Учет расчетов с подотчетными лицами. 26

  Введение……………………………………………………………………..…2

  1. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами……………….3

  2. Аналитический и  синтетический учет………………………………….5

  3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных  ценностей, продукции………………………………………………………………………...7

  4. Служебные командировки  по России и  за рубеж…………………….11

        4.1. Документальное оформление командировки………………………13

        4.2. Сроки служебных командировок……………………………………13

        4.3. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных…………………………………………………………………………...14

         4.4 Порядок выдачи и расходования авансов при командировках…….16

         4.5. Отчет работника о командировке…………………………………...17

         4.6. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы….18

         4.7. Гарантии и компенсации при командировках……………………...18

         4.8. Зарубежные командировки…………………………………………..18

         4.9. Отчеты о служебной загранкомандировке………………………….20

         4.10. Расчеты с подотчетным лицом……………………………………...20

    5. Представительские расходы……………………………………………..22

         5.1. Оформление первичных документов………………………………..22

         5.2. Бухгалтерский учет……………………………………………………24

    6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..25

   Литература…………………………………………………………………….26 

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает  необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных  работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В  таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

  С этих позиций  выбранная тема курсовой работы актуальна.

  Целью данной работы является изучение порядка учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами, а также правильное отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. Организация учета расчетов с  подотчетными лицами

  Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут  выдать средства на покупку билетов  для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд.

  Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо по дебету которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, а по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

  Не все  организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник добавил  к выданным свои деньги, то сумму  переплаты организация должна ему  компенсировать.

  Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

  В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

  Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели:

  Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

  Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

  Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. Аналитический и синтетический  учет

  Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

   Бухгалтер  выписывает расходный кассовый  ордер, указав в нем выдаваемую  сумму, кассир выплачивает сотруднику  деньги, а подотчетник ставит  свою подпись в ордере, дату. Это  операция отражается проводкой: 

Дт 71 Кт 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

  Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма 

№ АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

  Эту форму  с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется отчет в одном экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

  Если из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

  Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

         1)руководитель предприятия признал,  что перерасход оправдан, работнику  должны возместить разницу;

         2)руководитель решит, что работник  проявил излишнюю самостоятельность,  то сумму перерасхода ему не  компенсируют.

  Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в  установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

  Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

  Как правило  выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

  Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

         В кассовом чеке должны быть  четко пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения  операции, сумма.

         Например, к авансовому отчету  водителя организации необходимо  приложить чеки контрольно-кассовых  машин (ККМ) АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ) с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

  Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

  В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров.

  В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров  и цели их приобретения.

  Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

  При покупке  товаров у частных лиц и  индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

  Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

  Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить достоверность расхода  подотчетным лицом выданной ему  суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

  Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

  На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

  Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в  интересах организации может  быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом, имеющим право подписи  финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

  При этом после одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств  производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых  первичных документов, подтверждающих данную покупку.

  В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

  Дт 10, 41   Кт 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

  Дт  19  Кт 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

  Дт  60 Кт 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

  Дт  71 Кт 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

  Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых  товаров.

  В этом случае в бухгалтерском учете организации  должны быть сделаны следующие записи:

  Дт 71 Кт 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

  Дт 10, 41 Кт 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

  Дт 19   Кт 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

  Дт 73   Кт 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

  Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами.

  Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата  денег физическим лицам может  оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

  Пример:

  Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября. В нем указано, что  продукция (мясо говядина) закуплена  именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

  В бухгалтерском  учете даются проводки:

  Дт 71  Кт 50 – выданы деньги подотчет из кассы;

  Дт 10 Кт 71 – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

  Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

  Пример:

  В октябре 2003 года организация выдала под отчет  своему сотруднику

80 000 руб. на  закупку у населения бывших  в употреблении компьютеров. В  этом же месяце работник нашел  продавца – физическое лицо  и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены  для работы самой организацией.

  Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия  будут сделаны следующие проводки:

  Дт 71 Кт 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

  Дт 41 Кт 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

  Дт 50 Кт 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. Служебные командировки по России и за рубеж 

  Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

  Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

  Не признаются командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

  Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

   Нельзя  направлять в командировки беременных  женщин и работников до 18 лет  (за исключением творческих работников  средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков  и иных лиц, участвующих в  создании и (или) исполнении  произведений, профессиональных спортсменов  в соответствии с перечными  профессий, устанавливаемыми Правительством  РФ с учетом мнения Российской  трехсторонней комиссии по регулированию  социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

  Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного  согласия и при условии, что это  не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме  со своим правом отказаться от направления  в служебную командировку.

   Сказанное  выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими  возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными  членами их семей в соответствии  с медицинским заключением, а  также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

  Для остальных  работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

  Работник-совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

  Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

  Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом  должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

  К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

  К таким  расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму  жилья, приобретению материалов и другие.

  Под служебной  командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки  работника, которые связаны с:

  1. покупкой материально-производственных запасов;
  2. осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
  3. подготовкой и повышением квалификации работников;
  4. участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
  5. другими аналогичными нуждами. 

  4.1 Документальное оформление командировки

  Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся: