Учет расчетов с подотчетными лицами. 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………...	3
Глава 1. Основы бюджетного учета и организация учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях……………...…….	5
1.1. Основы бюджетного учета в бюджетных учреждениях…...	5
1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами………………………………...……….......	5
1.3. Понятие подотчетных лиц…………………………………….	7
Глава 2. Расчеты с подотчетными лицами и их учет…………………...	9
2.1. Учет расчетов с подотчетными лицами………………...……	9
2.2. Порядок выдачи наличных денежных средств……………....	12
2.3. Порядок оплаты командировочных расходов………………..	13
2.4. Проблемы в учете расчетов сподотчетными лицами………..	17
Глава 3. Организация бюджетного учета  расчетов с подотчетными лицами в МБДОУ «Детский сад  №7 г. Суздаля»…………………….......	19
3.1. Краткая характеристика МБДОУ  «Детский сад №7  г. Суздаля»…………………………………………………………...	19
3.2. Документальное оформление учета  расчетов с подотчетными лицами МБДОУ «Детский сад №7 г. Суздаля»…..	20
Заключение……………………………………………………………….....	22
Список литературы……………………………………………………....…	24
Приложения

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Расчеты с подотчетными лицами и  их учет носят массовый характер и  связаны со многими другими разделами учета, такими, как операции по кассе, расчеты с поставщиками и подрядчиками, операции по движению материальных ценностей, что обуславливает высокую трудоемкость расчетов с подотчетными лицами.

Актуальностью данной темы является  потребность бюджетного учреждения в необходимости  использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Целью работы является изучение особенностей бюджетного учета и организации  учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

• исследование действующих в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
•   исследование учета расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам;
• разработка предложений по совершенствованию бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом изучения является муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №7 г. Суздаля».

Предмет изучения - система бюджетного учета и организация учета расчетов с подотчетными лицами.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в отражении  учета и порядка документооборота расчетов с подотчетными лицами в муниципальном дошкольном образовательном учреждение «Детский сад №7 г. Суздаля», а также разработка рекомендаций на основании проведенного исследования.

В ходе проведенной работы использованы нормативные акты и методические указания, внутренняя документация учреждения, данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основы бюджетного учета и организация учета расчетов с

подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.  Основы бюджетного учета в бюджетных учреждениях

 

Бюджетное учреждение ¹- некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий соответственно органов государственной власти (государственных органов) или органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах.

Бюджетный учет в бюджетных учреждениях, является составной частью российской национальной системы, специализированной на создании учетной информации для управления государственными финансами на всех уровнях бюджетной системы Российской Федерации. Регламент бюджетного учета устанавливается централизованно Министерством финансов Российской Федерации.

Финансовое обеспечение  деятельности бюджетных учреждений осуществляется в виде субсидий из соответствующего бюджета.

 

1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов

с подотчетными лицами

 

Общее правовое  руководство  бюджетным  учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации. Ведение бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы. Система нормативного регулирования бюджетного учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется соответствующими полномочиями субъекта управления.

Первый уровень (законодательный) - определяет сущность бюджетного учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бюджетного учета и представления бюджетной  отчетности. К документам первого уровня относятся: Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бюджетном  учете, Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, нормы которого учитывают при оформлении командировочных расходов, а также в нем оговаривается перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, Налоговый кодекс Российской Федерации.

Второй уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бюджетного учета и представления информации в бюджетной отчетности. Второй уровень системы нормативного регулирования - это положения по бюджетному учету, разработанные в соответствии с требованиями Международного стандарта финансовой отчетности, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы - положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации.

Третий уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бюджетного  учета. В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам  Указания Центрального Банка Российской Федерации от 20.06.2007 г. 1843-У, в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одному платежу не должен превышать 100 000 руб.  Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений  Министерства финансов Российской Федерации. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Министерством финансов Российской Федерации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы.

Четвертый уровень (организационный) - учреждения, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бюджетном учете, нормативными актами органов, регулирующих бюджетный учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

 

1.3. Понятие подотчетных лиц

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности в бюджетных учреждениях  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению руководителя  учреждения.

Подотчетными лицами в бюджетном учете являются работники учреждения (в том числе совместители), которым выданы из кассы наличные денежные средства под отчет для предстоящих расходов.

Авансы выдаются под  отчет по распоряжению руководителя на основании письменного заявления получателя с указанием назначения срока, на который выдается расчета (обоснования) размера аванса.

Получать денежные средства под отчет имеют право сотрудники, чьи фамилии указаны в перечне подотчетных лиц,  утвержденный приказом руководителя учреждения. Как правило, это водители, работники хозяйственных служб, секретари, а также лица, часто направляемые  в командировки. Все работники учреждения, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, должен ознакомиться  с приказом и расписаться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Расчеты с подотчетными лицами и их учет

2.1. Учет расчетов с подотчетными лицами

 

В бюджетном учреждении учет расчетов с подотчетными лицами на основании Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16.12.2010 №174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» ведется на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.

Дебиторская задолженность  подотчетных лиц отражается в  сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения, на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Увеличение дебиторской  задолженности подотчетных лиц  на суммы полученных денежных средств  допускается при отсутствии за подотчетным  лицом задолженности по ранее полученным авансам.

Учет задолженности по выданным авансам в иностранных  валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Сумма произведенных расходов согласно авансовому отчету и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом, отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Для формирования информации в денежном выражении о состоянии  расчетов с подотчетными лицами и  операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:

• 020810000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;
• 020820000 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;
• 020830000 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
• 020860000 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
• 020890000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Для ведения бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

• 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
• 020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
• 020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда»;
• 020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
• 020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
• 020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
• 020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
• 020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;
• 020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;
• 020831000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
• 020832000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
• 020834000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;
• 020862000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
• 020863000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
• 020891000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов».

В рамках формирования учетной  политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов - дополнительные аналитические коды номеров счетов бюджетного учета.

В разрезе кодов классификации операций сектора государственного управления подотчетные средства используются на нужды учреждения по статьям представленным в Приложении 1.

Типовая корреспонденция отражена в Приложении 2.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Бюджетные учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину, максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств. Бюджетный учет в бюджетном учреждении должен обеспечить систематический контроль за состоянием расчетов с учреждениями, организациями, лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

 

2.2. Порядок выдачи наличных денежных средств

 

Выдача средств под отчет осуществляется по основным направлениям:

• хозяйственно-операционные - расходы на приобретение товаров работ услуг за наличный расчет;
• командировочные – расходы, связанные со служебными командировками (суточные, оплата проезда, жилья);
• представительские - расходы на проведение официального приема (транспортное обеспечение, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков).

Для каждого направления  расходования предусмотрен отдельный  счет бюджетного учета, что способствует контролю наличного денежного обращения бюджетного учреждения.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денежных средств.

Передача полученных подотчетных  сумм одним работником другому, запрещена.

         Одной из особенностей выдачи наличных денежных средств является необходимость составления списка подотчетных лиц, утвержденного приказом руководителя учреждения  (Приложение 3).

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственных расходов, список лиц, направляемых в служебную командировку, не ограничен, так как в командировку может быть направлен любой работник учреждения, если в этом есть служебная необходимость

Следующей особенностью выдачи наличных денежных средств является своевременное составление и  предоставление авансового отчета согласно  Положению Центрального Банка Российской Федерации от 12.10.2011г. №373-п «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» и Постановлению Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки». Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре. Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. Проверенный авансовый отчет подписывается руководителем учреждения. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица.

Удержания из заработной платы сотрудника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

 

2.3. Порядок оплаты командировочных расходов

 

Служебная командировка² - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В командировки направляются работники, состоящие  в трудовых отношениях с работодателем. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации в служебные командировки не могут быть направлены:

• беременные женщины;
• работники, не достигшие возраста 18 лет;
• работники, с которыми заключен ученический договор.

Статьей 259 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет допускается только с письменного согласия. При этом не должно быть никаких медицинских противопоказаний. Кроме этого, женщина, имеющая детей, не достигших трехлетнего возраста, и направляемая в командировку, должна быть ознакомлена со своим правом отказа от служебной командировки в письменной форме.

Цель командировки  определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него), за исключением  случаев направления работника в командировку за пределы  Российской Федерации. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в командировке  определяется по отметкам, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В соответствие со статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. За дни служебной командировки он определяется по правилам, установленным статьей 139 Трудового Кодекса Российской Федерации и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Работнику при направлении в  командировку возмещаются:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом общественного пользования (кроме такси). Такие расходы возмещаются при наличии оправдательных документов (билетов), а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по минимальной стоимости проезда. Не оплачиваются услуги по доставке билетов на дом, по перевозке личного багажа, а также расходы по проезду в пределах города;
• расходы по найму жилого помещения. Оплачиваются по фактическому сроку прибывания в командировке. Без предъявления оправдательных документов - возмещается 12 рублей за каждые сутки, при предоставлении документа - по фактическим расходам, но не свыше 550 рублей в сутки. В тех случаях, когда командированному работнику предоставляется бесплатное жилье, оплата квартирных не производится. В пределах установленных форм подлежат возмещению затраты на оплату дополнительных услуг, оказанных в гостинице (пользование телевизором, холодильником, утюгом). Возмещается плата за бронирование места в гостинице в размере 50% от стоимости места в сутки. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути оплачиваются в соответствии с подтвержденными документами;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размере 100 рублей. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются, вопрос об этом решает руководитель организации с учетом дальности расстояния, условий транспортных сообщений и характера выполняемого задания;
• иных расходы, с разрешения руководителя организации.

Работник при возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения;
• документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем учреждения, в письменной форме.

Работники бюджетных учреждений могут осуществлять поездки и служебные командировки за рубеж. Статьями 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при направлении работника в служебную командировку за рубеж, также гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом, работнику бюджетного учреждения возмещаются следующие расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

В заграничную командировку работника бюджетного учреждения направляют на основании приказа, без оформления командировочного удостоверения.

Исключение составляют командировки в страны Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

 

2.4. Проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами

 

Проблемой в области учета расчетов с подотчетными лицами является злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному законодательству и порядку.

Основные проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами:

• выдача денежных средств сотрудникам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы денежные средства на хозяйственно - операционные расходы;
• выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками учреждения;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных средств целям, на которые они были выданы;
• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметками;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Организация бюджетного учета  расчетов с подотчетными          лицами в МБДОУ «Детский сад №7 г. Суздаля»

3.1. Краткая характеристика МБДОУ «Детский сад №7 г. Суздаля»

 

Муниципальное бюджетное  дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 7 г. Суздаля» создано в результате изменения типа муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад №7 г. Суздаля» в соответствии с постановлением Главы Суздальского района от 25.10.2012 г. № 2072 «Об изменении типа и наименования муниципальных казенных учреждений Суздальского района». Официальное полное наименование учреждения: муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №7 г. Суздаля». Сокращенное наименование: МБДОУ «Детский сад № 7 г. Суздаля».

          Юридический и фактический  адрес учреждения: 601293, Владимирская область, Суздальский район, город Суздаль, улица Советская, дом 27.

Учреждение обеспечивает воспитание, обучение и развитие, а также уход и оздоровление воспитанников в возрасте от 2 месяцев (при наличии условий) до 7 лет.

          На основании учетной политики ответственность за организацию бюджетного учета, соблюдение законодательства, при выполнении хозяйственных операций, возложена на Горшкову Л. Я. – заведующую, муниципальным бюджетным дошкольным образовательным учреждением «Детский сад №7 г. Суздаля». Бюджетный учет ведется в муниципальном бюджетном учреждении «Централизованная бухгалтерия учреждений социальной сферы» (МБУ «ЦБУСС»), возглавляемом директором – Крайновой С.В. Муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная бухгалтерия учреждений социальной сферы» несет ответственность  за формирование  учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бюджетной отчетности. Все операции, оформляются первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 г № 173-н.