Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

Содержание

    Введение………………………………………………………………………………….4

    1. Основные положения расчетов  с подотчетными лицами в

    бюджетных учреждениях……………………………………………………..….…….6

    1.1 Понятие учета расчетов с подотчетными  лицами в

      бюджетных учреждениях…………………………………………………………..….6

    1.2 Нормативное регулирование учета  расчета с подотчетными лицами…..11

    1.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов

    с подотчетными лицами………………………………………………………………21

    2. Организация бюджетного учета  расчетов с подотчетными лицами 

    в ФКУ СИЗО-3.………………………………………………………………..………...24

    2.1 Краткая характеристика ФКУ СИЗО-3……………………….…………………24

    2.2 Документальное оформление: выдачи, использования 

    и возврата подотчетных сумм в ФКУ СИЗО-3…………………………………....27

    3. Перспективы и тенденции развития  учета расчетов 

    с подотчетными лицами………………………………………………………………34

    3.1 Проблемные вопросы в области  учета расчетов с подотчетными 

    лицами…………………………………………………………………………………..34

    3.2 Изменения в учете расчетов  с подотчетными лицами……………………..36

    Заключение……………………………………………………………………………..40

    Список  использованной литературы……………………………………………….42

    Приложение 1

    Приложение 2

    Приложение 3

    Приложение 4

    Приложение 5

    Приложение 6,7

    Приложение 8

    Приложение 9 

 

    Введение

        Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом бюджетном учреждении и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

    Как правило, в практической деятельности любого бюджетного учреждения расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета.

    В процессе финансово-хозяйственной деятельности у бюджетного учреждения возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники учреждения, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бюджетного учета называются подотчетными лицами.

    Именно исходя из выше написанного, тема учета расчетов с подотчетными лицами представляется актуальной на сегодняшний день.

    Целью данной работы является изучение учета  и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ФКУ СИЗО -3.

    Задачи  работы:

  • изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
  • проанализировать деятельность «Следственного изолятора №3», пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
  • осветить как можно шире проблемы бюджетного учёта командировочных расходов;
  • выдвинуть предложения по совершенствованию бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами.

    Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами.

    Объектом  исследования выступает ФКУ СИЗО-3.

       Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ФКУ СИЗО - 3 действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования. 

 

    1. Основные  положения расчетов  с подотчетными  лицами в бюджетных  учреждениях 

    1.1 Понятие учета  расчетов с подотчетными  лицами в бюджетных  учреждениях

    Практически каждое казенное учреждение осуществляет расчеты наличными денежными средствами. В частности, денежные средства выдаются водителям для приобретения ГСМ, работникам на оплату командировочных расходов и другие цели. Указанные расходы являются обязательными при проверках финансово-хозяйственной деятельности казенных учреждений.

    Рассмотрим  особенности учета расчетов с  подотчетными лицами.

    Учет  расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании:

    - Инструкции N 157н;

    - Инструкции N 162н;

    - Порядка ведения кассовых операций;

    - Постановления Правительства РФ N 749.

     Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

     Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

         Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

     Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

          Выдача наличных денежных средств в подотчет осуществляется из кассы казенного учреждения. Но право на их получение имеют не все работники казенного учреждения. Перечень лиц, обладающих таким правом, утверждается руководителем учреждения.

    Как определено п. 213 Инструкции N 157н, перед получением аванса под отчет работник пишет на имя руководителя заявление о выплате ему денежных средств. При этом бухгалтер казенного учреждения обязан сделать в заявлении отметку, что за работником не числится дебиторская задолженность по ранее выданному авансу. Дело в том, что работники, получившие наличные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы подотчетные суммы, или со дня возвращения работников из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

    Соответственно, при наличии задолженности выдача нового аванса им не производится.

    Стоит отметить, что если отчет об израсходованных  средствах не представлен работником в установленный срок или остаток  неиспользованного аванса не возвращен им в кассу учреждения, то согласно ст. 137 ТК РФ такая задолженность удерживается из заработной платы работника казенного учреждения. При этом решение об удержании принимается руководителем казенного учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. В иных случаях денежные средства взыскиваются в судебном порядке.

    Выдача  денежных средств под отчет производится из кассы казенного учреждения по расходным кассовым ордерам по форме 0310002, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

    Отчет об израсходованных суммах составляется по форме 0504049, утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению". К нему в качестве оправдательных документов прилагаются кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры и др.

    Стоит отметить, что оправдательные документы  принимаются к учету, если они  составлены по формам, содержащимся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

    -    наименование документа;

    -    дату составления документа;

    -    наименование организации, от имени которой составлен документ;

    -    содержание хозяйственной операции;

    - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

    - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

    -     личные подписи указанных лиц.

    К хозяйственным расходам относятся  расходы по приобретению хозяйственных  материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету контрольно-кассовый и товарный чеки. В случае оплаты ремонтных работ к авансовому отчету следует приложить (кроме ККЧ) акт выполненных работ.

    Стоит отметить, что при расходовании выданных под отчет денежных средств на приобретение имущества (работ, услуг) сумма расчетов с другим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем не должна превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого ЦБ РФ. В настоящее время в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.

    Приобретение материальных ценностей, принятие выполненных работ и оказанных услуг подотчетным лицом производятся от имени учреждения на основании выданной ему доверенности. Как определено п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Более подробный порядок выдачи доверенности представлен в Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция N 17).

    После приобретения материальных ценностей  подотчетным лицом они приходуются на склад. Первичные оправдательные документы должны быть оформлены на имя учреждения.

    В соответствии с п. 7 Инструкции N 17 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию казенного учреждения документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

    Неиспользованные  доверенности возвращаются казенному  учреждению на следующий день после  истечения срока действия доверенности. При возвращении такой доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. 

1.2 Нормативное регулирование  учета расчета  с подотчетными лицами

         В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

  • Трудовым кодексом Российской Федерации;
  • Бюджетным кодексом Российской Федерации;
  • Гражданским кодексом Российской Федерации;
  • Налоговым кодексом Российской Федерации;
  • ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 №129-ФЗ, в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.
  • Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;
  • Письмом ЦБ РФ от 4.10.1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.
  • Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.
  • Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об особенностях направления работников в служебные командировки»,
  • Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;
  • Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».
  • Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ,
  • Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

          Направление работников казенных учреждений в служебные командировки регулируется Постановлением Правительства РФ N 749.

    В данном Постановлении также отражается общий порядок направления работника в служебную командировку. Размеры командировочных расходов приведены в следующих документах:

    - Постановление Правительства РФ N 729

    - Указ Президента РФ N 813;

    - Постановление Правительства РФ N 812;

    - Приказ Минфина России N 64н.

           Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

     Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих".

    Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

     Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

         Перед тем как отправить работника в командировку, необходимо оформить ряд документов. Документальное оформление осуществляется по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника (работников) в командировку (ф. Т-9 или Т-9а);

    - командировочное удостоверение (ф. Т-10);

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (ф. Т-10а).

    Ознакомившись с приказом, работник ставит на нем свою подпись, после чего ему выдается командировочное удостоверение. Оно подтверждает время нахождения в командировке посредством отметок о дате прибытия и убытия из служебной командировки.

    Служебные командировки в пределах РФ. Стоит отметить, что работнику, направляющемуся в служебную командировку, возмещаются суточные, расходы по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно, а также иные расходы, связанные с командировкой.

    Начнем  с возмещения суточных. Как определено п. 1 Постановления Правительства РФ N 729, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, суточные выплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

    Для федеральных государственных гражданских  служащих норма суточных установлена Указом Президента РФ N 813 и составляет также 100 руб. в сутки.

    Отдельно  стоит рассмотреть особенности  налогообложения суточных. Как определено ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Кроме того, не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

    Перейдем  к нормам возмещения расходов по проезду. Работникам организаций, финансируемых  за счет федерального бюджета, расходы  по проезду к месту служебной командировки и обратно, к месту постоянной службы (военной службы) (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда (п. 1 Постановления Правительства РФ N 729):

    1) железнодорожным транспортом - в  купейном вагоне скорого фирменного  поезда;

    2) водным транспортом - в каюте  V группы морского судна регулярных  транспортных линий и линий  с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

    3) воздушным транспортом - в салоне  экономического класса;

    4) автомобильным транспортом - в  автотранспортном средстве общего  пользования (кроме такси);

    5) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости  проезда:

    а) железнодорожным транспортом - в  плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

    б) водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

    в) автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

    Для федеральных государственных гражданских  служащих нормы расходов по проезду приведены в п. 21 Указа Президента РФ N 813, а именно:

    1) гражданским служащим, замещающим  высшие должности гражданской службы категории "руководители":

    а) воздушным транспортом - по билету I класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в  каюте "люкс" с комплексным  обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес - класса, с двухместными купе категории "СВ" или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес - класса;

    2) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "помощники (советники)", "специалисты":

    а) воздушным транспортом - по тарифу бизнес - класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в  вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения;

    3) гражданским служащим, замещающим  главные, ведущие, старшие и  младшие должности гражданской  службы:

    а) воздушным транспортом - по тарифу экономического класса;

    б) морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

    в) железнодорожным транспортом - в  вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с  четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения.

    Следующей категорией обязательных расходов на служебные командировки являются расходы  по найму жилья. Обратившись к  положениям п. 1 Постановления Правительства РФ N 729, можно отметить, что работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда лицу, направленному в служебную командировку, предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

    В ином порядке указанные расходы возмещаются федеральным государственным гражданским служащим. Как определено п. 18 Указа Президента РФ N 813, расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

    - гражданским служащим, замещающим  высшие должности гражданской  службы категории "руководители", - не более стоимости двухкомнатного  номера;

    - остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

    Вместе  с тем при отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления места в гостинице) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.