно использовать внутри организации  или продать. В частности, к возвратным отходам могут относиться опилки.

Инвентарь и хозяйственные  принадлежности –материалы, которые используются в качестве средств труда в течение не более одного года или не более длительности операционного цикла организации, если длительность цикла превышает один год. Другое название инвентаря и хозяйственных принадлежностей – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП).

Существуют другие способы классификации материалов, например, по техническим свойствам, сортам и размерам, которые могут  показаться более удобными для конкретной организации. Классификация используется для организации системы аналитического учета материалов.

• 1.2 Методы оценки сырья и материалов

Материалы принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости. При поступление в организацию материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС.

К фактическим  затратам на приобретение материалов относятся:

1)суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу);

2)суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;

3)таможенные пошлины (в случае приобретения материалов у иностранного продавца);

4)невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов (НДС является возмещаемым налогом);

5)вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;

6)затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;

7)затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.

Фактическая себестоимость  материалов при их изготовлении самой  организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с  их производством.

Но материалы  одного и того же вида и сорта  могут поступать в организацию  по разной фактической себестоимости: стоимость материалов колеблется в  зависимости от инфляции, общей ситуации на рынке, поставщика, размера приобретаемой  партии и т. д. По разным партиям приобретаемого материала организация может  нести разные дополнительные расхода, например, на доставку. Все это приводит к тому, что разные единицы одного и того же материала, хранящиеся на складе, имеют разную фактическую  себестоимость.

Такие колебания  фактической себестоимости не создают  никаких проблем при отражении  в учете получения материалов. Проблемы появляются позже – при  регистрации отпуска материалов со склада.

Метод учета  материалов по средней себестоимости  является наиболее традиционным для  отечественной бухгалтерии. В этом случае предполагается, что все единицы  материала одного вида и сорта, хранящиеся на складе, совершенно равноценны в  каждый конкретный момент времени. Они  учитываются по одной и той  же цене, которая определяется умножением общей стоимости приобретения хранящихся материалов на общее количество хранящихся материалов. Цена одной единицы материала, полученная расчетным путем, называется средней себестоимостью.

При поступлении  очередной партии материалов на склад  средняя себестоимость материалов пересчитывается.

ПРИМЕР 

Допустим, на складе материалов хранились 120 упаковок шурупов, общая стоимость которых, по оценке бухгалтерии, – 2880 руб. Средняя себестоимость  одной упаковки шурупов составит 2880 руб.: 120 = 24 руб. (Передача в производство любой одной упаковки шурупов  при такой средней себестоимости  оценивалось суммой 24 руб., двух упаковок – 2 ? 24 = 48 руб. и т. д.) На склад материалов поступило 240 упаковок шурупов, общая  фактическая стоимость приобретения которых – 6480 руб. С этого момента  хранящиеся на складе шурупы начинают оцениваться следующими показателями: общая фактическая стоимость  всех шурупов: 2880 + 6480 = 9360 руб., общее  количество упаковок: 120 + 240 = 360, средняя  себестоимость одной упаковки: 9360 руб.: 360 = 26 руб. С этого момента  передача в производство любой одной  упаковки шурупов будет оцениваться  суммой 26 руб., двух упаковок – 2 ? 26 = 52 руб. и т. д.

Метод учета  материалов по средней себестоимости  имеет две разновидности: оперативный  метод средних цен и итоговый метод средних цен. 

Оперативный метод  средних цен предполагает, что  расчет новых средних цен производится сразу же после поступления новой  партии материалов. Списание материалов, которое последует после очередного их поступления, будет производиться  уже по новой учетной цене.

Оперативный метод  средних цен и был рассмотрен в приведенном выше примере.

Итоговый метод  средних цен является упрощенной разновидностью метода учета материалов по средней себестоимости. При использовании  этого метода расчет себестоимости  производится не в реальном времени, а только по завершении месяца или  иного периода времени. Делается допущение, что все поступления  материалов произошли в начале периода, а все расходы материалов –  в конце периода. Соответственно для всех списаний материалов, произошедших в течение периода, устанавливается  единая средняя себестоимость единицы  материала.

Очевидное достоинство  этого метода – простота расчетов, что особенно ценно, если бухгалтерский  учет ведется без использования  хорошей компьютерной программы. Недостаток метода: точное значение учетной стоимости  единицы материала становится известным  только после завершения периода. 

В основе метода оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО, от английского «FIFO – first in – first out») правило, заключенное в его английском названии: первая партия в приход –  первая партия в расход.

Оценка запасов  методом ФИФО основана на допущении, что материалы используются в  течение месяца и иного периода  в последовательности их приобретения (поступления), т. е. материалы, первыми  поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.

Метод ФИФО соответствует  здравому смыслу складской деятельности. Кладовщик обычно старается отпустить  со склада материалы из той партии, которая была получена раньше всех, чтобы материалы не залежались. Ведь материалы портятся от длительного  хранения. И практически у любого материала есть срок годности.

Для бухгалтерии  метод ФИФО значительно сложнее  метода учета по средней себестоимости. Для учета методом ФИФО на каждый вид и сорт материала заводится  специальная карточка учета материалов по партиям их приобретения, с указанием  количества материала и средней  цены единицы материала в каждой партии. При этом бухгалтер должен как бы имитировать поведение  разумного кладовщика. При наступлении  хозяйственного события передачи материала  со склада бухгалтер должен вычесть  количество отпущенных материалов из наиболее ранней партии, отраженной в  карточке учета (или из нескольких наиболее ранних партий, если оставшегося количества материала в самой ранней партии не хватает).

Метод ФИФО не создает  технических проблем при использовании  хорошей компьютерной бухгалтерской  программы. Упомянутая карточка ведется  непосредственно программой и скрытно  от бухгалтера, который только просматривает  результаты расчетов учетной себестоимости. 

Организация может  применять в течение финансового  года один метод оценки по каждому  отдельному виду (группе) материалов.

Рассмотренные методы могут использоваться для  оценки себестоимости не только материалов, но и других однородных объектов бухгалтерского учета, в частности, для оценки себестоимости  объектов учета, которые числятся на счетах 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция».  
 
 

Глава 2. Учет поступления материалов.

• 2.1 Документарное оформление поступления материалов.

Материалы могут  поступать в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров  – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации  – подотчетных лиц. Но иногда материалы  могут образовываться в самой  организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в  негодность. 

Факт поступления  материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление  материалов регистрируется в бухгалтерском  учете организации.

Если материалы  поступают от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок  оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами  поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно-транспортную накладную, товарную накладную или  какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку  материалов (обычно это сотрудник  структурного подразделения организации  – отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам.

Кроме того, поступающие  материалы должны сопровождаться счетом-фактурой. Формально он является самостоятельным  документом, но, по сути, представляет собой приложение к основному  сопроводительному документу, в  качестве которого чаще всего выступает  товарно-транспортная накладная. В  счете-фактуре дублируется информация основного сопроводительного документа.

Если никаких  расхождений между составом материалов и документом работник организации  не обнаружил, то он подписывает от лица организации сопроводительный документ (который присутствует при  грузе как минимум в двух экземплярах) и один экземпляр оставляет себе.

Те же действия он производит со счетом-фактурой, который  также присутствует при грузе  минимум в двух экземплярах.

Организация-отправитель  и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа  с регистрацией в нем факта  принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными  на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой  печатью организации.

Затем работник организации-получателя может составить  приходный ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием  их количества и стоимости. Приходный  ордер является внутренним документом организации, на его основании материалы  принимаются на склад организации.

Если материалы  поступили с серьезными повреждениями  упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между  составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.

Организации-получателю важно, чтобы в такой ситуации акт был оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он послужит основанием для предъявления претензий к поставщику или к  перевозчику материалов. А при  отсутствии юридической безупречности  претензии могут быть предъявлены  организации-покупателю.

Если приемка  товаров производится за пределами  организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при  получении материальных ценностей.

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных  силами самой организации, могут  оформляться требованием-накладной.

Материалы могут  поступать также от подотчетных  лиц – работников организации, которые  приобрели их за наличный расчет. Подотчетное  лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным  кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно – кассовых машин. 

Авансовый отчет  составляется подотчетным лицом  в одном экземпляре и сдается  в бухгалтерию организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления материалов, сколько  для оформления денежных расчетов между  подотчетным лицом и организацией. А при приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный  ордер.  

Материально ответственные  лица склада материалов (кладовщики) ведут  карточки учета материалов, на которых  учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и  размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных  приходных и расходных документов в день совершения операции.  

• 2.2 Синтетический учет материалов

Бухгалтерия ведет  синтетический учет материалов с  использованием счета 10 «Материалы»  и, возможно, некоторых других вспомогательных  счетов. 

Синтетический учет поступления и расхода материалов – это запись определенных проводок. Так, хозяйственное событие поступления  материалов от поставщика, подтвержденное товарно-транспортной накладной и  счетом-фактурой, на общую сумму 11 800 руб., из которых 10 000 руб. составляют стоимость  материалов без НДС, а 1800 руб. – сумма  НДС в составе стоимости материалов, будет отображено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 10 000 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 1800 руб.  

Как говорилось выше, стоимость материалов может  быть увеличена на стоимость дополнительных расходов, связанных с их приобретением. Так, хозяйственное событие получения  услуг от посреднической организации  или от организации, предоставляющей  информационные услуги, которое напрямую связано с приобретением материалов и подтверждено актом сдачи-приемки  работ и счетом-фактурой на общую  сумму 590 руб. (из которых 500 руб. – стоимость  услуг без учета НДС, а 90 руб. –  НДС), будет отражено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 500 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 90 руб.  

Таким образом, стоимость материалов, которая числится на складе без учета НДС, будет  увеличена с 10 000 до 10 500 руб. 

Хозяйственное событие передачи этих же материалов со склада в производство, подтвержденное требованием-накладной или записью  в карточке учета материалов, будет  отражено следующей проводкой:

Дебет 20 – Кредит 10 – 10500 руб.  

• 2.3 Аналитический учет материалов

Аналитический учет материалов, который ведется  параллельно синтетическому учету, – это более сложная задача. Аналитический учет осуществляется двумя методами: на основе использования  количественно-суммовых оборотных  ведомостей и сальдовым методом. 

Аналитический учет на основе количественно –  суммовых оборотных ведомостей имеет  два подварианта. 

Первый подвариант реализуется следующим образом. В бухгалтерии на каждый вид и  сорт материалов заводится карточка аналитического учета. На основании  первичных документов в эту карточку вносятся все данные о поступлении  и расходе материалов. Данные карточки дублируют карточки учета материалов, которые ведут материально ответственные  лица на складах. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются так называемые количественно-суммовые оборотные ведомости материалов.

Количественно-суммовая оборотная ведомость выглядит практически  так же, как оборотная ведомость (см. выше). Но в оборотной ведомости  были показаны только деньги. А количественно-суммовая оборотная ведомость показывает остатки и обороты каждого  вида и сорта материалов как в  количественном, так и в денежном выражении.

На основе указанных  количественно-суммовых оборотных  ведомостей составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся  итоги каждой отдельной количественно-суммовой ведомости. Сводная оборотная ведомость  сверяется с данными синтетического учета.

Ведение аналитического учета с использованием количественно-суммовых ведомостей представляется излишне  громоздким в обоих подвариантах. Этот вариант предполагает, что работа материально ответственных лиц  склада по учету материалов полностью  дублируется в бухгалтерии организации.

Более современным  считается сальдовый метод учета  материалов, заключающийся в том, что в бухгалтерии организации  не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов по видам и сортам и  не составляются количественно-суммовые оборотные ведомости. Учет движения материалов ведется бухгалтерией только в денежном выражении, определяемом исходя из учетных цен.

Материально ответственные  лица ведут количественный учет материалов в книге складского учета на основании  первичных документов. Количественные остатки материалов на 1-е число  каждого месяца переносятся из книги  складского учета в сальдовую  ведомость работником бухгалтерии  или заведующим складом. Затем сальдовая  ведомость сверяется с данными  синтетического учета.

Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия  не дублирует действия материально  ответственных лиц по учету материалов, а только контролирует их работу.

Дополнительные  бухгалтерские счета для учета  материалов 

Операции по приобретению материалов в бухгалтерском  учете могут отражаться по-разному. В зависимости от выбранной организацией учетной политики поступления материалов могут быть отражены с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без их использования.

Учет транспортно-заготовительных  расходов

Для удобства учета  и распределения транспортно-заготовительных  расходов, связанных с приобретением  материалов, учетная политика организации  может предусмотреть использование  счета 15. 

Операция приобретения материалов отражается в бухгалтерском  учете следующим образом. На основании  расчетных документов, которые поступили  в организацию и означают переход  права собственности на материалы, делаются записи по дебету счета 15 (на стоимость материалов без НДС) и  дебету счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям» (на сумму НДС в составе стоимости  материалов). 

На счете 15 также  накапливаются все транспортно– заготовительные расходы, связанные  с доставкой материалов в организации. А при их фактическом поступлении  делается запись по дебету счета 10 «Материалы»  и кредиту счета 15 на стоимость  материалов без НДС. 

Счет 15 удобно использовать при большой номенклатуре материалов, когда они доставляются одним  транспортным средством. Транспортно-заготовительные  расходы можно накапливать на счете 15 в течение месяца и списываться  с него на счет 10 только в конце  месяца. В аналитическом учете  материалов транспортно– заготовительные  расходы при этом распределяются по отдельным видам и сортам материалов, полученных в течение месяца, пропорционально  их стоимости.

Учет отклонений стоимости

Сводную информацию о колебании стоимости приобретаемых  материалов может дать счет 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей», который применяется только тогда, когда в бухгалтерском учете  организации уже используется счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». 

Счет 16 применяется  исходя из предположения, что на финансовый год для каждого вида и сорта  материала устанавливается твердая  учетная цена, или плановая цена. Все фактические расходы на приобретение материалов в течение месяца собираются на счете 15. В конце месяца материалы  оцениваются по твердым учетным  ценам и списываются на счет 10. А разница между фактической  стоимостью приобретенных материалов и их стоимостью по учетным ценам  списывается на счет 16: если разница  получилась положительной, т. е. фактическая  стоимость больше, то она списывается  в дебет счета 16, в противном  случае – в кредит счета 16. 

Счет 16 является так называемым контрарно-дополнительным счетом. Это означает, что он используется для коррекции учетной стоимости  некоторого объекта, отраженного на другом счете, являющемся основным счетом учета этого объекта. Для счета 16 основным счетом является счет 10. 

Использование в бухгалтерском учете счета 16 влечет дополнительные трудовые затраты. В частности, аналитический учет каждого вида и сорта материалов придется вести по двум бухгалтерским  счетам одновременно: по счету 10 и 16. 

Кроме счета 16 стоимость  материалов, отражаемую на счете 19, можно  корректировать с помощью еще  одного счета – 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».  

Перед составлением бухгалтерской отчетности за год  фактическая себестоимость материальных ценностей по данным бухгалтерского учета сравнивается с их рыночной стоимостью, т. е. с ценой возможной  продажи. Если рыночная стоимость материальных ценностей ниже их бухгалтерской  оценки, то в балансе эти ценности отражаются по их рыночной стоимости. А разница между рыночной и  учетной стоимостью относится на счет финансовых результатов. 

Указанное правило  применяется только к ценностям, задействованным в операционном цикле организации, в частности  к материалам, готовой продукции  и товарам. Сумма резерва под  снижение стоимости материалов определяется по каждому виду и сорту материала  как разница между его учетной  стоимостью и рыночной ценой. 

Для коррекции  стоимости материалов при подготовке отчетности используется счет 14. На общую  сумму резерва для всех материалов на дату завершения финансового года делается запись по дебету счета 91 «Прочие  доходы и расходы» и кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости  материальных ценностей». За счет такой  записи прибыль завершающегося финансового  года уменьшается на сумму созданного резерва. 

На первую дату следующего финансового года зарезервированная  сумма восстанавливается записью  по дебету счета 14 и кредиту счета 91. Соответственно счет 14 закрывается  исходя из предположения, что в течение  наступившего финансового года материальные ценности, участвующие в операционном цикле организации, будут полностью  израсходованы. 

Счет 14 является так называемым контрарным счетом: он используется для уменьшения учетной  стоимости некоторого объекта, отраженного  на другом бухгалтерском счете –  основном счете этого объекта. Как  все контрарные счета, формально  он считается пассивным счетом. Объекты, стоимость которых уменьшается  с помощью этого счета, могут  учитываться на счете 10. Соответственно для контрарного счета 14 счет 10 является основным.