Учёт, анализ, аудит на примере ООО ПСФ "Металлон"

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Все предприятия, осуществляя  производственную и хозяйственную  деятельность, вступают во взаимоотношения  с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия  и отдельными лицами. Эти взаимоотношения  основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг. Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Бухгалтерский учет и  аудит денежных средств имеет  важное значение для правильной организации  денежного обращения, в эффективном  использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому необходимо всегда думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Четкая организация  расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств.

Основными задачами учета наличных денежных средств в кассе предприятия является:

  • точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;
  • контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
  • контроль за соблюдением кассовой дисциплины;
  • выявление возможностей более рационального использования денежных средств;
  • контроль за объемами и перемещением денежной массы;
  • своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств в кассе предприятия.

Решить эти вопросы  поможет строгий и грамотно построенный  бухгалтерский учёт денежных средств в кассе предприятия.

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что предприятия в условиях рыночных отношений имеют хозяйственные связи с другими предприятиями. Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, своевременному поступлению денежных средств, а, следовательно, эффективной работе предприятия.

Цель работы: провести аудиторскую проверку кассовых операций на примере предприятия ООО ПСФ «Металлон».

Задачи работы:

1) исследовать теоретические   аспекты аудита кассовых операций;

2) провести аудиторскую проверку кассовых операций на предприятии ООО ПСФ «Металлон».

Структурно работа состоит  из двух глав, каждая из которых раскрывает поставленные задачи.

Предметом исследования: совокупность теоретических, организационно-методических и практических вопросов аудита  кассовых операций на предприятии ООО  ПСФ «Металлон».

Методология исследования. Теоретическую основу исследования составили труды ведущих отечественных  и зарубежных ученых по проблемам  развития и совершенствования учета  и аудита кассовых операций, прежде всего: В.Д. Андреева, А.Ф. Аксенено, Н.П. Барышникова, П.С. Безруких, Л.Т. Гиляровской, З.В. Гуцайлюк, А.Н. Катаева, И.П. Комиссаровой, В.А. Лугового, В.И. Макарьевой, А.Ш. Маргулиса, П.П. Новиченко, В.Д. Новодворского.

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

 

    1. Сущность аудита кассовых операций

 

Сущность аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения предприятием действующего законодательства в сфере хранения  денежной наличности, ведения и учета операций с  денежной наличностью.1

В практике большинства аудиторских  фирм присутствует проверка кассовых операций и связанных с ними документов сплошным методом. Но вместе с этим следует отметить, что аудит кассовых операций не аналогичен ревизии кассы. Так, внезапные проверки касс являются прерогативой служб самого предприятия или ревизионных групп контролирующих органов, а не внешнего аудита (если только проведение ревизии не предусмотрено договором с предприятием). Не является целью внешнего аудита и определение лиц, виновных в выявленных нарушениях, аудиторы устанавливают только факт самого нарушения.

Наконец, еще одним отличием аудиторской  проверки от ревизии является то, что  аудиторы не только выявляют недостатки в деятельности предприятия, но и  по возможности дают свои рекомендации по улучшению работы. Вместе с тем, аудиторские фирмы, в соответствии с заключенными договорами, при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом, особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Аудиторский контроль способствует правильной организации и осуществлению  денежных отношений на предприятии  в части своевременного и правильного  учета денежных средств в кассе  предприятия, на его счетах в банках, а также расчетных отношений с персоналом, государственным бюджетом, внебюджетными фондами, банками, поставщиками сырья, товарно-материальных ценностей и оборудования, разными организациями, расчетных операций с физическими лицами.

Важнейшей задачей аудита операций с денежными средствами является осуществление последующего контроля за ведением кассовых операций, расходованием денежной наличности по целевому назначению, своевременным взысканием дебиторской задолженности и расчетами с кредиторами в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами. На бухгалтерию возложены задачи превентивного (непрерывного) контроля за этими операциями, в том числе предварительный и текущий контроль.2

Инвентаризация –  это способ проверки соответствия фактического наличия средств в натуре данным бухгалтерского учета.3

Наблюдение – метод  контроля за выполнением другими  лицами процедур в непосредственном присутствии аудитора для целенаправленного  и объективного восприятия полученной при этом информации.4

Экспертиза – исследование опытным, сведущим лицом (экспертом) какого-либо вопроса, требующего специальных знаний.5

Экономический анализ –  наука, изучающая результаты хозяйственной  деятельности предприятий на основе показателей планов, учета, отчетности и других источников информации.6

Анализ – метод исследования, заключающийся в рассмотрении отдельных сторон, свойств, составных частей предмета анализа.7 В аудите – возможность на основе аудиторских процедур констатировать, является ли такая бухгалтерская отчетность достоверной.

Аналитический учет – учет, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении. Записи производятся на основании первичных бухгалтерских документов.8

Регистры аналитического учета – книги, карточки, ведомости, табуляграммы.9

Синтетический учет – учет, дающий обобщенные показатели в денежном выражении. 10Такие показатели необходимы для общего представления о наличии и движении средств и их источников.

Регистры синтетического учета – Главная книга, журналы-ордера.

Объектами контроля и аудита операций с денежными средствами являются: обеспечение сохранности денежных средств; операции с наличными денежными средствами; операции с денежными средствами на счетах в банке; ценные бумаги, их сохранность и учет; бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними.11

При ревизии операций с денежными средствами используется следующая нормативно-справочная информация.

Источником информации является такая фактографическая информация: первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность, а также информация, полученная аудиторами в процессе аудита.12

Нормативно-правовые акты, регулирующие операции с денежными  средствами, в основном носят межотраслевой  характер.

Кроме того, в информационных целях используются ведомственные  нормативные документы, регулирующие кассовые операции и имеющие отраслевые особенности, например, по инкассированию торговой выручки, по наличию центральных (главных) касс и операционных касс в торговых предприятиях, по эксплуатации контрольно-кассовых машин и т.д.

Кроме того, в качестве источников информации используются первичные документы по учету кассовых и банковских операций, регистры бухгалтерского учета по счетам: 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 56 «Денежные документы», 57 «Переводы в пути» и др. Используется также отчетность о движении денежных средств.

Основными методическими  приемами аудита денежных средств являются документальные, в том числе информационное моделирование, нормативно-правовое регулирование, исследование документов и группировка недостатков.13

Расчетно-аналитические  методические приемы, включают:14

  • проверку арифметических расчетов;
  • наблюдение или участие в инвентаризации;
  • наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
  • получение письменного подтверждения от третьих лиц;
  • устный опрос;
  • проверку документов, полученных от третьих лиц;
  • проверку документов, подготовленных на проверяемом предприятии;
  • экономический анализ.

Обобщение и реализация результатов контроля денежных средств осуществляется с использованием таких методических приемов, как документирование результатов промежуточного контроля, аналитическая группировка, юридическое обоснование, систематизированная группировка недостатков в отчете аудиторской фирмы, принятие решений и контроль за их выполнением.

 

1.2. Нормативная база и источники информации

 

При проведении проверки кассовых операций аудитор обязан руководствоваться  нормативными документами, которыми являются в данном случае:15

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I-II.
  2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ.
  3. Закон РФ от 18 июня 1993г. № 6215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
  4. ПБУ № 1/98 «Учетная политика» (утверждено приказом Минфина России от 9 декабря 1998г. № 60н).
  5. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ (приказ МФ РФ от 29 июля 1998г. № 34н).
  6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
  7. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Инструкция Центробанка РФ от 04.10.93 г. № 18. (ред. от 26.02.96г.)
  8. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. (Постановление МФ РФ от 30 августа 1993г № 104).
  9. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ МФ РФ от 13 июня 1996г. № 49).
  10. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами (указания ЦБ РФ от 7.10.2001г. № 375-У).
  11. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (ЦБ РФ от 22 января 1999г. № 14-П).
  12. Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах. (Приложение к приказу ГНС РФ от 22 июня 1995г № ВГ-3-14/ 36).
  13. Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. (Приложение к письму ГНС РФ от 5 мая 1994г№НИ-6-07/152).

Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Центральным банком РФ в 1993 г., в основном, сохраняет порядок учета указанных операций, установленный постановлением Госбанка СССР от 8 августа 1991 г. №2.

Вместе с тем, в новом  документе содержится указание об обязательном использовании при расчетах с населением контрольно-кассовых машин.

Кроме того, в Положении 1 к Порядку ведения кассовых операций в РФ (1993г.) изложены признаки и правила  определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка  России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

Источниками информации аудита кассовых операций являются:16

    1. Приходные и расходные кассовые ордера;
  1. Отчеты кассира;
  1. Оправдательные документы (заявления, доверенности);
  2. Кассовая книга;
  3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
  4. Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;
  5. Выписки банка;
  6. Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;
  7. Чековые книжки;
  8. Хозяйственные договоры (в том числе с банками);
  9. Договоры о материальной ответственности;
  10. Документы по ККМ;
  11. Книги кассира - операциониста;
  12. Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;
  13. Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
  14. Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей
  15. Учетные регистры (журнал-ордер № 1 и Ведомость №1 по учету кассовых операций), при автоматизированной форме учета – расшифровка по сч. 50;
  16. Приказы руководящего органа;
  17. Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;
  18. Учетная политика в части документооборота.
  19. Главная книга;
  20. Баланс предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;
  21. Отчет о движении денежных средств (форма № 4).

 

    1.   Методика проведения аудита

 

Документы необходимые для проведения аудита17

1) КМ-1 «Акт о переводе  показаний суммирующих денежных  счетчиков на нули и регистрации  контрольных счетчиков контрольно-кассовой  машины»;

2)  КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

3)  КМ-3 «Акт о возврате  денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым  чекам»;

4) КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

5) КМ-5 «Журнал регистрации  показаний суммирующих денежных  и контрольных счетчиков контрольно-кассовых  машин, работающих без кассира  -операциониста»;

6) КМ-6 «Справка-отчет  кассира – операциониста»;

7)  КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

8) КМ-8 «Журнал учета  вызовов технических специалистов  и регистрации выполненных работ»;

9) КМ-9 «Акт о проверке  наличных денежных средств кассы»;

10) КО-1 «Приходные кассовые  ордера»;

11)  КО-2 «Расходные  кассовые ордера»;

12) КО-3 «Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов»;

13)  КО-4 «Кассовые книги»;

14)  КО-5 «Книга учета  принятых и выданных кассиром  денежных средств»;

15) приказ о назначении  кассира; 

16) договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы с кассиром, другие необходимые документы.

Регистры бухгалтерского учета18

при автоматизированной форме учета: анализ счета 50, оборотно-сальдовый баланс, главная книга;

при журнально-ордерной форме учета: ведомости N 1, журнал-ордер N 1.

Формы бухгалтерской  отчетности: N 1, 4. Пояснительная записка  к отчету.

Аудиторские процедуры19

1) Инспектирование (проверка записей, документов);

2) пересчет (проверка точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов).

Методика  проведения аудита20

Вся информация о наличии  и движении денежных средств в  кассе собирается на счете 50 «Касса». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты. Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.

Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует  ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен письмом Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Положением Центробанка РФ от 5 января 1998 г. N 14п «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

При проверке следует  установить, соблюдает ли предприятие  установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно  хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

По желанию аудитора или директора предприятия можно  провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

В кассе могут храниться денежные документы. К ним относятся путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 «Денежные документы», при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.

Аудитору необходимо проверить: 21

- правильность учета  денежных документов (поступление  и списание денежных документов  оформляется кассовыми приходными  и расходными документами и отражается в книге по движению денежных документов; кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру);

- правильность составления  бухгалтерских проводок по счету  50-3 «Денежные документы» и записей  в книге по учету и движению денежных документов.

Выполняя процедуру  проверки операций по учету кассовых операций, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

В организации соблюдаются  общие положения порядка ведения  кассовых операций, предусмотренные положениями нормативных актов?

Прием, выдача наличных денег  и оформление кассовых документов соответствует  положениям нормативных актов?

Порядок расчетов наличными  денежными средствами соответствует  положениям нормативных актов?

Ведение кассовой книги и хранение денег соответствует положениям нормативных актов?

Учет кассовых операций соответствует требованиям Инструкции по применению Плана счетов?

Учет кассовых операций в иностранной валюте при оформлении краткосрочных загранкомандировок соответствует положениям нормативных актов?

Корреспонденция счетов по поступлению и выдаче денежных средств соответствует требованиям  законодательства?

Данные аналитического и синтетического учета по счету 50 "Касса" соответствуют данным главной книги и баланса?

Порядок применения контрольно-кассовой техники соответствует положениям нормативных актов?

Сфера применения контрольно-кассовой техники соответствует положениям нормативных актов?

В организации выполняются  требования, которым должна отвечать контрольно-кассовая техника, согласно положений нормативных актов?

Порядок учета операций по покупке контрольно-кассовых машин, соответствует положениям нормативных  актов?

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:22

  1. инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
  2. проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
  3. проверка правильности документального оформления операций;
  4. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
  5. аудиторская проверка правильности списания денег;
  6. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
  7. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
  8. оформление результатов проверки.

При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств  и других ценностей в кассе  организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:23

- отсутствие в организации  постоянно действующей системы  проведения внезапных ревизий  (инвентаризаций) кассы;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы (например, одни и те же  лица в ревизионной комиссии);

- отсутствие в организации  приказа руководителя, устанавливающего  периодичность проверок кассы;

- отсутствие в штате  кассира, когда эти функции  возложены на другого работника  без письменного распоряжения  руководителя организации;

- отсутствие договора  о полной материальной ответственности с кассиром;

- предоставление права  подписи приходных и расходных  кассовых ордеров другим лицам  помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное  распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

По результатам проверки аудитор  оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для  их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением рабочих  листов в виде таблиц.

Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке 261 баланса «Денежные средства в  кассе» бухгалтерского баланса.

В качестве рекомендаций может быть предложена программа организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.24

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного  периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Такого мнения придерживаются большинство специалистов, особенно имеющих опыт ревизорской деятельности.

Ее проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации.

При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет, не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют  актом, составленным по унифицированной  форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации (приложение № 1). Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе, которой аудитору необходимо выяснить:

  1. обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
  2. имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
  3. застрахована ли касса организации;
  4. соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);
  5. соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Для проверки соблюдения лимита остатка  денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы по форме, представленной в таблице 1.

Таблица 1

Реестр кассовых документов с превышением  лимита наличных денег

№ п/п

Номер отчета

Дата

Фактический остаток, руб.

Лимит, руб.

Отклонение, руб.


 

В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей  в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.

Результаты следует занести  в таблицу 2.

Таблица 2

Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств

Дата и номер документа

Сумма по документу, руб.

На какие цели


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ  ООО ПСФ «МЕТАЛЛОН»

 

 

    1. Характеристика предприятия

 

ООО «ПСФ Металлон» создано в  2003 году для производства и реализации холоднокатаных профилей, использующихся при монтаже гипсокартона. Учредителем  предприятия являлось частное лицо.