Учет расчетов с подотчетными лицами. 12
МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
БУРЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ им. В.Р. ФИЛИППОВА
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему:
«Учет расчетов с подотчетными лицами»
Выполнил: студентка группы 5402
Дармаева С.С.
Проверил:
г. Улан-Удэ
2013 г.
Содержание
Введение
Раздел 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
- Сущность расчетов с подотчетными лицами
1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
Раздел 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами
2.1. Учет операционно- хозяйственных расходов
2.2. Учет командировочных расходов
2.3. Учет представительских расходов
Раздел 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
3.1. Направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
3.2. Совершенствование контроля расчетов с подотчетными лицами
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.
Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц.
В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.
Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.
Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Задачи:
- Рассмотреть теоретический
аспект учета расчетов с
- Подробно раскрыть учет
расчетов с подотчетными
- Охарактеризовать
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и учебная и периодическая литература.
Раздел 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
- Сущность расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово- хозяйственной деятельности организации используют наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для закупки товаров у юридических или физических лиц за наличный расчет, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Денежные средства на эти цели получают подотчетные лица- работники данной организации , получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно- хозяйственные, командировочные и представительские расходы.
Распоряжением руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право получения в кассе наличных денежных средств под отчет. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Если при покупке израсходованы не все денежные средства, то остатки сотрудник обязан вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои средства, то сумму переплаты организация должна компенсировать данному работнику. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.. Передача выданных под отчет наличных сумм одним лицом другому запрещается.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Полученные денежные средства разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течении трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель оргпнизации.
Раздел 2. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами
2.2. Учет командировочных расходов
Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеют разъездной характер, служебными командировками не признаются.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
-расходы по проезду;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организации, финансируемых из федерального бюджета.
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
-расходы по переезду
работника, членов его семьи и
провозу имущества (за исключением
случаев, когда работодатель
-расходы по обустройству на новом месте жительства.
В командировки не могут направляться:
-работники, в период действия ученического договора, за исключением командировок, связанных с ученичеством;
-беременные женщины;
-работники ив возрасте
до восемнадцати лет, за исключением
творческих работников средств
массовой информации, организаций
кинематографии, театров, театральных
и концертных организаций, цирков
и иных лиц, участвующих в создании
и (или) исполнения произведений, профессиональных
спортсменов в соответствии с
перечнем профессии, устанавливаемыми
Правительством Российской
В командировки направляются только с их согласия:
-женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
-работники, имеющие детей- инвалидов;
-работники, осуществляющие
уход за больными членами их
семей в соответствии с
-отцы, воспитывающие детей без матери;
-опекуны (попечители) несовершеннолетних.
Основным документом, регулирующим порядок учета служебных командировок, является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы считается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. При направлении работника в служебную командировку ему возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой. Наличные деньги под отчет на командировочные расходы выдаются в пределах сумм, причитающихся командировочным работникам на эти цели. Выдача денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. №40.
Время нахождения работника в командировке обуславливается служебной необходимостью и устанавливается руководителем организации.
Продолжительность командировки определяется с даты выезда в командировку до даты возвращения в место постоянной работы командированного.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы , а днем приезда- дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 ч и позднее- последующие сутки.
Служебная командировка включает:
-время нахождения работника в пути;
-время пребывания работника в месте командирования;
-время задержки в пути;
Фактическим сроком пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, куда командирован работник, для засвидетельствования такой подписи
Расходы по проезду к месту командировки и обратно включают:
-расходы по проезду
транспортом общего
-страховой взнос на
обязательное личное
-оплату услуг по оформлению
проездных документов и
Оплата данных расходов производится на основании представленных документов. В настоящее время в большинстве случаев билеты оформляются в электронном виде. Установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники.
Документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировках как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами, возмещаются работникам в порядке и в размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом, за исключением случаев, когда работникам предоставляется бесплатное жилое помещение. В этом случае выплаты за проживание в командировке работнику не производятся. Кроме того, возмещаются расходы по бронированию жилых помещений.
Если работник не может представить документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с российским законодательством, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. В случае вынужденной остановки или заболевания работника в командировке (при наличии больничного листа) ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения.
Гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности , в котором должны присутствовать следующие реквизиты:
-наименование документа, шестизначный номер и серия;
-наименование и
-местонахождение постоянно- действующего исполнительного органа юридического лица;
-идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации;
-вид услуги;
-стоимость услуги в денежном выражении;
-размер оплаты, осуществляемой
наличными денежными
-дата расчета и составления документа;
-должность, фамилия, имя
и отчество лица, ответственного
за совершение операции и
-иные реквизиты, которые
характеризуют специфику
Суточные выплачиваются командированному лицу за:
-каждый день нахождения в командировке;
-выходные и праздничные
дни, приходящиеся на период
-дни нахождения в пути в командировку и обратно;
-время вынужденной задержки
(выплачиваются по решению
-время нетрудоспособности (при наличии больничного листа) в течении всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства);
Согласно ст. 168 ТК РФ выплата суточных обусловлена возникновением дополнительных расходов в связи с проживанием вне места жительства. От командированного работника не требуется документального подтверждения этих расходов. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных устанавливается организацией самостоятельно и утверждается внутренним документом. В первую очередь это коллективный договор, заключенный между работодателем и коллективом в соответствии с ТК РФ. Это также могут быть:
-положение о командировках;
-приказ по учетной политике;
-приказ о подотчетных лицах;
-приказ о командировке;
-положение по оплате труда и т.п.
Для удержания налога на прибыль суточные принимаются в полном размере, предусмотренном в локальном нормативном акте организации.
Что касается НДФЛ, то в этом случае предусмотрены нормы суточных. В доход работника не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с российским законодательством, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
В отношении однодневных командировок за границу в п. 20 Положения №749 сказано, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
При командировках за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути командированного работника. При проезде по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Для зарубежных командировок не предусмотрено требование об оформлении командировочного удостоверения, поэтому даты пересечения государственной границы РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
К иным расходам, произведенным работником в командировке, относятся любые расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. В частности, это может быть оплата телефонных переговоров, использование интернета , почтовые услуги, расходы на оплату стоянки автотранспорта и т.д.
При направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются:
-расходы на оформление заграничного паспорта, визы и иных выездных документов;
-обязательные консульские и аэродромные расходы;
-сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
-расходы на оформление
обязательной медицинской
-иные обязательные платежи и сборы.
К иным платежам могут быть отнесены расходы на приобретение иностранной валюты, если аванс выдан в рублях.
Необходимыми и обязательными условиями признания всех перечисленных расходов является их экономическая целесообразность и документальное подтверждение.
В положении №749 впервые подробно прописан документооборот по командировкам как на территории Российской Федерации, так и за рубеж.
Унифицированные формы документов, которые необходимо заполнить при направлении работника в командировку, приведены в постановлении Госкомстата России от 5.01.04 г. №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Рассмотрим последовательность их оформления:
Сначала оформляется служебное задание (форма № Т-10а «Служебное задание направления в командировку и отчет о его выполнении»), в котором указываются должность, место назначения, даты начала и окончания командировки, срок командировки, цель командировки, организация- плательщик. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу.
Если в командировку направляется один работник, то издается приказ по форме № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку», если несколько, то приказ по форме № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку». В приказе указываются имя, структурное подразделение, должность, а также цель, время и место командировки.
На основании приказа в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемого в командировку.
Для командировок на территории РФ и стран СНГ, с которыми есть соглашение о безвизовом проезде, кадровой службой оформляется командировочное удостоверение (форма №Т-10) в одном экземпляре, где указывается срок командировки. Оно подписывается руководителем организации .
После возвращения из командировки работник должен в течении трех дней представить:
-отчет о выполненной работе в командировке на бланке служебного задания;
-авансовый отчет об
израсходованных суммах. К нему
прилагается командировочное
Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. № 55.
После представления указанных документов с работником производится окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.
Операции по выдаче аванса на командировку наличными денежными средствами в бухгалтерском учете могут быть отражены следующим образом:
Д-т 50-1, К-т 51 (52)- получены наличные денежные средства с расчетного счета в рублях и в валюте;
Д-т 71, К-т 50-1- работнику выдан аванс на командировку.
Если работник не сам приобретает билеты для проезда в командировку, а получает в организации, то данная операция отражается в учете следующими записями:
Д-т 60, субсчет «Авансы выданные», К-т 51- перечислена предоплата за билеты;
Д-т 50-3, К-т 60, субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы билеты;
Д-т 60, субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т 60, субсчет «Авансы выданные»- произведен зачет выданного аванса в счет оплаты за доставленные билеты;
Д-т 71, К-т 50-3- командированному работнику выданы билеты под отчет.
НДС по билетам будет принят к вычету только после утверждения авансового отчета по командировке.
Д-т 55-2, К-т 51- перечислены средства для открытия карточного счета;
Д-т 71, К-т 55-2- отражена сумма денежных средств на корпоративной карте, снятая работником со специального карточного счета на командировочные расходы.
Д-т 10, К-т 71- командировочные расходы включены в стоимость материально-производственных запасов, так как командировка была связана с их приобретением;
Д-т 08-3, К-т 71- командировочные расходы включены в стоимость основного средства, так как командировка была связана с их приобретением, сооружением, изготовлением.
В общем случае командировочные расходы списываются в дебет счетов учета затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности:
20 «Основное производство»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».
Расходы могут быть также отнесены в дебет счетов:
21 «Полуфабрикаты собственного производства»;
23 «Вспомогательное производство»
28 «Брак в производстве»;
29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
Д-т 19, К-т 71- отражена сумма НДС по командировочным расходам;
Д-т 68, К-т 19- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам.
2.3. Учет представительских расходов
Понятие представительских
расходов зафиксировано в Налоговом кодексе
РФ (далее НК РФ), согласно которому к ним
относятся расходы на официальный прием
или обслуживание представителей других
организаций, участвующих в переговорах
в целях установления или поддержания
взаимного сотрудничества, а также участников,
прибывших на заседания совета директоров
(правления) или иного руководящего органа.
К представительским расходам относятся
(п. 2 ст. 264 НК РФ):
-расходы на проведение официального приема
(завтрака, обеда или иного аналогичного
мероприятия);
-транспортное обеспечение доставки к
месту проведения представительского
мероприятия или заседания руководящего
органа и обратно;
-буфетное обслуживание во время переговоров;
-оплата услуг переводчиков, не состоящих
в штате организации, по обеспечению перевода
во время проведения представительских
мероприятий.