Учет расчетов с подотчетными лицами. 8
Содержание:
Введение……………………………………………………..
Глава 1.Учет расчетов с подотчетными лицами………………………..стр.7
1.1.Нормативные
документы, регламентирующие
1.2.Общий порядок расчетов с подотчетными лицами……………….…..стр.10
1.3. Учет расчетов
на административно-
1.4. Учет командировочных расходов………………………………..……стр.17
1.5.Синтетический
и аналитический учет расчетов с подотчетными
лицами………………………………………………………………
Глава 2.Учет
и контроль расчетов
с подотчетными лицами
в ООО «Купец»……………………………………………
2.1.Организационно-
2.2. Основные
показатели результатов
2.3. Учетная политика
предприятия ООО «Купец»…………………
2.4.Учет расчетов
с подотчетными лицами на
Заключение……………………………………………………
Список литературы…………………………………
Приложения
Введение
Информация о расчетах, осуществляемых организацией, имеет большое значение для пользователей, так как она позволяет им принимать хозяйственные решения, связанные с данной организацией. От качества такой информации зависит качество принятых пользователем управленческих решений, следовательно, возможность достижения им желаемого результата. Существенную долю в этой информации составляют данные бухгалтерского учета.
При некорректном отражении расчетов в учете информация о деятельности предприятия не будет достоверной, своевременной, прозрачной, и по ней невозможно будет принимать эффективные управленческие решения. А пользователям информация о расчетах организации очень важна.
Для менеджеров информация о состоянии расчетов является важной при принятии соответствующих управленческих решений, а результаты осуществления этих решений влияют на финансово-экономические показатели деятельности предприятия. Также это важно для оценки договорной политики организации.
Для предприятия
в целом аккуратное исполнение обязательств
— путь упрочения деловой репутации.
А в условиях рынка это немало.
Поэтому требуется очень
Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.
Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.
С этих позиций, выбранная тема моей курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» является актуальной. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Основными
задачами бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами являются:
1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Задачи работы:
· Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
· Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
· Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов и подотчетных сумм;
Цель
работы:
*Изучить учёт и особенности учета расчетов с подотчетными лицами.
*Рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Купец»
*Рассмотреть перечень используемых документов, применяемые счета бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов, используемом на предприятии.
*Разобрать виды деятельности, связанные с подотчётными операциями, и условия, которые должны выполняться для правильного учёта расчётов с подотчётными лицами, т.е.:
-
изучить теоретический
- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм;
-осветить
как можно шире проблемы
-
выдвинуть предложения по
На эти и другие вопросы, будут даны ответы в рамках этой работы на примере данного предприятия.
В первой главе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.
Во
второй главе рассмотрим тему учета
расчетов с подотчетными лицами на примере
конкретного предприятия ООО «Купец»
и проведем анализ соответствия правильности
ведения учета.
1.1. Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).
ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ (ПБУ №3/2006) — Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «Расходы организации» (ПБУ № 10/99)
Указание центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», согласно которого размер расчетов наличными по одной сделке не должно превышать 100 000 рублей.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации № 40 от 22.09.1993г.
п.10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.
При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
п.11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
«Положение об особенностях
направления работников
в служебные командировки»
от 13.10.2008г. № 749
Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств
«ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ»
Содержит правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.
ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).
Налоговый кодекс Российской Федерации.
В котором
в ст.264 НК прописан перечень расходов
относящихся к
Положения Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт».
В котором прописано о возможности выдачи средств подотчет через платежные банковские карточки.
11.Трудовой кодекс
СТ.259,268,203ТК
прописывает, кого нельзя отправить
в командировку, по ст.167 ТК за работником
во время командировки сохраняется место
работы, средняя заработная плата, возмещаются
расходы, в ст.168 прописано какие затраты
возмещаются работнику по служебным командировкам,
размер суточных.
1.2.Общий порядок расчетов с подотчетными лицами.
В практической деятельности организации часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами: покупать материальные ценности за наличный расчет у других организаций или физических лиц, оплачивать выполненные работы и оказанные услуги, расходы по служебным командировкам, расходы на представительские цели и т.п.
В таких случаях работнику по распоряжению руководителя организации выдаются наличные деньги под отчет на указанные нужды. Перечень сотрудников, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет (за исключением командировочных расходов), утверждается приказом руководителя.
Выдача под отчет наличных денег производится из кассы предприятия, причем она может производиться не только в рублях, но и в разрешенных законодательством случаях в иностранной валюте. Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Кроме того, выдача средств под отчет может производиться через платежные банковские карточки.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах (с приложением всех документов, подтверждающих их расходы) и произвести окончательный расчет по ним. В соответствии с производственной необходимостью выдача подотчетных сумм по распоряжению руководителя может осуществляться на более длительный срок.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Отчет о произведенных расходах оформляется авансовым отчетом по форме № АО-1, утвержденной постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 1 августа 2001 г. № 55 . Авансовый отчет составляется подотчетным лицом на основании оправдательных: документов (счетов, кассовых и товарных чеков и др.). Перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуация Неизрасходованные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику.
При проведении
инвентаризации подотчетных сумм проверяются
отчеты подотчетных лиц по выданным
авансам с учетом их целевого использования,
а также суммы выданных авансов
по каждому подотчетному лицу (дата
выдачи, целевое назначение). Кроме
обязательных случаев, инвентаризация
подотчетных сумм проводится так часто,
как это определено руководством предприятия.
1.3. Учет расходов на административно-хозяйственные нужды.
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимают затраты на приобретение в розничной сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автозаправочных станциях, по оплате мелкого ремонта, на приобретение бланков бухгалтерской и налоговой отчетности, по оплате представительских расходов и т.д.
Срок, на который можно выдавать наличные деньги на хозяйственные нужды, может составлять от трех дней до нескольких месяцев. Конкретный срок устанавливает руководитель организации своим приказом, исходя из производственной необходимости. Сотрудник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными по одной сделке, который составляет сегодня 100 000 руб.
Как было указано выше, перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Рассмотрим обоснование хозяйственных расходов в различных случаях приобретения материальных ценностей.
Общий порядок организации закупок через подотчетных лиц в каждой организации должен быть регламентирован распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением и т.п.).
Таким распорядительным документом в первую очередь должен быть определен перечень (круг) должностных лиц, которым разрешается выдача наличных денежных средств под отчет для закупки материальных ценностей, оплаты работ и услуг, а также срок возвращения подотчетных сумм или отчета об их расходовании. Подотчетные лица должны быть заблаговременно ознакомлены с порядком документального оформления закупок за наличный расчет, существующими ограничениями предельной суммы расчетов, а также с порядком отчетности по полученным суммам.
Возмещение понесенных расходов (в том числе сумм, израсходованных свыше подотчетных), сумма и сроки пользования подотчетными средствами в каждом конкретном случае определяются руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
Решение
о выдаче средств под отчет
оформляется либо приказом, либо утверждаемым
руководителем предприятия
Важное значение имеет порядок документального оформления закупок товарно-материальных ценностей. Для подтверждения произведенных закупок в организациях розничной торговли необходимо предоставление к авансовому отчету следующих документов:
■ чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств;
■ оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю.
В представляемых подотчетными лицами товарных чеках, счетах, накладных и других оправдательных документах должна быть дана подробная расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы. Не следует допускать (о чем заранее должны быть предупреждены подотчетные лица) общих записей, например, таких: «канцелярские принадлежности на 500 рублей».
Бухгалтерам
предприятий при обработке
При совершении
закупок у предприятий-
■ чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств (использование в этих случаях приходных кассовых ордеров не допускается в соответствии с положениями Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» ;
■ оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю;
■ счета-фактуры, подтверждающего факт уплаты НДС покупателем;
■ договора купли-продажи, в случае его заключения в письменной форме.
Покупка товарно-материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляется «Актом закупки материальных ценностей у физических лиц». Форма акта является произвольной. Акт должен содержать необходимые сведения непосредственно об операции закупки: наименование товара, его количество и цена, отметка об уплате подотчетным лицом наличных денег продавцу и расписку об их получении физическим лицом. Кроме этого в акте должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца (включая почтовый индекс), а также его паспортные данные. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.
В состав административно-хозяйственных расходов включаются представительские расходы. В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует перечень этих расходов, поэтому целесообразно использовать соответствующий перечень, приведенный в ст. 264 НК.
В
состав представительских
■ на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
■ обслуживание участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
■ транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с доставкой их до места проведения встречи и обратно;
■ буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
■ услуги переводчика, не состоящего в штате организации.
Этот перечень — исчерпывающий, поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Основным документом, на основании которого определяется годовая сумма представительских расходов, является смета, утверждаемая советом (правлением) организации на отчетный год.
В смете указываются конкретные статьи представительских расходов и их предельная годовая сумма. Согласно приказу руководителя организации, утверждается:
■ программа мероприятий, связанных с деловой встречей (приемом);
■ список приглашенных и участников со стороны организации;
■ смета расходов по проведению деловой встречи.
Этот приказ является также основанием выдачи ответственному лицу суммы под отчет на представительские цели по данной встрече.
Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить в организации предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.
После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, величина представительских расходов.
После окончания приёма работник, ответственный за расходование средств на представительские цели, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты, документы, удостоверяющие транспортные расходы, счета организаций общественного питания и т.д.).
Вся сумма затрат по приему представителей в соответствии с п. 7 ПБУ 10/99 учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности. Причем в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99, если выполнены условия признания расходов, указанные в п. 16 ПБУ 10/99, представительские расходы являются расходами того отчетного периода, в котором произошла встреча, независимо от времени их оплаты — предварительной или последующей.