Учет расчетных операций

1 Теоретические сведения

1. Расчеты предприятия

Хозяйственная деятельность предприятия не может  осуществляться без разнообразных  расчетов внутри и вне организации. Внутренние расчеты – это, например, расчеты с персоналом по заработной плате, с подотчетными лицами по выданным им авансам. Внешние отношения –  это расчеты с поставщиками за приобретенную продукцию, с подрядчиками за выполненные работы и услуги, это уплата налогов в бюджет, взносы органам социального страхования  и обеспечения, получение средств  от покупателей за реализованную продукцию и др [1].

Расчеты внутренние и часть внешних ведутся  наличными деньгами (выдача зарплаты работникам). Эти расчеты проводятся через кассу предприятия.

Расчеты предприятия с внешними субъектами осуществляется преимущественно  безналичным путем – перечислением средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при этом является коммерческий банк. Отношения предприятия с банком строятся на основе договоров, для расчетов предприятие открывает в банке счета различных видов.

Расчетные счета, на которых владелец счета  может распоряжаться своими средствами без ограничений, осуществляя любые  операции; эти счета открываются  всем коммерческим предприятиям, имеющим  статус юридического лица.

Текущие счета открывают некоммерческим учреждениям и организациям, не являющимся юридическим лицом, причем владелец счета распоряжается средствами в точном соответствии со сметой, утвержденной вышестоящим органом, а перечень операций по счету регламентирован.

Специальные счета служат для хранения средств  строго целевого назначения.

Предприятие при необходимости может иметь  и валютные счета, используя их в  зависимости от того, в какой форме  ведутся расчеты с данным физическим или юридическим лицом [4].  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Расчеты по товарным и нетоварным операциям

Расчеты предприятия делятся на две группы: платежи по товарным операциям, связанные  с перемещением товара, (расчеты  с поставщиками и подрядчиками) и  расчеты по нетоварным операциям, предполагающие движение только денежных средств (расчеты  с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, подотчетными лицами) [5].

Расчеты по нетоварным операциям оформляются  только платежными поручениями. Платежное  поручение – это поручение  владельца расчетного счета банку  перечислить соответствующую сумму  с своего счета на расчетный счет получателя.

Разумеется, платежное поручение принимается  банком к исполнению только при наличии  достаточных средств на счете  плательщика.

Для товарных операций существуют следующие формы  расчетов:

• платежными поручениями;
• платежными требованиями-поручениями;
• аккредитивами;
• расчетными чеками;
• зачетом взаимных требований (при ведении встречных платежей);
• векселями [7].

Расчеты платежными поручениями

Платежные поручения – широко распространенная форма расчетов по товарным операциям, они очень удобны в случае предварительной оплаты товаров или услуг. Вначале составляют платежное поручение на сумму предварительного взноса, а после получения товаров вносят остаток суммы.

Более часто практикуется предварительная  оплата в размере 50 % от суммы сделки – паритетная в отношении той  и другой стороны. Требование предоплаты в полном размере специфично.

Платежное поручение выписывают на бланках  установленной формы и представляют в банк в 4-х экземплярах. Первый экземпляр  после списания средств с расчетного счета плательщика остается в  документах банка плательщика, четвертый  возвращается плательщику со штампом  банка как расписка, означающая, что документ принят к исполнению.

Второй  и третий экземпляры платежного поручения  пересылаются в банк получателя. После  зачисления денег на его расчетный  счет второй экземпляр остается в  документах банка, а третий передается получателю в подтверждение осуществленной операции [8].  

Расчеты платежными требованиями-поручениями

Платежное требование-поручение – это требование поставщика к покупателю оплатить стоимость товаров или услуг на основании приложенного комплекта документов.

Платежное требование-поручение в 3-х экземплярах  поставщик выписывает после отгрузки продукции и отсылает покупателю.

Покупатель, получив продукцию, проверяет ее соответствие условиям договора и заполняет  вторую часть платежного требования-поручения  – платежное поручение, которым  оплачивает полученные товары. Если полученные товары или услуги не предусматривались  договором, недоброкачественные или  некомплектные, получены не вовремя, покупатель может отказаться от оплаты всей или  части партии товаров.

Согласие  оплатить документ называется акцептом этого документа. Акцепт заверяют подписями  руководителя, главного бухгалтера и  печатью покупателя. Отказ от акцепта  платежного требования-поручения должен быть обоснован ссылками на условия  договора и заявлен в течение 3-х рабочих дней, не считая день поступления  платежного требования-поручения в  банк плательщика.

Три экземпляра платежного требования-поручения сдаются  в банк плательщика, в документах плательщика остается первый экземпляр, второй высылается в банк поставщика, третий возвращается плательщику как  подтверждение перечисления средств [9].

При расчетах платежными требованиями-поручениями  используется инкассо. Инкассо –  это поручение банку получить причитающиеся владельцу счета  денежные средства на основании расчетных, товарных и денежных документов. Тогда  банк сам пересылает документы в  банк плательщика, что ускоряет платежи. (Инкассовые услуги предоставляются клиентам за комиссионное вознаграждение) [10]. 

Расчеты аккредитивами

Аккредитив – это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, которые оговорены в аккредитивном заявлении покупателя. Заявление на открытие аккредитива составляют в 5-и экземплярах. Первый остается в банке покупателя, второй возвращается покупателю как подтверждение совершения операции, остальные экземпляры пересылаются в банк поставщика. Банк поставщика один экземпляр вручает поставщику, два других – использует для своих нужд [11].

Получив экземпляр заявления, поставщик  начинает отгрузку товаров, а после  отгрузки предъявляет в банк комплект документов, на основании которых  на его расчетный счет зачисляются  денежные средства. Затем комплект документов пересылают покупателю.

Эта форма  расчетов используется только в иногородних  расчетах. Аккредитив выставляют для  расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива устанавливается  в договоре между поставщиком  и покупателем.

Различают аккредитивы покрытые и непокрытые. Покрытым, или депонированным, считается  аккредитив, при котором плательщик предварительно депонирует средства для  расчета с поставщиком. По заявлению  покупателя в свой банк часть средств с его расчетного счета перечисляется в банк поставщика на аккредитив.

Платежи по непокрытому аккредитиву поставщику гарантирует банк покупателя. Открываются  непокрытые аккредитивы надежным, платежеспособным клиентам. Условием непокрытого аккредитива  является наличие корреспондентских  отношений между банками поставщика и покупателя. Что означают корреспондентские  отношения между банками? Они  заключаются в том, что первый из банков имеет счет во втором, а  второй – в первом. Тогда при  открытии непокрытого аккредитива  средства списываются с корреспондентского счета банка покупателя в банке  плательщика.

Неиспользованный  остаток аккредитива по окончании  срока действия зачисляется обратно  на расчетный счет покупателя.

На каждом аккредитиве должно быть указано, является он отзывным или безотзывным. При  отсутствии такого указания он считается  отзывным. Отзывной аккредитив может  быть изменен или аннулирован  банком покупателя (по поручению покупателя) без согласования с поставщиком. Безотзывной аккредитив не может  быть изменен или аннулирован  без согласия поставщика, в пользу которого он открыт [12].  
 
 
 

Расчеты расчетными чеками

Расчетный чек – это документ, содержащий безусловный письменный приказ лица, выдавшего чек, своему банку о перечислении указанной в чеке суммы с его счета на счет получателя средств (чекодержателя) [13].

Обычно  расчетный чек выписывает плательщик и передает получателю средств в  момент совершения хозяйственной операции. Тот предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Чеки, как  и аккредитивы, могут быть покрытыми  за счет средств, зачисленных клиентом на специальный счет, и непокрытыми, т. е. гарантированными банком.

Чтобы получить расчетные чеки, предприятие  обращается в свой банк с заявлением, в котором указывает количество чеков и общую сумму, которая  требуется ему для расчетов чеками. На основании этого заявления  определяется лимит одного чека, который  проставляют на оборотной стороне  каждого чека. Для депонированных чеков одновременно с заявлением в банк представляется платежное  поручение на заявленную денежную сумму. После этого предприятие получает в банке чековую книжку.

Выписанные  чеки действительны в течение  десяти дней, не считая дня выписки.

Учет  выдачи чеков ведет владелец чековой  книжки на субсчете 2 «Чековые книжки»  активного счета 55 «Специальные счета  в банках» [14].  
 
 

Вексельная  форма расчетов

Здесь мы знакомимся с коммерческим кредитом. Коммерческий кредит – это отсрочка или рассрочка платежа за реализованную продукцию (услуги). Отсрочка или рассрочка платежа равносильны предоставлению краткосрочного кредита, за что с плательщика взимаются проценты. Эти проценты в пределах ставки, установленной законодательством, включаются в себестоимость приобретаемых товарно-материальных ценностей, а что сверх установленных пределов – выплачивается из чистой прибыли [15].

Поставщик предоставляет коммерческий кредит в форме расчетов по открытому  счету или в вексельной форме.

В первом случае (при расчетах по открытому  счету) поставщик предоставляет  покупателю продукцию и расчетные  документы, не получая от него долговых обязательств, но открывает счет его  задолженности. Погашение задолженности  происходит периодическими платежами.

Вексельная  форма расчетов представляет собой  расчеты между поставщиком и  покупателем на основании специального документа – векселя. Вексель – это ценная бумага, представляющая собой письменное долговое обязательство установленной формы, дающая право его владельцу (векселедержателю) бесспорное право требовать от должника уплаты суммы обязательства.

Вексель используют как форму коммерческого  кредита и как средство платежа. Различают два вида векселей:

• простой (соло) – обязательство должника уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя через установленный срок или по требованию;
• переводной (тратта) – указание векселедателя-кредитора плательщику уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя через установленный срок или по требованию.

 Главное  условие переводного векселя  – его акцепт трассатом (должником). В противном случае он остается  для векселя совершенно посторонним  лицом. Поэтому получатель денег  до наступления срока платежа  должен выяснить отношение плательщика  к оплате векселя путем предложения  его акцептовать. Если плательщик  не акцептовал вексель или  не заплатил по нему, то вексельную  сумму обязан уплатить векселедатель  (трассант) [7].

Отказ от платежа должен быть своевременно удостоверен у нотариуса или  в суде. Органы суда выдают судебные решения по искам, основанным на опротестованных  векселях. Векселедержатель вправе предъявить иск к лицам, обязанным по векселю, на сумму большую, чем указано  в векселе, так как он несет  потери и издержки, вызванные неполучением платежа и совершением протеста векселя.

Для повышения  надежности векселя служит аваль. Аваль – это специальное вексельное поручительство, посредством которого полностью или частично гарантируется платеж. Авалист – лицо, совершающее аваль, и лицо, за которое он поручился (векселедатель или трассат), несут солидарную ответственность. В авале обязательно указывают, за кого он дан [9].

Особенность векселя – соблюдение строго определенной формы, нарушение которой лишает вексель формы обязательства. Вексель  должен содержать следующие реквизиты:

• наименование «вексель»;
• простое, ничем не оговоренное предложение уплатить определенную сумму (если в тексте есть разночтения суммы платежа, нужно верить меньшей из сумм, написанных прописью);
• наименование плательщика;
• место платежа (если не указано, то им считается место составления документа);
• наименование того, кому или по приказу кого должен быть совершен платеж;
• срок платежа;
• дата и место составления векселя;
• подпись векселедателя.

По соглашению стороны могут продлить срок оплаты. Продление срока действия векселя  называется пролонгацией [12].

Различают прямую пролонгацию (на векселе делается соответствующая запись, удостоверенная подписями сторон) и косвенную  пролонгацию, когда составляется новый  вексель, а первый возвращается взамен нового.

Характерное отличие векселя от других долговых обязательств состоит в возможности  его передачи из рук в руки. Передача векселя называется индоссаментом, о чем делается запись на оборотной стороне векселя или на аллонже (добавочном листе к векселю), являющемуся его неотъемлемой частью. Индоссамент должен быть простым – без всяких условий и на полную сумму векселя [8].

Есть  три вида индоссамента:

• полный или именной – указывает лицо, кому или по чьему приказу должен быть совершен платеж;
• бланковый – состоит из одной подписи индоссанта (лица, делающего на векселе передаточную надпись) и не указывает лица, которому переуступается вексель (индоссата);
• инкассовый – передаточная надпись, по которой принимающее вексель лицо вправе производить только взыскание по векселю, но не передавать третьему лицу [14].

2. Учет  расчетных операций в программе 1С
1. Справочники

В 1С:Предприяти справочники служат для хранения условно-постоянных данных, поддержки  внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета. Примеры справочников: «Номенклатура», «Контрагенты», «Физические лица», «Банки», «Валюты» и т.п.

Данные  справочников можно просматривать  и редактировать, если это не запрещено  для конкретного пользователя.

Открыть справочник можно с помощью:

• главного меню программы;
• соответствующей кнопки в панели инструментов;
• пункта «Операции - Справочник…». На экране появится список существующих в системе справочников. В этом списке следует выбрать наименование нужного справочника и затем нажать кнопку «ОК» - справочник будет открыт.

Данные  справочников могут быть добавлены  в другие документы или справочники. Например, в документах следует указывать  данные о контрагенте путем выбора их из справочника «Контрагенты». Для  этого в документе «Контрагент» нажмите кнопку выбора или воспользуйтесь клавишей F4, в открывшемся справочнике выберите необходимые данные с помощью двойного щелчка мышью или клавиши Enter. Также, ввод данных из справочников возможен вручную. Для этого следует в поле ввода ввести с клавиатуры первые буквы (символы) наименования - если в справочнике есть данные начинающиеся на введенные буквы, они подставятся в поле автоматически [2].

Справочник "Банки"

В справочник "Банки" заносятся сведения о  банках, в которых имеются расчетные  счета,  как у самой компании, так и у контрагентов. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню «Справочники» / «Классификаторы» / «Банки».

В данный справочник заносится информация о  наименовании банка, в котором открыт расчетный счет компании или контрагента, МФО, корреспондентский счет, а также  данные о местонахождении банка, телефоны для связи с работниками  банка, индекс и почтовый адрес банка.

Рис. 1 Вид  справочника  «Банки»

Справочник  имеет многоуровневую, иерархическую  структуру. Элементы справочника можно  перегруппировать, перенося их из группы в группу.

Справочник  можно заполнить, используя классификатор  банков, нажав в окне списка банков кнопку "Добавить банки из классификатора" [3].

Справочник "Банковские счета"

В справочнике "Банковские счета" хранятся банковские счета всех юридических и физических лиц: собственных и сторонних.

Справочник "Банковские счета" подчинен справочникам «Организации» и «Контрагенты».

Список  банковских счетов контрагента или  собственной организации определяется теми банковскими счетами, которые  подчинены соответствующему элементу справочника «Контрагенты» или  «Организации».

Переход к списку банковских счетов собственной  организации или контрагента  производится по кнопке «Перейти»/ «Банковские счета» в форме элемента или списка соответствующего справочника.  (см.рис.2)

Рис.2 Вид справочника  «Банковские счета»

Для каждого  контрагента или собственной  организации можно выбрать т.н. «основной» банковский счет, который будет подставляться по умолчанию в платежные документы.

Редактирование  информации о банковском счете производится в отдельном диалоговом окне, открываемом  из формы списка справочника банковских счетов.

При этом указывается информация, характеризующая  банковский счет (банк, номер счета, вид счета, валюта денежных средств), а также дополнительная информация, необходимая для корректного  заполнения платежных документов по выбранному счету [2].

Справочник  «Физические лица» 

Справочник  «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками  организаций.

Рис.3 Вид справочника «Физические лица»

В справочнике  можно объединять физических лиц  в произвольные группы и подгруппы, например, можно выделить такие группы физлиц: подотчетные лица, прочие работники, уволенные и т.п.

Редактирование  и ввод новой информации о физическом лице производится в отдельном диалоговом окне [3].

Справочник "Валюты"

Данный  справочник используется во всех видах  учета (бухгалтерском и налоговом).

В справочнике  валют с самого начала имеется три валюты: украинская гривна, доллар США и Евро. По умолчанию в качестве валюты регламентированного учета (базовой валюты) в конфигурации установлена украинская гривна.  
Для того чтобы начать работать с конфигурацией, необходимо ввести текущий курс доллара по отношению к гривне. Справочник валют вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню "Справочники" – "Валюты".

 
Рис.4 Вид справочника «Валюты»

Информация  о курсе и кратности валюты хранится в регистре сведений. По умолчанию  в списке указываются значения, установленные  на рабочую дату ("Сервис" – "Параметры" – "Рабочая дата").

Эта дата показывается в списке валют в  поле "Дата курса". В любой момент времени пользователь может изменить дату и посмотреть значение курса валют на любую интересующую его дату.  
Динамику изменения курса можно посмотреть, открыв форму элемента валюты для любой валюты в списке.  
С помощью стандартных клавиш сортировки и отбора можно отсортировать список курсов валют или установить период отображения истории курсов валют [6]. 

2. Платежное поручение входящее

Поступление безналичных денежных средств

Для регистрации  поступления денежных средств на расчетные счета  организации  предназначены следующие документы:

• «Платежное поручение входящее» (меню «Банк – «Платежное поручение входящее»);

Рис.5 «Платежное поручение входящее»

• «Платежный ордер на поступление денежных средств» (меню «Банк » - «Платежный ордер на поступление денежных средств»).

В этих документах могут быть указаны следующие  виды хозяйственных операций:

• «Оплата от покупателя»;
• «Возврат денежных средств поставщиком»;
• «Расчеты по кредитам и займам»;
• «Прочие поступления безналичных денежных средств»;
• «Прочие расчеты с контрагентами»;
• «Покупка/Продажа  иностранной валюты».

В документе  «Платежный ордер на поступление  денежных средств» дополнительно может  быть указан вид хозяйственной операции

• Инкассация денежных средств [6].

Операция  «Оплата от покупателя» предназначена  для отражения поступления безналичных  денежных средств от покупателя. В  реквизите «Договор» документа  «Платежное поручение входящее»  при этом необходимо будет выбрать  тот договор, у которого установлен вид «с покупателем», «с комиссионером» или «с комитентом». При проведении документа будет определено состояние  расчетов по договору и поступившая  сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

Операция  «Возврат денежных средств поставщиком» указывается при поступлении  безналичных денежных средств, возвращенных поставщиком. Договор необходимо указать  тот, у которого установлен вид «с поставщиком», «с комиссионером» или «с комитентом».

Операция  «Расчеты по кредитам и займам с  контрагентами» указывается при  поступлении безналичных денежных средств по кредитам и займам. Договор  надо выбрать тот, у которого установлен вид «прочее».

Операция  «Прочие расчеты с контрагентами» указывается для регистрации  прочих расчетов по договорам с контрагентами.

Операция  «Инкассация денежных средств» указывается  при зачислении на расчетный счет денежных средств, ранее приятых  на инкассацию в торговой точке организации.

Операция  «Покупка/продажа валюты» используется для регистрации факта зачисления приобретенных валютных средств на валютный счет или поступления гривневых средств за проданную валюту на гривневый счет.

В остальных  случаях выбирается операция «Прочие  поступления безналичных денежных средств».

В документах регистрации поступления безналичных  денежных средств печатные формы  не предусмотрены.

Документы «Платежное поручение входящее»  и «Платежный ордер на поступления  денежных средств» удобно вводить в  информационную базу с помощью обработки  «выписка банка» [2].

3. Платежное поручение исходящее

Списание  безналичных денежных средств

Для регистрации  списания безналичных  денежных средств  предназначены документы:

• «Платежное поручение исходящее» (меню «Банк» - «Платежное поручение исходящее»);
• «Платежный ордер на списание денежных средств» (меню «Банк» - «Платежный ордер на списание денежных средств»).

Этими документами отражаются следующие  виды хозяйственных операций:

• «Оплата поставщику»;
• «Возврат денежных средств покупателю»;
• «Перечисление налога»;
• «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами»;
• «Перечисление денежных средств подотчетнику»;
• «Прочие списание безналичных денежных средств»;
• «Покупка-продажа валюты»;
• «Перевод на другой счет организации».

Рис.6 «Платежное поручение исходящее»

Документом  «Платежное поручение исходящее» дополнительно  могут быть отражены операции