Учет расчетов с подотчетными лицами. 22

     Содержание

     Введение

     1.  Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

     1.1. Выдача и учет подотчетных сумм

     1.2. Нормативно-законодательное регулирование  учета расчетов с подотчетными  лицами

     2. Учет расчетов с подотчетными  лицами в ЗАО «ТАТПРОФ»

     2.1. Характеристика деятельности ЗАО  «ТАТПРОФ»

     2.2. Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами

     2.3. Аналитический и синтетический  учет

     3. Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами

     Выводы  и предложения

     Список  использованной литературы 

     Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких случаях  обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для  выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

     1. Своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

     3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, охватывает массу  информации и большой круг бухгалтерской  документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

     1. Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства.

     2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств.

     3. Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

     Объектом  исследования является конкретное ЗАО «ТАТПРОФ».

     1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами 

                          1.1. Выдача и учет подотчетных сумм.

     Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы [1, С.43].

     Денежные  средства могут выдаваться под отчет  на командировочные расходы, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для  оплаты выполненных работ, оказанных  услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями  выдачи денежных средств под отчет  является: наличие утвержденного  руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег  строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

     Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на основании заявления  работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает  необходимую сумму аванса, а также  цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

     Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс [9, C. 8].

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный расчет по ним [10, C.35].

     Сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, устанавливаются руководителем  организации. Эти сроки могут  быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе  может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так  и разные сроки для разных подотчетных  лиц.

     Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [9, C.8].

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы - «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и  «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа  руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

     Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке, при наличии  приложенных оправдательных документов:

     - расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

     - расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

     - расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

     - суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

     - различные страховые и комиссионные сборы;

     - сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

     - расходы на провоз багажа [1, C. 44].

     На  приобретенные подотчетным лицом  материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование средств [12, C.276].

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

     В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения  НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

     Для целей налогообложения прибыли  размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в  командировке.

     Нормы расходов организаций на выплату  суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

     Поэтому в учетной политике для целей  бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

     Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму  превышения фактических суточных над  необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику [11, C.15].

     Если  подотчетное лицо рассчитывается наличными  денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму  аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме [9, C.9].

     Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета. 

     1.2. Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде следующей  системы:

     - 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

     - 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

     - 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

     - 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций» (14).

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с  которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним  юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

     Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

     1. Учетная политика, формируемая главным  бухгалтером организации и утверждаемая  руководителем организации. Основы  формирования и раскрытия учетной  политики организации установлены  ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина  России от 09.12.1998 г. №60н. 

     2. Утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными  лицами:

     - приходный кассовый ордер (форма КО-1) – выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

     - расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

     - командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

     - авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

     3. Утвержденный руководителем План  счетов бухгалтерского учета  – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.  
 
 
 
 
 
 
 

     2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами в ЗАО «ТАТПРОФ» 

     2.1. Характеристика деятельности  ЗАО «ТАТПРОФ»

    ЗАО «ТАТПРОФ» является предприятием-производителем, которое разработало и запатентовало  собственную систему алюминиевых  профилей «ТАТПРОФ», предназначенную  для изготовления конструкций витражей, светопрозрачных крыш. Она разработана специалистами предприятия совместно с Институтом «Моспроект-2». По оценке специалистов «ТАТПРОФ» является лучшей отечественной системой, а изделия, выпускаемые на ее основе, соответствуют требованиям всех действующих стандартов и СНиПов.

    ЗАО «Татпроф» было образовано в 1990 году. После тщательного изучения рынка, приняв во внимание бурный рост малого и среднего бизнеса, возможности по использованию ресурсов алюминиевой промышленности, открывшиеся после 1988 года, а так же нарушенные  экономические связи после распада СССР, была принята бизнес идея  по производству алюминиевых профилей  для нужд  автомобилестроения.

    ЗАО «ТАТПРОФ» входит в тройку ведущих  разработчиков и производителей алюминиевого строительного профиля  и конструкций из него. Специалистами  предприятия созданы и постоянно  совершенствуются лучшая отечественная  фасадная система «Татпроф» и принципиально новая фасадная система из стали «ЭТАЛЛ». По оценке специалистов система «ТАТПРОФ» является лучшей отечественной системой, а изделия выпускаемые на ее основе соответствуют требованиям всех действующих стандартов и СНиПов.

    ЗАО  «ТАТПРОФ» занимается  разработкой, производством и продажей строительных ограждающих алюминиевых конструкций, алюминиевых профилей и комплектующих  для их производства.

    Сегодня ЗАО «ТАТПРОФ» - это несколько  крупных производств, основными  из которых являются:

    - прессование алюминиевого профиля, 

    - нанесение полимерно-порошкового  покрытия,

    - сборка алюминиевых конструкций, 

    - инструментальное и заготовительное  производства.

    На  вышеуказанных производствах заняты более 600 человек.  Работа всех производств сертифицирована по системе «ИСО-9000» и получены соответствующие сертификаты качества.

    На  сегодняшний день система «Татпроф» включает в себя:

    Фасады  холодного и теплого исполнения, в том числе наклонные и  криволинейные, навесные и в проем  как из алюминиевых, так и из стальных профилей;

    Вентилируемые навесные фасады под различные виды облицовки («ALUCOBOND», керамогранит, натуральный камень, фиброцемент. Плиты, стекло, сандвич, фасадные металлические кассеты);

    Алюминиевые окна и створки с терморазъёмом, в том числе - единственные в отечественном производстве, так называемые «скрытые» створки и створки с открыванием наружу, поворотного и поворотно-откидного исполнения, с верхним и нижним подвесом;

    Светопрозрачные крыши различных типов с двухуровневой системой отвода влаги и устройством компенсирующим погрешности металлокаркаса;

    Вентиляционные  люки для светопрозрачных крыш с различными механизмами открывания;

    Распашные, в том числе с терморазъёмом, и качающиеся двери различных модификаций;

    Несистемный алюминиевый и стальной профиль;

    Ограждения  веранд и балконов с раздвижными  створками и системой отвода воды;

    Облегченные офисные перегородки, значительно  удешевляющие конструкции для внутренних интерьеров.

    Средний показатель доли рынка по году -  12  % (17)

    Факторы успешной работы предприятия :

• относительная стабилизация и положительные тенденции внешней среды после 1-го квартала 1999г.;
• оптимальная ценовая политика и реализация других базовых стратегий, ориентированных на преодоление конкуренции с отечественными производителями;
• надежная работа по срокам в первом полугодии;
• повышения уровня работы менеджеров, выраженное в качестве и объемах наработок (недельный объем заключенных договоров вырос  до 160 тыс.руб. в 2008 г.), выраженное в ровном распределении объемов между отделами;
• интенсивное центральное и региональное рекламное воздействие;
• повышение качественного уровня системы «Татпроф» и работа с проектными институтами;
• развитие бартерных и взаимозачетных вариантов работы, которые хотя и составляют не более 10 % от объема, но дают серьезный синергетический эффект;
• расширение круга приверженцев «Татпроф» из числа крупных генподрядчиков.

     2.2. Первичный учет  расчетов с подотчетными  лицами

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

     Документ  – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

     Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ТАТПРОФ» подразделяются на три вида.

     Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и  бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное  задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении  в командировку у секретаря и  сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о  том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении (форма  №Т-10а) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10).

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, который подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

     Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

     Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся  проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой  отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме  того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.