Учет расчетов с персоналом по суммам, полученным в подотчет и прочим операциям

_{Содержание}

      _{Введение……………………………………………………………………...3}

_{Глава 1}

_{1..Учет расчетов с персоналом по суммам, полученным в подотчет и прочим операциям…………………………………………..…………….....5}

_{1.1.Организация учета расчетов с подотчетными лицами…………..........5}

_{1.1.1Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………..7}

_{1.1.2.Документальное оформление расчетов с персоналом, по суммам, полученным в подотчет……………………………………………………………………....11}

_{1.3.Особенности учета расчетов с персоналом по прочим операциям…..11}

_{1.2 . Анализ расчетов  с персоналом по суммам полученным в подотчет и прочим операциям……………………………………………………...19}

_{Заключение…………………………………………………………….……..22}

_{Список  используемых источников………………………………………....23}

_{Введение}

_{В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций  нередки случаи, когда  необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц  или произвести расчеты  с командированными работниками.}

_{В таких случаях  обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет  для выполнения определенных действий по поручению  организации. В подотчет выдаются деньги для  предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки  за наличный расчет продукции в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказанных  услуг, а также  на иные хозяйственно-операционные цели. Подотчетные  лица - работники  предприятия, которые  получили в кассе  деньги авансом и  обязаны за них  отчитаться. Выдача наличности под отчет  проводится из кассы  предприятия при  условии полного  отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданным под  отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию  авансового отчета об израсходованных  денежных средствах  и одновременного возврата в кассу  предприятия остатка  наличности, выданной под отчет. Все  эти хозяйственные  операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы  предприятия или  непосредственно  из банка по отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.}

_{Состав  первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной  стороны, достаточно узок — это авансовые  отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.}

_{Цель  работы: рассмотреть  порядок учета  и организации  контроля расчетов с  подотчетными лицами.}

_{Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть  нормативное регулирование  выдачи денег подотчет, организацию учета  расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и  отчетность подотчетных  лиц.}

_{Методологической  основой написания  курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета, отчетности и  учебная литература.}

_{1.1.1Организация  учета расчетов  с подотчетными  лицами.}

_{Не  все организации  расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобней  и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение №1). Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу (Приложение№2). Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.}

_{Перечень  подотчетных лиц  и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в  перечень лица могут  получать деньги под  отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия (Приложение №3). Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 №247)}

_{Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.}

_{Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них  может получить за один раз, на какой  срок и когда они  должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.}

_{Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы  предприятия только на определенные цели.}

_{Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник  получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и  с какой целью, а также какая  сумма командировочных  ему положена.}

_{Во-вторых, средства под отчет  получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени  своего предприятия  с другими организациями  и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные  материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер  – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы  получить деньги, сотрудник  пишет заявление  на имя руководителя организации, в котором  просит выдать необходимую  сумму. Если руководитель согласен, он подписывает  приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.}

_{Даже  если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог  на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат  организации, которая  их выдала. Доходом  работника они  не являются и НДФЛ не облагаются.}

_{Большая роль при этом отводится  бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано  отражаются все документально  подтвержденные хозяйственные  операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность  и точность информации. Правильная организация  учета расчетов с  подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный  контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.}

_{Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:}

_{1. своевременное, полное  и достоверное  отражение на счетах  бухгалтерского учета  фактических затрат  на командировочные  расходы;}

_{2. документальная обоснованность  использования подотчетных  сумм и обоснованность  включения в состав  затрат;}

_{3.контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.}

_{1.1.2 Аналитический и  синтетический учет}

_{В бухгалтерском учете  для отражения  расчетов с сотрудниками организации по подотчетным  суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94.}

_{На  данном счете собирается вся информация о  расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные  расходы.} Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

_{На  выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции  со счетами учета  денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  кредитуется в  корреспонденции  со счетами, на которых  учитываются затраты  и приобретенные  ценности, или другими  счетами в зависимости  от характера произведенных  расходов.}

_{Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с  подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение №4)  . Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.}

_{Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. (Приложение № 5), (Приложение№6)}

_{Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.}

_{Потратив  деньги, сотрудник  составляет авансовый  отчет, его форма  № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. № 55.}

_{Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно  оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги (Приложение №7). В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек  , исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата (Приложение №7).}

_{Если  из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.}

_{Если  же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника  выданных денег не хватило, и он еще  потратил свои, то возможны следующие варианты:}

1. _{руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;}
2. _{руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.}

_{Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный  срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».}

_{Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный  и в аналитическом  учете он может  иметь сальдо сразу  по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным  деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).}

_{Данные  с журнала №7 берутся  для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной  книги и на ее основании  составляется баланс.}

_{В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать  в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие  кредиторы».}

_{1.1.3 Документальное оформление  по суммам, полученным  в подотчет.}

_{Как любая другая хозяйственная  операция, проведение представительских  мероприятий в  соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ должно оформляться оправдательными  документами, которые  служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется  бухгалтерский учет.}

_{Включение представительских  расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных  учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны  организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.}

_{Документальное  оформление представительских  расходов состоит  из нескольких этапов:}

_{1) оформление так  называемых подготовительных  документов;}

_{2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;}

_{3) оформление документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных  средств.}

_{Представительские расходы – это планируемые и целевые расходы.}

^{Предприятием  издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:}

^{- перечень официальных  лиц организации,  имеющих право  участвовать в  переговорах и,  следовательно, получать  под отчет средства  на представительские  расходы;}

^{- порядок выдачи  подотчетных сумм  на представительские  расходы;}

^{- порядок расходования  средств на представительские  расходы;}

^{- документальное оформление  представительских  расходов;}

^{- порядок осуществления  контроля над расходованием  и списанием средств  на представительские  расходы;}

^{- нормирование отдельных  видов представительских  расходов.}

^{На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением  конкретного представительского мероприятия. К таким  документам относятся:}

^{- распоряжение руководителя  о назначении ответственного  за проведение  официального мероприятия;}

^{- распоряжение о  направлении приглашения  на деловую встречу,  который должен  содержать цель  прибытия представителей  сторонней организации;}

^{- программа проведения  деловой встречи  с указанием даты, места и сроков  проведения деловой  встречи, ФИО участников  со стороны организации  и со стороны  приглашенных и  их должностей, утвержденной  сметы представительских  расходов.}

^{На  третьем этапе  ответственным лицом  оформляются и  представляются в  бухгалтерию организации  документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств  на проведенное мероприятие:}

^{- отчет о расходах  на проведение  деловой встречи;}

^{- авансовый отчет  с приложенными  документами, подтверждающими  произведенные расходы.}

^{Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика  и т. Д.}

^{Все первичные документы  должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.}

_{1.1.4Особенности учета расчетов с персоналом по прочим операциям.}

_{Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.}

_{К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:}

_{73-1 «Расчеты по предоставленным займам»,}

_{73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.}

_{На  субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).}

По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета».

На сумму  платежей, поступивших от работника  – заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно – материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба_.

_{В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно – материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.}

_{По  кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств – на суммы внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.}

_{Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим суммам и прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.}

_{В любой организации  могут возникать  расчеты со своими сотрудниками. Прежде всего, расчеты по заработной плате учитываются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») и по подотчетным суммам (учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Составитель плана счетов предполагает, что все другие виды расчетов должны учитываться на отдельных субсчетах счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Тут, прежде всего, выделяется субсчет 73.1 «Расчеты по предоставленным займам». Они возникают в связи с тем, что администрация организации иногда выдает ему заем, как правило, беспроцентный, (для покупки квартиры, дачи, земельного участка и каких-то иных нужд). Если сотрудник получает заем, то счет 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» дебетуется, а кредитуются счета денежных средств. Если при этом предполагается получение процентов, то на их начисление делается запись:}

_{Дебет 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 91.2 «Прочие доходы»}

_{Далее, по выданным займам возникают  две возможности:}

_{-или заем с процентами будут погашены;}

_{-или заем с процентами полностью и или частично не будут погашены.}

_{В первом случае записи очевидны, они, как правило, будут  зависеть от того, за счет чего будет возвращаться долг:}

_{-если прямо наличными деньгами, то Дебет 50 «Касса»;}

_{-если через банк – Дебет 51 «Расчетные счета»;}

_{-если из заработной платы – Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».}

_{Во всех случаях  кредитуется счет 73.1 «Расчеты по предоставленным займам».}

_{На субсчете 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты с сотрудниками предприятия по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.}

_{Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных  по результатам инвентаризации, с материально  ответственных лиц  должно производится в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.}

_{Материальная  ответственность  за ущерб, причиненный  организации при  исполнении трудовых обязанностей, возлагается  на работника при  условии, если ущерб причинен по его вине. Эта ответственность, как правило, ограничивается среднемесячным заработком работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. К таким случаям относится и полная материальная ответственность, которую сотрудник несет в соответствии с договором о полной материальной ответственности, заключенным с администрацией предприятия. Случаи полной материальной ответственности установлены статьей 243 ТК РФ.}

_{При определении  размера ущерба учитывается  только прямой действительный ущерб, не полученные доходы не учитываются.}

_{В статье 246 ТК РФ говорится: «Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества».}

_{Порядок взыскания  ущерба определен  статьей 248 ТК РФ. Взыскание  суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано  не позднее месяца со дня установления размера ущерба. Если месячный срок истек  или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма его  превышает средний  месячный заработок  работника, то взыскание  осуществляется в  судебном порядке.}

_{Работник, виновный в причиненном  ущербе, может добровольно  возместить его полностью  или частично. Допускается  возмещение ущерба с  рассрочкой платежа (по письменному обязательству  работника).}

_{При каждой выплате  заработной платы  общий размер всех удержаний не может  превышать 20%, а в  случаях, особо предусмотренных  законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся  к выплате работнику (статья 138 ТК РФ). Размер удержаний  из заработной платы  при отбывании  исправительных работ  не может превышать  согласно статье 138 ТК РФ 70%.}

_Пример

_{По результатам  инвентаризации товаров  была установлена  недостача товара на сумму 180 руб. по продажным  ценам. Торговая наценка  составляет 20% от покупной цены товара. По расчету  товарных потерь в  результате естественной убыли установлена  недостача в пределах норм естественной убыли  в размере 42 руб. Рыночная (с  наценкой) цена товара на день инвентаризации составила 170 руб.}

_{Рассмотрим два  варианта отражения  на счетах бухгалтерского учета операций по списанию товарных потерь:}

_{Вариант 1. Оперативный учет ведется по покупным ценам (таблица 1). 
Вариант 2. Оперативный учет ведется по продажным ценам (таблица 2)}

_{Бухгалтерские проводки по отражению результатов  инвентаризации при  ведении учета  по покупным ценам}