Учет расчетов с поставщиками иподрядчиками

  Глава I. Теоретическая часть.

1. Общие положения по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

  Любая организация, осуществляющая деятельность, не может функционировать односторонне. Поставщики и подрядчики составляют одну из сторон взаимодействия. К поставщикам и подрядчикам относятся организации (юридические лица) и физические лица, осуществляющие поставку товарно-материальных ценностей, оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа, транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные услуги), а также выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы, капитальный и текущий ремонт основных средств).

  Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками направлен на сбор и обобщение  информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через банк.

  Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются на основании договоров, заключаемых в письменной форме. Понятие договора регламентировано ст. 420 ГКРФ: «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращения гражданских прав и обязанностей». С договором тесно связано понятие оферты (ст. 435 ГКРФ) и акцепта (ст. 438 ГКРФ).

  Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определено и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

  Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению. Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за пользование телефонов, почтово-телеграфные услуги. В настоящее время организации сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги.

2. Нормативное регулирование организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

  Общее правовое и методологическое руководство  бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством  финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями. К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

  Первый  уровень:

  1. Гражданский кодекс РФ, части 1-2 – в части регулирования договоров: поставки, аренды, подряда (ст.410, 414,415,419).

  2.  Налоговый кодекс РФ, ч.1-2

  3. Закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996г.

  Второй  уровень:

  4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ №34н от 29 июля 1998г.)

  5. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)

  6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)

  Третий  уровень:

  7. Методические указания «О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Минфина РФ №67н от 22 июля 2003г.)

  8. Методические указания «По инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.)

  9.  «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ №142 от 31 октября 1994г.)

  10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (Приказ Минфина РФ №94н от 31 октября 2000г.)

  Четвертый уровень:

  11. Устав организации

  12. Учетная политика организации. 
 

  3. Предназначение счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

  Для учета взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками предусмотрен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

• полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.

  Подрядные строительные и монтажные, научно-исследовательские  и другие аналогичные организации, когда они являются генеральными подрядчиками (головными организациями), расчеты со своими субподрядчиками (соисполнителями) также отражают на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

  Все операции с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты предъявленного счета.

  4. Синтетический  и аналитический учет операций с поставщиками и подрядчиками

Табл.1. Схема счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»

  Операции  по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги отражаются на синтетическом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты в соответствии с условиями договора и расчетными документами. Сальдо кредитовое отражает сумму задолженности организации поставщикам по неоплаченным счетам, оборот по дебету – погашение задолженности, оборот по кредиту – возникновение новой задолженности. Счет 60 по отношению к балансу является преимущественно пассивным, он может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств рекомендуется открыть к данному счету субсчет «Авансы выданные».

  В организациях расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся в безналичной форме. Аналитический учет на предприятии по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данным аналитического учета, синтетические записи переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.

  Счет 60 кредитуется на стоимость фактически поступивших или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и работ в корреспонденции  с дебетом соответствующих счетов товарно-материальных ценностей или затрат.

  По  кредиту счета 60 отражается стоимость:

  -фактически  поступивших товарно-материальных  ценностей согласно документам  поставщика в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей  (07, 08, 10, 15, 41);

-выполненных  работ, оказанных услуг в корреспонденции со счетами учета соответствующих затрат (20, 23, 25, 26, 44).

     По дебету счета 60 отражаются: оплаченные поставщикам в погашение обязательств суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50, 51, 52, 55).

  Сумма налога на добавленную стоимость включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя записью:

  Дебет 19  «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - Кредит 60  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

  По  действующему законодательству НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям или услугам, стоимость которых списывается на затраты организации (или издержки обращения), после погашения обязательств перед поставщиками предъявляется бюджету, т.е. на сумму налога, уплаченного поставщикам, уменьшаются обязательства организации перед бюджетом по уплате НДС. Это отражается записью:

  Д-т 68 «Расчеты с бюджетом» - К-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

  Кроме того, на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы под закупаемое имущество, курсовые разницы, а также прекращение обязательств.

  Выданные  авансы учитываются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  субсчет «Авансы выданные» с  кредита счетов учета денежных средств 51 «Расчетные счета» 52 «Валютные счета» и другие счета учета денежных средств.

  Курсовые  разницы по приобретенному имуществу (работам, услугам) отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих доходов и расходов в зависимости от значения курсовых ризниц.

  Прекращение обязательств (помимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим  основаниям: при зачете взаимных требований; новации; прощении долга; ликвидации юридического лица.

  Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» и  кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

  Прощение  долга по существу является одним  из видов дарения. Прощение долга  является прочим доходом и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту  счета 91 «Прочие доходы и расходы».

  При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства  другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается, осуществляются отметки в аналитическом учете.

  При прекращении обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

  При журнально-ордерной форме учета расчетов с поставщиками и подрядчиками записи производят в журнале-ордере №6, в котором синтетический учет расчетов с поставщиками сочетается с аналитическим. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведут в ведомости №5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер №6.

  Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. Построение аналитического учета должно обеспечивать получение данных в разрезе поставщиков:

  - о задолженности поставщикам  по расчетным документам, срок  оплаты которых не наступил;

  - по неоплаченным в срок расчетным  документам;

  - по неотфактурованным поставкам; 

  - авансам выданным;

  - по выданным векселям, срок оплаты  которых не наступил;

  - по просроченным векселям;

  -по  полученному коммерческому кредиту  и др. 
 

5. Документальное оформление операций по ведению и учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

  Все хозяйственные операции по учету  расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные  услуги оформляются соответствующими расчетными документами и договорами.

  Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению и подкрепляются соответствующими документами.

  Основным  первичным документом для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками является договор. Договор может быть нескольких видов:

  • договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);

  •  договор поставки (при поставке оборудования и др.);

  •  договор аренды (при аренде помещений);

  • договор обслуживания (при оказании услуг электроэнергия, отопление и др.);

  •  договор подряда (при проведении работ подрядным способом).

  Существует  исключение, когда приобретаются  товары, материалы и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее оплаченного счета, счет-фактуры и товарной накладной, а также доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

  Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков. Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности.

  Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.

    Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

  •  акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;

    • приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);

    •  выявление излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

  В настоящее время организации  сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются  соответствующие документы.

  В расчетных документах (счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.) поставщики и подрядчики отдельной строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость.

  Кредиторская  задолженность погашается при получении  от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам в виде выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.

  После акцепта счета при приемке  поступивших ценностей на склад  может обнаруживаться недостача  сверх норм естественной убыли. При проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки. В этих случаях оформляются документы по претензиям и акт о приемке материалов.

  Табл. 2. Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками и их документальное оформление

     Если материальные ценности поступили в организацию без расчетных документов (неотфактурованные поставки), то они оплате не подлежат (поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные документы), по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. При поступлении товарно-материальных ценностей без расчетных документов поставщиков необходимо проверить, не числятся ли данные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской задолженности. После проверки поступившие ценности должны быть оприходованы и оформлены соответствующими документами.

  Табл. 3. Документы-основания по хозяйственным операциям неотфактурованных поставок.

  Организация-покупатель в обеспечение задолженности  за полученные товарно-материальные ценности (принятые работы, оказанные услуги) может выдать поставщику или подрядчику вексель с согласованным сроком платежа. При такой оплате поступающих  активов могут использоваться простые и переводные векселя.

  Простой вексель- это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги. В таком векселе указывают место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или с выделением обязательства по оплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя, подпись векселедателя.

  Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит письменный приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, тем самым, выполняя функцию универсального кредитно-расчетного документа.

  Сумма номинала выданного векселя, как  правило, превышает покупную стоимость приобретенных товаров. Разница составляет доход кредитора (векселедержателя) за предоставленный покупателю (векселедателю) коммерческий кредит. Для покупателя вексель - средство платежа, для поставщика – инструмент кредитования.

  Табл. 4. Документы, оформляемые при расчетах векселем.

6. Учет неотфактурованных поставок

  В ряде случаев на фактически поступившие  на склад товарно-материальные ценности отсутствуют расчетные документы (например, счета, платежные требования). Такие поставки называют неотфактурованными. В этих случаях товарно-материальные ценности принимают на склад по акту, который составляется в двух экземплярах. На основании первого экземпляра товарно-материальные ценности приходуют в учете, второй экземпляр организация отправляет поставщику.

  Если  расчетные документы на неотфактурованные  поставки  получены до составления  бухгалтерских регистров по приходу  товарно-материальных ценностей, то эти  ценности принимают к учету в общеустановленном порядке на основании документов поставщика.

  Если  же документы не поступают к моменту  составления бухгалтерских регистров, а материально-производственные запасы организация учитывает по фактической  себестоимости, приход неотфактурованных  поставок отражают по рыночным ценам. В бухгалтерском учете делают следующие записи:

  отражена  покупная стоимость неотфактурованной  поставки по рыночной цене на основании  акта о приемке – Д-т 10 «Материалы» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»;

  учтен НДС по неотфактурованной поставке - Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

  Если  рыночная цена поставки окажется выше фактической себестоимости, в учете  делают дополнительную запись на сумму  превышения:

  уточнена  стоимость поставки на основании  документов поставщика - Д-т 10 «Материалы» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

  Если  рыночная цена поставки будет меньше фактической себестоимости, в бухгалтерском  учете на сумму уменьшения делают сторнировочную  запись.

7. Составление акта о приёмке материальных ценностей

  Иногда  материальные ценности от поставщиков  поступают прямо в цех. Они  отражаются в учёте как принятые на склад или переданные в цех.

  Если  количество или качество прибывших  материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, а также при приёмке материалов без документов, то принимает их комиссия по Акту о приёмке материалов формы М-7.

  Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и поставщика.

  Он  утверждается руководителями предприятия.

  Один  экземпляр акта передаётся в бухгалтерию  предприятия для учёта движения материальных ценностей, а второй- отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии виновнику. Акт о приёмке материалов является первичным документом по приходу ценностей, и приходный ордер не оформляется.

8. Материалы в пути

  Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним ещё не поступили. К учёту принимаются акцептованные платёжные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

  В журнале-ордере № 6 платёжные документы регистрируются в течение месяца в графе “За не прибывший груз” и в графе “акцепт”. По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на начало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут закончены.

  При получении ценностей бухгалтерия  получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, т.е. он уже был дан в момент платёжных требований, или эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на начало месяца расчётах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

  При расчётах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи  или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учётным ценам предприятия или по договорным (отпускным) ценам, затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платёжное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику.