Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Учет расходов с подотчетными лицами

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Н.П.ОГАРЁВА»

Институт дополнительного образования

Факультет экономики и финансов

КУРСОВАЯ РАБОТА

УЧЕТ РАСХОДОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Автор курсовой работы Сунгаев И.И.

Специальность 080109-65 «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

Обозначение курсовой работы КР-02069964-080109- 21

Руководитель работы

канд.экон.наук, доцент Свешникова О.Н.

Оценка

Саранск- 2010 год

Институт дополнительного образования

Факультет экономики и финансов

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

Студентка Ольга Васильевна Горбунова

1.Тема Учет расходов с подотчетными лицами

2.Срок представления работы к защите 15.10.2010г.

3.Исходные данные: нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности , учебная литература.

4.Содержание курсовой работы

4.1.Введение

4.1.Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

4.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

4.3.Заключение

4.4.Список использованной литературы

4.5.Приложения

Руководитель работы __________________________

Задание принял к исполнению __________________________

РЕФЕРАТ

Курсовая работа содержит 39 страниц, 1 таблицу, 30 использованных источников.

Перечень ключевых слов: подотчетные лица организации, представительские расходы, операционно - хозяйственные расходы, командировочные расходы.

Цель исследования: изучить особенности организации расчетов с подотчетными лицами.

Методы исследования: анализ документации, беседа, наблюдение

Область применения: изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….5

1.Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами………….7
1.1 Подотчетные лица и организация расчетов с ними……………………………………………………………………………….7 1.2 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………..14
2. Учет расчетов с подотчетными лицами……….....17

2.1.. Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам…........................................................................................................17 2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на операционно-хозяйственные нужды………………………………………………………….24
2.3 Совершенствование учета расходов с подотчетными лицами…………………………………………………………..………………28
Заключение……………………………………………………………………..32
Список использованной литературы…………………………………………33
Приложение 1………………………………………………………………….36
Приложение 2 ………………………………………………………………….37
Приложение 3......................................................................................................38
Приложение 4…………………………………………………………………..39

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации под отчет.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) полное, достоверное и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Именно эти обстоятельства и легли в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Цель работы: изучить особенности организации расчетов с подотчетными лицами.

Задачи: изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами,

раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература .

1.Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1.Подотчетные лица и организация расчетов с ними.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет.

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации (затраты по проведению официального приема и т.д)

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними утверждается руководителем организации, приказом (распоряжением), также можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об использовании и сделать это в срок.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Следует отметить, даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер (Приложение 2).

Приказ (Приложение 1) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2)) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

-наименование организации-продавца;

-идентификационный номер (ИНН)

-заводской номер ККМ;

-порядковый номер чека;

-дата и время покупки;

-стоимость (цену) покупки;

-признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

1.наименование документа;

2.дату составления документа;

3.наименование организации, от имени которой составлен документ;

4.содержание хозяйственной операции

5.измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

6.должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет (Приложение 4) об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру (Приложение 3).

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной документации

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Таким образом, говоря об организации расчетов с подотчётными лицами, следует отметить, что:

1. руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

- перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет;

- сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;

- порядок их представления, обработки и утверждения и др

- требования, предъявляемые к оформлению первичных документов и учету расчетов с подотчетными лицами;

2. при выдаче денежных средств организация обязана:

-определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

-получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

-выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

-определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

1.2 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни .

Таблица 1. Система регулирования бухгалтерского учета в России

Уровень	Документы	Органы, принимающие документы
I – законодательный	Федеральные законы, постановления, указы	Президент РФ Правительство РФ Федеральное Собрание
II – нормативный	Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету	Министерство финансов РФ Центральный Банк РФ
III – методический	Нормативные акты (приказы, инструкции), методические указания	Министерство финансов РФ Федеральные органы исполнительной власти
IV – организационный (микроуровень)	Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.п.)	Предприятия, консультационные фирмы

I уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете»

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли .

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку .

II уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности .

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 .

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению.

III уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации». В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей .