Учет расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности

АВТОНОМНАЯ  НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  КООПЕРАЦИИ»

Курсовая работа

По дисциплине «Бухгалтерский финансовый учет»

На тему: «Учет  расчетов с подотчетными лицами, в том числе по командировкам за пределами России. Отражение расчетов в бухгалтерской отчетности»

ФИО: Клокова  Елена Сергеевна

Форма обучения очная, курс 3

Группа Ба07-оч1

Шифр

Научный руководитель: Кабанова Г.И.

Москва 2009

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная  тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть  на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Перед изучением данной темы были поставлены следующие задачи:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• проанализировать деятельность ПСК «Связь-Сигнал-К» в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения денежных средств;
• выявить взаимосвязь учета расчетов с подотчетными лицами с бухгалтерской отчетностью.

При написании данной курсовой работы были использованы следующие методы:

• мониторинг изменений нормативных документов по ведению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• изучение учебной литературы по выбранной теме;
• изучение влияния расчетов с подотчетными лицами на бухгалтерскую отчетность;
• изучение данных бухгалтерского учета и отчетности ПСК «Связь-Сигнал-К».

Объектом исследования выбрано предприятие ПСК «Связь-Сигнал-К».

Краткая информация о  предприятии:

1. Наименование: ПСК «Связь-Сигнал-К»
2. Юридический адрес: 141342 Московская область Сергиево-Посадский р-н п. Богородское а/я 2
3. Организационно-правовая форма: производственный строительный кооператив
4. ИНН: 5042005072
5. Основной вид деятельности: ремонт и содержание средств связи

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

1. Понятие, характеристика расчетов с подотчетными лицами

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по командировкам, на представительские нужды, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Порядок выдачи денег  под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, регламентированы. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

Подотчетные суммы выдаются из кассы предприятия на основании надлежаще оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки и предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет  наличных денег одним работником другому запрещается.

Подотчетные лица составляют авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные документы. Такими документами являются: товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов и т. д.

Затем проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем.

Остаток неиспользованного  аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру. Срок обработки авансового отчета составляет 5 дней.

При направлении сотрудников в командировки также выдаются денежные средства в подотчет.

Командировкой считается  поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работников в командировки должны оформляться  приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение  и служебное задание.

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

Наряду с административно-хозяйственными и командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на  представительские нужды.

Организация с целью  расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

Для обоснования произведенных  представительских расходов необходимо наличие первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Таким образом, организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  нужды; на командировочные расходы и на оплату представительских расходов. При этом подотчетные лица обязаны в сроки, установленные законодательством РФ, предоставлять в бухгалтерию авансовые отчеты.

2. Документальное оформление подотчетных сумм

При выдаче денежных средств  под отчет организация обязана:

• определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который выданы средства;

• выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Так же организацией устанавливается список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды. Данный список должен быть утвержден руководителем организации.

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2). Этот документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие уполномоченные должностные лица. Подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна, если к нему прилагается документ (например, заявление работника или счет на оплату), на котором уже имеется разрешительная надпись руководителя.

В расходном кассовом ордере в строке "Основание" пишется "под отчет" и указывается  цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Работник должен представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме №АО-1. Как уже говорилось, сотрудник обязан отчитаться за полученные под отчет денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если деньги под отчет получены на командировочные расходы, работник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

На оборотной стороне  авансового отчета подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы, указывает их реквизиты (при наличии) и суммы понесенных затрат по ним. Список возможных документов не ограничен. К ним, в частности, относятся товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, авиационные, железнодорожные и другие билеты, командировочные удостоверения, различные квитанции. Работник прилагает оправдательные документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в порядке перечисления документов в отчете.

Проверенный в бухгалтерии  авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это должностным лицом и  принимается к учету. Если согласно представленному авансовому отчету у работника остался неиспользованный аванс, он сдает его в кассу организации по приходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-1) в обычном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-2).

Когда работник приобретает  товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется по унифицированной форме №М-2. Доверенность не требуется, если подотчетное лицо совершает покупки для компании в магазине. Кроме того, она не нужна руководителю организации. Ведь согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации руководитель вправе действовать от имени юридического лица без доверенности.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в  товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров  у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Каждая организация  вправе разработать свою форму торгово-закупочного акта, так как унифицированная форма отсутствует. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Случается, что работник получил деньги под отчет и потом за них не отчитался либо представил отчет позже установленного срока. Чтобы не возникало подобных ситуаций, целесообразно регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам и своевременно информировать подотчетных лиц о приближении сроков представления отчета по выданным им авансам.

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы, организации  следует руководствоваться правилами, установленными в ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней сказано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или по другим основаниям.

Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением  руководителя организации. Вместе с  тем унифицированной формы такого приказа не установлено, то есть его  можно составлять произвольно. Общий  размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

В последнее время  все чаще организации выдают денежные средства под отчет, перечисляя их на корпоративную банковскую карту. Это  особенно удобно при направлении  сотрудника в служебную командировку. Однако нужно помнить, что для перевода подотчетных сумм нельзя использовать так называемые зарплатные или иные личные банковские счета работников. Дело в том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Следовательно, выдавать деньги под отчет на нужды, связанные с хозяйственной деятельностью организации, следует наличными или путем перевода на корпоративную банковскую карту. Такая позиция изложена в Письме Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению утвержденных приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Так, согласно Инструкции №94н, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При приобретении товарно-материальных ценностей, работ и услуг подотчетными лицами в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Таблица 1

Если выданные под отчет денежные средства предназначены для представительских расходов, связанные с этим операции, отражаются следующим образом:

Таблица 2

В бухгалтерском учете заграничные командировки отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Таблица 3

Далее в таблицах 4 и 5 представлена типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Таблица 4

Таблица 5

4. Понятие, сущность командировочных расходов за пределами Российской Федерации

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам необходимо определить: цель командировки; кто направляется в командировку, место командировки, срок командировки, какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке, условия  командировки за пределы России, порядок оформления командировки, порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Служебная командировка за пределами Российской Федерации - поездка работника заграницу по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Расходы по заграничным командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Командировки за пределами Российской Федерации, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам относятся на финансовые результаты (без учета в составе расходов при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В служебную командировку за пределы России могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли.

Срок заграничной командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.