Учет расходов по управлению организацией

     Введение 

     Процесс производства является важнейшей стадией  кругооборота средств предприятия. В ходе этого процесса предприятие, расходуя находящиеся в его распоряжении ресурсы, формирует себестоимость  изготавливаемой продукции, что, в  конечном счете, при прочих равных условиях определяет финансовый результат его работы.

     Фактически  расходы являются одним из основных предметов интереса управленческого  учета, поскольку как раз решения, принимаемые в целях их сокращения, составляют основной доступный инструмент менеджера в целях повышения эффективности работы предприятия.

       Основополагающим нормативным документом, определяющим организацию учета  производственных издержек, является  Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, который содержит информацию о составе затрат по производству и реализации продукции, включаемых в себестоимость продукции, и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли.

     Оценка  расходов, а также их горизонтальный и вертикальный анализы помогают собственникам компании оценивать работу конкретных управленцев и руководства компании в целом. Следствием производимых и оплачиваемых расходов является накопление предприятием кредиторской задолженности. Именно прогнозирование расходов помогает руководству составлять реальные бюджеты и планы работы предприятия на будущее.

     Информационной  базой является нормативная документация, литература по бухгалтерскому учету и анализу финансово-хозяйственной деятельности, публикации экономических журналов и газет, таких как «Бухгалтерский учет», «Главбух», «Финансовая газета» и внутренняя документация предприятия (регистры синтетического и аналитического учета, оперативная отчетность) по обслуживанию производства и управления на предприятии.

1. Теоретические основы учета расходов по обслуживанию производства и управления 

1.1 Понятие и классификация расходов по обслуживанию производства и управления 

     В ходе осуществления своей финансово - хозяйственной деятельности наряду с основными расходами (сырье, материалы, заработная плата и др.) организация несет накладные расходы, связанные с подготовкой, организацией, обслуживанием производства и управлением предприятием в целом. В отличие от основных накладные расходы не могут быть непосредственно отнесены в состав прямых затрат на производство продукции (работ, услуг). Они подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) при помощи различных методов распределения.

     По  своей структуре накладные расходы  делятся на:

     - общепроизводственные, связанные с обслуживанием основного и вспомогательных производств организации;

     - общехозяйственные, включающие управленческие и хозяйственные расходы, не связанные непосредственно с производственным процессом.

       К расходам по обслуживанию  производства и управлению относятся:

     - расходы по содержанию и эксплуатации оборудования;

     - общепроизводственные расходы;

     - общехозяйственные расходы.

     Объединение их в одно понятие связано с  тем, что они являются комплексными расходами и подлежат распределению  между отдельными видами продукции косвенно, пропорционально принятой базе.

     Расходы по обслуживанию производства и управления (накладные расходы) образуются в  связи с организацией, обслуживанием  производства и управлением им. Они  состоят из общепроизводственных, общехозяйственных  расходов, а также затрат, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами организации.

     К расходам по обслуживанию производства и управлению относят расходы  на содержание и эксплуатацию машин  и оборудования, общепроизводственные и общехозяйственные расходы.

     Первые  два вида расходов включают в себестоимость  продукции по статье «Общепроизводственные  расходы» и учитывают на синтетическом  счете 25 «Общепроизводственные расходы»; общехозяйственные расходы учитывают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» и по такой же статье распределительные. На дебете счетов в течение месяца отражают затраты, по кредиту осуществляют списание затрат на производственные счета. После завершения месяца остатки на указанных счетах отсутствуют. Для указанных расходов установлена единая методика контроля затрат: по каждому их виду составляют плановую смету с подразделением по статьям; аналитический учет затрат осуществляют по статьям в соответствии с установленной номенклатурой; фактические затраты по статьям сопоставляют со сметными и устанавливают отклонения.

     Указанным расходам, имеющим общие характеристики, свойственны некоторые различия. Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования считаются. По окончании месяца расходы на содержание и эксплуатацию оборудования списывают на счета 20 «Основное производство» и 28 «Брак в производстве» (в части исправимого брака) и распределяют между отдельными видами продукции и незавершенным производством пропорционально сметным (нормативным) ставкам на содержание и эксплуатацию оборудования. При отсутствии сметных ставок расходы на содержание и эксплуатацию оборудования распределяют между видами продукции, как правило, пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих, рабочими человеко-часов, количеству машино-часов оборудования и др.

     При выборе способа распределения косвенных  расходов предприятия необходимо учитывать  специфику его работы, в том  числе уровень механизации и  автоматизации отдельных подразделений, уровень квалификации счетных работников и другие факторы. 
 

1.2 Документальное оформление, аналитический и синтетический учет расходов по обслуживанию производства и управления 

     Расходы на содержание и эксплуатацию машин  и оборудования учитывают обычно на отдельном субсчете счета 25 «Общепроизводственные расходы».

     Аналитический учет расходов по содержанию и эксплуатации производственного оборудования ведут  по каждому цеху (производству и  др.) в отдельности по следующей  типовой номенклатуре статей:

     1) «Амортизация оборудования и транспортных средств»;

     2) «Эксплуатация оборудования»

     3) «Текущий ремонт оборудования и транспортных средств»;

     4) «Внутризаводское перемещение грузов»;

     5) «Прочие расходы».

     В некоторых организациях по статье 2 «Эксплуатация оборудования» отражают затраты электроэнергии, как силовой, так и технологической, вследствие отсутствия их раздельного учета и большого удельного веса силовой энергии.

     Для аналитического учета расходов по содержанию и эксплуатации оборудования используют ведомости учета затрат цехов (ф. № 12), которые открываются на каждый цех в отдельности. По окончании месяца расходы на содержание и эксплуатацию оборудования списывают на счета 20 «Основное производство» и 28 «Брак в производстве» (в части исправимого брака) и распределяют между отдельными видами продукции и незавершенным производством пропорционально сметным (нормативным) ставкам на содержание и эксплуатацию распределяют между видами продукции, как правило, пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих.

     На  втором субсчете счета 25 «Общепроизводственные  расходы» ведут учет расходов по обслуживанию, организации, управлению структурным  подразделением (цехом, производством  и т. д.).

     Аналитический учет второй части общепроизводственных расходов ведут по каждому цеху в отдельности также в ведомости учета затрат цехов в отдельности по следующей типовой номенклатуре статей:

     1) «Содержание аппарата управления  цеха» (заработная плата персонала  управления цеха, отчисления на  социальные нужды, расходы на  содержание диспетчерской связи цеха и другие расходы по управлению цехом);

     2) «Содержание прочего цехового  персонала» (заработная плата с отчислениями на социальные нужды работников цеха, не относящихся к управленческому персоналу);

     3) «Амортизация зданий, сооружений и инвентаря»;

     4) «Содержание зданий, сооружений инвентаря»;

     5) «Текущий ремонт зданий и сооружений»;

     6)«Испытания, опыты и исследования, рационализация  и изобретательство»;

     7) «Охрана труда»;

     8) «Прочие расходы».

     Непроизводительные  расходы

     9) «Потери от простоев»;

     10) «Потери от порчи материальных ценностей при хранении их в цехах»;

     11) «Недостача материальных ценностей и незавершенного производства»;

     12) «Прочие непроизводительные расходы»

     По  истечении месяца собранные в  ведомости № 12 расходы списывают со счетов 20 «Основное производство» и 28 «Брак в производстве».

     Общепроизводственные  расходы, учтенные в течение месяца (дебет счета 25), в соответствующей  своей части подлежат дальнейшему  распределению. Такой метод чрезвычайно  затрудняет определение фактической экономической эффективности новых методов производства, приводит к тому, что отдельные виды продукции могут быть убыточными, а другие - высокорентабельными из-за отдельных участков или агрегатов, а затем их распределять пропорционально соответствующим базам распределения.

     Указанные предложения об учете и распределение  косвенных расходов по сравнению  с применяемыми на практике методами являются более точными, хотя и весьма трудоемкими.

     Общие для всей организации расходы  учитываются на активном синтетическом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Их аналитический учет ведут по отдельным статьям, сгруппированным по четырем разделам:

     А. Расходы на управление организацией

     1) «Заработная плата аппарата управления  организацией»;

     2) «Командировки и перемещения»

     3) «Содержание пожарной, военизированной  и сторожевой охраны»

     4) «Прочие расходы» (канцелярские, почтово-телеграфные  и т.п.)

     5) «Отчисление на содержание вышестоящих  организаций»

     Б. Общехозяйственные расходы

     7) «Амортизация основных средств»

     8) «Содержание и текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаря общезаводского характера»

     9) «Производство испытаний, опытов, исследований, содержание общезаводских  лабораторий, расходы на изобретательство  и технические усовершенствования»

     10) «Охрана труда» (расходы по технике безопасности, производственной санитарии и т.п.)

     11) «Подготовка кадров»

     12) «Организационный набор рабочей  силы»

     13) «Прочие расходы»

     В. Сборы и отчисления

     14) «Налоги, сборы и прочие обязательные  отчисления и расходы»

     Г. Общезаводские не производственные расходы

     15) «Потери от простоев»

     16) «Потери от порчи материалов  и продукции при хранении на  заводских складах» (в тех случаях,  когда ущерб не может быть  взыскан с виновников)

     17) «Недостача материалов и продукции  на заводских складах (За вычетом излишков)» (в тех случаях, когда эти потери не могут быть взысканы с виновных лиц)

     18) «Надбавки за вычетом скидок  по косинусу «ФИ»» (уплаченные  предприятием надбавки к тарифу  за электроэнергию за низкий коэффициент использования мощности электроустановок)

     19) «Прочие непроизводительные расходы».

     В организациях с бесцеховой структурой управления в номенклатуру общезаводских  расходов дополнительно включают статьи: «Содержание персонала отделений» (основная и дополнительная заработная плата инженерно-технического персонала, служащих и младшего обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды; содержание, текущий ремонт и амортизация оборудования, транспортных средств, зданий, сооружений и инвентаря отделений и другие общепроизводственные расходы).

     В составе расходов (ф. № 15). Ведомость составляют на основании первичных документов и разработочных таблиц распределения материалов, заработной платы, услуг вспомогательных производств, расчета амортизации основных средств и листков-расшифровок по прочим денежным расходам следующими основными проводками:

     Дебет счета 26 - Кредит счета 02 - начислена амортизация основных средств общехозяйственного назначения;

     Дебет счета 26 - Кредит счета 05 - начислена амортизация нематериальных активов общехозяйственного назначения;

     Дебет счета 26 - Кредит счета 10 - израсходованы на общехозяйственные цели материалы;

     Дебет счета 26 - Кредит счета 23 - списаны услуги вспомогательных производств;

     Дебет счета 26 - Кредит счета 43 - использование готовой продукции в общехозяйственных целях;

     Дебет счета 26 - Кредит счета 70 - оплате труда и др.

     Для учета затрат в подразделениях вспомогательного производства при журнально-ордерной форме используется ведомость №12. Результаты деятельности подразделений  вспомогательного производства в зависимости от их назначения оформляются накладными сдачи продукции, актами приема-передачи выполненных работ, путевыми листами, справками руководителей служб энергетика, технолога, механика и др.

     Продукция, работы, услуги вспомогательного производства потребляются внутри организации либо продаются покупателям и заказчикам. Фактические затраты по продуктам труда вспомогательного производства, потребляемым внутри хозяйствующего субъекта, распределяются между подразделениями - потребителями продукции, работ, услуг, а внутри подразделений - по другим объектам учета и калькулирования.

     Критерием для подобного распределения  в зависимости от принятого в  учетной политике организации варианта, могут служить показатели нормативной (плановой) себестоимости продукции, работ, услуг, суммы заработной платы, материальных расходов, прямых затрат и др.

     Данные  учета и распределения расходов общепроизводственных, общехозяйственных  и вспомогательного производства заносятся  в ведомость сводного учета затрат на производство продукции (работ, услуг), а также в журналы-ордера № 10 и 10/1.

2. Учет общепроизводственных и общехозяйственных расходов 
 

2.1 Учет расходов по содержанию и эксплуатации оборудования 

     Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования выделяют из состава общепроизводственных расходов в связи с существенным удельным весом их в себестоимости продукции и значимостью. Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования учитываются на субсчете 25.1 «Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования». Затраты собираются по дебету 25.1 «Расходы по содержанию и эксплуатации оборудования» с кредита разных счетов.

     Аналитический учет этих расходов ведут по каждому  цеху или производству в отдельности. Состав расходов определяется отраслевыми  Методическими рекомендациями (указаниями) по планированию, учету и калькулированию себестоимости.

     Типовая номенклатура расходов по содержанию и эксплуатации оборудования:

     - амортизация оборудования и транспортных средств;

     - эксплуатация оборудования и транспортных средств (стоимость смазочных, обтирочных материалов, запчастей, заработная плата рабочих, обслуживающих это оборудование, отчисления на социальное страхование, стоимость потребляемого топлива и всех видов энергии и др.;

     - ремонт оборудования и транспортных средств;

     - внутризаводское перемещение грузов;

     - амортизация инструментов и спецприспособлений;

     - прочие расходы.

     Учет  расходов по аналитическим статьям  ведется в ведомости учета  затрат цехов (ф. № 12). По окончании месяца расходы по содержанию и эксплуатации оборудования распределяются между видами продукции и незавершенным производством и списываются на сч.20 «Основное производство», сч.28 «Брак в производстве» в части исправимого брака.

     Наиболее  распространенные базы распределения  расходов:

     - пропорционально нормативным сметным ставкам расходов по содержанию и эксплуатации оборудования;

     - пропорционально массе или объему выпущенной продукции;

     - пропорционально количеству отработанных рабочими человеко-часов;

     - пропорционально количеству машино-часов работы оборудования;

     - пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих без доплат по прогрессивно-премиальным системам.

     При выборе способа распределения косвенных  расходов необходимо учитывать специфику  работы организации, уровень автоматизации производственного процесса, уровень организации производства и даже квалификацию бухгалтера. 
 

2.2 Учет общепроизводственных расходов 

     На  субсчете 25.2 «Общепроизводственные  расходы» ведут учет расходов по обслуживанию и управлению структурных подразделений организации. Аналитический учет общепроизводственных расходов осуществляется также, как и учет расходов по содержанию и эксплуатации оборудования в ведомости учета затрат цехов (форма  № 12).

     Типовая номенклатура статей общепроизводственных расходов:

     1. Производительные расходы

1.1. Содержание  аппарата управления цеха (заработная  плата с отчислениями начальника  цеха, инженеров, мастеров, диспетчеров);

1.2. Содержание  прочего цехового персонала (заработная  плата с отчислениями работников, не относящихся к управленческому персоналу: уборщиков, кладовщиков и др.);

1.3. Амортизация  зданий, сооружений общепроизводственного  (цехового) назначения;

1.4. Содержание  зданий и сооружений цехового  назначения;

1.5. Ремонт  зданий и сооружений цехового  назначения;

1.6. Амортизация инвентаря общецехового назначения (инструментов общего пользования);

1.7. Расходы  на охрану труда и технику  безопасности;

1.8. Прочие  расходы.

     2. Непроизводительные расходы

2.1. Потери  от простоев по внутренним  причинам;

2.2. Потери  от порчи материальных ценностей при хранении в цехах;

2.3. Прочие  непроизводительные расходы.

     По  истечении месяца расходы, собранные  в ведомости учета затрат цехов  по дебету счета 25.2, списывается:

Дебет сч.20 «Основное производство»,  сч.28 «Брак в производстве»

Кредит  сч.25.2 «Общепроизводственные расходы».

       Между видами продукции они  распределяются пропорционально:

     - расходам по содержанию и эксплуатации оборудования плюс  основная заработная плата производственных рабочих без доплат по прогрессивно-премиальным системам;

     - основной заработной плате производственных рабочих без доплат по прогрессивно-премиальным системам. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Учет общехозяйственных расходов 

     Общие для всей организации расходы  по обслуживанию и управлению, учитывают  на активном счете 26 «Общехозяйственные расходы». Аналитический учет этих расходов ведут по статьям в ведомости учета общехозяйственных расходов (форма № 15). 

     Общехозяйственные расходы группируются в четыре раздела: 

     1. Расходы на управление организацией

1.1. Заработная  плата аппарата управления организации;

1.2. Отчисления  на социальное страхование и  обеспечение;

1.3. Командировки  и перемещения;

1.4. Представительские  расходы; 

1.5. Прочие  расходы (канцелярские, почтово-телеграфные  и др.). 

        2. Общехозяйственные расходы

2.1. Содержание  прочего общехозяйственного персонала,  не относящегося к управленческому  (бухгалтеров, кассира);

2.2. Содержание  пожарной, военизированной и сторожевой  охраны;

2.3. Амортизация  основных средств общехозяйственного  назначения;

2.4. Содержание и ремонт основных средств общехозяйственного назначения;

2.5. Производство  испытаний, опытов, исследований, содержание  общезаводских лабораторий;

2.6. Расходы  по охране труда и технике  безопасности;

2.7. Расходы  на подготовку кадров;

2.8. Прочие  расходы.  

       3. Сборы и отчисления

3.1. Налоги  и сборы, уплачиваемые за счет  себестоимости продукции (земельный  налог).

      4. Непроизводительные общехозяйственные расходы

4.1. Потери  от простоев по внешним причинам;

4.2. Недостачи  и потери от порчи материалов и готовой продукции на общезаводских складах;

4.3. Прочие  непроизводительные расходы.

     По  окончании месяца общехозяйственные  расходы распределяются между видами готовой продукции и списываются  проводкой:

     Дебет сч.20 «Основное производство» по аналитическим счетам (видам продукции)

     Кредит сч.26 «Общехозяйственные расходы».

     База  распределения общехозяйственных  расходов обычно та же, что и общепроизводственных.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Методы распределения общепроизводственных и      общехозяйственных расходов 

    С развитием производственно-технологических  процессов увеличивается доля накладных  расходов в общих суммарных затратах предприятия. Накладные расходы  возникают на самых разных уровнях  организации и оказывают значительное влияние на себестоимость продукции (работ, услуг), в связи с чем требуют особого внимания со стороны управленческого персонала.

    В целях формирования управленческой информации о накладных расходах необходимо проанализировать их содержание и особенности. Так, прежде всего  они делятся на производственные и непроизводственные.

    Производственные  накладные расходы могут возникать  на уровне участка, цеха, а также  одновременно относиться к нескольким структурным подразделениям организации  либо объектам калькулирования. Общий  учет этих расходов не учитывает места и условия их возникновения, не позволяет формировать информацию о реальной себестоимости, искажает данные о производственных издержках на конкретные виды готовой продукции (работ, услуг). По своему характеру производственные накладные расходы в значительной доле относятся к условно-переменным, что означает возможность проследить их причинно-следственную связь с конкретными объектами калькулирования. Непроизводственные накладные расходы по большей части не имеют прямой зависимости от деловой активности организации и являются постоянными либо условно-постоянными.

    При калькулировании себестоимости  необходимо обеспечить правильную организацию  учета накладных расходов по местам возникновения и уровням управления (центрам ответственности), т.е. построить систему аналитического учета косвенных затрат. Так, в качестве мест возникновения производственных накладных расходов могут выступать цеха основного производства, различные обслуживающие подразделения и вспомогательные цеха.

    Для оценки производственных запасов, определения финансового результата по реализованной продукции, а также для принятия управленческих решений, основанных на информации о себестоимости продукции, необходимо грамотное распределение накладных расходов. В то же время выбор и обоснование баз распределения накладных расходов являются одной из самых сложных задач калькулирования себестоимости. Выбранная в организации методика распределения должна учитывать как особенности производства различных видов продукции, так и саму специфику накладных расходов.

    Принято выделять три метода распределения  накладных расходов: бухгалтерское, математико-статистическое и плановое.

    - Бухгалтерское направление связано  с использованием документированных  данных о затратах и их распределении  на основе той или иной базы. При этом его главным недостатком является то, что, меняя базу распределения, бухгалтер изменяет величину финансового результата.

    - Математико-статистическое направление  основано на построении коэффициентов  корреляции между отдельными видами издержек и степенью занятости, либо между потреблением и выпуском готовой продукции.