Учет расчетов с подотчетными лицами. 57
Содержание
Введение
1 Законодательное
и нормативное регулирование
расчетов с подотчетными
2 Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет 12
3 Оформление
и учет представительских
4 Оформление и учета
расчетов с командированными работниками 24
5 Организация учета
расчетов с подотчетными
Заключение
Список использованных
источников
Введение
Учет расчетов
с подотчетными лицами является важным
элементом в системе
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Данные суммы выдаются во всех организация, они могут быть начислены на карточку или выдаваться наличными. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.
Исходя из этого, была выбрана тема курсовой работы «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Проблемам бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами посвящены работы многих ученых и специалистов: Верещаки В.В., Валова С.А., Еремеева О.Н, Колесникова Т.В., Сидоренко Е.Н., Сидоренко В.Б. Этими учеными внесен значительный вклад в области синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
Цель курсовой работы – на основании нормативных законодательных актов, научной и специальной литературы изложить сущность, выдачу наличных денежных средств под отчет, оплата расходов на командировки.
Для достижения намеченной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:
дано, определение кто такие подотчетные лица;
выявлено, кто относится к списку подотчетных лиц;
рассмотрены особенности выдачи денежных средств под отчет;
установлен четкий перечень представительских расходов;
рассмотрены особенности документального оформления покупок за наличный расчет;
Курсовая работа состоит из введение, пяти разделов, практической части и заключения.
Во введении обоснован выбор темы курсовой работы, ее актуальность, значимость, характеризуется объект и задачи исследования.
В первом разделе представлены: законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами, в данной главе раскрыты какими нормами и правилами регламентированы расчеты с подотчетными лицами, а также выделены основные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами.
Во втором разделе рассмотрены особенности выдачи наличных денежных средств под отчет, документальное оформление покупок за наличный расчет.
В третьем разделе раскрыто, что относится к представительским расходам, установлен четкий перечень расходов, рассмотрены по каким документам учитываются представительские расходы организации.
В четвертом разделе изучены общие положения подотчетного лица, находящегося в командировке: когда и в каком размере выплачиваются суточные, каковы обязанности работодателя, какими бывают расходы на командировки.
В заключении сделаны резюмирующие выводы по всем разделам работы.
Работа состоит из пяти разделов, включает список источников из 13 наименований, изложена на 44 страницах машинописного текста.
1 Законодательное
и нормативное регулирование
расчетов с подотчетными
Законодательство не содержит определений понятий "подотчетное лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами [1].
Контроль расчетов с подотчетными лицами - это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.
Основные законодательные и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:
- Трудовой кодекс;
- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"[3].
К основным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся следующие:
1 Федеральный закон «О
В данном законе в статье №6 «Организация бухгалтерского учета в организациях» даны данные:
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую
службу как структурное подразделение,
возглавляемое главным
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.
При этом утверждаются:
рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных
учетных документов, применяемых
для оформления хозяйственных операций,
по которым не предусмотрены типовые
формы первичных учетных
порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.
2 План счетов бухгалтерского учета (Приказ МФРФ №94н от 31 октября 2000г.).
С 1 января 2001 г. в России действуют План счетов бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. С 1991 по 2000 г. в России действовал План счетов, утвержденный приказом Минфина СССР от 11 ноября 1991 г. N 56.
План счетов 2001 г. является единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи.
На основании Плана счетов организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета).
Для учета специфических операций организации могут по согласованию с Министерством финансов вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.
Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить, исключать или объединять дополнительные субсчета.
Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведенные в Плане счетов, - она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы. Например, если организация выпускает один вид продукции или оказывает один вид услуг, то все расходы можно считать прямыми и в этом случае отпадает необходимость в использовании счетов 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы".
Порядок ведения аналитического
учета устанавливается
Новые хозяйственные образования
(например, малые предприятия) могут
пользоваться рабочими планами счетов,
в которых существенно
В едином Плане счетов счета сгруппированы в восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов. В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Разделы расположены в определенной последовательности, в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте: разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса (раздел I "Внеоборотные активы", раздел II - "Производственные запасы"), затем разделы со счетами издержек производства, готовой продукции и товаров, денежных средств и расчетов (разделы III-VI). Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества и процессов в сферах производства и обращения. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности - от труднореализуемого к легкореализуемому. В последующих разделах (VII, VIII) отражены капитал и финансовые результаты организации[1].
3 Налоговый кодекс Российской Федерации (гл.21,23,24,25)[1].
Перечисленные главы Налогового кодекса РФ несут сведения о порядки исчисления и взимания налога: : гл. 21 "Налог на добавленную стоимость", гл. 23 "Налог на доходы физических лиц", гл. 24 "Единый социальный налог", гл. 25 "Налог на прибыль организаций".
Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:
ГК РФ;
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:
круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
размеры подотчетных средств;
сроки их возврата или отчета об израсходовании;
соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.
Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с работодателем в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений.
Как правило, список
подотчетных лиц, а также порядок
выдачи в организации наличных денег
под отчет устанавливает
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации или на предприятии. Они осуществляются при оплате:
запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходов на командировки по территории РФ и за границу;
представительских расходов.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы организации.
Стоит отметить, что при расходовании выданных под отчет денежных средств на приобретение имущества (работ, услуг) сумма расчетов с другим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем не должна превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого ЦБ РФ. В настоящее время в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.
Приобретение
материальных ценностей, принятие выполненных
работ и оказанных услуг
2 Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет
При выдаче денежных средств под отчет бухгалтер обязан проверить, имеет ли право работник на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам. Согласно Порядку ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, то есть при наличии задолженности бухгалтер не имеет права выдавать под отчет новые денежные суммы. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета. Таким образом, работник должен отчитаться по авансовому отчету и сдать остаток неизрасходованных денег в кассу. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены, но при проверках это считается нарушением кассовой дисциплины.
Денежные средства выдаются под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями организации. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от каждого конкретного случая, либо для отдельных видов операций (например, при выдаче денег для осуществления каких-либо хозяйственных расходов) он может быть закреплен приказом или распоряжением руководителя (в том числе и в учетной политике учреждения).
Возможны два варианта выдачи денег под отчет - наличный и безналичный. Наличные денежные средства выдаются из кассы организации по расходному кассовому ордеру. В последнее время становится все более популярным безналичный способ выдачи денег под отчет. Он особенно удобен в случае выдачи средств командированному лицу. При этом варианте деньги не выдаются, а перечисляются на карточный счет. И затем свои командировочные расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. Согласно Положению ЦБ РФ об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 N 266-П юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
получение
наличных денежных средств в
валюте РФ для осуществления
на территории РФ в
оплату расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;
иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;
оплату командировочных
и представительских расходов
в иностранной валюте за
иные операции
в иностранной валюте с
Выдача банковской карты
работнику организации
Дебет 71 Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы" - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта;
Дебет 71 Кредит 57 "Переводы в пути" - получены наличные денежные средства;
Дебет 55 СКС Кредит 51 – зачислены д.средства на специальный карточный счет при использовании расчетной банковской карты;
Дебет 55 СКС Кредит 66,67 – зачислен кредит на специальный карточный счет при использовании кредитной банковской карты(открыта кредитная линия);
Дебет 66,67 Кредит 51 – погашена кредитная линия;
Дебет 91.2 Кредит 76 Банк – отражены расходы по обслуживанию СКС;
Дебет 76 Банк Кредит 51 – оплачены расходы по СКС;
Дебет 76 Банк Кредит 51 – оплачены расходы по изготовлению карты;
Дебет 50.3 Кредит 76 Банк – получена банковская карты;
Дебет 71 Кредит 50.3 – выдана банковская карта работнику;
Дебет 71 Кредит 55 СКС – отражено снятие д.средств с карты;
Дебет 71 Кредит 55 СКС – отражены производственные расходы с помощью карты;
Дебет 50.3 Кредит 71.1 – возвращена работнику карта.
При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) делается в учете запись:
Дебет 71 Кредит 50-1
выданы работнику наличные денежные средства под отчет.
Списание израсходованных подотчетных сумм по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08 ...) Кредит 71
списаны расходы подотчетного лица.
Сумму НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом:
Дебет 19 Кредит 71
учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19
списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы:
Дебет 50-1 Кредит 71
возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:
Дебет 94 Кредит 71
отражена сумма
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94
удержана сумма
Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на корпоративную пластиковую карту. В этом случае в учете следует сделать записи:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55
учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление руководитель организации. Как правило, заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.
Образец заявления:
Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам - три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.
Если ранее было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь этот срок должен определить руководитель.
Иными словами, теперь руководитель должен на заявлении указать срок пользования подотчетным лицом авансом и срок представления расчета по ним [6].
3 Оформление
и учет представительских
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:
по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период[11].
Налоговое законодательство не содержит четких требований относительно особенностей документального оформления каждой из статей расходов. Поэтому организации могут самостоятельно выработать подход к документальному подтверждению представительских расходов. За основу можно взять рекомендации Минфина России и ФНС России. Их позиция такова: для документального подтверждения представительских расходов необходима, в частности, смета представительских расходов. По нашему мнению, наличие этого документа, с одной стороны, позволит минимизировать риски предъявления претензий проверяющими. Однако, с другой стороны, на практике величина фактических затрат далеко не всегда совпадает с суммами расходов, указанных в сметах. Значит, практический смысл составления сметы для документального подтверждения представительских расходов не столь очевиден. На наш взгляд, более важным является наличие документов, позволяющих подтвердить деловую цель произведенных расходов[9].
Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Мнение специалистов Минфина о составе документов, подтверждающих представительские расходы, высказано в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Руководствуясь положениями указанного письма, документами, подтверждающими представительские расходы, мы признаем:
приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
смету представительских расходов;
первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
иные необходимые данные о проведенных мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели.
Смета расходов должна включать в себя:
время и место проведения мероприятий;
состав участников мероприятий;