Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет расчетов с подотчетными лицами. 3. 2

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Дисциплина «Бухгалтерский учет»

МУКАШЕВ ИГОРЬ СЕРГЕЕВИЧ

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

Выполнил студент гр. 737

Учетно-финансового факультета

Игорь Сергеевич Мукашев

Проверил:

Барнаул 2009

Содержание

Введение

В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или расходы наличными деньгами (производить закуп ТМЦ, оплачивать расходы по служебным командировкам и др.). В таких случаях работнику предприятия выдаются под его ответственность (под отчет) наличные деньги для выполнения определенных операций по распоряжению руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

На первый взгляд учет командировочных расходов не представляет особенных трудностей. Правовое регулирование таких операций достаточно обширно, однако и в настоящий момент остается множество вопросов, которые возникают у бухгалтера в ходе отражения расходов по служебным командировкам в учете. В частности вопросы, связанные с поездкой сотрудника возникают, начиная с момента оформления документов о его направлении в командировку.

Поэтому в ходе написания данной курсовой работы необходимо будет изучить организацию учета расчетов с подотчетными лицами, выявить имеющиеся недостатки и обосновать предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

В соответствие с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

изучить теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами;
рассмотреть экономическое развитие ООО «Россия»;
изучить организацию учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Россия»;
выявить недостатки в организации учета расчетов с подотчетными лицами и обосновать предложения по совершенствованию их учета.

Предметом моего исследования служат командировочные удостоверения, авансовые отчеты и иная документация, связанная с получением и расходованием подотчетных сумм, а объектом – уже упомянутое ООО «Россия» Новичихинского района.

Основными используемыми методами стали балансовый, статистический, расчетный и табличный. При выполнении работы были использованы отчетные материалы, бухгалтерская документация ООО «Россия», журнальные статьи, учебная и специальная литература.

Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

Экономическое содержание и задачи учета расчетов с подотчетными лицами.

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений сельскохозяйственные предприятия выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, считаются подотчетными лицами [18, c.236-240].

Деньги под отчет выдают на следующие расходы: на командировки, на приобретение различных материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные затраты. Деньги под отчет не могут получать лица, которые не работают в данном хозяйстве [14, c.156-157]. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации. Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному распоряжением (приказом) руководителя кругу лиц в установленных (разумных) для каждого работника размерах и на определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходным кассовым ордером [26, c.105-107].

Перед бухгалтерским учетом в области учета расчетов с подотчетными лицами стоят следующие основные задачи:

своевременное и правильное оформление первичных документов выдачи и расходования подотчетных сумм;
соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами;
контроль за целенаправленным использованием подотчетных сумм;
полное и оперативное отражение в учетных регистрах наличия и движения подотчетных сумм;
контроль своевременности возмещения неиспользованных подотчетных сумм.

Для выполнения вышеперечисленных задач руководитель организации и главный бухгалтер должны правильно организовывать учет расчетов, располагать соответствующей первичной и сводной документацией и налаженным документооборотом. Бухгалтерский учет должен быть организован так, чтобы постоянно можно было контролировать выдачу, целенаправленное использование и погашение задолженности по подотчетным суммам.

1.2 Порядок выдачи авансов подотчет. Размеры командировочных расходов

Учреждения производят расчеты по своим обязательствам с другими хозяйствующими субъектами в безналичном порядке через лицевые счета в органах казначейства или расчетные счета в кредитных организациях. Тем не менее, отдельные расходы могут быть произведены наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы [31, c. 118-120].

Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в том числе и для выдачи под отчет, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40, а также документами, действие которых распространяется исключительно на бюджетные учреждения:

приказ Минфина России от 21.06.01 № 46н «О порядке открытия и ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учета операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;
приказ Минфина России от 21.09.04 № 85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
Положение об особенностях расчетно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утвержденное ЦБ РФ № 257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04 [23, c. 40-44].

Для получения наличных денежных средств в кассу в целях выдачи аванса на хозяйственные нужды накануне дня получения необходимо представить в орган федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах. В заявке указывается:

серия, номер и дата денежного чека;
номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;
данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа;
показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы [25, c.14-17].

Одновременно с заявкой получатель средств представляет в орган федерального казначейства денежный чек.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя хозяйства и подпись главного бухгалтера. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса (полностью или частями) одним подотчетным лицом другому запрещается [30, c. 375-380].

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах — документ об использовании полученного аванса. Для признания перечисленных расходов в целях налогообложения прибыли необходимы их надлежащее документальное подтверждение и экономическая оправданность. В свою очередь для признания командировочных расходов документально подтвержденными бухгалтерии необходимо иметь следующий комплект документов:

служебное задание (унифицированная ф. №10а);
приказ (распоряжение о направлении работника в командировку (унифицированная ф. №9 или №9а);
командировочное удостоверение (унифицированная ф. №10);
проездные документы, билеты, платежные документы, счета, чеки, корешки приходных ордеров и прочие, оформленные в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, согласно новой редакции статьи 252 НК РФ, действующей от 01.01.06, документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством России, но и подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота иностранных государств, на территории которых были произведены соответствующие расходы. В качестве документального подтверждения могут выступать и иные документы, в том числе косвенно подтверждающие произведенные расходы: таможенные декларации, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором и др.

На практике нередко встречаются ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и (или) обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения могут выступить: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например командировочное удостоверение с отметками о при6ытии и убытии).

Начиная с 01.01.06, благодаря поправкам, внесенным в Налоговый кодекс РФ Федеральным законом от 06.06.05 №58-ФЗ, расходы оформленные документами, подтверждающими их даже косвенно, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

Однако следует учитывать, что при отсутствии подтверждающих документов согласно Инструкции Минфина СССР, Государственного комитета по труду компенсация выплачивается лишь по минимальной стоимости (например, не полная стоимость железнодорожного билета, а лишь стоимость плацкарта).

Деньги под отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, уполномоченные приказом руководителя на право совершать хозяйственные, административные, представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки.

Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному распоряжением (приказом) руководителя кругу лиц в установленных (разумных) для каждого работника размерах и на определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходным кассовым ордером.

Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Согласно НК РФ, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Причем налоговое законодательство конкретизирует указанный выше перечень командировочных расходов, относя к ним, в частности:

проезд работника к месту командировку и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, а также в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы [27, c.57-61].

Суточные

Порядок исчисления суточных при направлении работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ:

со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;
со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации;
если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

Нормы расходов на выплату суточных установлены в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, при этом суточные оплачиваются за выходные дни, дни нахождения в пути (в том числе дни вынужденной остановки).

Кроме того, следует заметить, что если при нахождении в загранкомандировке сотрудник посещал страны, в которых установлен безвизовый режим пересечения границы, даты пересечения границы могут определяться в соответствии с датами, указанными в проездных документах (авиа- и железнодорожных билетах) или в командировочном удостоверении (если в организации принято решение о составлении такого документа). Такие разъяснения в отношении командировок в страны СНГ содержатся в письме Минфина РФ от 02.04.99 № 04-02-05/1.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных расходов устанавливаются локальным нормативным актом организации или коллективным договором.

В целях исчисления налога на прибыль суточные, согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93 утверждены нормы суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке.

Если организацией установлены иные, более высокие по сравнению с утвержденными Постановлением № 93 нормативы, то суммы превышения указанных норм не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

При исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, согласно требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Кроме того, в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению в части ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.

В целях исчисления как НДФЛ, так и ЕСН законодательством не регламентирован порядок определения размера суточных. Необходимо заметить, что нормативы, утвержденные Постановлением № 93, не могут применяться в целях исчисления НДФЛ и ЕСН, поскольку указанное постановление устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

При утверждении организацией норм, превышающих размеры возмещения, установленные Постановлением № 93 и подлежащие применению исключительно в целях исчисления прибыли, суммы вышеуказанных превышений не подлежат включению в налоговую базу по исчислению НДФЛ и ЕСН, поскольку такие выплаты являются компенсационными расходами, с выполнением работником поручения работодателя вне места нахождения организации. Аналогичная позиция в отношении исчисления НДФЛ изложена в постановлении ВАС РФ от 26.01.05 № 16141/04, в отношении ЕСН — в информационном письме Президиума ВАС РФ от 14.03.06 № 106 (п. 6).

Учитывая положения действующего трудового и налогового законодательства и отсутствие принятых в установленном порядке специальных норм, а также вышеназванные решения ВАС РФ и Президиума ВАС РФ, при утверждении организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ и ЕСН [17, c.6-7].

Командированному работнику возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Минфином и Министерством труда. Проживание в гостиницах, в которых в стоимость номеров включена стоимость питания, суточные возмещаются в размере 70 % от установленной нормы. При этом размеры суточных при однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, одни, во всех остальных — другие. Порядок командирования, условия труда за границей и возмещения командировочных расходов определяются Положением об условиях труда работников за границей, утвержденным Министерством труда по согласованию с министерствами финансов, иностранных дел.

Расходы на проезд

Действующее трудовое законодательство, как отмечалось ранее, предусматривает обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно. Данные расходы, согласно требованиям налогового и бухгалтерского законодательства, не являются нормируемыми и подлежат учету в качестве расходов в целях бухгалтерского и налогового учета в полном объеме, при наличии подтверждающих документов, оформленных в надлежащем виде. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) также должны быть подтверждены проездными документами. Кроме того, величина расходов не должна превышать стоимость проезда:

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Расходы на проживание

Согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по найму жилого помещения при условии документального подтверждения признаются прочими расходами, учитываемыми при исчислении налога на прибыль.

При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что экономически оправданные затраты (включая расходы по найму жилого помещении во время загранкомандировок подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которых были произведены расходы.

Налоговым кодексом РФ прямо предусмотрено, что отдельные расходы не подлежат включению в состав расходов в целях налогообложения прибыли по найму помещения в период командировки, например, расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), т. е если в счете, предоставленном работником, фигурируют такие расходы как стоимость мини-бара, услуги платного телевизора и иные аналогичные услуги, указанные расходы не подлежат признанию в целях налогообложения прибыли в составе расходов на проживание.

В некоторых случаях в первичных документах, составленных в иностранном государстве (например, в счетах гостиниц), в перечне оказанных услуг отдельно выделены суммы налога (НДС и (или) иных налогов).

Действующее налоговое законодательство в целях исчисления прибыли не регулирует порядок учета налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других государств. Вместе с тем, поскольку осуществление таких расходов является обязательным и работник организации не может отказаться от оплаты предъявленных налогов, выделенных в счете гостиницы, а данные расходы связаны с осуществлением производственной деятельности (служебного задания), по нашему мнению, такие расходы правомерно рассматривать как экономически обоснованные в составе командировочных.

Кроме того, расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ).

Учитывая изложенное, выделенные в первичных документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рассматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичная позиция относительно уплаченных за границей сумм НДС выражена в письме МНС РФ от 03.08.04 № 02-5-10/48, письмах УФНС РФ по г. Москве от 03.11.04 № 2б-12/71411, от 03.11.04 № 26-12/71401, от 01.06.04 № 26-12/37834.

В отношении исчисления НДФЛ фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В целях налогообложения ЕСН положениями подп. 2 п. 1 ст. 2З НК РФ установлено, что фактически осуществленные расходы по найму жилого помещения не подлежат включению в налоговую базу по этому налогу в случае их документального подтверждения. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Исходя из изложенного, следует, что при компенсации работнику расходов по найму жилого помещения, при отсутствии подтверждающих документов, суммы такого возмещения не подлежат налогообложению НДФЛ и ЕСН в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.