Учёт расчетов с подотчетными лицами

      Введение

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности в учреждении возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Данная тема курсовой актуальна тем, что учреждению необходимо оставить имущество в сохранности при расчете с подотчетными лицами. Для этого необходимо вести в бухгалтерии правильный учет расчетов.

     Цель  данной курсовой работы изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

          Задачей данной работы является изучение теоретических материалов, действующие в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, узнать последние изменения законодательства. Проанализировать деятельность действующего учреждения в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств.

      В первой главе раскрывается понятие  расчетов с подотчетными лицами, их задачи и значение в бухгалтерском  учете.

      Во  второй главе раскрыты особенности учета расчетов с подотчетными лицами на примере МУ «Управление строительства и капитального ремонта в г.Артема». Как происходит организация, документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 

Содержание

         Введение                                                                                                              

      1 Нормативное регулирование и задачи учёта расчётов с подотчетными лицами.

       1.1 Виды расчетов.

       1.2 Задачи и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.

       1.3 Особенности деятельности МУ «Управление строительства и капитального ремонта в г.Артема».

      2 Особенности организации учета расчётов с подотчётными лицами на примере МУ «Управление строительства и капитального ремонта в г.Артема».                                                                                                         

       2.1 Организация учета расчётов с подотчетными лицами.

       2.2 Документальное оформление расчётов с подотчетными лицами.

       2.3 Аналитический и синтетический учет расчётов с подотчетными лицами.

       Заключение.                                                                                                       

       Список  использованных источников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 1 Нормативное регулирование и задачи учёта расчётов с подотчетными лицами.

1. Виды расчетов.

      Расчеты на территории Российской Федерации подразделяются на наличные и безналичные. В качестве законного платежного средства на всей территории России выступает рубль, обязательный к приему по нарицательной стоимости. Использование в качестве платежного средства иностранной валюты допускается только в случаях, порядке и на условиях, определенных законом или в установленном им порядке (ст. 140 ГК).

      При расчетах наличными деньгами не возникает  каких-либо самостоятельных обязательств по расчетам. Передача денег обычно представляет собой действия должника по исполнению соответствующего денежного обязательства, являющегося частью гражданско-правового обязательства по передаче товаров, выполнению работ или оказанию услуг. Поэтому имеющееся правовое регулирование расчетов наличными деньгами ограничивается отношениями с участием юридических лиц и граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность, вытекающими из необходимости регламентации ограничений на использование в целях осуществления расчетов наличных денег.

      Вся денежная наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денежных средств в кассе должна сдаваться  организацией в обслуживающий ее банк в порядке и сроки, согласованные  с последним. Лимиты наличных денег, которые организации вправе оставлять в своих кассах, определяются обслуживающими их банками по согласованию с соответствующими организациями. При определении лимита остатка денег в кассе банки должны исходить из необходимости обеспечения нормальной работы организации, особенностей деятельности и режима работы организации, учитывать установленные порядок и сроки сдачи выручки в обслуживающий банк. Организации вправе в пределах короткого срока хранить в своих кассах деньги в сумме сверх установленных лимитов лишь для целей оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий.

      Если  дело касается расчетов между гражданами, не связанных с осуществлением ими  предпринимательской деятельности, то в отношении них в Гражданском кодексе отсутствуют какие-либо ограничения. Такие расчеты могут осуществляться как в безналичном порядке, так и наличными деньгами без ограничения суммы. Расчеты между юридическими лицами или с участием граждан, которые связаны с осуществлением ими предпринимательской деятельности, должны производиться в безналичном порядке. Что касается расчетов наличными деньгами, то они могут иметь место только в тех случаях, если иное не установлено законом (ст. 861 ГК).

      Законом РФ "О денежной системе Российской Федерации" (ст. 13) было установлено, что расчеты между юридическими лицами, а также физическими лицами по платежам, сумма которых превышает размеры, установленные Правительством России, осуществляются только в безналичном порядке.

      Как правило, безналичные расчеты должны осуществляться через банк и иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета организаций и предпринимателей, принимающих участие в расчетах. Однако законом может быть предусмотрен другой порядок расчетов. Использование иной конструкции осуществления расчетов может быть также обусловлено избранной контрагентами формой расчетов (например, расчет векселем).

      Расчет  по товарным операциям и хозяйственным  договорам можно классифицировать по различным признакам (Рисунок 1).

      Рисунок 1. Классификация форм безналичных расчетов.

      Закон не содержит исчерпывающего перечня  форм безналичных расчетов, которые  могут быть использованы участниками  имущественного оборота, а ограничивается регулированием основных из них: расчеты  платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо. Стороны по договору вправе избрать любую из существующих форм расчетов. При этом их выбор ограничен формами расчетов, предусмотренных законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами, а также иными формами расчетов, которые имеют место в соответствии с применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота (ст. 862 ГК).

      Под безналичными расчетами понимаются расчеты по гражданско-правовым сделкам  и иным основаниям (например, по уплате налоговых и иных обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды) с использованием для этого остатков денежных средств на банковских счетах.

      Открывая  банковский счет (заключая с банком договор банковского счета), его  владелец передает имеющиеся денежные средства, а также денежные средства, которые будут поступать на его счет, в полное распоряжение банка. По сути, денежные средства клиентов становятся составной частью имущества банка. Взамен владелец счета получает права требования к банку относительно совершения банком в интересах клиента и по его поручениям различных банковских операций, в том числе по перечислению денежных средств. Отношения, складывающиеся между владельцем счета и банком, по своей правовой природе являются обязательственно-правовыми. Даже в случаях, когда клиентом передаются банку наличные деньги, они сливаются с общей массой его имущества, поступают в собственность банка.

      Договор банковского счета содержит условия  об обязанностях банка осуществлять за счет внесенных клиентом (владельцем счета) средств по его поручениям определенные операции по проведению платежей, в том числе по перечислению денежных средств на иные счета клиента либо на счета третьих лиц как в данном банке, так и в других банках, обслуживающих указанных третьих лиц. При совершении таких операций банком по счету клиента остаток числящихся на нем денежных средств соответственно уменьшается (при списании средств) или увеличивается (при зачислении на счет поступивших средств). Пропорциональным образом уменьшается или увеличивается объем прав требования владельца счета к обслуживающему его банку.

      Таким образом, при безналичных расчетах средством платежа служат не деньги, а права требования к банку. При  осуществлении гражданско-правовых сделок кредитор по денежному обязательству  взамен переданных должнику товаров, выполненных для него работ или оказанных услуг при безналичных расчетах получает от должника не деньги, а имущественные права требования к обслуживающему должника банку, которые трансформируются в права требования к банку, обслуживающему кредитора. В результате безналичных расчетов права требования должника к банку (остатки денежных средств на его счете) уменьшаются с одновременным увеличением объема прав требований кредитора к обслуживающему его банку. Иными словами, при безналичных расчетах активы кредитора увеличиваются не за счет денег, полученных от должника, а за счет такого вида активов, как имущественные права требования.

      Вывод: существует наличная и безналичная  формы расчетов. При наличных расчетах формой платежа служат деньгами, а при безналичной права требования к банку.

2. Задачи и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.

      Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

      Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

• сбор, обработка и отображение первичных данных при расчете с подотчетным лицом;
• систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации;
• своевременное осуществление расчетов по хозяйственным нуждам;
• создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за правильностью использования средств выданных под отчет.

      Что бы соблюдались эти задачи необходимо вести бухгалтерский учет. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы показанной на рисунке 2 и таблице 1.1.

     Рисунок 2. Уровни нормативного регулирования

     1-ый  уровень (законодательный) – определяет  сущность бухгалтерского учета,  его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

     2-ой  уровень (нормативный) – устанавливает  базовые правила формирования  полной и достоверной информации  по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

     3-ий  уровень (методический) – документы  этого уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические  указания, разъяснения по вопросам  постановки бухгалтерского учета.

     4-ий  уровень (организационный) – организации,  руководствуясь законодательством  РФ о бухгалтерском учете, нормативными  актами органов, регулирующих  бухгалтерский учет самостоятельно  формируют свою учетную политику.  
 
 
 

     Таблица 1.1 Уровни нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. 
 
 

      Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб.

     Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».

      Статьей 166 ТК РФ, установлено, что особенности  направления работников в служебные  командировки устанавливаются в  порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. Средний заработок за дни служебной командировки определяется по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213.

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

     С 1 января 2003 г. Размер суточных нормируется  только для целей налогообложения  прибыли в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

     Основными документами организационного уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.11.1998 г. №106н.
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

• приходный кассовый ордер (форма КО-1) (приложение 1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

• расходный кассовый ордер (форма КО-2) (приложение 2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• авансовый отчет (приложение 3) с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

  Вывод: в РФ существует четыре уровня нормативного регулирования. В каждом из этих уровней есть документы по учету расчетов с подотчетными лицами. Больше всего можно найти указаний в законодательном уровне в виде зоканов.

       1.3 Особенности деятельности МУ «Управление строительства и капитального ремонта в г.Артема»

      Муниципальное учреждения – это организация, созданная  муниципальным образованием для осуществления управленческих, социально – культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемая им полностью или частично.

      «Управление строительства и капитального ремонта» г. Артёма является Муниципальным Учреждением (далее по тексту МУ «УСКР»). Создано МУ «УСКР» в соответствии с:

1. Решением Думы Артёмовского городского округа (далее по тексту АГО) от 15.03.2007г. №466 «О порядке принятия решения о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений в АГО»
2. Уставом АГО (в частности пункта 6 части 10 статьи 35)
3. Федеральным законом РФ от 06.10.2003г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».

      Учредителем Учреждения является администрация  АГО (деле по тексту - учредитель).

      Учреждения создано в целях технического обеспечения решения вопросов местного значения, предусмотренных ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», в том числе:

1. обеспечение содержания и эксплуатация зданий и сооружений, находящихся в казне АГО;
2. организация ремонтно-строительных, монтажных работ, а в необходимых случаях – капитального строительства, в том числе в порядке долевого участия в интересах Учредителя;
3. технического сопровождения строящихся, модернизируемых либо требующих капитального ремонта за счёт средств местного бюджета объектов капитального строительства;
4. контроля качества строительных работ;
5. технического обоснования (включая инженерные изыскания и проектирование) участия АГО в реализации федеральных и региональных целевых программ;
6. претензионная работа, представление интересов муниципального заказчика в судах общей юрисдикции и арбитражных судах с целью разрешения спорных вопросов по муниципальным контрактам на выполнение ремонтно – строительных работ для муниципальных нужд АГО.

Основными целями и задачами Учреждения являются:

1. подготовка ведомостей объёмов работ, разработка смет, подтверждающих стоимость ремонтных работ на объектах социальной сферы и иных объектах АГО, подлежащих ремонту за счёт средств местного бюджета и внебюджетных источников финансирования, для включения таких объёмов финансирования в проект бюджета на очередной год, для обоснования стоимости заказов на ремонтно – строительные работы, подлежащих размещению путём проведения открытых конкурсов, аукционов, запросов котировок;
2. проверка смет, предоставляемых участниками размещения заказа в составе заявки на участие в конкурсе;
3. исполнение функции заказчика – застройщика с обязательным осуществлением технического надзора при строительстве, расширении, реконструкции, капитальном ремонте и техническом перевооружении объектов, осуществляемых за счёт средств местного бюджета;
4. при выполнении текущего ремонта на объектах социальной сферы и иных объектах АГО, подлежащих ремонту за счёт средств местного бюджета и внебюджетных источников финансирования, осуществлять:
1.   контроль за соблюдением сроков выполнения работ, определённых муниципальными контрактами и иными гражданско-правовыми договорами, требований нормативных документов;
2.    контроль за качеством применяемых материалов, изделий, конструкций;
3.    проверку наличия документов, удостоверяющих качество используемых при строительстве материалов, изделий, конструкций (паспортов, сертификатов, результатов лабораторных испытаний и др.);
4.    контроль за своевременным устранением выявленных дефектов, недоделок;
5.    промежуточную приёмку этапов выполненных работ с составлением кто в свидетельствования скрытых работ при необходимости;
6.    проверку соответствии фактической выполненных объёмов работ сметным объёмам, участие в приёмке выполненных работ в случае наделения соответствующими полномочиями.

      Так же Учреждение вправе осуществлять предпринимательскую  деятельность, не противоречащую законодательству РФ, поскольку это служит достижению целей, для которых оно создано. Но в данный момент МУ «УСКР» не пользуется этим правом и не осуществляет коммерческую деятельность.

     Чтобы узнать финансовое состояние учреждения и увидеть реальную ситуацию, сложившуюся  в МУ «УСКР» проведем анализ экономических показателей в динамике за два года.

     Данные взяты со следующих документов:

1. Отчет об исполнении бюджета Форма 0503127 (Приложение );
2. Баланс главного распорядителя (получателя) средств бюджета Форма 0503130 (Приложение );
3. Форма 0503121 «Отчет о финансовых результатах деятельности» (Приложение ).

Таблица  1.1 Анализ технико-экономических показателей деятельности, МУ «УСКР» за 2007-2008гг.

      Из  таблицы видно, что бюджетное финансирование уменьшилось, это связанно с дефицитом в отчетности за предыдущий год. При этом в 2008 году расходы увеличились, это связанно с ремонтом в учреждении. Финансовый результат уменьшился на 1220 тыс. руб. (170,4%), это связано с тем, что в 2007 году бюджетное финансирование было больше, чем в 2008 году. Средняя численность работников увеличилась, это значит, что в учреждение приняли новых работников для улучшения работы учреждения в целом. Фонд оплаты труда и заработная плата на одного работника увеличились. Средняя стоимость основных фондов так же увеличилась, это связанно с закупкой нового оборудования для более эффективной работы в учреждении. Фондовооружённость увеличилась на 15 тыс. руб. (14,4%), что свидетельствует о увеличении оснащенности на одного работника основных средств.

      Вывод: МУ «УСКР» осуществляет свою деятельность в помощь Администрации Артемовского городского округа и считается бюджетным. Учреждение начало работать в 2007 году, поэтому только начинает расширять свою деятельность.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 Особенности организации учета расчётов с подотчётными лицами на примере МУ «Управление строительства и капитального ремонта в г.Артема»

2.1 Организация  учёта расчётов с подотчетными  лицами.

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у МУ «УСКР» возникает  потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях, а так же на иные хозяйственно-операционные нужды.

      Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 51005050029900001120800000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

      Учреждение  выдаёт денежные средства под отчет  для расчетов:

- за  транспортные услуги,

- за  коммунальные услуги,

- за  приобретение материалов для  хозяйственных нужд,

- за  приобретение основных средств,

- за  приобретение горюче-смазочных материалов,