Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организаций

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ  

Курсовая  работа

по  дисциплине «Архивоведение»

Выполнила:

Студентка III курса, гр. 646

Н.Ю. Никитенко

Руководитель:

Преподаватель ТЭПК

Н.В. Жульева 

Томск – 2006

Содержание 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы  архива……………………………………………4

1.1      Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

1.2      Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

1.3      Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

2.1       Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

3.1       Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

3.2       Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

3.3       Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

3.4       Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

4.1       Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19

4.2       Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

5.1       Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

5.2       Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение 

Все хранящиеся в  архиве документы (в том числе  непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1.                 обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2.                 для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3.                 для наиболее эффективного использования документов. 

При наличии в  архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации  учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:  

1.      книга учета поступления и выбытия документов;

2.      список фондов;

3.      листы фондов;

4.      описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу  и содержанию документов архива организации  включают:

1.     описи дел;

2.     номенклатуры дел;

3.     картотеки;

4.     исторические справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти  данные закреплены описями дел. К  ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Глава 1 Учетные документы  архива 

К группе учетных  документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета  поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем  поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел  могут быть связаны, прежде всего, с  приемом дел от структурных  подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит  в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов  дел в сторону уменьшения могут  быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые  в книгу учета поступлений  и выбытия документов, служат основой  для составления листов фондов.

Учет поступления  и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для суммарного учета фондов и  присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более  фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета  дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета  отражают в итоговой  записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении  к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе  «Примечание» напротив каждого выбывшего  дела пишут или проставляют штамп  «Выбывало».

Описи структурных  подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами  переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве,  если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название  фонда» указывают в  хронологической  последовательности все названия  и  подведомственность организации  фондообразователя  с момента возникновения  вне зависимости  от наличия документов   за этот период. Далее все  изменения в названиях и подведомственности  вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении  или выбытии  дел вписывают в лист фонда только на основании  тех или иных документов,

Документы, сообщающие о поступлении или выбытии  дел:

1. описи  дел структурных подразделений;

2. описи дел постоянного  хранения;

3. описи дел по  личному составу;

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи дел в государственный архив;

6. акта о выделении  дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении  дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом  повреждении дел;

9. акта проверки  наличия и состояния дел.

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом  и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Лист фонда может  иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу  которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).

Архив любой организации  на каждый фонд должен иметь дело фонда.

В дело фонда помещают:

1. историческую справку;

2. старые листы фонда;

3. акты передачи  или приема дел в архив;

4. акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых  повреждениях дел;

6. акты о проведениях  проверок наличия дел;

7. методические пособия  по обработке дел фонда и  др.

Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие  изменения в составе  и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

1.1Учет  и обеспечение  сохранности документов архивного фонда Российской Федерации  

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом  необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление  их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного  государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом  субъектов федерации;

составление в органах  управления архивным делом  сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный  государственный учет документов –  это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных  документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих  принципов:

централизации учета  – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы  государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета  – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с  ними (единство учетных документов);

динамичности учета  – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета  Архивного фонда РФ   называется единица измерения количества документов.

Единицами учета  Архивного фонда РФ являются:

v               архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

v               единица хранения;

v               отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда  и 3 333 104 единицы хранения. 

Организация учета документов Архивного Фонда  Российской Федерации

Государственному  учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений  организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила  учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции  8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей  возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается  документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы  делятся на внутренние и централизованного  государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.    

1.3 Составление учетных  документов в архиве 

Внутренние учетные  документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

К внутренним учетным  документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. 

Книга поступлений  предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.        

 В книгу поступлений  в хронологической последовательности  заносятся все поступления независимо  от того, является поступление  первичным или вторичным. При  ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а  также годы.

Если поступила  россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной  описи, а если ее нет, то на основании  хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя  и официально принятое сокращенное  название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда  из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его  переименованиями и номере архивного  фонда, количестве, хронологических  границах и составе документов фонда  и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.        

 Лист фонда  состоит из трех основных разделов:

1)     сведения о переименованиях фондообразователя;

2)     сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)     сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для  описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи  может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения.

По листу фонда  присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи  выбывают из архива, то ее номер не присваивается  другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда –  комплекс документов, отражающих историю  архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов  к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. 

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие  сведения:

v               о дате создания учреждения;

v          подчиненности;

v          реорганизации;

v          условиях хранения материалов;

v          видов научно-технической обработки материалов.        

 Каждому делу  фонда присваивается номер фонда  и его название. Дела фондов  хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся  в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного  государственного учета. Документы  централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном  архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который  оставляется архивами учреждений в  зависимости от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей  и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:

v               архивные материалы;

v               страховой фонд копий;

v               научно-справочный аппарат;

v               условия хранения документов.         

 Карточка фонда  служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда  составляются только в государственных  архивах и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении  в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив.

В государственном  архиве на основе поступивших паспортов  архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю  архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций;

а также о наличии  в архивах учреждений номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государственных  архивах, музеях и библиотеках, в  архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте

Глава 2 Научно-справочный аппарат  к документам архива 

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы  архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и  предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке  карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность  облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди  архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при  первом поступлении документов фонда  в архив организации. В последующем  по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку  составляет и  подписывает заведующий  архивом. В организациях с небольшим объемом  дел, образующихся за год, историческую справку  можно заменить предисловием к описи  дел постоянного хранения.

Историческая  справка состоит  из трех разделов:

1.      истории фондообразователя;

2.      истории фонда;

3.      характеристики документов фонда.