Учет с подотчетными лицами
ВВЕДЕНИЕ
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Как правило, в хозяйственной деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность.
Предметом исследования данной работы является порядок учёта расчётов с подотчётными лицами организации.
Целью курсовой работы является рассмотрение теории и практики ведения бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами организации на примере ООО «Профреал», который является объектом исследования.
Для достижения поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:
- изучить нормативные документы по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами;
-раскрыть порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные расходы;
- раскрыть порядок возмещения
расходов при служебных
- отразить документальное
- раскрыть организационные и методические аспекты учетной политики исследуемой организации;
- провести исследование
1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ
1.1 Обзор нормативных документов по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами
К основным нормативно-правовым актам, регулирующим учет расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами относятся:
1. Указ Президента Республики Беларусь от 4 сентября 2003 г. № 376 «Об осуществлении юридическими лицами, их обособленными подразделениями расчетов наличными денежными средствами с физическими лицами» (в ред. от 01.03.2007) [5].
Данный Указ устанавливает, что юридические лица, их обособленные подразделения при отсутствии задолженности по платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и государственные внебюджетные фонды, включая фонд социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты, могут производить из выручки, поступившей в их кассы, расчеты наличными денежными средствами с физическими лицами, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, за закупаемую сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару, если президентом Республики Беларусь не установлен иной порядок расчетов за закупаемую у физических лиц сельскохозяйственную продукцию.
2. Указ Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» (в ред. от 24.10.2011) [6]. Данный нормативный документ распространяется на расчеты, которые осуществляются на территории Республики Беларусь юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями
3. Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000 г. № 441-з (в ред. от 13.07.2012) [7].
4. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-з (в ред. от 31.12.2013) [8].
5. Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений правления национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» (в ред. от 12.11.2012) [9].
Настоящая инструкция разработана на основании статей 26, 30 и 39 банковского кодекса Республики Беларусь, пункта 4 порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного указом президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 "Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь" (национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 64, 1/1403), и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях
6. Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 185 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» [10]. Настоящая инструкция устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.
7. Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 30.03.2011 № 112 «Об утверждении Инструкции об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» [11].
Настоящая инструкция разработана на основании статей 30 и 39 банковского кодекса Республики Беларусь и определяет порядок работы по организации наличного денежного обращения на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях и обязательна для выполнения национальным банком Республики Беларусь, банками Республики Беларусь и небанковскими кредитно-финансовыми организациями Республики Беларусь, их филиалами (отделениями) и их структурными подразделениями.
8. Постановление Совета министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 «Об утверждении Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр» (в ред. от 09.08.2013) [12].
9. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь 17 января 2007 г. № 1 «Об утверждении инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей» (в ред. от 08.11.2011) [13].
Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 33 Банковского кодекса Республики Беларусь, статьей 21 закона Республики Беларусь от 22 июля 2003 года "о валютном регулировании и валютном контроле" (национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., n 85, 2/978) и определяет источники поступления и цели использования наличной иностранной валюты по валютным операциям, расчеты по которым осуществляются посредством ее приема (выдачи) в кассу (из кассы) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей либо внесения (снятия) на счет (со счета) юридического лица, индивидуального предпринимателя в банке и документального оформления такого внесения (снятия), а также источники поступления и цели использования наличных белорусских рублей по валютным операциям, осуществляемым посредством их приема (выдачи) в кассу (из кассы) юридических лиц - нерезидентов либо внесения (снятия) на счет (со счета) юридического лица - нерезидента в банке и документального оформления такого внесения (снятия).
10. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 сентября 2011 г. № 406 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчиненными министерству связи и информатизации Республики Беларусь»[14].
Настоящая Инструкция устанавливает порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях, а также особенности работы с наличной иностранной валютой для организаций, подчиненных министерству связи и информатизации Республики Беларусь.
11. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. № 211 «Об утверждении Инструкции по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь» (в ред. от 27.11.2013) [15].
Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с денежной наличностью, инкассации и перевозки наличных денежных средств и иных ценностей для кассовых работников и работников служб инкассации и обязательна к исполнению всеми банками, их филиалами и небанковскими кредитно-финансовыми организациями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.
12. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38 «Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (в ред. от 23.03.2011) [16]. Данным постановлением утверждаются типовые формы первичных учетных документов по оформлению кассовых операций.
Таким образом, наличие широкого спектра нормативных и законодательных актов в области учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами позволяет регулировать финансовые и связанные с ними отношения.
1.2 Порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные расходы
Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных учетных документов, установленным в соответствии с законодательством.
Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:
- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;
- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой
величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.
Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предприни-мателями в размерах, определяемых руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями.
Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.
Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).
Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом в соответствии с законодательством. Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в том числе с использованием корпоративных карточек, а также использование корпоративных карточек другими лицами не допускается.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.
Юридические лица, подразделения, осуществляющие через уполномо-
ченных лиц, находящихся вне места нахождения юридического лица, подразделения, расчеты с физическими лицами и выдающие работникам денежные средства под отчет с использованием корпоративной карточки для проведения указанных расчетов, могут дополнительно перечислять на карт-счета денежные средства без представления полного отчета по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств.
В случае, если расчеты с физическими лицами осуществляются наличными деньгами на территории вне места нахождения юридического лица, подразделения только одним уполномоченным лицом, отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным) и иных документов, подтверждающих целевой характер расходования денежных средств, представляется в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения в сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в месяц.
Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются:
- кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;
- другие документы, установленные в соответствии с законодательством.
Допускается использование личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, а также личных денежных средств членов профессиональных союзов на указанные цели в интересах профессиональных союзов в пределах размеров.
Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).
Возврат неиспользованных сумм денежных средств, полученных под отчет, осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах [15, c. 56].
1.3 Порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения.
Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку.
При направлении в служебную командировку работников в обязательном порядке выдается командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение, выдается руководителю командируе-мой группы (коллектива) или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя.
Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, в том числе в электронном виде.
При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе (распоряжении) о командировании работника.
Командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа;
- расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.
При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду, возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации.
В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.
Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат;
- по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя - в номерах высшей категории). Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (месту пребывания) (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке. При этом период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания.
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.
Нанимателем определяются форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления.
За работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы.
Порядок исчисления среднего заработка определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- по проживанию вне места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом до места командирования и обратно:
воздушным, железнодорожным и водным транспортом:
по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса,
на железнодорожном транспорте - "купе", на пассажирских судах - туристического класса).
Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.
Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения.
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем двадцати процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем.
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.
В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 часов (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
За время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработная плата (денежное довольствие) не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале [9].