Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет расчетов с подотчетными лицами. 14

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ

Кафедра бухгалтерского учета и налогов

Регистрационный номер _________

Дата сдачи ___________

Курсовая работа

по дисциплине

"Бухгалтерский финансовый учет"

на тему: ______________________________________________________

______________________________________________________________

Студент группы___________________________

_________________________________________

( Ф.И.О.)

Руководитель: _____________________________

__________________________________________

( Ф.И.О.)

Киров

2009

Содержание

Введение

1. Теоретические и методические основы учета расчетов с подотчетными лицами_____________________________________________5

2. Организационно-экономическая характеристика предприятия _________18

3. Учет расчетов с подотчетными лицами

3.1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ____22

3.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными

лицами_________________________________________________24

3.3.Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами_________________________________________________28

Заключение______________________________________________________30

Библиографический список_________________________________________32

Приложения

Введение

Одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии занимает учет расчетов с подотчетными лицами и кассовых операций.

Учет расчетов с подотчетными лицами является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета являются следующие направления.

Во-первых, производиться формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, а также с покупателями и поставщиками по кассовым операциям за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Во-вторых, предоставление обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

В-третьих, ведется контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями.

В-четвертых, производится своевременная проверка расчетов с подотчетными лицами для исключения просроченной задолженности.

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Целью данной курсовой работы является изучение учета расчетов с подотчетными лицами

Для достижение данной цели необходимо решение следующих задач:

рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами;
изучить организационно-экономическую характеристику предприятия;
рассмотреть особенности организации учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является открытое акционерное общество «Синегорье». Юридический адрес: 613255, Кировская область, Нагорский район, с. Синегорье, пер. Гаражный.

В ходе исследований использовались следующие приемы и методы анализа: метод сравнения, монографический метод, построение аналитических таблиц и прием детализации, метод средних и относительных величин, метод группировки и другие.

Теоретической и методологической базой для написания отчета послужили законодательные и нормативные акты, монографии различных авторов. Информационной базой послужила первичная бухгалтерская и финансовая отчетность ОАО «Синегорье», данные предприятия: расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, оправдательные документы, служебное задание, командировочное удостоверение, сводный журнал-ордер №7, различные приказы, план счетов бухгалтерского учета ОАО «Синегорье».

Теоретические и методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет-продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля... Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил к выданным из кассы свои деньги), то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Кто имеет право получать деньги под отчет?

По мнению Бабаевой Ю.А., получать деньги под отчет имеют право те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. №40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.[10]

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему

выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т.д.[12]

Когда выдаются деньги под отчет?

Сотрудник может получить из кассы предприятия деньги под отчет только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предпринимателями. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается, кому и на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но как быть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы ему возместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму. [11]

Иногда, предприятия выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций прямо сказано, что выдавать наличные под отчет можно только в том случае, если за сотрудником не числиться задолженность по подотчетным средствам. Если же это правило не выполняется, то выходит, что работник получил от предприятия беспроцентный заем и обязан заплатить налог на доходы физических лиц с материальной выгоды.

Как отражать расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 декабря 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. Но предприятия могут и сами разрабатывать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те сведения, что и в журнале-ордере № 7.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения [7].

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а «подотчетник» ставит в ордере свою подпись. Эту операцию бухгалтер предприятия отражает следующей проводкой:

Дебет 71 кредит 50 - выданы деньги под отчет.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 г. должны применять все предприятия.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п. [16]

Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо по данному авансовому отчету будет нулевым. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

А что если у работника был перерасход - выданных денег не хватило и он потратил еще и свои? Возможно два варианта. Если руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, то работнику должны возместить разницу. Если же руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.[15]

Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы, если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все то, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат - 20,26,23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке какие именно материалы были списаны.

Если же купленные материалы отправляют на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10. А списывать только в момент передачи в производство.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы». Если не делать этого, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета». [15]

Теперь более подробно поговорим о командировках. По мнению В.П. Астахова, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [8]. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Срок командировки работников определяется руководителем предприятий. В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия и дне убытия из места командировки. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в месте командировки. Отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Оформление командировки.

«Итак, в служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы». Так сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Сначала нужно составить и подписать служебное задание по форме № Т-10а. Форма приведена в постановлении Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В нем указывается: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, занимаемую им должность, место назначения, начало и окончание командировки, а также ее цель. Служебное задание заполняет непосредственно начальник работника.

Руководитель организации утверждает служебное задание. Потом его передают в отдел кадров, чтобы издать соответствующий приказ.

Согласно статьи 166 Трудового Кодекса РФ, в служебную командировку сотрудник фирмы направляется по приказу генерального директора. В приказе указывается: какого сотрудника отправляют в командировку, место назначения, а также цель командировки. Сотрудник в обязательном порядке знакомится с приказом за 5-7 дней до дня выезда.

Формы приказа есть в постановлении № 26. Их две: первая (№ Т-9) заполняется в том случае, если в командировку едет один сотрудник. Когда командируется сразу несколько человек, то нужно заполнить форму № Т-9а. На основании приказа кадровая служба оформляет командировочное удостоверение по форме № Т-10. Эта форма также приведена в постановлении № 26. В нем также указывается: работник и его должность, место и срок командировки, и ее цель.

Далее командировочное удостоверение попадает в бухгалтерию, и кассир выдает работнику аванс из кассы предприятия, на основании расходного кассового ордера. Унифицированная форма данного документа № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88.

Согласно пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, вернувшись из командировки работник в течение трех дней сдает в бухгалтерию авансовый отчет о потраченных суммах.

С этой целью им составляется авансовый отчет на основе оправдательных документов чтобы подтвердить свои расходы, и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 «Авансовый отчет». К первичным документам относятся: билеты, различные счета, расходы на обязательное страхование пассажиров в транспорте, квитанции за пользование постельными принадлежностями [17].

Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ все вышеперечисленные первичные документы нужны работнику для возмещения ему всех произведенных им затрат.

Деньги же, которые сотрудник не потратил в обязательном порядке возвращаются в кассу организации.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету [11].

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, суммы командировочных расходов в бухгалтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ от 6.07.2001 г. №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (с изменениями от 9.11.2001 г.). При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации.

В каком размере организация возместит работнику расходы на проживание и проезд?

Командированному работнику возмещают все фактические произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание. Так сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Если же командированные не смогли представить подтверждающие документы, то организация также возместит им затраты на проживание. В каком размере - это предприятие решит самостоятельно. Могут устанавливаться ограничения приказом руководителя организации по оплате проезда в транспорте повышенной комфортности. Не оплачиваются такси и внутригородской транспорт. Сумма возмещения данных расходов не может быть ниже норм, которые установлены Правительством РФ. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, но могут устанавливаться ограничения по степени комфортности жилья. Жилье без оправдательных документов оплачивается исходя из суммы, установленной приказом руководителя организации, но не более 700 рублей. В бюджетных организациях проживание по счетам и квитанциям гостиниц оплачивается из расчета 550 рублей за сутки, жилье без оправдательных документов оплачивается из расчета 12 рублей за сутки.

Суточные начисляются за каждый день нахождения в командировке, включая день отъезда и день приезда. Размер суточных устанавливается приказом руководителя, но не более 700 рублей. В бюджетных организациях размер суточных составляет 100 рублей. Руководители организации могут разрешить проводить выплаты сверхустановленных норм, но в этом случае расходы, выплачиваемые сверх нормой включаются в доход работника и облагаются НДФЛ.

Порядок отражения расходов по командировкам за пределами РФ.

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудников в командировку, в котором указываются: личные данные сотрудника, страна пребывания, цели и срок командировки. При отправлении работников за рубеж, кроме стран СНГ командировочное удостоверение может не оформляться. Все отметки о прибытии и выбытии работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращению из командировки работник составляет отчет «О выполнении поставленного задания», который сдается в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по возвращению из командировки. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составление на иностранном языке должно быть дословно переведены на русский. Для пересечения границы при выезде из РФ оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда. День пересечения границы при возвращении на территорию РФ оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для другой страны – въезда. В настоящее время для определения нормируемого размера суточных в иностранной валюте следует обратиться к постановлению Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В приложении к данному приказу утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В приложении установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, включая государства – члены СНГ [13]. По мнению Е.Савиной, в настоящее время, чтоб отправить сотрудника в заграничную командировку, организации зачастую прибегают к помощи турфирм. В таком случае помимо стандартных командировочных расходов на проживание, проезд, получение визы и выплату суточных приходится платить ещё и вознаграждение посредникам [20].

Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?

Учесть при налогообложении расходы на командировку можно только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы». На это указано в п.9 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организации». Командировочными затратами организации считаются: проезд к месту командировки и обратно, проживание в гостиницах, суточные, оформление виз, паспортов и приглашений.

Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. [13]

Теперь о затратах на проживание в гостиницах. Эти расходы также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы.

Теперь о суточных. Организация вправе выплатить своему работнику не более 150 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок - здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США. Отразить суточные в налоговом учете несложно. Достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают».[16]

Хозяйственные расходы

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию. [17]

В соответствии с положением главы 21 «Налогового кодекса РФ» при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.