Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. 37

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

     В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

     В подотчет выдаются наличные для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

  1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
  2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
  3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

     Цель  данной работы – рассмотреть на примере конкретной организации  порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи  работы:

  1. изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
  2. проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;
  3. осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;
  4. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ 

       Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные расходы.

     Денежные  средства могут выдаваться под отчет  на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

     Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

     Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

     Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении, которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (КО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

     Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

  • расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
  • расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
  • суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
  • различные страховые и комиссионные сборы;
  • сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
  • расходы на провоз багажа.

     На  приобретенные подотчетным лицом  материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

     Если  подотчетное лицо рассчитывается наличными  денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.

     Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета 

     Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п Документально оформление расчетов с подотчетными лицами Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
1 Отражается  выдача денежных средств подотчетным  лицам 71 50,51
2 Отражается  выдача денежных средств под отчет  подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс 71 79
3 Отражается  оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением 07,08,10,15 71
4 Отражается  НДС по материальным ценностям, работам, услугам 19 71
5 Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг 20,23,25,26 71
6 Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с исправление брака 28 71
7 Отражается  сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции 44,45 71
8 Отражается  возврат работникам в кассу неизрасходованных подотчетных сумм 50 71
9 Отражается  возврат работникам организации  на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет 51,52,55 71
10 Отражается  стоимость приобретенных подотчетным  лицом ценных бумаг 58 71
11 Отражается  оплата подотчетным лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договора 62,76 71
12 Отражается  сумма, удержанный из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с наличием у него неизрасходованных подотчетных сумм 70 71
13 Отражается  задолженность работника по своевременно не возвращенным подотчетным суммам 73 71
14 Отражается  оплата подотчетным лицам работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс 79 71
15 Отражается  оплата подотчетными лицами прочих расходов 91 71
16 Отражается  подотчетные суммы не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные 94 71
 
 

1.1 Командировочные  расходы 

     Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается.

     Командировкой может, называется поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и той же местности. Например, предприятие находится в городе Ухта и работника можно направить  в командировку в другое учреждение, находящееся в пригороде города Ухта, оформив направление в командировку соответствующим образом.

     Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Срок командировки определяет работодатель. С введением в действие ТК РФ Министерство финансов РФ издало письмо в котором говорится, что ТК РФ не неустановлен срок продолжительности нахождения работника в командировке. Он может быть определен организацией самостоятельно внутренними нормативными документами.

     Представители Минфина России считают, что срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Именно такой срок установлен для командировок по территории РФ исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

     Трудовой  кодекс сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные  поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер. Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Примером такого вида является работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д.

     Командировка  отличается от перевода на работу в  другую местность. Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий, то есть это предоставление работы, не обусловленной трудовым договором, и другой по сравнению с оговоренной. Командировка же - это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией. Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника, а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировки относится к должностным обязанностям. Поэтому представляется необходимость очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числе возможность направления в командировки).

     В ТК РФ оговорено, что при направлении  работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а так же возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя (ТК РФ). Согласно ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировкам, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     Служебная командировка - понятие трудового законодательства, поэтому оно применяется только к работникам, в том числе и к совместителям, состоящим с организацией-работодателем в трудовых правоотношениях на основании трудового договора. Физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы. Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, они включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных затрат, связанных с поездками в другую местность.

     Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками:

     1) наличие распоряжения работодателя  о направлении в командировку  с указанием ее срока;

     2) командировка имеет целью выполнение  служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной  трудовым договором, но вне  места постоянной работы работника;

     3) командировка предполагает задействование  установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.)  
 

     Документальное  оформление командировок 

       Все хозяйственные операции, осуществляемые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами, служащими  первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

     В настоящее время унифицированные  формы документов, необходимые для  направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата  РФ “ Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты “.

     Указанные формы должны применяться всеми  организациями при направлении работника в командировки.

     В приказе (распоряжении) указывается:

     1) фамилия и инициалы командируемого  лица;

     2) структурное подразделение, должность  (специальность, профессия) командируемого лица;

     3) место назначения (страна, город,  организация, куда командируется  работник);

     4) срок командировки;

     5) цель командировки и основание  (служебное задание или иной  документ).

     Если  это необходимо, указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

     Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации  кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

     Проект  приказа следует согласовать  с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих  расходов.

     Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено  визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

     Приказ  подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

     Документ  представляется на подпись в одном  экземпляре. Затем делается столько  копий приказов (распоряжений), сколько  необходимо по схеме документооборота предприятия.

     Постановлением  Госкомстата РФ  не установлено, в скольких экземплярах оформляется  приказ о направлении работника  в командировку. На практике делается столько копий приказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные организации обычно оформляют первый экземпляр для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый - для подразделения (цеха, отдела, филиала, представительства), где работает командированное лицо. 
 

     1.2 Представительские расходы организации 

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров 
(правления) или другого аналогичного органа организации.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских  расходов, приведенным в  НК РФ.

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д. 

     Оформление  первичных документов

     Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи 
(приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря- дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

     - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

     - распоряжение о направлении приглашения  на деловую встречу, который  должен содержать цель прибытия  представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

     - отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям Закона ФЗ.

Бухгалтерский учет организации

     Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

     При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

     Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.