Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет расчетов с подотчетными лицами. 28

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

(ИНЭП)

Заочное отделение

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету «БУХГАЛИЕРСКИЙ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ» на тему

«Учет расчетов с подотчетными лицами»

Студентки группы 08-Б-41зл

Окружко Светланы Ивановны

Преподаватель

Карабанова Лариса Викторовна

Москва 2011 г

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами …...............................5

2. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции................................................................................................................7

3. Представительские расходы...............................................................................9

4.Синтетический и аналитический учет..............................................................12

5. Служебные командировки по россии и за рубеж...........................................15

5.1 Документальное оформление и сроки служебных командировок.............17

5.2 Выплата суточных, корпоративная карта.....................................................20

5.3 Документальное оформление и учет командировочных расходов............23

5.4 Отчет работника о командировке..................................................................24

5.5 Рабочее время и время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного.............................................................27

5.6 Не состоявшиеся командировки....................................................................29

5.7 Гарантии и компенсации при командировках..............................................30

6. Бухгалтерский учет …......................................................................................31

Заключение.............................................................................................................34

Практическая часть...............................................................................................36

Список используемой литературы.......................................................................45

Введение .

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

- Рассмотреть теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами;

- Подробно раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами, отправленными в командировку, а так же выявить особенности оформления и отчётности командировок по России и за рубеж;

- Охарактеризовать бухгалтерский и налоговый учет, в том числе аналитический и синтетический учет. Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. Теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами .

Предприятие в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закупка сельхозпродукции, представительские расходы.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический учет.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции .

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 - кратного минимального размера оплаты труда.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа: квитанцию к приходному ордеру; накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг); счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе № БГ-3-08/379 [10]. Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

4. Представительские расходы.

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет .

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

порядок расходования средств на представительские расходы;

документальное оформление представительских расходов;

порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

5. Служебные командировки по россии и за рубеж .

Последние двадцать лет направление работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Давно уже нет СССР, а инструкция продолжает действовать. Наконец Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст.166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было (она предназначалась для внутреннего пользования в пределах СССР).

Положение о командировках начало действовать с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные Положением о командировках, будут применяться в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Условием, обязательным для включения в трудовой договор, является в том числе и место работы, а в случае когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором .

В Положении о командировках отдельно оговорено, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер. Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений .

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних .

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними .

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.