Учет расчетов с подотчетными лицами. 64

Содержание 

 Введение

1 Краткая организационно-экономическая характеристика сельскохозяйственной организации

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

3.1 Документальное оформление и порядок выдачи подотчетных сумм

3.2 Компенсация расходов на служебные командировки в пределах и за пределами  РБ

3.3 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

Заключение

Список используемых источников

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

   В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.  
Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.  
Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.  
Объектом исследования  является  ЧУП«Тереховка-Агро».  
В связи с этим стоят следующие задачи:  
•изучить документальное оформление и порядок выдачи подотчетных сумм;  
•изучить порядок компенсации расходов на служебные командировки в пределах и за пределами РБ;  
•изучить синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.  
Методы исследования: анализ, синтез, системный подход и др. 
 
 
 
 
 
 

1. Краткая организационно-экономическая характеристика  сельскохозяйственной организации 

      Решением Гомельского областного исполнительного комитета от 5 апреля 2004 года № 268 был заключен договор сотрудничества по финансовому оздоровлению СПК «Тереховка» и коммерческой организации ОАО «Гомельхимсервис» на основе привлечения инвестиций ОАО «Гомельхимсервис»,  который  бы позволил произвести реконструкцию и техническое перевооружение животноводческих помещений по выращиванию телок на воспроизводство молочного стада и в дальнейшем реализации другим сельскохозяйственным организациям, обновить и пополнить машинотракторный парк техническими средствами нового поколения, обеспечить строгое соблюдение технологий и регламентов и  на этой основе снизить производственные затраты и обеспечить экономическое эффективное производство, выйти на рентабельное производство.

     СПК «Тереховка» переименован в ЧУП «Тереховка-Агро».

     ЧУП «Тереховка-Агро» Добрушского района, является правопреемником СПК «»

     Сельскохозяйственный  производственный кооператив «Тереховка»  был переименован в частное унитарное  предприятие «Тереховка-Агро» в 2006 году. На момент присоединения  посевная площадь составляла 3312 га, из них: 3034 га - сельскохозяйственных угодий , 2034 га – пашни. После присоединения к ЧУП «Тереховка-Агро» СПК «Васильевка» общая площадь сельскохозяйственных угодий  составила 6488 га .

     Также в наличии имелось: 15 тракторов марки МТЗ, 8 комбайнов, в т.ч. зерноуборочных -6 ед.

     На  фермах хозяйства на 01.01.2006 г находилось 890 КРС, в т.ч. 382 коров. Плотность поголовья  составляла 29 голов на 100 га с/х угодий, в том числе  плотность поголовья  коров на 100 га с/х угодий – 12 голов. Среднесписочная численность составляла 115 человек. Фонд заработной платы за 2005 год – 425 млн.руб., среднемесячная заработная плата - 308 тыс.руб.

     Был утрачен производственный потенциал  и хозяйство превратилось в отстающую  организацию.

     Основополагающими направлениями, обеспечивающими дальнейшее развитие земледелия, растениеводство  было:

1. поддержание необходимых сортовых ресурсов растений, обеспечивающих получение планируемой урожайности
2. увеличение в структуре посевов озимой пшеницы, уменьшение посевов овса, ржи
3. увеличение посевов рапса
4. внесение органических удобрений не менее 12 т/га
5. сохранение и дальнейшее улучшение агрохимических свойств почвы-нейтрализация почвенной кислотности , повышение содержания гумуса, фосфора и калия

     Так с 2006 года по 2010 год были достигнуты следующие показатели: 

     производство картофеля выросло почти в 4 раза по сравнению с 2006 годом.

     Производство семян рапса  возросло с 32 т в 2006г до 391т в 2008г и 385,6 т в 2010г, т е в 10 раз по сравнению с 2006г.

     Получение такого количества рапса  дает возможность иметь богатый источник белка для животноводства и через привлекательность закупочной цены масло-семян рапса значительно пополняет выручку хозяйства. 

      В структуре зерновых культур большое  мест отводится кукурузе на зерно. В 2007г ее было получено 1298т, в 2008г- 990т, в 2009г -2417 т (с учетом СПК «Васильевка»). Валовый сбор  зерна из-за  климатических условий в 2010 г составил только 721 т (это 29,8% к уровню 2009г. По району получили всего 12% от валового производства зерна урожая 2009г)

     Посевные  площади кукурузы с целью получения  сочных и высокоэнергетических кормов для обеспечения животноводства возросли  и составили в 2010г - 310га. 

         Хозяйство постоянно ставит  задачу ежегодного увеличения производства всех видов кормов не менее 50 ц к ед в расчете на 1 усл.гол. скота, на зимне-стойловый период - не менее 25 ц к ед: 

     Производство  сена в 2010г по сравнению к 2006 г  выросло  в 6 раз, силоса- в 4,4 раза. На 2010 г заготовлено на 1 усл гол 30 ц к ед. Это на 4 % больше чем в 2006г.

     При данном обеспечении кормами в  отрасли животноводства получены следующие  показатели: 

     рост  производства молока за 9 мес 2010г по отношению к 2009 г составил 108,8%, удой на 1 фур кор -107,8%. Рост производства молока в среднем по району -108%. Удой на корову по району в среднем +250 кг. Расход кормов на 1 ц молока за 9 месяцев 2010года составляет 142 ц к.ед., в 2006 – он был 177 ц к.ед., в 2008- 170, в 2009 - 125. Это говорит о снижении расхода кормов на 1 литр молока. 

     Организационная структура ЧСУП ”Тереховка -Агро” представлена на рисунке 1 (Приложение А).

     Производственная  структура ЧСУП “Тереховка -Агро” представлена на рисунке 2 (Приложение Б). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                         Приложение А

Рисунок 1. Организационная  структура хозяйства 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                          Приложение Б

2. Основные формы расчетных взаимоотношений на сельскохозяйственных предприятиях

  3.Учет расчетов с подотчетными лицами

3.1. Документальное оформление  и порядок выдачи  подотчетных сумм 

   Выдача  наличных денег под отчет на  хозяйственные расходы и расходы,  связанные со служебными командировками, производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

   Правилами  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка РБ от 26.03.2003 г.№57 (с учетом изменений), определен срок выдачи денег под отчет на предстоящие расходы:

   1) не более 3 рабочих дней- на расходы, производимые в месте нахождения организации;

   2) не более  10 рабочих дней- на расходы, производимые  вне места расположения организации;

   3) до 30 рабочих  дней- в сумме, не превышающей  размер одной базовой величины.

   Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

   Физические лица, использовавшие личные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, потраченных ими в интересах организации. Использование личных денежных средств физических лиц- работников предприятия в интересах организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя. Такие расчеты расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и, согласно Порядку расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в РБ, утвержденному Указом президента от 29.06.2000г.  № 359, не могут превышать 50 базовых величин в месяц. 
 

3.2. Компенсация расходов  на служебные командировки в пределах и за пределами РБ 

   Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках устанавливает Правительство РБ или уполномоченный им орган.  
   Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы должны возмещать сотруднику согласно представленным подлинным проездным документам.  
Командированному работнику следует возместить расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты.  
Также при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Кроме того, подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.  
Компенсация расходов по найму жилого помещения. Данные расходы компенсируют в размере стоимости, указанной в представленных подлинных документах (счетах, квитанциях и др.), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (1 места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещают расходы по бронированию мест в гостинице. В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера, данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.  
В случае если работник не представил в бухгалтерию документы, подтверждающие фактический размер расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещают расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ, кроме ситуаций, когда командированному работнику предоставлено жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачены направляющей стороной путем безналичного перечисления.  
Компенсация иных расходов. Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещают командированному работнику, лишь если он производил их в связи с производственной необходимостью на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. В случае если работник пользуется мобильной телефонной связью, оплачиваемой за счет нанимателя, в приказе о командировании нужно указывать, что ему разрешено пользование мобильной телефонной связью на время командировки.  
Оплата суточных. За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов выплачивают так называемые суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ. Постановлением Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 установлены суточные при служебных командировках в пределах РБ в размере 22,0 тыс.бел.руб. за каждые сутки командировки.  
Выплату суточных производят за каждый календарный день пребывания в командировке, а также за праздничные и выходные дни и дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути.  
Суточные при однодневных служебных командировках и командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, выплачивают в размере 11 тыс.бел.руб.  
В случае временной нетрудоспособности, наступившей во время командировки, работнику на общих основаниях возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не более 40 календарных дней).  
При стационарном лечении в больнице командированному работнику возмещают суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.  
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.  
Пособие по временной нетрудоспособности за период болезни выплачивают работнику на общих основаниях. Дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки для выполнения служебного задания.  
В случае использования командированным работником своих выходных дней (государственных праздников, праздничных дней) в месте командировки до начала или после ее окончания оплату проезда работнику производят на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещают.  
Срок выплаты командировочных расходов. Наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных, не позже чем за день до отъезда в служебную командировку в соответствии с Инструкцией № 35.  
Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.  
В авансовом отчете /Приложение 5/ указывают следующие произведенные расходы:  
- по найму жилого помещения;  
- по проезду;  
- сумму суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке;  
- другие подлежащие возмещению расходы.  
К авансовому отчету прилагают следующие документы:  
- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяют печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;  
- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;  
- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;  
- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).  
Выдачу наличных денег под отчет можно осуществлять только при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.  
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю можно производить по распоряжению нанимателя для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку. Следовательно, наниматель вправе издать распоряжение об удержании из заработной платы при непредставлении отчета по командировке и невозвращении неизрасходованного работником аванса, выданного ему на командировку.

   Направление  работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя.

   Приказ  является основанием для расчета   и выплаты валютных средств  работникам, направленным в служебную  командировку за границу.

   При служебных  командировках за границу наниматель обязан выдавать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

1)по проезду  к месту служебной командировки  и обратно;

2)за проживание  вне места постоянного жительства (суточные);

3)по найму  жилого помещения;

4)иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

   Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов РБ.

   Возмещение  суточных производится на следующих  условиях: при проезде и за время пребывания на иностранной территории- в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

   День  пересечения границы при выезде из РБ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь- в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах РБ. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из РБ совпадает с днем пересечения границы при возвращении в РБ, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

    При  выезде в командировку и возвращении  обратно в тот же день, работнику  выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

   Если  при направлении за границу  в краткосрочную командировку  принимающая сторона берет на  себя расходы, связанные с обеспечением  командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона не производит выплату суточных, кроме оплаты времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

   Если  принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированным питание, но не обеспечивает их транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), а также не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы страны командирования.

   Если  работники, направленные в краткосрочные  командировки, совсем не обеспечиваются  питанием, то суточные им выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона обеспечивает одноразовое питание, то командированным полагается 70% суточных, а если двухразовое, то 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

   При  предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производятся. В обратном случае данные расходы возмещаются при обязательном  предоставлении подтверждающих документов в оригинале. 
 

3.3. Синтетический и  аналитический учет расчетов с подотчетными лицами 

   Синтетический и аналитический учет по подотчетным суммам ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".  
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.  
Обработанный бухгалтерской службой авансовый отчет фиксируется в регистре бухгалтерского учета. Согласно ст. 10 Закона N 3321-XII при ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.  
Согласно ст. 462 Перечня N 38 срок хранения авансовых отчетов составляет три года при условии проверки, проводимой в рамках контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.  
   Отражение соответствующих записей на счетах бухгалтерского учета по хозяйственным операциям с подотчетными лицами приведено в таблице 3.1

Таблица 3.1

                                              ЗАКЛЮЧЕНИЕ  
 
В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.  
Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:  
• своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;  
• документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;  
• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.  
Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.  
Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.  
Что касается ЧСУП«Тереховка-Агро», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.  
Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ЧСУП «Тереховка-Агро» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.  
 
 
 
 

                СПИСОК   ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ  
 
1. Закон Республики Беларусь 18 октября 1994 г. N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с учетом изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 26.12.2007 N 302-З);  
2. Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89;  
3. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / под общ. ред. П.Г.Пономаренко. - Минск, 2006.  
4. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: учебник для вузов / В.Б.Ивашкевич. - М., 2003.  
5. Налоговый вестник № 06/2008  
6. Соколов Я. В. Очерки по истории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1991. Палий В.Ф., Соколов Я.В. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета – М.: Финансы и статистика, 1981.  
7. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни. – М.: Магистр, 2010  
8. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2000.  
9. Учет денежных средств и финансовых вложений: задания для практических занятий / Сост. И.А. Каштанова. – Горки, 2006.  
10. Учет расчетных и кредитных операций. Учет труда и его оплаты: задания для практических занятий / Сост. И.А. Каштанова. – Горки, 2006.