Учет расходов с подотчеными лицами
7
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный социальный университет» в г. Тольятти Самарской области
Кафедра экономических дисциплин
Специальность: Бухгалтерский учет анализ и аудит
Форма обучения: заочная
КУРСОВАЯ РАБОТА
Дисциплина: Бухгалтерский и финансовый учет
Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
Тольятти 2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………………………………………………………
1.1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………. 6
1.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ……………………………………. 9
1.3.СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ …………………………………………13
1.4. ПОЛУЧЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ ……………………………………………………………………..19
1.5.ВОЗВРАТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ………………………………………...20
1.6.БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ………………………………………………….... 24
2.ПРАКТИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «АВТОБИЗНЕСТРАНС» ……………………………………..26
2.1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ …………………………..26
2.2.ПРАКТИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АБТ»…………………………………………………………………
3.ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………………………………………………... 34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………………38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………. 41
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.
Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Стоит отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.
Основными задачами бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами являются:
своевременное, полное и достоверное отражение фактических затрат на счетах бухгалтерского учета,
документальная обоснованность использования подотчётных сумм и обоснованность включения в состав затрат,
контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель этой работы – изучить порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности, периодика и учебная литература. В практической части использованы данные хозяйственной деятельности Общества с ограниченной ответственностью «АвтоБизнесТранс», расположенного в г.Тольятти.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда термин «под отчет»).
Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели, которые в основном связаны:
с хозяйственно-операционными расходами;
с расходами на служебные командировки по территории РФ и за границу.
Список подотчетных лиц утверждает руководитель организации. Утвердить такой список можно как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. В документе прописывается, на какие цели и на какой срок выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие - на оплату всех хозяйственных расходов. Работники, получающие денежные средства на командировочные расходы, в документе не указываются. В данном случае издаётся отдельный приказ о направлении в служебную командировку.
Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы. Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ равен 100 000 руб. по одной сделке. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, учреждение может быть оштрафовано. Причем сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб. и налагается на организацию, которая расплатилась наличными. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен и на руководителя организации (п. 15.1 КоАП РФ).
На практике возникает ситуация, когда подотчетные лица в действительности не являются таковыми, так как фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный "подотчет наоборот". Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.
Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:
выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одному КБК аванс из кассы не выдается.
1.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя.
Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).
В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1:
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и №Т-9а);
командировочное удостоверение (форма №Т-10);
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а).
Минфин России по этому вопросу не сформировал однозначной точки зрения (Письма Минфина России от 06.12.2002 №16-00-16/158, от 28.10.2005 № 03-03-04/2/90, от 26.12.2005 №03-03-04/1/442). В Письмах утверждалось, что при наличии приказа руководства о направлении сотрудника в командировку оформление командировочного удостоверения не обязательно, только вот в Письме от 23.05.2007 №03-03-06/2/89 его позиция полностью изменилась. Теперь же имеет значение лишь то, что однозначную позицию нормативно закрепило Правительство РФ: для оформления командировки требуется не приказ, а другие документы, одного приказа для признания расходов недостаточно.
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Совсем другое дело - затраты на проезд; подтверждением проезда служат авиа или железнодорожные билеты. В случае потери работником билетов руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Основанием для возмещения оплаты проезда является заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую нужно подтвердить справкой транспортной службы.
Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме №АО-1 и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов. Как правило, документы - это кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не указано, за что совершалась оплата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором отражается направление использования денежных средств.
Бухгалтер при проверке авансовых отчетов должен обращать внимание на следующее:
даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, то им в письменной форме указывается причина совершения расхода подотчетных сумм в этот день. В случае если руководитель учреждения сочтет данную причину уважительной (о чем будет свидетельствовать его разрешительная подпись на заявлении работника), бухгалтер вправе принять данные документы;
в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма товарного чека, а также должны стоять подпись кассира, печать организации);
товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование "хозяйственные товары", "канцелярские товары", их количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование, необходимо на обратной его стороне перечислить, что именно им из предметов хозяйственных или канцелярских товаров было приобретено. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;
КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.
Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
1.3.СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются.
Следует заметить, что в командировку не могут быть направлены:
беременные женщины;
женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения последними возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);
сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);
сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).
Перед тем как рассматривать учет расходов на служебные командировки, следует обратить внимание, что на 25.10.2008 приходится начало действия Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение №749), которое с указанной даты будет регулировать порядок направления сотрудников в командировки. В связи с этим ранее действовавшая Инструкция Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция № 62) действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.
Прежде всего следует отметить, что Положение № 749 определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки не только в пределах территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств, чего не было предусмотрено Инструкцией №62.
Главным нововведением Положения №749 является отсутствие ограничительного срока служебной командировки. Предусмотренная ранее Инструкцией №62 продолжительность нахождения работника в служебной командировке не могла превышать 40 дней. В Положении №749 не установлено каких-либо конкретных сроков нахождения работника в командировке, а лишь указано, что срок должен определяться работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4). Поскольку Трудовой кодекс также не устанавливает никаких ограничительных сроков, можно сделать вывод, что организация вправе направить работника в командировку на любой срок.
Инструкцией №62 не было точно определено, признается ли служебной командировкой поездка работника в территориально обособленное подразделение (представительство, филиал), п. 3 Положения №749 восполнил этот пробел, им указано, что данная поездка также является служебной командировкой.
При направлении работника в служебную командировку руководителем учреждения определяется цель его командировки, которая указывается в служебном задании (утверждается работодателем). На основании решения работодателя оформляется командировочное удостоверение по форме №Т-10 (п. 7 Положения №749). Этот документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Постановлением №749 внесено существенное дополнение, касающееся процедуры направления работника в заграничную командировку. Для загранкомандировок Положением №749 расширен перечень расходов, которые возмещаются работнику: к ним прибавились затраты на оформление загранпаспорта, визы и иных выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; стоимость медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.
Следует обратить внимание на то, что порядок оформления командировок в страны - участницы СНГ и в другие государства различен. При направлении работника в загранкомандировку оформления командировочного удостоверения не требуется. Исключение сделано только для стран - участниц СНГ, так как в соответствии с п. 19 Положения №749 при направлении сотрудника в эти страны даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в удостоверении, оформленном как при командировании в пределах РФ.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Пунктом 17 Положения №749 определено, что за время нахождения работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, в пути суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, предусмотренных для загранкомандировок.
Согласно п. 18 Положения №749 при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Указанные даты определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В п. 20 Положения №749 рассматривается ситуация, когда работник выехал в загранкомандировку и возвратился на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату для командировок на территории иностранных государств.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения №749).
Пунктом 25 этого Положения предусмотрен порядок возмещения работнику затрат по найму жилого помещения и суточных в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке. Такие расходы оплачиваются работнику в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Предусмотрена также оплата предъявленного работником листка нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п. 11 Положения №749). Размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Однако при направлении работника в служебную командировку за счет средств федерального бюджета следует учитывать, что размеры возмещения расходов утверждены Постановлением Правительства РФ N 729, а именно:
а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;
б) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
в) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда: