Учет поступления товара с использованием документа счет-фактура

Федеральное агентство  по образованию

ГОУ ВПО

Уральский государственный  экономический университет

Институт непрерывного образования

Факультет сокращенной  подготовки

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине: «Проектирование ЭИС»

На тему: « Учет поступления товара с использованием документа счет-фактура»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 3курса группы ЗЭИ-10   

В.Г.  Валиулин

Проверил:

Преподаватель  О.В. Рузакова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

Содержание.

Введение  ……………………………………………………………………….. 3 

1. Постановка задачи.          
0. 1.1 Организационно-экономическая сущность задачи …………………… 5 
0. 1.2 Входная информация …………………………………………………… 8 
0. 1.3 Нормативно-справочная информация ……………………………….…9
0. 1.4 Выходная информация …………………………………………………. 10
2. Алгоритм решения  ……………………………………………………….... 10
3. Технологическая сеть проектирования документа . ……………………… 12
4. Руководство пользователя ………………………………………………… 13 
0. 4.1 Назначение и условия применения программы ………………….…...13

    4.2 Подготовка к работе……………………………………..………….…...16

    4.3 Описание операций ……………………………………..………….…...16

    4.4 Основные данные по форме «счет-фактура»………………..…….…..17

    4.5 Аварийные ситуации ………………..……………………………...…..17

5. Расчет экономической эффективности …………………………………... 18  

Заключение …………………………………………………………………… 22 

Список используемой литературы . …………………………………………. 23 

6. Приложения …………………………………………………...…………… 24 

 

Введение.

      Разработка  и использование унифицированных  форм документов не решают  всех проблем, связанных с   увеличением  эффективности обработки  данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными консалтинговых агентств более 80%  всех  деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм  - дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется   6  млрд. долл.

Хранение, распространение и обработка обходится еще в несколько раз дороже – стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд.долл.

      Борьба  с возрастающим потоком бумажных  форм на предприятиях и в  организациях ведется в двух  направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Целью данного курсового проекта  является разработка проектного решения  по проектированию экономической информационной системы учета счетов-фактур.

В настоящее время  использование информационных систем на предприятии становиться неотъемлемой частью организации производственного  процесса. Применение данной системы  на предприятии позволило бы автоматизировать операции по учету счетов фактур, ведению справочной информации о поставщиках, товарах, странах производителей и т.д., а также формированию отчетов. Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:

а) уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить трудозатраты;

б) сокращение объема документооборота, что позволит снизить расходы  на хранение и утилизацию промежуточной  документации;

в) наглядность представления  и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться на хозяйственной деятельности предприятия в целом.

 

1. Постановка задачи.          

1.1 Организационно-экономическая  сущность задачи

Цель задачи

Программа разработана  с целью автоматизации учета поступления товара с использованием документа счет – фактур. Автоматизация обеспечит оперативный и экономически выгодный учет поступления товаров, что позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Также произойдет экономия рабочего времени на поиск, оформление и получение необходимой информации.

Назначение  и краткое содержание постановки задачи. Назначение задачи состоит в обеспечении наиболее эффективной обработки информации о поступающих товарах на предприятие, расчете себестоимости, оформление финансового плана с выходом на чистую прибыль, а также определение фактического объема продаж.

Данная задача предназначена для оперативного составления отчетности, получения  необходимых данных.

Создание программы  с использованием СУБД Microsoft Access по следующим этапам:

- создание справочников (таблиц);

- установление  связей между таблицами;

- создание форм на основе  справочников;

- заполнение (введение информации  с первичных документов);

- создание запросов для  выходной информации;

- формирование и получение  отчетов.

Метод решения задачи

Задача решается аналитическим  путем с использованием расчетного метода при подсчете количества и  стоимости товаров.

Технологический метод решения  задачи

Производится ведение  основной базы данных по следующим этапам:

- ввод информации о  поступлении с первичных документов  в компьютер;

- контроль входной информации  с целью выявления случайных  ошибок для обеспечения правильного  ведения массива. При необходимости  производится корректировка;

- просмотр массива, по необходимости сортировка массива по нужным полям;

- создание, просмотр и  контроль выходных документов.

Перечень объектов, на которые  распространяется задача

Задача ориентирована  на автоматизацию работы бухгалтеров, связанной с учетом поступления товара по счет – фактурам и расчету себестоимости товаров.

Периодичность решения задачи

Программа используется:

- при необходимости ввести  информацию с первичных документов;

- при необходимости откорректировать  введенную информацию;

- при необходимости получить оперативную выходную информацию;

- при необходимости получить  ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные  и годовые выходные документы.

Требования к организации  сбора информации

К организации сбора информации предъявляются следующие требования:

- полнота;

- достоверность;

- своевременность;

- точность;

- контроль ввода;

- периодическое  обновление.

Сроки поступления  входной информации не ограничены временными рамками, т. к. «Счет – фактура» заполняется по мере проведения финансовых операций. Контроль данных осуществляется посредством встроенных функций на этапах ввода и корректировки.

 

1.2 Входная информация

 

 При обработке информации по учёту счет – фактур предполагается использование постоянных и переменных данных. В качестве постоянных данных будут использоваться различные справочники (Покупатели, Продавцы, Грузоотправители, Грузополучатели, Валюты, Наименование товаров, страна производитель и Единицы измерения). Переменная информация представляется для учета поступления товара с использованием документа счет – фактур в виде первичного документа «счет – фактура» (Приложение 1).

№ входного документа	Наименование	Периодичность поступления
1	счет – фактура	По мере поступления

 

Входная информация будет  иметь такой вид:

Наименование	Реквизиты
счет – фактура	Номер счет – фактуры, дата, код поставщика, код грузоотправителя, код грузополучателя, код покупателя, номер платежно – расчетного документа, код валюты, код товара, код единицы измерения, количество, цена, сумма, сумма акциза, НДС, суммма НДС, номер таможенной декларации, код страны

 

Входная информация проверяется  на правильность ввода: контролируется формат полей дата, идентификационных  кодов организаций, контролируется тип вводимых данных, длина полей, числовые коды не должны иметь отрицательных  числовых значений.

На основе входных  документов создается БД, состоящая  из таблицы Основной, Подчиненной  и 8 справочников.

 

 

1.3 Нормативно-справочная  информация

Структура справочников выглядит следующим образом:

1) Справочник: Покупатель:

– Код покупателя;

– ИНН покупателя;

– Наименование;

– Адрес.

2) Справочник: Продавец:

– Код продавца;

– ИНН продавца;

– Наименование;

– Адрес.

3) Справочник: Единицы  измерения:

– Код единицы измерения;

– Наименование единицы измерения.

4) Справочник: Грузоотправители:

– Код грузоотправителя;

– Наименование грузоотправителя;

– Адрес.

5) Справочник: Грузополучатели:

– Код грузополучателя;

– Наименование грузополучателя;

– Адрес.

6) Справочник: валюта:

– Код валюты;

– Наименование;

7) Справочник: наименование товара:

– Код товара;

– Наименование;

8) Справочник: страна производитель:

– Код страны;

– Наименование;

Схема данных, показывающая взаимосвязь всех таблиц БД представлена в Приложении 2.

 

1.4 Выходная  информация

Отчёты

1) Отчет по количеству  и стоимости товара;

2) Отчет по количеству продавцов

3) Отчет по количеству  покупателей

 

2. Алгоритм решения задачи

1. Сбор первоначальной  информации:

·   получение счет – фактуры;

·   контроль ввода.

2. Блок создания справочников.

Работа со справочниками  предусматривает создание БД. Внешний вид БД представлен следующими справочниками:

Справочник Продавцов;

Справочник Покупателей;

Справочник  Наименование товаров;

Справочник Страна производитель;

Справочник Грузоотправителей;

Справочник Грузополучателей;

Справочник Единиц измерения;

Справочник Валюта;

Основные справочники  ведутся самими пользователями, т.е. добавляются записи самостоятельно по мере необходимости.

3. Обработка информации.

Обработка приходящих документов осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в  диалоговом режиме с использованием первичных документов счет – фактур и справочников БД. Работа со справочниками и ведение экранной формы предполагает корректировки и просмотр документов введённых ранее.

4. Формирование выходной  информации.

Основными выходными  документами являются:

1) Отчет по количеству и стоимости товара.

2) Отчет по количеству продавцов.

3) Отчет по количеству  покупателей.

5. Печать отчётов.

· печать отчета по количеству и стоимости товара;

· печать отчета по количеству продавцов;

· печать отчета по количеству покупателей;

 

3. Технологическая сеть проектирования документа «Постановка и алгоритм решения задачи»

  

 

 

 

 

 

П1 – описание организационно-экономической сущности задачи.

D1 – технико-экономическое обоснование  задачи;

D2 – предпроектное обследование  объекта;

D3 – техническое задание на  АС «Учёт количества товаров по документу счет – фактура»;

D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа).

П2 – проектирование входной информации.

D3 – техническое задание на  АС «Учёт количества товаров по документу счет – фактура»;

D4 – организационно-экономическая  сущность задачи (первый раздел  документа);

U1 – унифицированные формы входных документов;

D5 – формы входной информации (Счет – фактура).

П3 – проектирование нормативно-справочной информации.

D6 – перечень материалов  на складах;

D5 – формы входной  информации (Счет – фактура).

U2 – перечень систем  классификации и кодирования;

U3 – структуры файлов;

D7 – классификатор  кодов.

П4 – проектирование форм выходных документов.

U1 – унифицированные формы входных документов;

D7 – классификатор  кодов;

D3 – техническое задание;

D8 – формы выходных  документов (отчет по количеству товара по документам).

П5 – разработка алгоритма  решения задачи.

D4 – организационно-экономическая  сущность задачи (первый раздел документа);

D8 – формы выходных  документов (отчет по количеству товара по документам);

D5 – формы входной  информации (Счет – фактура);

D7 – классификатор  кодов;

D9 – алгоритм решения  задачи.

П6 – собирательный  преобразователь.

D8 – формы выходных документов (отчет по количеству товара по документам);

D5 – формы входной  информации (Счет – фактура);

D7 – классификатор  кодов;

D9 – алгоритм решения  задачи;

D10 – постановка и  алгоритм решения задачи.

 

4. Руководство пользователя

4.1 Назначение и условия применения программы

программа счет фактура  информация

База данных «Учет количества товаров по документу счет – фактура» предназначена для автоматизации учёта товаров по поступающим документам счет – фактурам.

Для правильной работы программы  необходимы следующие технические и программные средства: персональный компьютер от Pentium II, не менее 32 Мб оперативной памяти, не менее 50 Мб свободной памяти на жестком диске, Windowse 98/2000/XP и MS Access 2000/2002/XP.

Уровень подготовки пользователя: пользователь должен обладать навыками основной работы в MS Access 2000/2002/XP.

 

4.2 Подготовка к работе

База данных состоит из одного файла – Счет-фактура.mdb, который содержит восемь справочников, главную и подчиненную таблицу, а также формы, запросы и отчёты.

Главное меню сделано  в виде кнопочного меню. На экране пользователю предоставлена возможность выбора любого подменю меню. Передвижение по меню осуществляется курсором посредством  манипулятора «Мышь» и клавиатуры.

Для запуска программы  необходимо создать на жестком диске папку «Учет товара» и скопировать в неё файл Счет-фактура.mdb. Открыть программу можно двумя способами:

1) Меню Пуск > Программы > Microsoft Access, затем меню Файл > Открыть и указать местоположение файла Счет-фактура.mdb;

2) Дважды щелкнуть по ярлычку программы или в контекстном меню выбрать «Открыть».

 

4.3 Описание операций

Работа с базой данных начинается с заполнения справочников, которые служат для последующего заполнения формы «Учет счет –  фактур». Заполнение происходит в следующей последовательности:

Справочник Товары;

Справочник Единицы  измерения;

Справочник Организации;

Справочник Поставщики;

Справочник Покупатели;

Подменю «Таблицы»

Данное подменю предназначено  для ввода и корректировки  информации. При неверном вводе выдается сообщение и предлагается сделать исправление.

Справочники заполняются с помощью форм. Для заполнения справочников необходимо из меню «Формы» выбрать соответствующий справочник.

Заполнение справочников начинается с пустой строки: поочередно вводим код, который должен быть больше нуля и наименование. Если какое-то поле не будет заполнено, то появится сообщение об ошибке. Новые записи сохраняются при закрытии таблицы или формы.

После заполнения справочников вводится оперативная информация с использованием подстановок в форму «счет-фактура». 

 

4.4. Основные данные по форме «счет-фактура»

Форма ввода Счет-фактура (рис. 1) для ввода данных в шапку документа

Рисунок 1

 
Выбираем в списках необходимых  нам продавца, покупателя, грузоотправителя, грузополучателя и валюту. Если необходимых данных нет нажимаем на кнопку с плюсиком и открывается форма для вводо необходимой информации. Т.е. заполняются справочники (рис.2) . На форме расположены кнопки выбора записи счет-фактуры, добавление новой записи и сохранения измененных данных. Также расположены кнопки вывода отчетов и вывода запросов.

Рисунок 2

Формы ввода товаров (рис. 3) открывается с формы заполнения шапки счет-фактуры про нажатии на кнопку «Ввести товар».  Необходимо выбрать номер счета-фактуры к которой будет добавлен товар, при этом показывается информация о дате счет-фактуры. 

Рисунок 3

 

4.5 Аварийные ситуации

Возможны следующие  аварийные ситуации:

1) появлении ошибок  при вводе данных означает, что введено недопустимое значение или пропустили какое-то поле обязательное для заполнения.

2) в случае «зависания»  компьютера необходимо произвести  перезагрузку с помощью клавиш Alt+Ctrl+Del.

 

5. Расчет экономической эффективности

Экономическая эффективность рассчитывается путем соотношения затрат до внедрения и после внедрения АРМ (автоматизированное рабочее место) с помощью трудовых и стоимостных показателей.

Методика расчёта.

Основные показатели расчёта экономической эффективности:

1) Годовая экономия текущих затрат, получаемых от функционирования системы:

СТ = СП + СК

где, СП - годовая экономия от прямого эффекта, получаемого при обработке данных,

СК – годовая экономия от косвенного эффекта, получаемого через показатели деятельности предприятия.

Ск = СБ – ССР

где, СБ - показатели базового периода (до внедрения системы),

ССР – показатели за период, когда система работает в режиме автоматизации.

ССР = С1 + С2 + С3 + С4 + С5 + СПР

где,    С1 – затраты на оплату труда, работающих в системе;

С2 – отчисления в фонд оплаты труда;

С3 – затраты на сырье и материалы;

С4 – амортизация оборудования;

С5 – прочие затраты;

СПР – предпроизводственные затраты.

СБ = С1 + С2 + С3 + С5

2) Дополнительные капитальные  вложения, необходимые для создания  системы – КД (дорогостоящие сетевые оборудования и программные средства, строительство, аренда, ремонт помещений и т.д.). Стоимость капитальных вложений обычно приводится к одному году, а срок службы системы определяется в техническом задании (3–5 лет).

3) Срок окупаемости капитальных вложений: 

Т = КД / СТ

4) Расчётный коэффициент  дополнительных капитальных вложений:  

ЕР =  / Т

ЕН = 0,33–0,15 – нормативный коэффициент эффективности.

Если ЕР >= ЕН, то создание системы эффективно.

5) Годовой экономический  эффект: 

Э = СТ – КД * ЕН, где ЕН = 0,15.

6) Годовая экономия  затрат труда на обработку  данных в системе: 

Т = ТБ – ТСР

Расчёт основных показателей  экономической эффективности.

1) СТ: Основные данные приведены в таблице:

Показатели	СБ, тыс. руб.	ССР, тыс. руб.
С1*	540	432
С2**	193	154
С3	10	23
С4	-	3
С5	5	7
СПР***	-	16
Итого:	748	635

* – расчёт затрат  на оплату труда производится  следующим образом:

До внедрения программы  «Учет количества товаров по документу счет-фактура» работу выполняли 3 сотрудников с ежемесячной з/платой 15000 рублей => 3 сотруд. * 15 тыс. руб. * 12 мес. = 540 тыс. руб./год.

После внедрения системы  число сотрудников можно будет  сократить до 1, но при этом повысить ежемесячную заработную плату до тыс. руб., учитывая их более высокую  квалификацию после обучения => 2 сотруд. * 18 тыс. руб. * 12 мес. = 432 тыс. руб./год.

** – С2 = 35,8 от С1.

*** – предпроизводственные  затраты включают в себя: покупка  программного продукта «Учет количества товаров по входному документу счет-фактура», обучение специалистов и консультация по работе с БД и основам работы с MS Access.

 

Прямая экономия СП = 748 – 635 = 113 тыс. руб.

Косвенная экономия СК = 9 тыс. руб.

Годовая экономия текущих  затрат СТ = 113 + 9 = 122 тыс. руб.

2) КД: Ремонт имеющегося  помещения, покупка компьютеров, оргтехники, сетевого оборудования приведены в таблице:

Наименование	Количество	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.
Ремонт помещения	2	30	60
Аренда помещения	0	0	0
Компьютер	4	14	56
Ксерокс	1	8	8
Принтер	4	3	12
Сетевое оборудование	1	4	4
Итого:			140

Дополнительные капитальные  вложения КД = 140 тыс. руб.

3) Срок окупаемости  капитальных вложений: Т = 140 / 122 = 1,1 года.

4) Расчётный коэффициент  дополнительных капитальных вложений:  

ЕР = 1 / 1,1 = 0,9, ЕР = ЕН => создание системы эффективно.

5) Годовой экономический  эффект: Э = 122 – 140 * 0,15 = 101 тыс. руб.

6) Годовая экономия  затрат труда на обработку  данных в системе:

Примем ТБ за 100%. После внедрения системы затраты труда будут равны ТСР = 75%

Таким образом внедрение  системы годовая экономия затраты труда на обработку данных составит Т = 100% – 75% =25%.

 

Заключение

В курсовой работе была рассмотрена  разработка и описание автоматизированного  учёта счет-фактур. Спроектирован  алгоритм решения задачи «Учёт счет-фактур»  и приведена её реализация средствами Microsoft Access.

Производственный расчёт основных показателей экономической  эффективности показал, что внедрение  автоматизированной системы приводит к годовой экономии текущих затрат получаемых от функционирования системы  в размере 122 тыс. руб., а годовой экономический эффект равен 101 тыс. руб. Кроме того расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений оказался равным 0.9, что больше нормативному коэффициенту эффективности 0.15, следовательно, можно сделать вывод, что создание данного проекта является эффективным. Затраты, связанные с капитальным вложением, окупятся в течение 1,1 года.

На основании этих расчетов, можно сделать вывод  о большой значимости введения данного  продукта на предприятии. Это способствует экономии финансовых средств и трудовых ресурсов.

Модульная структура  программы позволяет в дальнейшем вносить изменения, расширить возможности  программы путем пополнения ее другими  модулями:

- дополнительные справочники;

- дополнительные запросы  и отчеты;

- дополнительные базы данных.

 

Литература

 

1. Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. Ун-та, 2003. – 163 с.

2. Плещев В.В. Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2002 г. – 322 с.

3. ГОСТ 24.204–80 Требования  к содержанию документа «Описание  постановки задачи».

4. ГОСТ 24.211–82 Требования  к содержанию документа «Описание  алгоритма решения задачи».

5. РД 50–34.698–90 «Автоматизированные  системы. Требования к содержанию  документов».