Учет расчета с подотчетными лицами
Ведение
В процессе финансово-хозяйственной
деятельности у организаций часто
возникает необходимость
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1.своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Любая организация во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от 06.12.10 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». В бухгалтерском учете организации, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Цель данной работы – рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами, т.е. отражение в учете и основные бухгалтерские проводки.
Задачи работы:
1. изучить теоретический
материал, действующие в настоящее
время нормативные акты в
2.осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и периодические издания.
1. Сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными
лицами считаются работники
Командировка -
это выезд работника за пределы
предприятия в другую местность
по решению органа управления с целью
выполнения определенного задания,
поручения, работы и т.д. Деятельность
постоянно разъездного
В специальном командировочном удостоверении проставляются отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним же определяют фактическое время пребывания в месте командировки.
В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.
Денежные средства, выдаваемые на хозяйственные нужды, разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы. При предоставлении авансовых отчетов подотчетные лица прикладывают все оправдательные документы.
Неизрасходованные суммы денег сдаются в кассу. Новый аванс выдается подотчетному лицу лишь только после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчеты утверждает руководитель.
1.1 Выдача и учет подотчетных сумм.
Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:
• хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);
• командировочные расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.
Не допускается выдача подотчетных сумм в счет денежного довольствия (заработной платы), за исключением разрешенных к выдаче сумм (аванс в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения.
Авансы под отчет могут выдаваться только лицам, работающим в данном учреждении. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Размеры выдаваемых под отчет сумм определяются:
на расходы при командировках – из расчета причитающихся командируемому лицу за время командировки норм возмещения расходов по найму жилых помещений, проезду, суточным и оплате иных расходов;
на разовые закупки материальных ценностей – в размере действительной потребности, если закупаемые материальные ценности не могут быть оплачены безналичным порядком, с соблюдением установленных законодательством РФ ограничений предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке.
При выдаче средств на текущие хозяйственные, почтово-телеграфные и прочие расходы их размер может определяться в размере действительной потребности, но не свыше размера, определяемого руководителем учреждения. При этом под отчет соответствующие суммы рекомендуется выдавать при условии, что соответствующие расходы не могут быть оплачены безналичным порядком. Также должны быть соблюдены установленные законодательством РФ ограничения предельного размера расчетов наличными денежными средствами.
На заявлении
о выдаче сумм под отчет работником
бухгалтерии проставляется
Согласно п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий, при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Выдача денежных
средств подотчетному лицу из кассы
организации оформляется
Стоит отметить , что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В пункте 11 прядка проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно - оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации» в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации норма расхода на выплату суточных установлена в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
• оформление и выдачу виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Следует учесть, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. На сумму выданных под отчет денежных средств счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
1.2. Нормативно
– законодательное
1.2.1 Служебные командировки
Под служебной командировкой понимается поездка(и) работника(ов) по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебных поручений вне мест(а) своей постоянной работы (вне месторасположения организации) (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Порядок и условия направления работников в служебные командировки устанавливаются Правительством РФ (ст 166 ТК РФ).
Гарантии работникам организации при направлении их в служебные командировки, а также возмещение расходов, связанных со служебными командировками, регулируются статьями 167 и 168 ТК РФ.
При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.06 № 1:
- приказ (распоряжение)
о направлении работника(ов) в
командировку (унифицированная форма
№Т-9(9а)).Он применяется для
- командировочное
удостоверение (
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма №Т- 10а), он применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов.
Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, работа которых имеет разъездной характер, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, предусматривается статьей 168.1 ТК РФ.
В тех случаях, когда филиалы, участки и другие структурные подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то структурное подразделение, которое предусмотрено в трудовом договоре.
Если по распоряжению руководителя организации работник направлен на объект, находящийся вне места его постоянной работы, и по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемой им работы он не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, то выполнение такого служебного задания считается командировкой. В каждом конкретном случае возможность ежедневного возвращения командированного работника к месту своего постоянного жительства решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания и необходимости создания работнику условий для отдыха.
Физические лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией (юридическим лицом), не могут направляться администрацией в служебные командировки с возмещением им произведенных расходов. Если работник, выполняющий договор гражданско-правового характера для организации, направляется этой организацией в служебную поездку, то эта поездка не считается служебной командировкой. Оплата стоимости такой служебной поездки представляет собой компенсацию расходов работника и включается в сумму его вознаграждения за выполняемую работу.
Согласно подпункту 12 пункта1 статьи 264 НК РФ к командировочным расходам относятся:
расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (расходы на оплату проезда городским транспортом, оплату проезда авиа- и железнодорожным транспортом (включая пользование постельными принадлежностями) и другие аналогичные расходы);
расходы по найму жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг гостиниц (кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, пользование рекреационно - оздоровительными объектами);
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы;
сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями;
иные аналогичные платежи и сборы, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (например, почтовые, телеграфные, телефонные и другие аналогичные расходы).
Выдача наличных денежных средств под отчет на служебные командировки производится в пределах сумм, необходимых командированным работникам на эти цели.
Командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) или расходов на продажу (п. 5 и 7 ПБУ 10/99 (ред. от 08.11.10 )).
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) (п. 7 ст. 171 НК РФ) без счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ), при условии, что в первичном документе выделена сумма НДС.
В случае направления работника в служебную командировку:
ему гарантируется сохранение места работы (должности) и ею средней заработной платы (ст. 167 ТК РФ). Расчет средней заработной платы работника за время командировки производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты (ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003г. № 213). Командировочные расходы в расчет отпускных не включаются;
Коммерческие организации устанавливают нормы выплаты суточных самостоятельно, при этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных законодательством РФ, которые в данном случае являются минимально допустимыми при разработке собственных норм.
Суточные, выплаченные организацией сверх норм, установленных главой 25 НК РФ, для целей бухгалтерского учета принимаются полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах установленных норм. Суточные сверх норм согласно пункту 38 статьи 270 НК РФ не учитываются при налогообложении прибыли.
При оплате работодателем расходов на командировки внутри страны и за ее пределами в доход работника, не подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных локальными трудовыми актами в соответствии с действующим законодательством и являющихся компенсационной выплатой (ст. 168 ТК РФ), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы относятся к компенсационным выплатам и также не облагаются единым социальным налогом и не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Не надо платить взносы в Пенсионный фонд и со сверхнормативных суточных, поскольку единым социальным налогом они не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев следует начислять только на разницу между выплаченными суточными и установленной нормой суточных при условии, что все остальные расходы командированный работник подтвердил документами.
Если дата отправления в командировку и дата возврата из нее приходится на один и тот же день, то выплата суточных не производится.
При направлении работника(ов) в командировку ему(им) выдается служебное(ые) задание(я) (форма N Т-10а) и выписывается командировочное(ые) удостоверение(я) (форма N Т-10). Направление работника(ов) в командировку утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом (форма N Т-9 или N Т-9а).
Денежные средства на служебные командировки выдаются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.
При возвращении из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется краткий отчет о выполненной работе на бланке выданного ему служебного задания. Составленный отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, к которому должны прилагаться документы, подтверждающие произведенные расходы.
Срок служебной командировки определяется руководителем организации. Продолжительность командировки не должна превышать предельного срока (количества дней), установленных законодательством (без учета времени нахождения в пути). При превышении указанного срока, даже в случае согласования его с администрацией, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат. Если по служебной необходимости требуется увеличить срок командировки, такое превышение должно быть оформлено новой командировкой при условии, что оно также не превышает предельного срока.
Временное направление работника организации в другую местность на срок, выше предельного срока, установленного законодательством, является временным переводом работника в другую местность с выплатой ему компенсаций, не связанных с командировкой.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма N Т-10) о дне прибытия и дне выбытия. При направлении работника в разные организации в разные населенные пункты отметки делаются в каждой из организаций и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Днем выезда в командировку (первым днем, подлежащим оплате) считается день отправления транспортного средства к месту назначения. Днем отъезда до 24 часов включительно считаются текущие, а с ноля часов - последующие сутки. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда к этому месту отправления. Аналогично определяется день приезда работника из командировки к месту его постоянной работы.
В случае если работник по договоренности с администрацией организации остается в месте командировки за свой счет после завершения служебного задания, обратный проезд может быть оплачен организацией только при продлении срока командировки.
На работника, находящегося в командировке, распространяется режим труда и отдыха тех организаций, куда он направлен. При использовании дней отдыха в качестве рабочих дней отгулы по возвращении командируемого работника к месту его постоянной работы не предоставляются, кроме случаев, когда работник специально командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни. Работа в выходные дни, выполняемая командированным работником в месте командировки по его инициативе, оплате не подлежит.
Работники, находящиеся в командировке, используют еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее. В случаях привлечения работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя эта работа компенсируется в порядке, установленном законодательством. Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему должен предоставляться дополнительный день отдыха.
1.2.2. Хозяйственные и прочие расходы, произведенные через подотчетных лиц
К хозяйственным и прочим расходам относятся расходы по управлению организацией, оплата приобретения материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) через подотчетных лиц за наличный расчет, различные выплаты не работникам организации, другие аналогичные расходы.
Персональный состав работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные и прочие расходы, утверждается приказом руководителя организации. В приказе по каждому работнику указываются:
должность, фамилия, имя, отчество работника (другие сведения о работнике в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);
табельный номер работника;
максимальный размер наличных денежных средств, которые может получать работник под отчет на хозяйственные и прочие расходы;
другие реквизиты.
Работники организации, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с положениями данного приказа.
Срок представления авансовых отчетов подотчетными лицами в бухгалтерию организации, персональный состав которых утвержден отдельным приказом, устанавливается и утверждается приказом руководителя организации.
Подотчетные лица должны быть ознакомлены с установленным сроком представления авансовых отчетов в бухгалтерию организации.
В случае если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным им авансам, то новые денежные средства под отчет им не выдаются. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним подотчетным лицом другому лицу запрещена.
Оформление поступления материальных ценностей, приобретенных и сданных на склад организации подотчетными лицами, производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (Форма N АО-1).
1.2.3 Авансовые отчеты
Для отчета по использованию
средств применяют
Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Бухгалтером организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в авансовом отчете заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
2. Учет расчетов с подотчетными лицами
- Аналитический и синтетический учет
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы.