Учет расчетов с подотчетными лицами. 70
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БРАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра экономики и менеджмента
Тема: УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Выполнил студент
группы ФИКз-06 ___________ И.И. Дорогов
подпись
Руководитель
к.э.н., доцент ___________ Т.М.Левченко
подпись
Братск 2012
Содержание
Введение…………………………………………......
1 Аналитический и синтетический учет............…………………………..….
2 Учет хозяйственных расходов……………………...........………
3 Документальное оформление и учет командировочных расходов….................7
3.1 Отчет работника о командировке………………………………………...
3.2 Командировки за пределы России……………………………………….........
4 Представительские расходы организации……………………………........
5 Учет компенсаций за использование личного транспорта……….…...............
6 Практическая часть………………………………………………………....
Заключение ………………………………………………………………….....
Список использованных источников……………………………………......
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.
1 Аналитический и синтетический учет
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет . Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).
Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».
2 Учет хозяйственных расходов
Для обеспечения оперативной деятельности предприятий подотчетным лицам могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы.
С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно - операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок товарно–материальных ценностей на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При получении товарно-материальных ценностей (а также денежных средств) от организации через подотчетное лицо требуется доверенность, выданная на его имя. Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом. Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).
Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателя либо другие документы, подтверждающие расход.
3 Документальное оформление и учет командировочных расходов
Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы, срок командировки определяется руководителем предприятия и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).
При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:
- приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- служебное задание (форма N Т-10а).
Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10) в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1998 N 62).
Командировочное удостоверение может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана оплатить:
- стоимость проезда;
- расходы по найму жилья;
- суточные;
- иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции N 62).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке, и невозможности вернуться к месту постоянного жительства, работнику, кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки.
3.1 Отчет работника о командировке
В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.
Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов. В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления. При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов. Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем. Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.
С 1 января 2004 г. нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций установлены постановлением Правительства РФ от 02 октября 2003 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление № 729).
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, а также за время вынужденной остановки в пути (п.14 Инструкции № 62). При расчете суточных учитывается, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы производятся работником только с разрешения работодателя. К таким расходам можно отнести :
- расходы по оплате услуг связи;
- дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера).
- другие расходы, определенные работодателем.
3.2 Командировки за пределы России
Труд работников, направляемых на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также в представительства федеральных органов исполнительской власти и государственных учреждений РФ за границей регулирует глава 53 Трудового кодекса РФ. В то же время основные положения и условия направления работников в заграничные командировки, а также оплата их труда регламентируются постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г.№ 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» (далее – Правила № 365). Данное постановление применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству РФ. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы Российской Федерации, в том числе и в страны СНГ.
Действие положений статьи 168 Трудового кодекса РФ распространяется и на служебные командировки за пределы Российской Федерации. В соответствии с нормами данной статьи работнику при заграничной командировке работодателем возмещаются следующие расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками за пределы Российской Федерации, определяются коллективным договором или локальны нормативным актом организации, но не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Размеры суточных при загранкомандировках установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (далее – Постановление № 1261).
С 1 января 2003 г. размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (далее – Приказ № 92н).
Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При выезде из Российской Федерации со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется, а при въезде в Россию со дня пересечения границы – по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по таможенной отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую он направляется. Расходы возмещаются по установленным нормам только по представлению работником подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).
\
4 Представительские расходы организации
Во многих организациях для осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К данной категории затрат относят, связанные с коммерческой деятельностью расходы предприятий по приему и обслуживанию представителей других хозяйственных структур (предприятий, организаций, учреждений), включая иностранных, прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
Проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закона N 129-ФЗ должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформление так называемых подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-
дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования средств на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
- нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчет о расходах на проведение деловой встречи;
- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
5 Учет компенсаций за использование личного транспорта
Сотрудникам организации могут выдаваться средства за использование автотранспорта. При этом затраты могут быть компенсированы либо в форме выплат в фиксированной сумме за использование в служебных целях личного автотранспорта, либо в виде арендной платы, заработной платы. При этом часто средства на использование автотранспорта, на закупку ГСМ, ремонт выдаются в подотчет.
Компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» и приказом Минфин РФ от 04.02.2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».
Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 установлены следующие требования для выплаты компенсации:
1) если работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
2) наличие приказа руководителя предприятия, устанавливающего размер и условия оплаты. Размер компенсации устанавливается в зависимости от интенсивности использования автомобиля и предусматривает возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, его амортизацию, стоимость горюче – смазочных материалов, расходы на техническое обслуживание и технический ремонт;
3) представление в бухгалтерию организации копии технического паспорта личного автомобиля;
4) компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней;
5) компенсация не выплачивается за время, когда личный автомобиль не эксплуатировался (за время нахождения в отпуске, командировке, за время болезни и по другим причинам).
При этом компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов в пределах ассигнований на содержание данного вида транспорта, предусмотренных на эти цели сметой соответствующих расходов.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные выше нормы с увеличением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легкового автомобиля и мотоцикла.
При использовании для служебных поездок личных легковых иномарок компенсация выплачивается в размерах, установленных для отечественных машин соответствующего класса.
Суммы начисленных компенсаций за использование личных автомобилей отражают по дебету счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
6 Практическая часть
Задание:
1) Рассчитать баланс за текущий месяц;
2) Журнал с отражением хозяйственных операций, которые прошли в течение отчетного периода с указанием корреспонденции счетов;
3) На основании этих данных выполнить расчеты на бухгалтерских счетах, оборотной ведомости и баланса на конец месяца.
Расчеты с поставщиками – 3200 руб.;
Основные средства – 20000 руб.;
Расчеты по оплате труда – 5600 руб.;
Материалы – 8500 руб.;
Касса – 600 руб.;
Расчетный счет – 12900 руб.;
Уставный капитал – 26200 руб.;
Прибыль – 7000 руб.
1 . Вступительный баланс
Актив | Сумма (руб) | Пассив | Сумма (руб) |
Основные средства | 20 000 | Расчеты с поставщиками | 3 200 |
Материалы | 8 500 | Расчты по оплате труда | 5 600 |
Касса | 600 | Уставный капитал | 26 200 |
Расчетный счет | 12 900 | Прибыль | 7 000 |
Итого: | 42 000 | Итого: | 42 000 |