ВВЕДЕНИЕ

      Разнообразие  участников расчетных отношений  и форм расчетов между ними создает предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных операций и поэтому требует постоянного контроля за их проведением и отражением в учете.

      Повседневная  практическая  деятельность предприятия предполагает различные расходы и не всегда расчеты можно осуществить непосредственно из кассы или расчетного счета. В таких случаях выдаются авансы наличными деньгами под отчет должностным лицам, которые и осуществляют платежи.

      В основном авансы выдаются на хозяйственные, командировочные и представительские расходы. Эти расходы являются одной из составляющих производственной себестоимости продукции, поэтому контроль за их осуществлением и отражением в учете является  важным моментом при проведении ревизии, а изменчивость состояния национальной экономики требует постоянного внимания ревизора к проверке изменяющихся условий расчета.

      Заключение  контрактов и их выполнение связано  с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно вызывает необходимость в командировках, расширении внешнеэкономических связей и установлении более тесных контактов с партнерами из стран ближнего и дальнего зарубежья. Возросла потребность и в командировках за границу, по тем же причинам более актуальными стали вопросы по совершению представительских расходов.

     Цель  работы – изучение методики проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами, разработка предложений по совершенствованию проведения проверки.

      Актуальность  темы предопределила постановку и решение следующих задач:

• рассмотреть виды расчетов, для осуществления которых выдаются под отчет наличные деньги;
• изучить методику проведения контроля за соблюдением порядка  выдачи сумм в подотчет;
• изучить организацию проверки своевременности представления авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм;
• рассмотреть методику проверки оформления первичных документов;
• исследовать организацию проверки целесообразности и законности использования подотчетных сумм и их списания;
• изучить организацию проверки отражения операций по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

      В качестве объекта исследования выбрано  общество с ограниченной ответственностью «Грибная страна». Данное предприятие осуществляет свою деятельность с 2009 года и является преемником  СООО «Агрикусс», которое выращивает шампиньоны с 2002 года. В настоящее время, данное предприятие является одним из крупнейших предприятий в Республике Беларусь по производству свежего культивированного гриба шампиньона. Производственное помещение имеет общую посадочную площадь 10 000 м². Производственные мощности предприятия в настоящее время позволяют выращивать до 850 тонн грибов в год.

      ООО "Грибная страна" реализует грибы по всей территории Республики Беларусь, во все торговые сети, гипермаркеты и магазины. Также предприятие осуществляет поставки на территорию Российской Федерации.

      Что касается организационной структуры, то высшим органом управления ООО «Грибная страна» является генеральный директор. Деятельность  Общества осуществляется на основе Устава ООО «Грибная страна». Среднесписочная численность работников составляет 101 человек.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Значение, задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами

      В процессе функционирования предприятия  возникают хозяйственные связи, оформляемые и закрепляемые контрактами (договорами), согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей (работ, услуг), а другое – их получателем (потребителем), а значит и плательщиком. Эти расчеты производятся, как правило, в безналичной форме.

      При невозможности произвести расчеты  непосредственно из кассы или  расчетного счета выдаются авансы наличными  деньгами под отчет соответствующим  должностным лицам, которые и осуществляют платежи. Это могут быть авансы на командировочные, административно-хозяйственные (приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств и т.п.), представительские расходы и др.  Также  расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку и т.п., а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий уполномоченных предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.

      Разнообразие  участников расчетных отношений  и форм расчетов между ними создают предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных  операций и поэтому требуют постоянного контроля за их проведением и отражением в учете.

      Операции  с подотчетными суммами, как и  кассовые операции, ведутся практически  всеми субъектами хозяйствования. Расчеты с подотчетными лицами не очень разнообразны, но носят массовый характер. Поэтому данный этап проверки достаточно трудоемок.

      Основной  целью ревизии расчетов с подотчетными лицами является установление правильного  целевого использования подотчетных  сумм, выявление и локализация  незаконных и хозяйственно нецелесообразных расходов.

      Как уже указывалось выше, важность правильности учета операционно-хозяйственных и командировочных расходов связана с включением данных расходов в себестоимость продукции, выпускаемой предприятием. А инфляция и рост цен вынуждают бухгалтера постоянно следить за изменением норм оплаты командировочных, представительских расходов, за изменением базовой величины и тарифных ставок.

      Исходя  из вышесказанного, можно выделить следующие основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами:

• контроль за обоснованностью выдачи средств подотчет;
• правильное и своевременное оформление первичных документов: расходных кассовых ордеров, командировочных удостоверений, авансовых отчетов и др.;
• систематический контроль за целевым использованием и целесообразностью расчетов по расходам через подотчетных лиц;
• своевременное получение точных данных об остатках средств  в подотчете;
• проверка своевременности удержаний и налогообложения сумм, вовремя не погашенных;
• контроль за расчетом командировочных расходов в соответствии с изменениями нормативно-правовой базы;
• проверка правильности отнесения расходов к представительским, соблюдение их норм оплаты;
• правильное и своевременное отражение в учете произведенных расходов;
• контроль за целесообразностью и законностью использования подотчетных сумм и их списания и др.

      Проверка  операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется специалистами Министерства труда и социальной защиты, Министерства по налогам и сборам, обслуживающим банком, аудиторами и специалистами ведомственного контроля. [14, c.277] Схематично ее можно представить следующим образом (рисунок 1). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рисунок 1 – Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами 

2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение ревизии расчетов с подотчетными  
 

      Основными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы учета командировочных расходов, являются:

     По  командировкам в  пределах территории Республики Беларусь:

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35, в которой определяются условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. [11]
• Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», в котором установлены размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточных и по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.[21]

     По  командировкам за границу:

• Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировкам за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, в которой определяются гарантии и компенсации работников, направляемых в служебную командировку за границу; [12]
• Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 №7, в этом документе утвержден список стран и нормы командировочных расходов в валюте страны командирования. [20]

     Общими  для командировок за рубеж и в  пределах территории РБ являются следующие  документы:

• Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 №3321-XII. Данный Закон определяет правовые  и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности в Республике Беларусь. Действия настоящего Закона распространяется на юридические лица, зарегистрированные на территории Республики Беларусь, филиалы и представительства,  в том числе иностранных организаций, хозяйственные группы, простые товарищества, государственные органы,  а также на индивидуальных предпринимателей. [16]
• Постановление Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2008г. № 210/161/151 «Об утверждении Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)», регулирующие порядок отнесения на себестоимость командировочных, представительских и операционно-хозяйственных расходов; [23]
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.), регулирующий права и обязанности работодателя и работника, направляемого в командировку. [33]

     Основными документами, регулирующими контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является:

• Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь», который определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности; [19]
• Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 «О ведомственном контроле Республике Беларусь» содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль. [17]

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами  учета, такими как кассовые операции, расчеты с поставщиками и подрядчиками, учет движения материальных ценностей и др. В связи с этим круг документов, которые необходимо проверить при ревизии расчетов с подотчетными лицами, достаточно широк.

     Источниками информации для проведения ревизии  и аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

• приказы о направлении в командировку (Приложение А);
• авансовые отчеты (Приложение Б);
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• журнал регистрации лиц, направляемых в командировки (Приложение В);
• командировочные удостоверения (Приложение Г);
• сметы представительских расходов;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера.

     Хозяйственные операции по данному разделу учета на предприятиях, применяющих журнально-ордерную форму учета, отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• журнале-ордере № 7 (Приложение Д);
• главной книге (Приложение Е);
• балансе предприятия [14, с.279].

3 Методика проведения проверки расчетов с подотчетными лицами

3.1 Планирование  и организация проведения ревизии  расчетов с подотчетными лицами 

     Планирование  – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

     Указом  Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.

     Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить  плановые проверки в отношении проверяемых  субъектов, отнесенных:

• к высокой группе риска, - не чаще одного раза в течение календарного года;
• к средней группе риска, - не чаще одного раза в три года;
• к низкой группе риска, - по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.

     Планирование  контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

     Не  допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.

     О назначении плановой проверки проверяемый  субъект должен быть письменно уведомлен  не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.

     Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность  проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.

     Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок. Также перед началом проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.

     При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

     На  основании полученных заданий члены  ревизионной группы составляют рабочие  планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

      Ревизия расчетов с подотчетными лицами может  быть организована в два этапа.  На первом этапе выполняют подтверждение  целесообразности расходов, произведенных подотчетными  лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором этапе осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

      В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошным или выборочным.

      Условием  применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включают авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам.

      Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом [28, с.146].

      Приступая к проверке учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо проверить, кто ведет  учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных  связей с руководителем, кассиром организации), кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе [3, с. 330]. На ООО «Грибная страна» учет подотчетных лиц осуществляет бухгалтер, имеющий среднее образование по специальности, стаж работы бухгалтером которого составляет более 15 лет.

      Прежде  чем приступить к проверке  необходимо ее спланировать. Для этого нужно  рассмотреть и оценить состояние  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами. Это можно сделать при помощи составленного в виде таблицы вопросника (таблица 1). 

Таблица 1 – Оценка состояния внутреннего контроля 

      Примечание  – Собственная разработка 

      Проанализировав полученные ответы, можно дать предварительную оценку состояния учета расчетов с подотчетными лицами, сделать ряд необходимых промежуточных выводов, определить наиболее слабые места, наметить перечень необходимых процедур, которые будут выполнены в ходе проверки, и тем самым сформировать план проведения проверки.

      Исходя  из данных Таблицы 1, можно сделать вывод о том, что на ООО «Грибная страна» соблюдаются основные требования к документальному оформлению и порядку выдачи сумм под отчет.

      Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возложена на руководителя субъекта хозяйствования и главного бухгалтера. Поэтому для сбора информации необходимо провести опрос указанных должностных лиц.

      Об  ослаблении или отсутствии достаточного внутреннего контроля свидетельствуют также следующие факты:

• отсутствие утвержденного приказом списка лиц, которым могут быть выданы суммы под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
• несоблюдение данного приказа и выдача сумм лицам, не указанным в данном списке;
• отсутствие системы подачи заявлений на выдачу денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения материальных ценностей или оплаты работ (услуг);
• списание просроченной задолженности по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности или за счет чистой прибыли;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности с подотчетного лица путем удержания из оплаты труда.

      Основываясь на особенностях учета хозяйственных, командировочных и представительских расходов построим схему проверки:

      1. Проверка соблюдения порядка  выдачи сумм под отчет;

      2.Проверка  своевременности представления  авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм;

      3. Проверка оформления первичных  документов:

      4. Проверка целесообразности и  законности использования подотчетных сумм и их списание;

      5. Порядок отражения операций по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и  отделен по времени.

     Планирование  контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка  проведения проверки на всех уровнях  ее осуществления. 
 

3.2 Проверка соблюдения правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам 

      При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить, соблюдается ли установленный порядок выдачи наличных денег под отчет.

     Проверка  расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

      При этом проверяющий должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и другие цели в размере и на сроки, определяемые руководителем, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки не более трех рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые в месте нахождения организации; не более десяти рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые вне места расположения организации; до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели [10].

      Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, сначала необходимо проверить  остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с данными Главной книги (Приложение Е) и  по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы  или с расчетного и других счетов, записаны в журнал-ордер № 7 (Приложение Д).   При проверке отклонений обнаружено не было.