Учет расчетов с подотчетными лицами. 44

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами.

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И  УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Порядок расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие  под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и командировочные расходы

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы  на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Чаще всего  выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации гл.24, ст.166) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  представлять в бухгалтерию организации  авансовый отчет об израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

 С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года № 55 (приложение №1).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 1).

Таблица 1- Расчеты с подотчетными лицами

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму  задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров (приложение №2), по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (приложение №3) неиспользованные суммы.

1.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами:

• Налоговый кодекс Российской Федерации  (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.), (глава 21 Налог на добавленную стоимость; глава 23 Налог на доходы физических лиц; глава 25 Налог на прибыль организаций)
• Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ),
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н),
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г.  № 26н),
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247),
• Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У).

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов и ГМС, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии кассы у организации разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода  по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму,

соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» (утв.20.06.2007г. № 1843-У), (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г.  
N 2003-У). Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 000р.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны  не позднее трёх дней по окончании  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет работника с приложенными документами, подтверждающие расходы.

К документам, подтверждающим факт приобретения  продукции (товаров, работ, услуг) относят: кассовый чек, товарный чек, накладная либо другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

В бухгалтерском  учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 07,08,10,41      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

При наличии  неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации:

Дебет 50 Кредит 71 – сумма неиспользованных подотчетных сумм, внесенных в кассу предприятия.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе  организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухгалтерском  учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 – на сумму оплаченных счетов.

В процессе своей  деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления покупок  за наличный расчёт у физических лиц.

В соответствии со статьей 161 Гражданского Кодекса  РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение  организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные  данные сдатчика продуктов;

- место его  проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

Согласно статье 208 Налогового Кодекса РФ суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц  у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия).

Обо всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны  сообщать налоговым органам по своему местонахождению.

Как и при  выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера.

Командировка  оформляется приказом руководителя организации (приложение №4), с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной  командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов

Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение (приложение №5), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие  в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» (приложение №6).

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса либо другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

При направлении  работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль (приложение №7). Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании  приказа руководителя работнику  выдается аванс на командировочные  расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере.

Согласно главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически  произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации. 

В главе 23 «Налог на доходы физических» НК РФ установлено, что  в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке,

   После  возвращения из командировки  работник в течение трех дней  отчитывается о проделанной работе  во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет.

К нему прилагаются: командировочное удостоверение  с отметками о времени выбытия  в командировку, прибытия в пункт  назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются  в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов.

Расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированным работникам лишь в  случае, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Суточные за время нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в месте командировки.

 При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Сданный авансовый  отчет с приложенными оправдательными  документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия.

Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных  сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом  отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26,44 Кредит 71 – сумма суточных;

Дебет 26,44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

Дебет 26,44 Кредит 71 – сумма расходов на проживания без НДС;

Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

В случае непредставления  в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.        

При заграничных  командировках работников организации выполняются следующие правила:

• затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации;
• командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции;
• суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные операции» для этих целей.

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ТАРИ-АВТО»

2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия

Общество с  ограниченной ответственностью «Тари-Авто»  является юридическим лицом и  действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Юридический адрес  предприятия: г. Тольятти, ул. Мурысева, д.12.,          ИНН 63636363, р/сч 4070081020100101 Автозаводского отделения 8213/0075 Сбербанка России г.Самара. Правовое положение ООО «Тари-Авто», порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основной вид  деятельности организации – реализация запасных частей и комплектующих  изделий автомобилей ВАЗ.

В ООО «Тари-Авто»  разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 23.11.2009г. № 261-ФЗ), Налогового кодекса РФ, и Положению по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н), Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г.  № 26н).

Подотчетными  лицами в ООО «Тари-Авто», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора – Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир – Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз -  Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).

2.2 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

Список работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов,  размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно  Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей  и счёта-фактуры в бухгалтерском  учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость»,  на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета  ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО  Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек  №07 от 10.01.2010г. и кассовый чек  магазина розничной торговли  «Электротехника» на  радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная  №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Дипломат» на  электронные калькуляторы «Citizen»  - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №08 от 10.01.2010г. ООО «Дипломат» на сумму 700руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи  №02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи,  составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010г.

Перерасход  подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2).

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных  операций