Учет расчетов с подотчетными лицами. 15

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ….…………………………………………………………………….3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………………………………………………………………….5

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на                                                     предприятии………………………………………………………………...5

1.2 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами…….7

1.3 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами….10

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "КАСИМОВСКАЯ ШВЕЙНАЯ ФАБРИКА")…………………………………………………..……16

2.1 Организационно – экономическая характеристика………………...16

2.2 Первичный, аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………....19

2.3 Пути совершенствования учета  расчетов с подотчетными лицами.27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….32

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………....33

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования: расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Цель исследования: рассмотрение порядка  учета расчетов с подотчетными лицами и путей его совершенствования на примере ООО «Касимовская швейная фабрика».

В соответствии с поставленной целью  были выделены следующие задачи исследования:

• выделить понятие, цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
• обосновать экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Касимовская швейная фабрика»;
• обозначить пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом объекте.

Объект исследования: ООО «Касимовская швейная фабрика».

Предмет исследования: состояние и  пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Научная значимость данной работы состоит  в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике –  еще одним независимым авторским  исследованием. Практическая значимость темы - аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами состоит в анализе проблем, как во временном, так и в пространственном разрезах.

Теоретическая и методологическая база исследования - нормативные акты и методические указания, учебная  и периодическая литература, внутренняя документация предприятия, данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, бухгалтерская и финансовая отчетность за 2009-2011гг.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает  потребность в использовании  наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки товаров в  других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные  нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие  цели:

• установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;
• обеспечение работоспособности организации;
• приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке [18, с. 72].

Задачами организации учёта  расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а  также своевременного отчёта о произведённых  операциях.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

1) командировочные расходы;

2) хозяйственно-операционные нужды;

3) представительские расходы;

4) расходы экспедиций, геологоразведочных  партий;

5) расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;
• получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
• выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

Задачами бухгалтерского учета  по формированию полной и достоверной  информации о деятельности организации  и ее имущественном положении  обеспечивается едиными правовыми  и методологическими основами организации  и ведения бухгалтерского учета. Именно поэтому для обеспечения  формирования бухгалтерской информации первостепенное значение имеют нормативные  правовые акты, поскольку учет тесно  связан с несколькими областями  права.

1.2 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в  том числе и совместителей), которым  выданы из кассы наличные деньги с  условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие  цели: на хозяйственные нужды; на командировочные  расходы; на оплату представительских  расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят  затраты по приобретению в розничной  торговой сети канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, оплате мелкого ремонта и  т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются  [10, с. 35].

В командировку может быть направлен только штатный  работник организации, с которым  заключен трудовой договор. Поездка  в другую местность работника, с  которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации [13, с. 110].

Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно  этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса» [12, с. 93].

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

1.3 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

С 2012 года вступило в действие новое  «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Данное Положение внесло некоторые  изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые  бухгалтеру необходимо учесть в своей  работе.

Рассмотрим порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий  в 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка  №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения  №373-П, для выдачи наличных денег  на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным  кассовым ордером.

При этом сотрудник, как подотчетное  лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме  на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать  собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег  и о сроке, на который они выдаются [4].

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем  компании.

Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам  на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки  сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может  быть удержана из заработной платы  сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса [2]. 

Приказом, утвержденным руководителем организации  устанавливаются сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией,
• утверждение отчета руководителем,
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием  остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру [4].

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма  «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным  лицом в одном экземпляре. И  предоставляется для последующей  обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

В авансовом  отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы  и суммы затрат по ним.

Такими  документами могут быть:

• товарный чек;
• кассовый чек;
• товарная накладная;
• счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов);
• акт выполненных работ (оказанных услуг);
• командировочное удостоверение;
• квитанция;
• транспортные документы;
• и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм;
• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные  графы авансового отчета, в том  числе – проставляет суммы  расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в  соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются  так же данные, относящиеся к иностранной  валюте. В противном случае, эти графы не заполняются [6].

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально  подтверждены [1]. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

1. Документы, подтверждающие расходы  по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых  для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
• подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
• или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.» [7]

2. Порядок подтверждения расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники [8].

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Документы необходимые для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741 [9].

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения [3].

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

После составления, подписания и утверждения  авансового отчета, данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться  на План счетов бухгалтерского учета  финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его  применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "КАСИМОВСКАЯ ШВЕЙНАЯ ФАБРИКА")

2.1 Организационно-экономическая характеристика

 Общество  c ограниченной ответственностью «Касимовская швейная фабрика» зарегистрировано главой администрации г. Касимов Рязанской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848.

Местонахождение: 391300, Рязанская обл., г. Касимов, ул. К. Либкнехта, д.7.

Пошивочные  участки оснащены как отечественным, так и импортным оборудованием. Вся ткань, поступившая на производство, проверяется по качеству и ширине; рассчитывается по установленным техническим  нормам. Нормы расхода сырья подтверждены опытными раскладами. В течение прошлого года фабрика работала ритмично. Было приобретено новое швейное оборудование. Объем выпуска товарной продукции  в действующих оптовых ценах  составляет 32970 тыс. руб. Поставлено продукции  собственного производства в действующих  оптовых ценах на сумму 32923 тыс. руб.

Главный корпус фабрики двухэтажный, третий этаж полуподвальный, общая площадь  главного корпуса 996 кв. метров. В этом корпусе на первом этаже расположены  пошивочные участки -1, 2, а на втором этаже раскройно-подготовительный участок. В полуподвале - склад готовой  продукции, склад фурнитуры. В подготовительном цехе установлен один промерочный станок С-1 с автоматическим счетчиком длины, один трехметровый промерочный стол, стеллажи для хранения разбракованной и не разбракованной ткани. В раскройном цехе установлены: три настилочных стола и один стол для зарисовки раскладки лекал, две ленточные машины, три вертикальных ножа.

Бухгалтерский учет в ООО «Касимовская швейная фабрика» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Данное  предприятие имеет два расчетных  счета. Первый расчетный счет в Сбербанке  России города Касимов, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Касимовская швейная фабрика» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

В 2011 году среднесписочная численность промышленно-производственного персонала составила 103 человека (на 5 человек меньше по сравнению с 2010 годом). Объем продукции в действующих оптовых ценах предприятия составил 32970 тыс. руб. Фонд заработной платы всего персонала составил 7857,8 тыс. руб. Среднемесячная зарплата всего составила 6365,5 руб. За 2011 год количество рабочих-сдельщиков на пошивочных участках составило 71 человек, было принято 9 человек, уволено 19 человек. Текучесть рабочих кадров составила 2,8%.

На фабрике  создана постоянно действующая  комиссия по охране собственности предприятия. Комиссия рассматривает вопросы, связанные  с охраной и хранением собственности  среди материально-ответственных  лиц. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о материальной ответственности.

Проанализировав бухгалтерский баланс за 2009-2011 годы и отчет о прибылях и убытках за аналогичный период, представим данные по основным показателям в виде таблицы.

Таблица 1

Анализ основных экономических показателей ООО  «Касимовская швейная фабрика»