Учет поступления товаров в оптовой торговле

  Содержание

1 Описание предметной области «Учет поступления товаров в оптовой торговле»………………………………………………………………………………3

    1. Описание задачи…………………………………………………………………...3
    2. Учет поступления товаров………………………………………………………..3
  1. Формирование требований к АС…………………………………………………7

             2.1 Полное и сокращенное название АС……………………………………………8

             2.2 Характеристика объекта и результатов его функционирования………………8

             2.3 Цели, критерии и ограничения создания АС……………………………….......8

             2.4 Задачи создаваемой АС………………………………………………………. …8

             2.5 Функции создаваемой АС………………………………………………………..9

  1. Разработка концепции АС………………………………………………………...10

3.1Описание и оценка преимуществ и недостатков разработанных альтернативных вариантов концепции создания АС………………………………10

    1. Обоснование выбора оптимального варианта концепции    АС……………….11
  1. Формализация предметной области……………………………………………..13

4.1 Функциональная диаграмма IDEF0……………………………………………..13

4.2 Диаграмма потоков данных DFD………………………………………………..15

  1. Техническое проектирование……….……………………………………………16
    1. Выходная и входная информация………………………………………………..16
    2. Схема функциональной структуры АС………………………………………….17
  2. Виды обеспечения…………………………………………………………………21

6.1Программное обеспечение………………………………………………………..21

    1. Информационное обеспечение…………………………………………………...21

Использованные  источники………………………………………………………….23

Приложение А. Руководство пользователя 
 

 
 
 

1 Описание предметной  области

  «Учет поступления  товаров    в  оптовой торговле»

    1.   Описание задачи
 

      Разработка АС_ УПТОТ  выполнялась на кафедре информационных систем в экономике Волгоградского кооперативного института  Российского университета кооперации на основании задания, выданного научным руководителем.

     Рабочая  версия АС_УПТОТ и руководство  пользователя АС УПТОТ прилагается на CD-R диске.

    1. Учет  поступления товаров

    Товарно-транспортная накладная предназначена для  учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки  автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

    Товарный  раздел заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для  списания товарно-материальных ценностей  у грузоотправителя и оприходования  их у грузополучателя.

  Транспортный  раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

    Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем  для каждого грузополучателя  отдельно на каждую поездку автомобиля. При централизованном вывозе груза  со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется  товарно-транспортными накладными, которые составляются совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

    Если  на одном автомобиле одновременно перевозится  несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно.

    Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех  экземплярах:

    - первый - остается у грузоотправителя  и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

    - второй - сдается водителем грузополучателю  и предназначается для оприходования  товарно-материальных ценностей  у получателя груза;

    - третий и четвертый - сдаются  организации - владельцу автотранспортного  средства.

    Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передает водителю второй, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной. Эти экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах товарно-транспортной накладной.

   Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

   Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой). Товарно-транспортная накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар. Заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

   Если  товары получает материально ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен "Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.

   Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

   Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных документах. Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре.

   Если  количество и качество товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительном документе (товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

   При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций  необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

   Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

   Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются  в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки  товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться "Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов", утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

   Учет  первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в "Журнале учета накладных", который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

   Оформленные документы на приемку товаров  являются основанием для расчетов с  поставщиками и их данные не могут  быть пересмотрены после приемки  товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

   Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

    2 Формирование требований  к АС

    2.1 Полное и сокращенное  название АС

 

   Автоматизированная  система «Учет поступления товаров  в оптовой торговле» Сокращенное  название: (АС_УПТОТ).

    1. Характеристика  объекта и результатов  его функционирования
 

   Объектом  автоматизации является оптовый организация получатель ООО «Южный двор», на которую поступают товары. Данная АС ведется для учета поступления товаров в оптовой торговле. Для удовлетворения требований главного бухгалтера, МОЛ и автоматизации работы АС_УПТОТ должна предоставлять главному бухгалтеру и МОЛ возможность доступа к базе данных предприятия и работы с ней. Главный бухгалтер и МОЛ должен иметь возможность внесения корректировок, изменений и дополнений, в базу данных, использовать информацию из базы при произведении вычислений.

     2.3 Цели, критерии  и ограничения  создания АС

 

   Целью создания АС_УПТОТ, является автоматизация  учета поступления товаров в  оптовой торговле. Ограничениями АС_УПТОТ является:

     -  локальное использование (не  предназначена для сетевого использования);

     -  использование операционных  систем семейства Windows 98/NT/XP.

    2.4 Задачи создаваемой  АС

 

     Общими задачами разрабатываемой  АС должны быть:

     -  обеспечение ввода данных (заполнение товарно-транспортной накладной);

     -  обработка данных ;

     -  вывод документа товарно-транспортной накладной на печать для подписей руководителя и главного бухгалтера.

     2.5 Функции создаваемой  АС

 

      Основными автоматизированными функциями разрабатываемой АС должны быть:

     - ввода данных (заполнение товарно-транспортной накладной) главным бухгалтером, МОЛ;

     - обработка данных;

     - вывод товарно-транспортной накладной на печать с рассчитанными значениями суммы и НДС для подписей директора и главного бухгалтера.

    3 Разработка концепции  АС

    3.1 Описание и оценка  преимуществ и  недостатков разработанных  альтернативных вариантов концепции создания АС

 

     Для  разработки  АС УПТОТ можно рассмотреть несколько вариантов концепции создания АС

   Концепция 1

   Создать автоматизированную систему «Учет  реализации товаров в оптовой  торговле» можно используя визуальную среду программирования Delphi  Объектно-ориентированная технология визуального проектирования, позволяет отдельным программистам и коллективам разработчиков почувствовать уверенность в возможности полного удовлетворения запросов самых требовательных пользователей и устойчивость своего положения на рынке высоких технологий. С помощью Программной реализации и удобного интерфейса можно создать возможность подключения модуля, в котором осуществляется учет реализации товаров в оптовой торговле.

    Преимущества:

      -  простота реализации;

      -  инструментарий Delphi позволит создать оболочку для разрабатываемой АС.

   - программа имела бы возможность  получения справочной информации  разного рода, и более презентабельный  вид.

Оболочка  не требует использования дополнительных библиотек и приложений. Оболочка является Win – приложением.

    Недостатки:

   - недостатки визуальной среды программирования Delphi состоят в более высоких требованиях, как к программному обеспечению, так и к квалификации персонала, усложнятся работа с программой;

    - повышается цена приобретения  программного продукта;

      -  низкая отказоустойчивость – вероятность потери данных. 
 

   Концепция 2

   Создать автоматизированную систему «Учет  реализации товаров в оптовой  торговле» можно также используя  СУБД Access. Данной концепции состоит в том, что будет обеспечена простота работы с такой программой, уменьшатся затраты на приобретение (т.к.  пакет Microsoft Office есть практически в любой организации) и обслуживание, при работе с данной программой потребуются минимальные требования к уровню подготовки пользователя.

    Преимущества:

     -  в MS Access есть стандартная кнопочная форма, с помощью которого можно легко создать оболочку для реализуемой АС;

     - в MS Access есть макросы, с помощью которых можно самим создать подходящую для вас кнопочную форму;

     -  в MS Access можно легко создавать нужные для работы реализуемой АС базы данных, хранящие нужную информацию;

     -  в MS Access автоматически формируются отчеты;

     -  в MS Access есть  встроенные форматы «типы данных», которые не позволяют пользователю вводить неправильные «типы данных».

    Недостатки:

    К недостаткам этой концепции можно  отнести маленький набор функциональных возможностей СУБД MS Access, по сравнению с среда визуального программирования Delphi.

    3.2 Обоснование выбора  оптимального варианта  концепции предлагаемой АС

 

   На  основании анализа вариантов  концепций приведённых выше  можно  сделать вывод, что каждая концепция  имеет свои достоинства  и недостатки. Была выбрана вторая концепция, т.к. на каждом предприятии, как правило, имеется пакет программ MS Office, в состав которого входит СУБД MS Access, а следовательно разработанное приложение не потребует дополнительной установки СУБД. 
 

4 Формализация предметной  области 

Формализация предметной области «Учет поступления товаров в оптовой торговле» по форме DFD 

Активные объекты:

  • главный бухгалтер;
  • грузоотправитель;
  • руководитель;
  • МОЛ.

Пассивные объекты:

  • склад;
  • товар;
  • журнал учета накладных;
  • товарно - транспортная накладная.

Процессы:

    1. поступление товара на склад, передача накладной МОЛ;
    2. проверка поступившего товара МОЛ;
    3. составление товарно – транспортной  накладной МОЛ;
    4. регистрация товарно – транспортной  накладной МОЛ в журнале поступления товара;
    5. передача товарно – транспортной  накладной на подпись главному бухгалтеру от МОЛ;
    6. передача товарно–транспортной  накладной на подпись руководителю от МОЛ;
    7. передача от руководителя, подписанной товарно–транспортной  накладной МОЛ;
    8. возвращение товарно – транспортной  накладной грузоотправителю.

Типы потоков:

Информационный, материальный. 

4.1 Функциональная диаграмма  IDEF0 

   На  рисунке 1 изображена IDEF0 диаграмма «Учет поступления товаров в оптовой торговле». 
 

     

Рисунок 1  – Функциональная диаграмма  IDEF0 «Учет поступления товаров в оптовой торговле» 

   На  рисунке 2 изображен первый уровень  IDEF0 диаграммы «Учет поступления товаров в оптовой торговле». 

 

Рисунок 2 – первый уровень IDEF0 диаграммы «Учет поступления товаров в оптовой торговле» 
 
 
 
 

4.2 Диаграмма потоков  данных DFD 

   Диаграмма DFD была разработана в CASE системе BPWin и приведена на  рисунке 3. 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

Рисунок 3 - DFD диаграмма 
 

5 Техническое проектирование

  5.1 Выходная и входная  информация

 

        Выходной информацией являются  отчетные документы товарно-транспортной накладной. 

Выходной  информацией  является документ товарно-транспортной накладной. 

ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ №___1____________

           Продавец _______ОАО «Транзит»__________________

           Грузоотправитель ___ОАО «Быстрая доставка»_______

           Получатель _______ООО «Южный двор»____________

           Адрес  Североморская, 95 

    Наименование Ед. изм. Цена Количество Сумма
    Ручка шт. 25 456 11400
    Карандаши цветные шт. 46 50 2300
    Краски шт. 57 48 2736
 

             Всего к оплате    __16436_____

             НДС               __2958,48____

  

Руководитель ______________                                          Никифоров А.А.                       

                (подпись)                                                   (расшифровка подписи) 

Гл. бухгалтер ______________                                          Кузнецова О.О.     

                (подпись)                                                   (расшифровка подписи) 
 

Входной  информацией является документ, который входит в форму товарно-транспортной накладной:

    -  продавец;

    -  грузоотправитель;

    -  получатель;

    -  адрес;

    - наименование, цена, единицы измерения,  количество приобретаемого товара, подпись руководителя и гл. бухгалтера.

5.2 Схема функциональной  структуры АС_УПТОТ   

 

      Основные функции АС_УПТОТ, показаны на схеме функциональной структуры, рисунок 4.

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

 
 

 
 

 

Рисунок 4 – «Схема функциональной структуры АС_УПТОТ » 
 

 

                                                           Наименование продавца

                                                            Адрес продавца

                                                          телефон

                                                           ФИО директора

                                                      

  

                                                                                                            По наименованию 

     продавца 
 

                                                                                           

                                                                                                              Автоматическое

                                                                                                               сохранение 
 

       

                        
 
 

      

 
 

 

 
 

 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 4 (продолжение)