Учёт материалов. 3
Учёт материалов
УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ 1. ЗАДАЧИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт. В целом по стране удельный вес материалов в себестоимости изготовляемой продукции составляет свыше 70%, а в текстильной и химической промышленности - до 85%. В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменить дорогостоящие материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить отходы производства.
Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы. Широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты. Понятно, что использование таких основных направлений экономии ресурсов, как внедрение новых технологий, повышение качества сырья и материалов, снижение отходов, использование вторичных ресурсов, позволяет создать надежно действующий противозатратный механизм функционирования народного хозяйства. С целью экономии материалов и ресурсосбережения необходимо шире применять в практике такой экономический стимул, как премирование рабочих. Для этого необходимо внедрение системы лицевых счетов экономии на рабочих местах и строгое нормирование расхода материалов, чему способствует переход на нормативный метод планирования и учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции.
Занимаются этими вопросами технологические службы предприятия, материально-технического снабжения и бухгалтерского учета - как контролирующий орган. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм (расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности. Основные задачи бухгалтерского учета в этой области: контроль, за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки; правильное и своевременное документирование всех операций но движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса; систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация; своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками. Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация снабжения на предприятиях, состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
При наличии нескольких складов 'необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык (ф. № М-36). Склады должны быть полностью обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.
Материалы должны централизованно доставляться с базисных складов в цехи по согласованным графикам. Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности. Всем службам предприятия следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски), третьи - входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые - только способствуют изготовлению изделий, не, входят в их массу или химический состав (МБП). Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом: сырье (руда в металлургических производствах, хлопок-сырец в текстильной промышленности и т. п.); основные материалы (черные металлы в машиностроении, лес деревообрабатывающей промышленности); покупные полуфабрикаты (моторы в станкостроении, шины в автомобилестроении); вспомогательные материалы (смазочные материалы, краска, лак, обтирочные материалы и т.
д.); отходы (стружка, опилки, обрезки труб и т. д.), тара (деревямная, картонная, металлическая); топливо (дрова, каменный уголь); запасные части (отдельные детали машин и оборудования для капитального ремонта); малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (отвертки, стамески, хозяйственный инвентарь, спецодежда и т. д.
). Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и т. д., всего 42 группы. Эта классификация установлена Госкомстатом СССР.
В связи с этим предприятия заполняют формы отчетности № 1-сн и 4-сн. Такая классификация дает возможность предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она же необходима и для организации аналитического учета материалов. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ, ИХ СЕБЕСТОИМОСТЬ И ОЦЕНКА В ТЕКУЩЕМ УЧЕТЕ Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо: иметь номенклатуру-ценник; установить четкую систему документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты; шире внедрять современные средства автоматизации учета. Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник. Номенклатура-
Номенклатура–материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами - ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер -условное обозначение, заменяющее, по существу, перечисленные признаки. Наиболее распространенная номенклатура материалов - цифровая. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой - ценником.
1.1. Материалы, их классификация, оценка
Материалы - часть имущества:
а) используемая при производстве продукции, выполнении работ и ока-зании услуг, предназначенных для продажи;
б) используемая для управленческих нужд организации.
Из этого определения следует, что материалы используются в качестве предметов труда в произ-водственном процессе. Они целиком потребляются в каждом про-изводственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказан-ных услуг.
Для правильной организации учета материалов важное значение имеют научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета.
В зависимости от назначения материалы, используемые при производстве продукции, выпол-нении работ и оказании услуг, а также для управленческих нужд, подразделяются на следующие группы:
сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покуп-ные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части.
Сырье и основные материалы - это те предметы труда, из кото-рых изготовляют продукт, они образуют материальную (вещест-венную) основу продукта. При этом сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хло-пок. скот, молоко и т. п.). а материалами - продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар и т. п.).
Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслужи-вания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (лук, перец и прочие специи в колбасном производстве, кото-рые воздействуют на сырье и придают изделию специфические свойства, смазочные, обтирочные материалы и т. п.).
Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на производство типичных видов продукции.
Покупные полуфабрикаты -- это материалы, прошедшие опре-деленные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой про-екцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т. е. составляют ее материальную основу.
Возвратные отходы производства -- это остатки сырья и мате-риалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую про-дукцию, утратившие полностью или частично потребитель-ские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т. п.).
Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части.
Топливо подразделяют на технологическое (для технологиче-ских целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопле-ние).
Тару и тарные материалы составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (ящики, коробки, мешки и т. д.).
Запасные части используются для ремонта и замены износив-шихся деталей машин и оборудования.
Кроме того материалы классифицируют по техническим свой-ствам и делятся на группы: черные и цветные металлы, прокат, тру-бы и др.
Указанные классификации материалов исполь-зуют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-
Номенклатура-ценник. Внутри каждой из перечисленных групп материалы под-разделяют на вилы, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наиме-нованию, сорту, размеру материалов присваивают краткое число-вое обозначение (номенклатурный номер) и записывают его в спе-циальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также определенную для каж-дого материала учетную цену и единицу измерения материалов.
При использовании в учете вычислительной техники содержа-ние номенклатуры-ценника можно существенно расширить, вводя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки.
Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи-, восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий -- субсчет, один или два следующих знака означают группу материалов, остальные - различные признаки характери-стики материала.
Информацию, которая содержится в номенклатурах-ценниках, можно отнести к условно-постоянной. Она записывается на ма-шинные носители и многократно используется для получения не-обходимых выходных данных.
Оценка материалов. Материалы принима-ются к бухгалтерскому учету по фак-тической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на до-бавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случа-ев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Фактическими затратами на приобретение материалов могут быть:
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику
(продавцу);
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуга, связанные с приобретением материалов;
таможенные пошлины и иные платежи;
невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;
затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;
иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.
Не включаются в фактические затраты на приобретение материалов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов.
Затраты по доведению материалов до состоя-ния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают в затраты организации по доработке и улуч-шению технических характеристик полученных запасов, не связан-ные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.
Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных материалов.
Фактическая себестоимость материалов, вне-сенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организа-ции, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не преду-смотрено законодательством Российской Федерации.
Фактическая себестоимость материалов, полу-ченных организацией безвозмездно, определяется исходя из их ры-ночной стоимости на дату оприходования, а материалов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денеж-ных средств), -- исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе этой орга-низации.
Материалы, на которые цена в течение года снизилась либо они морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балан-се на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобрете-ния), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации.
Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответст-вии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.
Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Цен-трального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.
Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) щи учетным ценам. Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значитель-ных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляют лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. В большей части орга-низаций текущий учет материальных ценностей ведут по учетным пенам -- по средним покупным ценам. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от пла-новой себестоимости учитывают на отдельных аналитических сче-тах по группам материалов. С появлением компьютеров и элект-ронной маркировки расширяются возможности исчисления фак-тической себестоимости отдельных видов материалов.
Планом счетов бухгалтерского учета разрешается осуществ-лять синтетический учет материалов на счете Ма-териалов по учетным ценам, в качестве которых используются плановая се-бестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др. В этом случае отклонения фактической себестоимо-сти материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам учитывают на синтетическом счете Отклонения в стоимости мате-риалов.
При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих методов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретений запасов (метод ФИФО);
по себестоимости последних по времени приобретений запа-сов (метод ЛИФО).
Применение одного из методов по конкретному наименова-нию производится в течение отчетного года.
По себестоимости каждой единицы оценивают материалы, используемые организацией в особом порядке (драго-ценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга. Например, на пе-рерабатывающих предприятиях определяют себестоимость каждого вида переработанного скота (крупного рогатого скота, мелкого ро-гатого скота, свиней).
Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе);
материалов как частное от деления общей себестоимости вида (груп-пы) материалов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по по-ступившим запасам в этом месяце.
Этот способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца -- соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ре-сурсов от стоимости их по учетным ценам.
При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала спи-сывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии, и т. д. в порядке очередно-сти, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.
При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход - первая в расход. При этом правиле вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, за-тем по себестоимости предыдущей и т. д.
Применение указанных методов оценки материалов ориентирует организации на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (парти-ям) (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходо-ванные материалы расчетным путем, используя формулу
Р = Он + П - Ок,
где Р - стоимость израсходованных материалов;
Он и Ок -- стоимость начального и конечного остатков материалов;
П - стоимость поступивших в течение отчетного месяца материалов. Наряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенк-латурный номер.
Для упрощения текста вместо слов "первые по времени приобретения - первые по времени списания в производство" употребляются слова "первая партия на приход -- первая в расход".
1.2. Документальное оформление поступления и расходования материалов
Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и по-следующий контроль за движением, сохранностью и рациональ-ным использованием материалов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совер-шивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Конт-роль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соот-ветствующих подразделений.
Документальное оформление поступления материалов. Сырье и материалы поступают от по-ставщиков, подотчетных лиц, заку-пивших материалы в порядке налич-ного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и ма-лоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.
Для выполнения производственной программы организа-ции определяют потребность в материальных ресурсах и при-обретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам про-дукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет служба снабжения. С этой целью в ней ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их ко-личеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.
Поступающие на предприятие материалы оформляются пер-вичными документами в следующем порядке.
Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах -- один непосредствен-но покупателю, другой -- через банк), товарно-транспортную на-кладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчет-ные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению, где прове-ряют правильность их оформления и после этого передают в бух-галтерию.
В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, пен, качества материалов договорным условиям. В результате та-кой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, на-именование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ор-дера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.
Проверенные платежные требования из службы снабжения пе-редают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.
Экспедитор принимает на станции или непосредственно у по-ставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он при приемке груза от транспортной организации может . потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют ком-мерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщи-ков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указыва-ют перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие ко-личества и качества материалов данным счета поставщика. Приня-тые кладовщиком материалы оформляют однострочными или мно-гострочными приходными ордерами. Первый из них составляют то-лько на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах изме-рения.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о прием-ке материалов, который служит основанием для предъявления пре-тензии поставщику. В состав комиссии приглашают представите-ля поставщика или представителя незаинтересованной организа-ции. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные по-ставки).