Учет расчетов с подотчетными лицами. 32

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«ЧАСТНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами».

По дисциплине «Бухгалтерский учет в промышленности»

Студентка Малько М.С.

Курс 3, группа 2

Факультет Заочное отделение

Специальность «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Руководитель

ст. преподаватель Шахбазова И.Т.

Минск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ А (Учетная политика)……………………….………………...      29

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (РКО)…………………………………..………...…………...       34

ПРИЛОЖЕНИЕ В (Авансовый отчет)………………..………...…………..…...       35

ПРИЛОЖЕНИЕ Г (Авансовый отчет)………………..………...…………..…...       36

ПРИЛОЖЕНИЕ Д (Журнал-ордер и ведомость по счету)…...……….…..…...       37

ПРИЛОЖЕНИЕ Е (Журнал-ордер по счету по субконто)…...……….…..…...       39

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (Карточка счета)…...……………………………....…..…...       40

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон О бухгалтерском учете и отчетности. Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности должно обеспечивать:
единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями; сопоставимость учетной информации различных организаций; достоверность учетной информации каждой организации.
Кроме того, руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений. Правильное ведение учетной политики позволит предприятию не допустить негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. Отсюда целью работы является: рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Гепар и К»; выработка конкретных рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, на основе изучения нормативных и законодательных актов РБ, научной, учебной литературы и практических данных исследуемой организации.

Исходя из поставленной цели в курсовой работе ставятся следующие задачи: изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия; дать обзор нормативных и законодательных актов; рассмотреть документальное оформление, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами; изучить методологические и организационные аспекты учетной политики ООО «Гепар и К»; исследовать документальное оформление операций по учету расчетов с подотчетными лицами и предоставить корреспонденцию счетов по данным операциям.

Объектом исследования в курсовой работе является ООО «Гепар и К». Предметом исследования выступают операции по учету расчетов с подотчетными лицами. При написании курсовой работы использованы общенаучные методы и специализированные методы бухгалтерского учета (двойная запись, счета, калькуляция).

1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

1.1             Обзор нормативных документов по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами

Предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные и другие нужды, а также на расходы, связанные со служебными командировками.

Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 26.03.2003 номер 57 [2], в иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 28.06.2004 номер 98 [2].

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, а также на сроки не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъектов хозяйствования; не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования; до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размеры одной минимальной заработной платы. Список лиц, имеющих право получать авансы под отчет на указанные цели, утверждается руководителем предприятия [1, с. 223].

Выдача средств в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. За нарушение указанного условия с субъектов хозяйствования в доход соответствующих местных бюджетов может быть взыскан штраф в размере 20 процентов  от суммы нарушения. В случае установления такого нарушения банком в доход соответствующих бюджетов взыскивается 50 процентов штрафа, а оставшиеся 50 взыскиваются в доход банка, установившего нарушение.

Обобщение информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, производится на счете 71 «расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 номер 89) [10].

Порядок направления в служебные командировки и возмещение расходов по ним регулируется инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 номер 35 [2], Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 19.10.2010 номер 148.

1.2             Порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные расходы. Порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границей

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в

обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы. Аванс – это денежная сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100 процентов от величины предстоящих платежей.

              В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь. [3, с. 93]

Предприниматели, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Возмещение средств, использованных предпринимателями в интересах субъекта хозяйствования, производятся в установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, предпринимателей.

Авансы на предстоящие расходы выдаются на срок до з дней в пределах данного города, и на срок 10 дней (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города. Список работников, имеющих право получать деньги подотчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денежных средств на предстоящие хозяйственные расходы осуществляется: расходным кассовым ордером и выдача по ведомости. Неиспользованные суммы наличных, выданные под отчет на хозяйственные нужды, должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу предприятия не позже следующего дня после их выдачи. Возврат оформляется приходным кассовым ордером. Факт наличия задолженности подотчетного лица устанавливается бухгалтерией.

В случае оформления кассиром расходного кассового ордера, в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу. Если на документе – приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

Авансы на командировочные расходы получают работники, направляемые для выполнения определенного задания. Выдача средств на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений на срок командировки.

Основанием для выдачи средств является приказ (распоряжение) нанимателя о командировании работника с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Порядок направления в служебные командировки руководителей юридических лиц определяется собственником имущества, уполномоченными ими органами или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с данным руководителем.

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

В случае, если командирование за границу осуществляется по приглашению зарубежной фирмы, организации, то основание для расчета и выплаты средств наряду с приказом является соответствующее приглашение, определяющее условия пребывания за границей (оплата труда, проезд, расходы на проживание).

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Лица, убывающие в командировки и пребывающие из них, на предприятиях регистрируются в специальных журналах. Срок командировки определяется нанимателем (руководителем предприятия) и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней. При направлении работников при выполнении монтажных, наладочных и строительных работ срок командировки не должен превышать 1 года.

Фактическое время пребывания в местах командировки определяется по оттискам печатей в командировочном удостоверении. Днем выезда в командировку считается отправление поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текучие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэродром находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращению из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

За командированным работником сохраняется место работы (должности) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет организации.

При командировках в пределах Республики Беларусь командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день его нахождения в командировке по нормам, утвержденным Министерством Финансов Республики Беларусь, возмещаются расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере оплаченных счетов (квитанций) (кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное жилье). Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

При предоставлении подтверждающих документов командированному работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. Если в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 процентов установленной нормы.

Без предоставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов республики Беларусь (4500 белорусских рублей за ночь).

Водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представивших оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях (по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов.

В исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района оплата за проезд без представления проездных документов с разрешения нанимателя может быть компенсирована по минимальной стоимости проезда.

Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются лишь в том случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующей квитанции с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

При командировках за границу за время прохождения в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду до места командировки и обратно, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида валюты на другой.

Кроме того, возмещаются расходы по получению служебного зарубежного паспорта, виз, медицинскому страхованию.

Государственные органы и субъекты хозяйствования, направившие работника за границу, предварительно обеспечивают их необходимыми средствами в иностранной валюте в виде авансов на командировочные расходы.

Оплата расходов в иностранной валюте по зарубежным командировкам производится за счет средств субъектов хозяйствования исходя из норм выплат, установленных нормативными документами Министерства финансов Республики Беларусь.

Предприятия и организации негосударственной формы собственности могут осуществлять оплату расходов на командировки за границу по нормам, определенным положением о командировании работников данной организации, утвержденным их высшим органом управления.

Возмещение фактических затрат при превышении норм расходов по найму жилого помещения производится на основе подтверждающих документов.

На себестоимость продукции (работ, услуг) командировочные расходы могут относиться только в пределах установленных норм.

Дополнительные выплаты сверх норм возмещения, предусмотренных законодательством, связанные с командировками, производимые в порядке исключения по решению руководителя предприятия, осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Работники, получившие под отчет наличные деньги в белорусских рублях или в иностранной валюте, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах, а неизрасходованные суммы возвратить в кассу предприятия. Авансовый отчет по расходам, произведенным в иностранной валюте, составляется в валюте получения аванса с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату приема отчета. К авансовому отчету прилагаются документы, удостоверяющие правильность показанных в отчете денежных расходов.

Такими документами являются:

          - по командировочным расходам – командировочное удостоверение с отметкой даты выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к постоянному месту работы; документы по проезду к месту командировки и обратно; о найме жилого помещения, по бронированию билетов и мест в гостинице; по обмену одной валюты на другой, а при командировках в ближнее зарубежье – документы по расходам на оплату местных сборов на право проживания в отдельных городах стран СНГ. При командировании за границу по приглашению зарубежной фирмы, организации к авансовому отчету должно прилагаться соответствующее приглашение, определяющее условия нахождения работника за границей (расходы на проживание, проезд, питание), а также по требованию нанимателя составляться отчет о проделанной работе;

              - по хозяйственным расходам – документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассово-суммирующих аппаратов, квитанции к приходному кассовому ордеру номер КО-1 с приложением к ним копий товарного чека, квитанция к отрывному талону формы номер 20-ФС, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.), с отметками соответствующих организаций о фактической оплате.

              Сданный подотчетным лицом авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией, подписывается бухгалтером (главным бухгалтером) и утверждается руководителем предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.

              В случае непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия неиспользованных авансов предприятия вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Если работник не оспаривает основания и размеры удержания, то наниматель (предприятие) вправе сделать распоряжение об удержании не израсходованного и своевременно невозвращенного аванса не позднее одного месяца  со дня окончания срока, установленного для его возврата. Если администрация (наниматель) пропустила этот срок или работник не согласен с основанием  или размером удержания, то она теряет право на удержание задолженности в бесспорном порядке. В таких случаях оформляется иск, с которым субъект хозяйствования обращается в суд. Если предприятием (нанимателем) не были удержаны указанные суммы, то выданные суммы считаются доходом работника, облагаются подоходным налогом в установленном порядке. [1, с. 224]

2                    СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Для учета операций с подотчетными лицами предприятия используется счет 71 «расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные подотчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а по кредиту − суммы, использованные согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходным кассовым ордерам как неиспользованные.

суммы. Это активно-пассивный счет, сальдо которого показывает или сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, или задолженность последнего перед ними.

              Синтетический учет по счету 71 «учет расчетов с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере номер 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка. Записи в журнал производятся на основании расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.