Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы
Городское бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
«Пермский государственный автотранспортный колледж»
Специальность 034702
«Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
КУРСОВАЯ РАБОТА
Учетные кадровые документы. Автоматизированные системы
Выполнила:
студентка IV курса, гр. Д-09-1
Бессонова С.А.
Проверила:
Преподаватель – Зуева Е.Н.
К защите допущена « » 20__г.__________
Защита состоялась « » 20__г.
Отметка _____________________________
Подпись руководителя__________________
Пермь, 2012
Содержание
Введение
Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Цель данной курсовой работы показать возможности автоматизированных систем для кадрового учета.
Для достижения данной цели мы поставили перед собой следующие задачи:
- изучить нормативно-правовую базу РФ по вопросам кадрового учета и автоматизированным системам;
- проанализировать учетные кадровые документы;
- сделать обзор уже существующих АСУ в кадрах.
При написании курсовой работы мы использовали федеральные законы, учебные пособия, методические издания и интернет ресурсы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения. В первой главе мы рассматриваем нормативно-правовые основы учета кадров. Во второй главе рассматриваем классификацию учетных кадровых документов и порядок их составления. В третьей главе – автоматизированные системы по учету кадров.
Глава 1.
Нормативно-правовые основы учета кадров
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.1
Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
В Российской Федерации работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста кадровой службы к другому. Ранее порядок ведения кадрового учета устанавливался в основном отраслевыми нормативными актами, утверждавшимися соответствующими министерствами и ведомствами. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового учета, не было создано ни в прошлый период, ни в последние годы.
Так, в частности, в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. Работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия строится на основании Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [3].
Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.
Обеспечение защиты прав и свобод гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайную осуществляется на основании Федерального закона «О персональных данных» [6].
Перечень сведений,
составляющих коммерческую (служебную)
тайну, список сотрудников, имеющих
доступ к ней, степень ответственности
за распространение
Положения Раздела Х ТК РФ позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников [1].
В настоящее
время существуют определенные стандарты оформления организационно-
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости. 2
Специалистами кадровых служб используются Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». [10]
Особое внимание
следует уделять ведению
В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
Постановлением Госкомстата России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. [9]
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу. [2]
Воинский учет граждан Российской Федерации организуется и осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации», Положением о воинском учете. [5]
Таким образом, даже краткий анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы Правительством РФ, министерствами и ведомствами были приняты и продолжают действовать нормативные правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
― документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
― построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления;
― регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;
― создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;
― разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
Типовые формы
некоторых документов и в целом
порядок ведения кадрового
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.4
В реальности состав
кадровых документов может быть значительно
шире или может быть приспособлен
к специфике труда у
Таким образом,
общий состав кадровых документов определяется
непосредственно работодателем
с учетом требований действующего законодательства,
масштабов и специфики
Глава 2.
Документирование кадрового учета
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.5
Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.
Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).6
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.
Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.7
2.1. Унифицированные формы документов по учету кадров
Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу8
На основании этого приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносятся записи в трудовую книжку и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС (МС)).
Приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета принимаемых работников по трудовому договору и заполняются: форма Т-1 - на одного работника, форма Т-1а - на группу работников.
Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" или "Период работы" строка (графа) "по" не заполняется. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку (Приложение 1).
Унифицированная форма Т-2. Личная карточка работника является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия.
Личная карточка
формы Т-2 является документом, обеспечивающим
работу по учету качественного и
количественного состава
Совокупность
личных карточек формы Т-2 составляет
картотеку личного состава
Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. «Общие сведения»;
II. «Сведения о воинском учете»;
III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
IV. «Аттестация»;
V. «Повышение квалификации»;
VI.»Профессиональная
VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
VIII. «Отпуск»;
IX. «Социальные льготы, на
которые работник имеет право
в соответствии с
X. «Дополнительные сведения»;
XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:
1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.
При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
ОКАТО – «Общероссийский
классификатор объектов административно-
ОКИН – «Общероссийский
классификатор информации о населении.
ОК 018-95» утвержден
ОКСО – «Общероссийский
классификатор специальностей по образованию.
ОК 009-2003» утвержден Постановле
ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».
2. Дата и место
рождения устанавливается на
основании паспорта или иного
документа, удостоверяющего
3. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование могут быть следующими:
― гражданин Российской Федерации – 1;
― гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
― иностранный гражданин (указывается какого государства) – 3;
― лицо без гражданства – 4.9
4. Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН – 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН – 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН – 1).
5. Все сведения
об образовании (квалификация, направление
или специальность)
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
― начальное (общее) образование – 02;
— основное общее образование – 03;
― среднее (полное) общее образование – 07;
― начальное профессиональное образование – 10;
― среднее профессиональное образование – 11;
― неполное высшее образование – 15;
― высшее образование – 18;
― послевузовское образование – 19.
Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.
Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.
6. Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия – на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее – ОКПДТР).
7. Стаж работы
(общий, непрерывный, дающий
8. Состояние
в браке записывается и
― никогда не состоял (не состояла) в браке – 1;
― состоит в зарегистрированном браке – 2;
― состоит в незарегистрированном браке – 3;
― вдовец (вдова) – 4;
― разведен (разведена) – 5;
― разошелся (разошлась) – 6.
9. В составе
семьи указываются только
Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).10
10. Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.
11. Место жительство
(по паспорту) указывается на основании
паспорта, фактическое – со слов
работника. Код места
Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
― военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
― удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:
пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:
в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника – это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).
Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а), приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).
Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.
Последний раздел личной карточки XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.
Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров.
При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.