Министерство  сельского хозяйства РФ

Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт

Кафедра бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности. 
 
 

Курсовая  работа

 По дисциплине «Бухгалтерский и финансовый учет»

На тему «Учет расчетов с подотчетными лицами

в сельскохозяйственном производственном кооперативе Береговой» 
 
 
 
 

Выполнила:

3 курс, группа 

Преподаватель: Елисеева Т.А.

                                                 Дата сдачи:________________

                                                        Дата проверки:_____________

                                                     Дата защиты:______________

                                           Оценка:___________________ 

Кемерово 2011

      Содержание

        Выводы и предложения………………………………………………….30

Список использованной литературы…………………………………………32

Приложения 
 
 
 
 
 

     Введение

     В новых условиях у предприятия возрастает необходимость активнее использовать данные бухгалтерского учета, с целью организации контроля и совершенствования своей деятельности. Учет является важнейшим средством систематического контроля за сохранность всех средств хозяйства за правильным их использованием и выявлением дополнительных резервов снижения себестоимости продукции.

      Бухгалтерский учет - важный элемент финансово-экономических отношений в человеческом обществе, выступающий в сфере действия коммерческого предприятия, как:

      1. звено управления, осуществляющее взаимную связь между руководством предприятия и его трудовым коллективом;

      2. специальный финансовый язык, с помощью которого отображаются сущность и своеобразие хозяйственной деятельности.

      В целом, бухгалтерский учет выполняет функции особой информационно-технической системы, обеспечивающей непрерывность и устойчивость работы коммерческого предприятия, а также предсказуемость ее финансового результата. С этой точки зрения его нельзя заменить никаким другим равнозначным экономическим элементом или однотипной финансовой структурой.

      В данной работе мы рассмотрим особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

      В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

      Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

      Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

      Цель данной работы изучить особенности ведения расчетов с подотчетными лицами на примере реально существующего предприятия и предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

      Из поставленной цели вытекаю следующие задачи:

      1. Рассмотреть правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;

      2. Охарактеризовать теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;

      3. Дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;

      4. Рассмотреть организацию бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

     6. Предложить пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

      Объектом практического исследования является сельскохозяйственный производственный кооператив Береговой.

      Информационной базой исследования послужили теоретические и фактические материалы, содержащиеся в работах отечественных и зарубежных специалистов, нормативные документы Правительства РФ, а также данные предприятия СПК «Береговой». В работе использовались труды таких отечественных авторов, как Кондраков Н.П., Глушков И.Е., Захарьин . В.

      Данная курсовая работа содержит : введение ,три главы, заключение и список использованной литературы.

     Во введении обоснована актуальность данной темы ,поставлены цели и задачи курсовой работы. Первая глава дает теоретическое обоснование учета расчетов с подотчетными лицами. Во второй главе «Учет расчетов с подотчетными лицами в СПК «Береговой»» дана краткая экономическая оценка деятельности данного предприятия. В третьей главе рассмотрена методика учета расчетов с подотчетными лицами на примере СПК «Береговой».В заключении отражены выводы по работе данного участка учета и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

      Глава 1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

     1.1. Нормативное регулирование  учета расчетов  с подотчетными  лицами

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.

     Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). Во второй части ГК РФ зафиксированы  правила осуществления расчетов, купли – продажи, найма жилого помещения и т. д.

     Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ). НК РФ содержит правила расчета НДС и налоговых отчислений в федеральный бюджет.

     Общие правила ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами регламентируются федеральным законом  от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (с изм. и доп. от 3 ноября 2006 г.); положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) (с изм. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г.); положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/08; планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н).

     Выплата суточных и возмещение расходов работникам организации производится в соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"; приказом Минфина РФ "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года N 92Н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 16н от 4 марта 2002 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 64н от 2 августа 2004 г.; приказом Минфина РФ "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" № 15н от 2 августа 2004 г.

     Ведение бухгалтерского учета затрат на командировочные  и представительские расходы, произведенных безналичным способом, регулируется указанием ЦБР "О порядке бухгалтерского учета затрат на командировочные и представительские расходы, произведенных с использованием международных корпоративных карт Сбербанка России работниками Банка России" № 869-У от 20 декабря 2000 г.

     Договоры  о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности  заключаются в соответствии с  постановлением Минтруда России «Об  утверждении перечней должностей и  работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

     Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Министерством финансов РФ и различными ведомствами.

     Рабочие документы самой организации  определяют особенности организации и ведения учета в ней.

     1.2. Понятие, виды,  формы учета расчетов  с подотчетными  лицами

     В работе каждой организации часто  возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными  деньгами, производить закупки в  других организациях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику организации выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы  по командировкам для осуществления  оперативной деятельности организации. [12]

     Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе  наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой организации. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.[15]

     Указанные суммы на командировочные расходы  называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

     Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или  служб в зависимости от целевого назначения командировки.

     В каждой организации ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя организации.

     Выдача  подотчетных сумм на хозяйственные  нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством организации. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

     На  основании доверенности и счета  на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный  кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

     Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером на основании  заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов.

     В настоящее время в состав командировочных  расходов включаются:

     - расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

     - расходы по найму жилого помещения.  По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

     - суточные или паевое довольствие  в пределах норм, утверждаемых  Правительством Российской Федерации; 

     - расходы на оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

     - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

     Во  время пребывания работника в  командировке он продолжает получать заработную плату.

     Кроме того, организация имеет возможность  в порядке исключения производить  дополнительные выплаты, связанные  с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти  выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

     Нормы возмещения расходов в иностранной  валюте работникам, находящимся в  краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим  постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

       Документами системы нормативного  регулирования бухгалтерского учета  не определен перечень должностей  работников организации, которые  могут быть подотчетными лицами.

     При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

     Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься  перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

     В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

     -  с руководителями, их заместителями,  специалистами и иными работниками,  осуществляющими операции по  купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

     -  с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделении, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

     -  с заведующими, другими руководителями  складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других  организаций и подразделений  по заготовке, транспортировке,  хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

     -  с заведующими и иными руководителями  аптечных и иных фармацевтических  организаций, отделов, пунктов  и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

     - лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами  библиотек. Кроме того, при формировании  перечня подотчетных лиц организациям  можно ориентироваться на перечень  работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

     -  по приему и выплате всех  видов платежей; по расчетам при  продаже (реализации) товаров, продукции  и услуг (в том числе не через кассу);

     -  по изготовлению и хранению  всех видов билетов, талонов,  абонементов (включая абонементы  и талоны на отпуск пищи (продуктов  питания)) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов  за услуги;

     -  по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

     -  по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

     -  по приему на хранение, обработке  (изготовлению), хранению, учету, отпуску  (выдаче) материальных ценностей  на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

     -  по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

     -  по приему и обработке для  доставки (сопровождения) груза,  багажа, почтовых отправлений и  других материальных ценностей,  их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

     -  по выращиванию, откорму, содержанию  и разведению сельскохозяйственных  и других животных.

     Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организации, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     1.3. Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами

     Первичными  учетными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     Первичные документы принимаются для отражения  имеющихся в них данных в бухгалтерском  учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

     - наименование документа;

     - дата составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес  его постоянного местожительства  и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии организации для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему все  оправдательные документы. Авансовый  отчет состоит из двух частей:

     I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность организации;

     II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

     Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

     Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.