Учет расчетов с подотчетными лицами. 25

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является ГУП «Бумажная фабрика Гознака», созданная в городе Борисове  в 1996 году. Данное предприятие занимается производством и реализацией бумаги различного потребительского назначения и печатной продукции.

Предметом исследования являются организация учета расчетов с подотчетными лицами в этой организации.

В данной работе изложены теоретические и практические вопросы, касающиеся учетов расчета с подотчетными лицами предприятия, изучены цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, описаны основные этапы, документальное оформление и методика учета расчетов с подотчетными лицами.

Период исследования – октябрь - ноябрь 2004 года.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ГУП «Бумажная фабрика Гознака» г. Борисова.   

1. Общая характеристика  предприятия

1.1. Направления хозяйственной  деятельности, производственная структура  и структура управления

В 2000 году бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь была преобразована в унитарное государственное предприятие. Численность занятых на предприятии работников по состоянию на 1 ноября 2004 года составляла 582 человека.

Основной деятельностью предприятия является: 

• Производство документной бумаги;  
• Разработка и производство бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности;
• Производство бумаги технического назначения и бумажно-беловых товаров;
• Производство конвертов;
• Полиграфические услуги;

Номенклатура выпускаемых изделий включает в себя бумагу офисную и писчую, бумагу для изготовления обоев, бумагу для множительной техники, ленты чековые, конверты, тетради, канцелярские книги, блокноты, товарно-транспортные накладные, путевые листы, кассовые ордеры и прочие бланки. Объем полиграфического производства составляет около 50% от всей выпускаемой предприятием продукции.

В настоящий момент предприятие обладает лицензиями на следующие виды деятельности:

1 . Разработка и производство  бланков строгой отчетности (кроме группы А). Лицензия МФ №0000019, , выдана 23.10.2002 г.;

2. Разработка и производство  специальных материалов для защиты  от поделки бланков строгой отчетности. Лицензия МФ № 0000020, выдана 23.10.2002 г.;

3. Выпуск бланочной продукции. Лицензия  ЛП № 262, выдана Министерством информации Республики Беларусь 11.05.1998 г.

4. Издание официальной литературы  на европейских языках. Лицензия  ЛВ № 314, выдана Министерством информации Республики Беларусь 22.07.1998 г.

Управление предприятием осуществляется руководителем, который назначается Борисовским горсполкомом и ему подотчетен. Руководитель осуществляет свою деятельность на основании и в соответствии с условиями контракта, заключаемого с ним органом местного самоуправления или уполномоченным им лицом. По вопросам, отнесенным к компетенции предприятия, руководитель действует на принципах единоначалия.

Организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.

1.2. Краткое описание  основных технологических процессов  и применяемого оборудования

Технологический процесс изготовления ТТН и ТН обеспечен соответствующим специализированным оборудованием:

- 6-ти красочная машина «Giebeler R520»;

При двухсменной работе указанное оборудование может выпускать до 48 млн. номеров ТТН и ТН в год.

Бланки ТТН-1 и ТН-2 изготавливаются квитанционными книжками в книжке 25 комплектов по 4 экземпляра (25 комплектов по 3 экземпляра, 50 комплектов по 3 экземпляра). Все экземпляры каждого комплекта нумеруются одним номером, изготавливаются на бумаге документной марки Д-4 с химической защитой и (защитным волокном) согласно технического задания  офсетным способом печати на печатной машине  «Giebeler R520».

Нумерация выполняется высоким способом печати специальной краской на этой же печатной машине.

Фон каждого экземпляра бланка печатается краской определенного пантона.

Текст и таблицы всех экземпляров печатаются офсетной краской черного цвета.

Технологический процесс изготовления бланков включает в себя следующие стадии производства:

—входной контроль качества проводят по правилам, предусмотренным ГОСТ 8047-93 на соответствие ее фактических показателей к требованиям нормативных стандартов на бумагу;

— печатные процессы состоят из технологических операций: изготовление монтажа, печатных форм, подготовки бумаги и самого процесса печатания;

— для изготовления печатных офсетных форм готовят диапозитивные  пленки текстов и репродуктивных элементов в г. Минске на УП « КРИПТОТЕХ»;

—  изготовление печатных форм производится на нашем предприятии

на оборудовании: SACK, INTERPLATER 62;

— процесс печати производится на пяти секциях: на первой - печать фона сетки оборота, на второй - черная краска оборота, третья-фон сетки лицевой стороны, четвертая секция печатает черным цветом, пятая - печать нумерации. Нумерация прямого счета производится по заранее разработанным схемам, относительно выбранного тиража.

—резка бланков  производится на резательной машине «Воленберг» по приведенному макету.

—ручная комплектовка накладных производится способом подборки в комплекты;

— шитье блоков производится скобами из проволоки полиграфической по ГОСТ 7480 в двух местах в блоки по 25 и 50 номеров;

— сшитые блоки разрезают на  установленный формат;

— товарно-транспортные накладные должны упаковываться по 10 блокнотов в мешочную бумагу по ГОСТ 8273 или термоусадочную пленку;

— маркировка производится при помощи ярлыка с нанесенным на него штрих-кодом.

— транспортирование и хранение бланков производится в соответствии с требованиями ОСТ и в соответствии с правилами перевозок, действующих на данном виде транспорта.

При разработке и изготовлении бланков строгой отчетности должны быть использованы элементы защиты, как поддающиеся визуальному контролю и простейшим приборным методам контроля, так и требующие криминалистического анализа, известные только изготовителю, органам, проводящим экспертизу, и, по требованию заказчику.

Изготовление бланков строгой отчетности не допускается без предварительной экспертизы их защищенности от подделки.

Основными материалами для производства бланков ценных бумаг и документов  с определенной степенью защиты, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении,  являются: бумага документная  с элементами защиты: водяными знаками, защитными волокнами, специальными  добавками, самокопирующаяся бумага, а также защитные краски, специальные покрытия, голограммы, средства защиты от подделки.

В производстве ТТН-1 и ТН-2 по данному проекту используется бумага документная с элементами защиты собственного производства.

Бумага должна изготавливаться по технологическим регламентам, утвержденным в установленном порядке, и соответствовать требованиям  государственного стандарта Республики Беларусь.

Основным поставщиком смесевых красок Pantone является МПК «Сан-Кемикл» г. Москва.

Основными поставщиками расходных материалов являются СП «Унифлекс», ЗАО «Белый терем»,  ООО «Туссон», ЗАО «Итрако».

На сегодняшний день на фабрике установлена 1 ротационно-печатная машина  с мощностью производства продукции 5 млн. печатных листов в месяц при двухсменном режиме и 100 %-й загруженности, а в рабочем режиме – 4 млн. печатных листов в месяц при 80%-й загруженности. Как видно из вышеприведенной таблицы,  ежемесячный объем бланков строгой отчетности в январе 2003 года составит 5,25 млн. печатных листов в месяц и уже к июлю этого же года возрастет до 7 млн. печатных листов. В связи с этим ля обеспечения всего производства документов строгой отчетности в 2006 году фабрике необходимо приобрести оборудование с производственной мощностью не менее 3 млн. печатных листов в месяц. С этой целью закупается печатная машина  «Giebeler R520», рассматриваемая в данном проекте, которая позволит разрешить дефицит недостающих мощностей. Производственная мощность при 100% загрузке машины составит:

120 / 0,61 х 60 х 8 х 2 х 21 ≈ 4 млн. печатных  листов, где:

120 м/мин  — рабочая скорость  печати машины с нанесением нумерации;

0,61 м – длина печатного листа;

8 – количество рабочих часов;

2 – количество рабочих смен;

21 – усредненное количество  рабочих дней в месяц.

Производительность машины в рабочем режиме:

4 млн. х 75% = 3 млн. печатных листов.

1.3. Основные технико-экономические показатели

Таблица 1.1. Основные показатели хозяйственной деятельности.

Производственные мощности предприятия находятся в исправном техническом состоянии и в настоящее время загружены более чем на 80%. В 2003 году предприятие произвело 8038 тонн бумаги, в 2004 году –8904 тонн. Мощности предприятия по полиграфической продукции в 2004 г. составили 30578 тыс. печатных листов, за 9 месяцев 2005 г. 35927 тыс. печатных листов.

В настоящее время ГУП «Бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь» работает достаточно стабильно, не имеет убытков и своевременно рассчитывается по своим обязательствам.

2. Учет расчетов  с подотчетными лицами

2.1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами о основные методы учета

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации их кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца) , суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

2.2. Нормативно-законодательные  документы по учету расчетов  с подотчетными лицами

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РБ, утвержденным Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 31 октября 2002 г. № 213 на основании ст. 26, 31 Банковского кодекса Республики Беларусь. Так, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет, согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции. Расчеты наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь  между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями допускаются согласно указа президента Республики Беларусь от 29.06.2000г. № 359 в размере не более 50 базовых величин в месяц.

Предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Следует иметь в виду, что средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, а также отдельных подразделений субъектов хозяйствования, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности субъектов хозяйствования, в размере и на сроки, определяемые руководителя-ми, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

— не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;

— не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, физического лица. осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;

— до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Нормативно-правовая база по учету расчетов с подотчетными лицами  включает следующие документы: Указ Президента РБ «Об утверждении Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республики Беларусь; Постановление Нацбанка РБ от 26.03.2003г. «Об утверждении Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.06.2004 г., 994 постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.04.2004г, №72 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» и другими нормативными правовыми актами.

Также основные положения по учету расчетов с подотчетными лицами в закреплены в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 г. № 3321–XII (в ред. Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42–З, от 17.05.2004 № 278-З)

3. Организация  учета расчетов с подотчетных  лицами на предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака»

3.1. Общая характеристика организации бухгалтерского учета на предприятии

На предприятии ГУП «Бумажная фабрика Гознака» применяется мемориально-ордерная форма учета. Это одна из старейших форм учета. На основании первичных документов, поступивших в бухгалтерию, составляются бухгалтерские проводки, оформлением в виде мемориальных ордеров. Мемориальные ордера также составляются по группе документов, данные которых систематизированы в накопительных ведомостях по признаку однородности операций.

За каждым мемориальным ордером закрепляются постоянный номер, который регистрируется в специальном регистрационном журнале. По некоторым синтетическим счетам ведутся карточки аналитического учета.

Регистром синтетического учета при этой форме является Главная книга, записи в которую производятся на основании мемориальных ордеров. В конце месяца по итогам синтетических счетов Главной книги составляется оборотная ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса. Недостатки этой формы состоят в том, что приходится составлять большое количество мемориальных ордеров и неоднократно записывать одни и те же данные в учетные регистры. Раздельное ведение синтетических и аналитических регистров ведет к отставанию аналитического от синтетического.

На предприятии ведение синтетического и аналитического учета организовано на основе первичных и сводных документов. Ответственность за ведение бухгалтерского учета возложена на главного бухгалтера предприятия. Учетные функции бухгалтера определены его должностной инструкцией, в которой указаны обязанности, права, ответственность, квалификационные требования и другие положения по его работе.

Одним из основных документов, которым руководствуется бухгалтер в своей работе, является «Учетная политика предприятия». Учетная политика ГУП «Бумажная фабрика Гознака» окончательно формируется директором предприятия и оформляется приказом. Данный документ содержит в себе варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техники ведения и организации бухгалтерского учета, которые наиболее эффективны и выгодны в деятельности данного предприятия. В данном документе сформулирован метод определения выручки от реализации продукции для предприятия, который  состоит в том, что реализация считается совершенной по мере оплаты продукции и поступления денег либо на счета предприятий в банке, либо наличными в кассу предприятия, сопровождаемый проводками в дебет счетов 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет» по кредиту счета 90 «Реализация».

Рабочий план счетов предприятия составлен на основании Типового плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденных Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 60.05.2003г,№89.

В архиве все документы хранятся не менее 5 лет. Расчетные документы по заработной плате хранятся в течение срока существования организации.

3.2. Синтетичский учет и аналитический расчетов с подотчетными лицами

Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отражается бухгалтерскими проводками:

Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т сч.50 «Касса» - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации.

Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т субсчета 55/7 «Банковские карты» - при получении наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", ж/о 7 (03)

Д-т сч. "Материалы" (07, 12-1, 15, 41) — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением, В-2;

Д-т сч. 08 "Капитальные вложения" — на расходы, связанные с выполнением строительно-монтажных работ, перегоном транспортных средств и другими работами, требующими капитальных вложений, В-3;

Д-т сч. 20 "Основное производство" (25, 26) — на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др., В-3;

Д-т сч. 28 "Брак в производстве" — на суммы затрат, связанных с исправлением внешнего брака у покупателя, В-3;

Д-т сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" — на суммы расходов, связанных с выполнением работ, относящихся к непромышленной деятельности предприятия, В-3;

Д-т сч. 97 "Расходы будущих периодов" — на суммы затрат, связанных с выполнением работ, относящихся к расходам будущих периодов, В-5;

Д-т сч. 44 "Коммерческие расходы" — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью, В-5;(см. Приложение 2)

Д-т сч. 50 "Касса" — при сдаче выручки за реализованные товары (продукцию) на рынке, выручки столовых, буфетов, В-4;

Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (57) — на сданную выручку подотчетным лицом за реализованные товары (продукцию) на рынке, В-4;

Д-т сч. 50"Касса"(81) — на стоимость приобретенных марок, талонов, абонементов, билетов и т.п. через подотчетных лиц, В-4;

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника предприятия, В-8;

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм, В-5;

Д-т сч. 99 "Прибыли и убытки" — на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности цх взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов, В-4;

Д-т сч. 90 "Использование прибыли"(91,92) — при списании сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм В-4;

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу, В-5;

Д-т сч. 86 "Целевые финансирование и поступления" — при оплате расходов из подотчетных сумм, связанных с целевыми мероприятиями, В-4.

Учет наличия и движения подотчетных сумм обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

На предприятии также ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

3.3. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы, выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.