Учет расчетов с подотчетными лицами. 2. 2
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему:
«Учет расчетов с подотчетными лицами»
Санкт-Петербург
2009
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Теоретические аспекты в учете расчетов с подотчетными лицами…………….5
1.1 Основные понятия……………………………………………………………
1.2 Цели расходов подотчетных сумм……………………………………………………...8
Глава 2 Правила ведения расчетов с подотчетными лицами……………………..……….14
2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами…………………….14
2.2 Нормативное регулирование учет расчетов с подотчетными лицами….…………….21
Глава 3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами………………………….24
3.1 Учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………...24
3.2 Задачи на основании Бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами……..31
Заключение……………………………………………………
Литература……………………………………………………
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость.
Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств и объектов нематериальных активов.
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты
наличными денежными средствами
должны производиться через
Целью данной работы является изучение учёта расчетов с подотчетными лицами.
Задачей исследования информации в данной курсовой работе является изучение теоретических материалов, действующих в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами; рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами на условном практическом примере.
Проанализировав информацию,
предоставленную
Структура данной курсовой работы будет включать в себя три главы, которые в свою очередь поделены на подразделы.
Первая глава включает в себя основные понятия расчетов с подотчетными лицами и цели расходования наличных денег. Во второй главе особое внимание уделяется документальному оформлению, охарактеризованы основные бланки и приказы при расчетах с подотчетными лицами. Так же обратим внимание на нормативно-правовую базу с учетом последних изменений и дополнений. В третьей главе на основании задач проследим учет хозяйственных операций.
В заключении, на основании проведенного исследования выявлены основные проблемы, связанные с порядком ведения расчетов подотчетными лицами.
Глава 1. Теоретические аспекты в учете расчетов с подотчетными лицами
1.1 Основные понятия
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет - система измерения, обработки и передачи финансовой информации об определенном хозяйствующем субъекте. Эта информация дает возможность пользователям принимать обоснованные решения при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов при управлении производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью организации.
Общие принципы формирования, обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации должны быть едиными для всех хозяйствующих субъектов. Именно такой подход обеспечит возможность любому заинтересованному пользователю адекватно оценивать данные, полученные от различных источников, сравнивать и анализировать финансовые показатели деятельности различных организаций. Специфические особенности, присущие отдельным отраслям и видам деятельности, следует учитывать при организации аналитического бухгалтерского учета.
Необходимость ведения
бухгалтерского учета по общим принципам
обуславливает выработку, законодательное
и нормативное закрепление
Основные требования к ведению бухгалтерского учета сформулированы в статье 8 Закона о бухгалтерском учете.
Помимо общих требований
к организации бухгалтерского учета,
установленных Законом о
Для того чтобы данные бухгалтерской отчетности, представляемые различными организациями были сопоставимы, необходимо, чтобы бухгалтерский учет у всех участников хозяйственной деятельности организовывался на единых принципах.
В бухгалтерском учете такие принципы устанавливаются на федеральном уровне и носят название допущений, требований и правил бухгалтерского учета.
В настоящее время действуют четыре допущения и шесть требований, которые должны учитываться при формировании учетной политики и организации бухгалтерского учета. Эти допущения и требования установлены пунктом 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров, оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы.
Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.
Основными обязанностями подотчетного лица являются: получение задания; получение денежного аванса для оплаты расходов, связанных с выполнением полученного задания; оформление документов на получение ценностей, услуг, работ и их оплату; передача ценностей материально ответственному лицу своего предприятия, а документов на их получение и оплату - в бухгалтерию: не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.
При выдаче денежных средств организация обязана: определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства; выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.
2. Цели расходов подотчетных сумм
Денежные средства выдаются под отчёт на следующие цели: на административно-хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
При командировках в такую
В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.
По возвращении из командировки
работник обязан в трехдневный срок
сдать в бухгалтерию предприяти
Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица.
Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками: наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока; командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника; командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.).
При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).
Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.
Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных, возмещаются так же затраты: по получению виз и загранпаспорта; по прописке загранпаспорта при необходимости; по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту; оплата за провоз багажа.
Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.
При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных.
В зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.
При направлении сотрудника
в служебную заграничную
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.
Авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным.
Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу.
Если работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами: удержать сумму задолженности из заработной платы работника; не удерживать с работника сумму задолженности, тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.
Удержания из заработной
платы работника нужно
Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.
Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ.
На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.
Глава 2 Правила ведения расчетов с подотчетными лицами
2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Все хозяйственные операции,
осуществляемые организацией, должны
оформляться оправдательными
Наличные денежные средства могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
В обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.
В настоящее время
унифицированные формы
Указанные формы должны
применяться всеми
В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
КО-2 «Расходный кассовый ордер»
КО-1 «Приходный кассовый ордер»
Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
Т-10 «Командировочное удостоверение»;
Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
АО-1 «Авансовый отчет»
Выдача наличных денег из кассы предполагает оформление кассиром расходного кассового ордера (КО-2), в нем указывается: наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения; регистрационный номер и дата выписки расходного ордера; номер корреспондирующего счета, субсчета.
Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя1.
Приходный кассовый ордер (КО-1) — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Его используют для внесения в кассу неиспользованных денежных средств работником организации2.
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно.
В приказе (распоряжении) указывается: фамилия и инициалы командируемого лица; структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица; место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник); срок командировки; цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).
Если это необходимо,
указываются источники оплаты сумм
командировочных расходов, другие существенные
условия направления в
Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник3.
Унифицированная форма
Т-10а применяется для
Отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах – как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности4.
Командировочное удостоверение (Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица5.
Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.
Авансовый отчет –
документ двусторонний, он заполняется
подотчетным лицом и
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.