Учет расчётов с подотчётными лицами. 2

УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

17.1. Общий порядок  расчетов с подотчетными  лицами

   В практической деятельности организации  часто возникает необходимость оплачиватьте или иные расходы наличными деньгами: покупать материальные ценности за наличный расчет у других организаций или физических лиц, оплачивать выполненные работы и оказанные услуги, расходы по служебным командировкам, расходы на представительские цели и т.п. В таких случаях работнику но распоряжению руководителя организации выдаются наличные деньги под отчет на указанные нужды. Перечень сотрудников, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет (за исключением командировочных расходов), утверждается приказом руководителя.

   Выдача  под отчет наличных денег производится из кассы предприятия, причем она может производиться не только в рублях, но и в разрешенных законодательством случаях в иностранной валюте. Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций [56,57]. Кроме того, выдача средств под отчет может производиться через платежные банковские карточки.

   Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  об израсходованных суммах (с приложением  всех документов, подтверждающих их расходы) и произвести окончательный эасчет по ним. В соответствии с производственной необходимостью выдача подотчетных сумм по распоряжению руководителя может осу- цествлиться на более длительный срок.

   Выдача  наличных денег под отчет производится при условии пол- юго отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, 1 ере дача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому заушается.

Отчет о произведенных расходах оформляется  авансовым отчетом о форме  № АО-1, утвержденной постановлением Государственног комитета РФ по статистике от 1 августа 2001 г. № 55 [62]. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом на основании оправдательных документов (счетов, кассовых и товарных чеков и др.). Перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Неизрасходованные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику.

   При проведении инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение). Кроме обязательных случаев, инвентаризация подотчетных сумм проводится так часто, как это определено руководством предприятия.

   Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 ^Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо по счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредитовое — сумму задолженности предприятия подотчетным лицам. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

   Перечень  типовых хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами приведен в табл. 17.1. Номера субсчетов в таблицах даны в соответствии с рабочим планом счетов, который приводится в Приложении.

Таблица 17.1

  Типовые бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами

Если  долг подотчетного лица будет списан по решению руководителя за счет средств организации, эта сумма включается в совокупный доход работника (ст, 209 НК) {4}. Это значит, что с работника следует удержать налог на доходы физических лиц. Кроме того, на сумму спи-санного долга необходимо начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболева нии (ст. 236 НК).

   Для ведения учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» целесообразно  применение комбинированного регистра, сочетающего аналитический и  синтетический учет. В нем следует  вести учет по каждой выданной пол отчет денежной сумме, а также по каждому подотчетному лицу. Основанием для заполнения такого регистра являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы, а также последующие приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на расхождения в полученных и израсходованных подотчетным лицом суммах.

17.2. Учет расходов

на  административно-хозяйственные  нужды

   Под расходами на хозяйственные нужды  обычно понимают затраты на приобретение в розничной сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автозаправочных станциях, по оплате мелкого ремонта, на приобретение бланков бухгалтерской и налоговой отчетности, по оплате представительских расходов и т.д.

   Срок, на который можно выдавать наличные деньги на хозяйственные нужды, может составлять от трех дней до нескольких месяцев. Конкретный срок устанавливает руководитель организации своим приказом, исходя их производственной необходимости. Сотрудник должен отчитаться за потраченные день]'и не позднее чем через три дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными по одной сделке, который составляет сегодня 100 ООО руб. [58].

   Как было указано выше, перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Рассмотрим обоснование хозяйственных расходов в различных случаях приобретения материальных ценностей.

   Общий порядок организации эакупокчерез подотчетных лиц в каждой организации должен быть регламентирован распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением и т.п.).

Таким распорядительным документом *в первую очередь должен быть определен перечень (круг) должностных лиц, которым разрешается  выдача наличных денежных средств под  отчет для закупки материальных ценностей, оплаты работ и услуг, а также срок возвращения подот-четных сумм или отчета об их расходовании. Подотчетные лица должны быть заблаговременно ознакомлены с порядком документального оформления закупок за наличный расчет, существующими ограничениями предельной суммы расчетов, а также с порядком отчетности по полученным суммам.

   Возмещение  понесенных расходов (в том числе  сумм, израсходованных свыше подотчетных), сумма и сроки пользования подотчетными средствами в каждом конкретном случае определяются руководителем организации пли лицом, на это уполномоченным.

   Решение о выдаче средств под отчет  оформляется либо приказом, либо утверждаемым руководителем предприятия заявлением работника о выдаче ему подотчетных сумм на конкретные цели. Основанием для списания подотчетных средств с подотчетного лица является утверждение (подпись) руководителем организации авансового отчета о расходовании денежных средств.

   Важное  значение имеет порядок документального оформления закупок товарно-материальных ценностей. Для подтверждения произведенных закупок в организациях розничной торговли необходимо предоставление к авансовому отчету следующих документов:

• чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств;
• оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю.

   В представляемых подотчетными лицами товарных чеках, счетах, закладных и других оправдательных документах должна быть дана под- эгм'жая расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и об- цей суммы. Не следует допускать (о чем заранее должны быть федупреждены подотчетные лица) общих записей, например, таких: «кан- (елярские принадлежности на 500 рублей».

Бухгалтерам предприятий при обработке авансовых  отчетов особо ледует обращать внимание на соответствие реквизитов кассовых чеков приложенных к нему оправдательных документов (товарного чека, на- ладной и т.п.), в особенности таких реквизитов, как наименование орга- иэации, дата покупки, цена (стоимость), ИНН налогоплательщика и др.

  При совершении закупок у предприятий-изготовителей, у органи- щий оптовой торговли для подтверждения произведенных закупок не- эходимо предоставление следующих документов:

• чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверж- нощего факт уплаты наличных денежных средств (использование в этих 1учаях приходных кассовых ордеров не допускается в соответствии

с положениями  Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [20]);

• оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю;
• счета-фактуры, подтверждающего факт уплаты НДС покупателем;
• договора купли-продажи, в случае его заключения в письменной форме.

   Покупка то вар но-материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляется «Актом закупки материальных ценностей у физических лиц». Форма акта является произвольной. Акт должен содержать необходимые сведения непосредственно об операции закупки: наименование товара, его количество и цена, отметка об уплате подотчетным лицом наличных денег продавцу и расписку об их получении физическим лицом. Кроме этого в акте должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца (включая почтовый индекс), а также его паспортные данные. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.

Пример 17.1.

Согласно  приказу директора работнику  предприятия Петровой А.А., 15 сентября выдано под отчет 12 ООО руб. для  покупки факса в магазине розничной торговли. 16 сентября на склад был оприходован факс, посту- пивший от Петровой А.А. 17 сентября в бухгалтерию был представлен анансовый отчет на сумму 10 890 руб., к которому приложены кассовый чек и копия товарного чека. В этот же день в кассу возвращена неиспользованная подотчетная сумма.

  Отразить  операции но оприходованию факса и по расчетам с подотчетным лицом. Решение приведено в табл. 17,2.

Таблица 17.2

Журнал  хозяйственных операций

   В состав административно-хозяйственных  расходов включаются представительские  расходы. В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует перечень этих расходов, поэтому целесообразно использовать соответствующий перечень, приведенный в ст. 264 НК [4]. В состав представительских входят расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• обслуживание участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
• транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с доставкой их до места проведения встречи и обратно;
• буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• услуги переводчика, не состоящего в штате организации.

   Этот  перечень — исчерпывающий, поэтому  затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

   Основным  документом, на основании которого определяется годовая сумма представительских расходов, является смета, утверждаемая советом (правлением) организации на отчетный год.

   В смете указываются конкретные статьи представительских расходов и их предельная годовая сумма. Согласно приказу руководителя организации, утверждается:

• программа мероприятий, связанных с деловой встречей (приемом);
• список приглашенных и участников со стороны организации;

   смета расходов по проведению деловой встречи. Этот приказ является также основанием выдачи ответственному лицу суммы под отчет на представительские цели по данной встрече.

   Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить в организации предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

   После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, величина представительских расходов.

   После окончания приема работник, ответственный  за расходование средств на представительские цели, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты, документы, удостоверяющие транспортные расходы, счета организаций общественного питания и т.д.).

   Вся сумма затрат по приему представителей в соответствии с п. 7 ПБУ 10/99 учитывается  в составе расходов по обычным  видам деятельности [37]. Причем в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99, если выполнены условия признания расходов, указанные в п. 16 ПБУ 10/99, представительские расходы являются расходами того отчетного периода, в котором произошла встреча, независимо от времени их оплаты — предварительной или последующей.

   Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету из бюджета.

   Таким образом, для отнесения на текущие  расходы затрат, относящихся к представительским, обязательно соблюдение следующих условий:

• наличие смет на представительские расходы, утвержденных советом (правлением) предприятия наотчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
• наличие актов, составленных по установленной форме сотрудниками предприятия, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

наличие оправдательных' документов (товарный чек, кассовый чек, торгово-закупочный акт, 17.3. Учет командировочных расходов

   Общий порядок направления сотрудников  в командировки по Рос- сии определен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» [49]. Этот документ продолжает действовать в части, не противоречащей ТК. Гарантии для работников при направлении их в служебные командировки регламентированы гл. 24 ТК «Гарантии при направлении работников в служебные, командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местностью [6].

   Понятие служебной командировки приведено  в ст. 166 ТК: служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Причем служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

   В командировку можно направить не всех работников организации. Нельзя направлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК), а также работников б период действия заключенного с ними ученического договора, если командировка не связана с учебными целями (ст. 203 ТК). Последних можно направить в командировку только с их письменного согласия.

   Командировка  оформляется приказом по предприятию. Форма этого приказа (ф. № Т-9) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [64]. Приказ оформляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также цель, срок и место командировки.

   Ограничений сроков командировки ТК не содержит. Однако, согласно п, 4 инструкции № 62, этот срок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути [49]. Для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.

Целью служебной  командировки может быть: ■ покупка  материально-производственных запасов; а осуществление работ капитального характера (выполнение функций заказчика и т.п.);

* подготовка  и повышение квалификации работников;

• участие в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады), и др.

   На  основании приказа работнику  выписывается в одном экземпляре командировочное удостоверение (ф. № Т-10) и выдается служебное задание на командировку (ф. № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении») [64].

   Командировочное удостоверение подтверждает факт направления  сотрудника предприятия в командировку и служит для подтверждения фактического времени пребывания работника в  служебной командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку, подписывается руководителем и заверяется печатью организации. В нем указывают следующие данные:

• наименование организации, выдавшей удостоверение;
• порядковый номер и дата выдачи;
• фамилия, имя, отчество и должность работника, направляемого в командировку;
• место, цель и срок командировки.

   Если  место служебной командировки расположено  недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, об условиях транспортного сообщения, о характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Во время командировки в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения. При выезде в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. Каждая отметка заверяется подписью ответственного должностного лица и печатью.

   На  каждом предприятии должен вестись  специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лиц.

   Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы командированного, а днем приезда  — соответственно день прибытия транспортного  Средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов днем отъезда считаются текущие сутки, а после 0 часов — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

   В соответствии со ст. 167 ТК за время нахождения в командировке работнику сохраняется  место работы, средняя заработная плата по месту постоянной работы, а также возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

   Сумма, выдаваемая на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места ее назначения. Командированному работнику (подотчетному лицу) выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Администрация предприятия самостоятельно определяет размер средств, выделяемых на командировочные расходы с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в РФ [56, 57]. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировки оформляется на основании приказа руководителя расходным кассовым ордером.

   Согласно  ст. 168 ТК, работодатель обязан возмещать  работнику следующие экономически обоснованные затраты по служебным командировкам:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

   Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

   Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных проездными документами: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси); страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов; расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

   Расходы по найму жилого помещения в месте  командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда. Кроме того, возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от компенсируемой ему стоимости места в сутки.

   Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно ст. 168 ТК, их размер

определяется  работодателем самостоятельно. В  целях бухгалтерского учета для  коммерческих организаций отсутствуют  законодательно установленные нормы командировочных расходов, поэтому в бухгалтерском учете суточные учитываются в размере, определяемом исходя из фактического срока командировки и величины этих расходов, установленной приказом руководителя организации в расчете на одни сутки.

   Для целей обложения налогом на прибыль  такие нормы предусмотрены. Так, постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

  93 установлена норма суточных расходов  в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации [27].

   В соответствии с п. Зет. 217 НКиподп. 2 п. 1 ст. 238НКне подлежали обложению НДФЛ и ЕСН компенсационные выплаты, являющиеся возмещением командировочных расходов в части суточных выплат.

   Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и  некоторые другие законодательные  акты Российской Федерации» в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК внесены следующие существенные изменения. С 1 января 2008 г. суммы суточных, превышающие 700 руб. (для командировок в пределах РФ) и 2500 руб. (для загранкомандировок) в день, облагаются налогом на доходы физических лиц.