Учёт и хранение документов в архивах

Государственный комитет Республики Марий Эл

     по  профессиональному образованию 

     Государственное образовательное учреждение

     среднего  профессионального образования

     Республики  Марий Эл

     «Торгово-технологический  колледж» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «АРХИВОВЕДЕНИЕ» 

       ТЕМА: УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ 
 

Йошкар-Ола

2010 

    СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 

      Архивоведение – наука, изучающая  историю, теорию и практику архивного дела.

    Архивное  дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования  архивных документов.

    Архивный  документ – документ, сохраняемый  или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а  также имеющий ценность для собственника.

    Предмет архивоведения включает в себя:

    ·        принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

    ·        способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

    ·        создание системы информации о содержании документов;

    ·        организацию всестороннего использования  документальной информации;

    ·        организацию работы архивных служб.

    Передача  документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.

    В настоящее время в силу вступил  Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает сроквступления в силу 1 января 2006 г.

    Этот  Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

    В случае противоречия новому Закону законов  и иных нормативных правовых актов  Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

    Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ»  архивный документ определен как  материальный носитель с зафиксированной  на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

    Архивные  документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения на основании  экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации. 

    Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное  хранение.

    Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности (таблица 1).

    Организации и граждане имеют право создавать  архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА

    «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» 

    Хранение  архивных документов - обеспечение  рационального размещения и сохранности  документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

    Законодательной базой, на которой основывается весь процесс организации архивного  хранения документов, является федеральный  закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации», пришедший на смену Основам законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1 и Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах».

    Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и  вступила в силу с момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые изменения.

    Настоящий закон регулирует отношения в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

    В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и уникальные документы, государственный и муниципальный архивы, постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

    Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

    Сами  же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

    Совокупность  архивных документов, исторически или  логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Под архивом  же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

    · государственный архив - это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);

    · муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

    Таким образом, отечественная сеть архивов  сегодня представлена следующим  образом:

    - одиннадцать федеральных архивов;

    - региональные государственные архивы;

    - муниципальные, городские или архивы местных образований;

    - федеральные ведомства, которые  обладают правом постоянного  хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт  и т. п.).

    Рассмотрим  еще два понятия, определение  которых конкретизируется настоящим  федеральным законом - владелец и пользователь архивными документами.

    · владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);

    · пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

    Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований  в области архивного дела. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

    Архивный  фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст.3, п/п.8).

    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя и форм собственности и места хранения, в том числе:

    - юридические акты,

    - управленческая документация,

    - документы, содержащие результаты  научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ,

    - градостроительная документация,

    - кино-, фото-, видео- и фонодокументы,

    - электронные и телеметрические  документы,

    - рукописи,

    - рисунки и чертежи,

    - дневники и мемуары,

    - переписка,

    - копии архивных документов на  правах подлинников,

    - архивные документы государственных  организаций, находящихся в иностранных  государствах. Федеральный закон  «Об архивном деле в РФ. Положение  о Федеральном архивном агентстве».

    Архивный  фонд не включает в себя документы  с временными сроками хранения и  имеет стабильный состав, который  может только наполняться.

    Включение архивных документов в состав Архивного  фонда Российской Федерации происходит на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (ст.3, п/п.16).

    Этот  процесс осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его ходе происходит выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных и уникальных документов.

    Особо ценный документ - это документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (ст.3, п/п.5).

    Уникальный  документ - это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности (ст.3,п/п.6).

    Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

    Включение документов, находящихся в частной  собственности, в состав Архивного  фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между  собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.

    Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению (ст.10, п.3). В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

        Создание архивов - процесс сложный и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

    Организации и граждане также имеют право  создавать архивы. Чаще всего это  происходит в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. - хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

    Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти. В субъектах России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов РФ. Управление же архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).

    Финансовое  и материально-техническое  обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны:

    - обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов;

    - предоставлять создаваемым ими архивам здания и/или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

    В случае реконструкции, передаче или  сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, государственный орган или орган местного самоуправления, принимающие подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

    В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

    Таким образом, все услуги архива можно  разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

    - подбор документов для оформления  пенсий;

    - рассмотрение запросов граждан,  пострадавших во время Второй  мировой войны;

    - справочная работа, связанная с  желанием потомков репрессированных  и реабилитированных граждан  ознакомиться с личными делами своих родственников;

    - запросы граждан, бежавших с  территории Чечни, где документов  и учреждений не сохранилось.  Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. - 2007. - №4. - С. 34.

    Однако  существуют работы, выполнение которых  не бесплатно, и это имеет смысл. Например, много запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной услугой. Кроме того, документы архивов часто используют для съемок фильмов исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают массу деталей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4. ХРАНЕНИЕ И УЧЁТ АРХИВНЫХ ДЕЛ 

    4.1. Комплектование архивов архивными документами 

    Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

    - кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

    - долговременные сроки хранения (более  10 лет, включая постоянное хранение).

    В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается  особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

    Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом  запрещается.

    Государственному  учету подлежат все документы  Архивного фонда Российской Федерации  независимо от места их хранения. Его  порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.

    Также следует отметить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук (ст.19, п.2).

    Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

    При этом передача документов Архивного  фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:

    · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1);

    · документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2);

    · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4.2. Учёт документов в архивах 

             Учет архивных документов –  установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

    В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в  масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

    Основной  учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

      Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

    Проведение  учета – основано на принципах  централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

    Первичными  документами учета являются учетные  документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

    К учетным документам архива относятся:

    ·        книга учета поступлений;