Учет расчетов по оплате труда в условиях автоматизации

Оглавление

Введение

    Одним из важнейших направлений деятельности бухгалтерии любого предприятия  является учет заработной платы работников предприятия. В новых условиях хозяйствования важнейшими  задачами учета труда  и заработной платы являются: в  установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдачи на руки), своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы, собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей анализа, оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с бюджетом, с фондом социальной защиты населения  и фондом занятости. Учет труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль над качеством и количеством труда, за использованием средств, включаемых в фонд заработной платы и выплаты социального характера.

    Учет  труда и заработной платы является одним из наиболее трудоемких и ответственных  участков работы бухгалтера. В современных условиях этот процесс не мыслим без использования средств вычислительной техники, что в свою очередь привело к появлению новых приемов и способов организации учета.

    Значимость  и актуальность данной темы заключается  в том, что с переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

    Предметом исследования являются теоретические  материалы по оплате труда и ее учету, автоматизированные формы бухгалтерского учета, современные бухгалтерские  программы, а так же порядок расчета заработной платы и его автоматизация в ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4», которая является объектом исследования.

    В связи с этим целью данной курсовой работы  является проведение исследования учета расчетов по оплате труда на конкретном объекте, проанализировать используемую программу для автоматизации расчета заработной платы, выявить ее недостатки и внести предложения по их устранению.

       В соответствии с поставленной  целью задачи работы сводятся  к следующему:

- определить сущность категории заработной платы;

- рассмотреть существующие формы и системы оплаты труда;

- изучить  документы по личному составу, оплате труда и их унифицированные формы;

-  рассмотреть  порядок начисления всех видов  заработной платы и удержаний  из нее, а также синтетический  и аналитический учет расчетов по оплате труда;

- изучить  автоматизированные формы учета  и основные бухгалтерские программы;

- провести  анализ использования программы автоматизации расчета заработной платы выбранного предприятия.

    При написании дипломной работы использованы учебники и учебные пособия отечественных авторов, нормативная документация, инструктивный материал, данные бухгалтерской и статистической отчетности ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4».  

1.Организация учета труда и заработной платы персонала предприятия

1.1.Виды, формы и системы оплаты труда

         В системе стимулирования труда ведущее место занимает заработная плата. Заработная плата рабочих и служащих предприятий и организаций представляет собой их долю в фонде индивидуального потребления национального дохода. Как основная форма необходимого продукта она распределяется в соответствии с количеством и качеством затраченного труда и его индивидуальными и коллективными результатами. Оплата труда в нашей стране играет двоякую функцию: с одной стороны, является главным источником доходов работников и повышения их жизненного уровня, с другой - основным рычагом материального стимулирования роста и повышения эффективности производства (8).

  Оплата  труда каждого работника должна находиться в прямой зависимости  от его личного трудового вклада и качества труда. При этом запрещается ограничивать максимальный размер заработной платы и устанавливать заработную плату ниже минимального размера, определенного законодательством РФ. При этом доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты должны начисляться сверх указанного минимума (9).

  Действующее законодательство предоставляет организациям право самостоятельно выбирать и  устанавливать системы оплаты труда, наиболее целесообразные в технических условиях работы(1). Виды, формы и системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, системы премирования фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых в организации (2).

  Различают два вида заработной платы: основную и дополнительную.

  К основной относится заработная плата, начисляемая работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ: оплата по сдельным расценкам, тарифным ставкам, окладам, премии сдельщикам и повременщикам, доплаты и надбавки (7).

  Дополнительная  заработная плата представляет собой выплаты за неотработанное время, предусмотренные трудовым законодательством (2). К таким выплатам относятся: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов подростков, выходное пособие при увольнении и т.д.

    В РФ существуют следующие формы оплаты труда:

  Системы оплаты труда в  РФ

  Для оплаты труда руководителей, специалистов и служащих, как правило, применяются  должностные оклады, которые устанавливаются администрацией организации в соответствии с должностью и квалификацией работника. Для этих работников могут устанавливаться и иные виды оплаты труда: в процентах от выручки, в долях от полученной прибыли и система плавающих окладов (9).

  Система плавающих окладов предусматривает, что в конце каждого месяца при окончании работы и оплате труда каждого работника формируются  новые должностные оклады на следующий  месяц. Размер оклада повышается (или  понижается) за каждый процент роста (или снижения) производительности труда на обслуживаемом данным специалистом участке работы при условии выполнения задания по выпуску продукции. Такая система призвана стимулировать ежемесячное повышение производительности труда и хорошее его качество, так как при ухудшении этих показателей оклад на следующий месяц снижается (7).

  С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны  для выполнения конкретных работ, которые  организация не может выполнить  своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера (2).

    При заключении договора составляется смета, на основании которой определяется стоимость принимаемых к исполнению работ. На основании договора, сметы  и акта приемки работ бухгалтерия производит необходимые расчеты.

1.2.Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

        Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (5):

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

    Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава. 

    Независимо  от формы первичные документы  содержат в себе следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы; количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих и т.д. (5).                                                                                                                                                

    По  данным первичных документов ведется  оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе  рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля над соблюдением штатной и финансовой дисциплины (8). 

1.3.Порядок  расчета средств на оплату  труда

    Расчет  заработной платы при повременной  форме отплаты труда производится на основании табелей, в которых отмечается число отработанных дней и часов. Причитающаяся заработная плата определяется путем деления установленной месячной ставки на календарное количество дней и умножения полученного результата на фактически отработанное время. При часовой или дневной оплате заработок определяется путем умножения тарифной ставки за час или за день на число оплачиваемых часов или дней (7).

  При сдельной форме оплаты труде заработок  рассчитывается путем умножения  сдельной расценки, указанной в первичных  документах о выработке, на количество произведенных работ, изготовленных деталей и выполненных операций.

  В отдельных случаях оплата труда  осуществляется с применением системы  доплат и надбавок (2). Рассмотрим некоторые из них:

    Доплата за совмещение профессий. При заключении трудового договора устанавливается размер доплаты за совмещение профессий.

    Доплата за замещение временно отсутствующего работника. Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, то за ее выполнение производится доплата, размер которой устанавливается работодателем по соглашению с работником.

    Доплата за сверхурочные работы. Согласно КЗоТ (ст.55) сверхурочные работы допускаются только в исключительных случаях. Работа в сверхурочное время подлежит оплате за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. В случае если работник выполнял сверхурочные работы в выходные дни, то выполненная им работа должна быть оплачена не менее чем в двойном размере.

    Доплата за работу в выходные и праздничные  дни. В соответствии со ст.89 КЗоТ работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха.

    Доплата за работу в ночное время. Как следует из ст.48 КЗоТ, ночным считается время с 10 часов вечера до 6 часов утра. При работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на один час. Часы ночной работы оплачиваются в повышенном размере, устанавливаемом трудовым договором, но не ниже размеров, предусмотренных законодательством.

    Доплата при выполнении работ  различной квалификации. Нередко на практике в целях производственной необходимости работникам поручается выполнение работы, не соответствующей их квалификации и тарифицированной по более высокому или низкому разряду. В таком случае труд работников оплачивается по расценкам за выполненную работу.

  Порядок оплаты отпусков. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 рабочих дней в расчете на шестидневную рабочую неделю. Некоторые категории работников пользуются правом на удлиненный отпуск. Это связано с особым характером и условиями труда, состоянием их здоровья и т.д. (например, работники моложе 18 лет, работники детских учреждений, учебных заведений и другие).

  Продолжительность отпуска в рабочих днях рассчитывается по календарю шестидневной рабочей  недели с выходным днем в воскресенье. В число дней отпуска не включаются и не оплачиваются воскресные и праздничные дни. Если продолжительность отпуска установлена в календарных днях, то воскресные дни включаются в число дней отпуска. Праздничные дни не удлиняют продолжительность отпуска (9).

  Отдельные категории работников в соответствии с законодательством имеют право на дополнительный ежегодный отпуск.

  Отпуск  за первый год работы предоставляется  спустя 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Однако по взаимной договоренности между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока.

  Компенсация за неиспользованные дни отпуска. При прекращении трудовых отношений работник должен получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска, как за последний год, так и за все предыдущие. При продолжительности отпуска в 24 рабочих дня компенсация устанавливается в размере двухдневного среднего заработка за каждый месяц работы; при отпуске в 36 рабочих дней – трех дневного среднего заработка. Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, то с него удерживается сумма за неотработанные дни отпуска, кроме случаев, предусмотренных законодательством (уход на пенсию, призыв или поступление работника на военную службу и т.д.).

  При определении среднего дневного заработка  из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством РФ (2).

  Кроме того, при подсчете среднего заработка  из расчетного периода исключаются  время и выплаченные суммы, когда:

• работнику выплачивается или сохраняется средний заработок в соответствии с законодательством РФ;
• работник получает пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ;
• работнику, воспитывающему ребенка-инвалида, предоставлялись дополнительные выходные дни;
• работник находился в отпуске без сохранения заработной платы;
• работник не работал в связи с простоем не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу.

  Премии  и другие выплаты стимулирующего характера, предусмотренные системой оплаты труда, включаются при подсчете среднего заработка по времени их фактического начисления.

  Годовые премии и единовременное вознаграждение за выслугу лет при подсчете среднего заработка учитываются в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода.

  Фактически начисленные суммы очередных и дополнительных отпусков, компенсаций за неиспользованные отпуска включаются в издержки производства и обращения. Начисленные отпускные суммы включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, которая приходится на дни отпуска отчетного месяца. Если часть отпуска переходит на следующий месяц, то суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в фонд заработной платы следующего месяца. В отчетном месяце выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается как выданный аванс.

2.Основные аспекты использования вычислительной техники в бухгалтерском учете

     2.1.Автоматизированные бухгалтерские программы 

     Применение  электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной».

     Единство  информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

     В настоящее время рынок бухгалтерских  программ представлен множеством разработок. Покажем основные разработки производителей программ по автоматизации бухгалтерского учета.

     Система «Турбобухгалтер» предназначена для учета на небольших предприятиях, выпускается в вариантах для DOS и для Windows. Как и программа «1С: Бухгалтерия», относится к классу систем-конструкторов и организована почти по такому же принципу, с той разницей, что результаты расчета зарплаты и начальные остатки но счетам бухгалтерского учета хранятся в файлах, обособленных от журнала хозяйственных операций. Кроме того, в рамках одной системы возможно ведение учета от имени нескольких независимых предприятий.

     Инфобухгалтер ориентирована на малые предприятия с несложным учетом. Выпускается в двух вариантах - «базовом» и «проф».

     «Базовый  вариант» представляет собой электронную  книгу регистрации бухгалтерских  проводок с ведением исключительно  суммового учета.

     Что касается версии «проф», то в ней  реализована работа и «от проводок», и «от исходящих документов», предусмотрены количественный учет, составление журналов-ордеров и прилагаемых к ним ведомостей, расчет заработной платы, ведение операции в валюте, анализ финансовой деятельности предприятия с построением графиков, диаграмм и гистограмм на основе данных бухгалтерского учета.

     «1С»: Бухгалтерия. Данный программный продукт выпускается в двух вариантах: «базовом» и «проф», имеющих ряд принципиальных различий в плане функциональных возможностей (10).

     Оптимальной областью применения базовой версии «1С: Бухгалтерия» является малое предприятие с исключительно рублевым учетом, численностью в пределах десяти человек, с незначительным объемом документооборота и минимальным запасом материальных ресурсов - не более десятка наименований. Бухгалтерский учет организован по принципу «от проводки», необходимая информация размещается в журнале хозяйственных операций, позволяющим вести количественный учет.

     Если  же речь идет о версии «проф», необходимо иметь в виду, что по сравнению  с базовой версией здесь добавляется валютный учет.

     «1С»: Торговля. Программа является очень мощным конструктором, позволяющим описывать практически любые торговые операции.

     «1С»: Расчет. Основным функциональным предназначением данной программы является автоматизация хозяйственных операций, имеющих заданную периодичность. В качестве главных участков ее применения выступают учет зарплаты, основных средств, акций и дивидендов акционеров, кроме того, ее можно использовать при расчете себестоимости продукции и услуг, а также для ведения кадрового учета. 
 

     Очередной этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7» (10). С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управлением предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п.

     Прикладная  часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы, — план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Однако этот набор включает средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее деятельности. Это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количества уровней и размерности аналитического учета.

     Дальнейшее  развитие автоматизированной формы  учета будет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и как следствие деления его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памяти ЭВМ, быстроты обработки информации, повышения квалификации бухгалтеров. 
 
 

2.2.Особенности автоматизированного учета в ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4»

    ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4» действует на основании устава, зарегистрированного постановлением Администрации г. Майкопа от ___________ года №     . Данная организация является юридическим лицом, обладает финансово-хозяйственной самостоятельностью, имеет расчетный счет и несет всю полноту ответственности за результаты своей деятельности с момента его государственной регистрации. Юридический адрес: 385000, Российская Федерация, Республика Адыгея, г.Майкоп, ул. Ветеранов 326.

    Целью деятельности организации является удовлетворение потребностей населения в работах и услугах в сфере коммунального хозяйства. Бухгалтерский учет в ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4» ведется в соответствии с учетной политикой, с применением Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приложение к приказу Минфина СССР от 01. 11. 91 № 56 с изменениями и дополнениями). Бухгалтерский учет в организации автоматизирован. Для расчета заработной платы и кадрового учета на данном предприятии используется программа «1С: Зарплата и Кадры 7.7».

    В  ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4» режимы рабочего времени зафиксированы в правилах внутреннего трудового распорядка и графиках сменности. На данном предприятии установлены два режима рабочего времени: 1. пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями; 2. рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику.

      Хотя учет рабочего времени ведется с использованием автоматизированной системы, программа  «1С: Зарплата и Кадры 7.7» все же не имеет возможностей описания произвольных графиков работы и ежемесячно вводимых индивидуальных графиков, позволяющих вести учет времени сотрудников, работающих по графикам «со скользящими» выходными (в отличие от новой версии «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»).

    Формы, системы, оплата труда работников предприятия, премии, надбавки, а также другие виды доходов устанавливаются предприятием самостоятельно. Вопросы оплаты труда регулируются с помощью договоров. В ООО « Управляющая компания ЖЭУ-4» для оплаты труда работников используют систему должностных окладов, зафиксированных в штатном расписании (Приложение 1).

    Используемая  на предприятии программа «1С: Зарплата и Кадры 7.7» позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников. Она позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения. А использование штатного расписания дает возможность проводить автоматическую проверку соответствия кадровых документов (таких как приказ о приеме на работу и кадровое перемещение) заполненному штатному расписанию. Например, при проведении приема на работу, система будет проверять соответствие количества штатных единиц для заданного подразделения и должности данным очередного приказа.

    Производить автоматический расчет должностных  надбавок. Если при заполнении штатного расписания задать должностные надбавки (до трех штук), это приведет к тому, что помимо основного начисления согласно форме оплаты труда сотруднику будет производиться начисление надбавок согласно штатному расписанию. При этом программа будет автоматически отслеживать как изменения в должности и подразделении сотрудника, так и в списке надбавок из штатного расписания. Например, если в течение месяца изменилась должность сотрудника, то с момента изменения должности будет производиться начисление тех должностных надбавок, которые соответствуют новой должности. С другой стороны, если в течение месяца не происходило перемещения сотрудника (не изменялось ни подразделение, ни занимаемая должность), но при этом с какого-то момента изменился состав надбавок согласно штатному расписанию, с этого момента будет произведено начисление надбавок по новым условиям.