Учёт расчетов с подотчётными лицами. 5
План
Введение ______________________________
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4
2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6
3. Приобретение
подотчетными лицами товарно-
______________________________
4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15
4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17
4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18
4.3. Рабочее
время и время отдыха
4.4. Возмещение
расходов при служебных
4.5. Временная
нетрудоспособность
4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23
4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24
4.8. Как удержать
невозвращенные или
4.9. Гарантии
и компенсации при
4.10. Зарубежные
командировки ______________________________
4.11. Выдача аванса
работнику ______________________________
4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35
4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36
5. Представительские
расходы ______________________________
5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38
5.2. Бухгалтерский
учет ______________________________
6. Выводы и предложения
по совершенствованию учета
лицами ______________________________
Литература ______________________________
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает
необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,
услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких
случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для
выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет
выдаются деньги
для предстоящих
хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный
расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты
выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные
цели.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и
организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ
– союз потребительских обществ области, созданный ими для координации
деятельности потребительских обществ и районных союзов потребительских
обществ, обеспечения защиты имущественных и иных прав потребобществ и их
членов, районных союзов, представления их интересов в государственных органах
и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых,
информационных и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением
потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003
года.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные
документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и
данные Читинского облпотребсоюза.
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги
со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить
покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для
служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются
сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают
в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги,
то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к
выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему
компенсировать.
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную
политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в
перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом
руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем
работникам административно-
заведующим производством.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать
правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых
операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября
1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник,
получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать
это в срок.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников,
но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой
срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же
понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то
составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность
сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он
должен сдать авансовый отчет и т.д.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на
определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из
выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт
расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на
хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их
в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на
проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель
предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию
сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также
какая сумма командировочных ему положена.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются
наличными от имени своего предприятия с другими организациями и
предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы
для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер –
бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги,
сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит
выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ.
В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.
Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать
налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все
равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не
являются и НДФЛ не облагаются.
2. Аналитический и синтетический учет
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено
Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №
94н. Причем в
аналитических регистрах эти
расчеты нужно отражать
отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого
обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом
Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.
В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В
нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного
кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы
подотчетника.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму,
кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в
ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы
деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги
подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается
руководителем и главным бухгалтером.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1
утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется
он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он
должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и
сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник,
который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы
оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные
билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же
сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то
можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были
уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть
приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть
право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько,
сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не
образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть
остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.
Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то
возможны следующие варианты:
1) руководитель
предприятия признал, что
должны возместить разницу;
2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то
сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат
отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и
потери от порчи ценностей».
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-
пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету
(когда кто-то
из работников не отчитался
по подотчетным деньгам) и
(сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр
аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка,
подсчитываются итоги за месяц.
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета
составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной
формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры
аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с
указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном
журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге
(Приложение 5). Сальдо
показывается развернуто в
книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги
составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании
составляется баланс.
В бухгалтерском
балансе дебиторскую
лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по
строке 628 «Прочие кредиторы».
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции
Приобретение товарно-
товаров, комплектов
бланков бухгалтерской
экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно
подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком,
дополнительно содержащим отметку об оплате.
В кассовом чеке должны
быть четко пропечатаны
продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения
операции, сумма.
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки
контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля.
Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование
организации-продавца
(АЗС); идентификационный номер
номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом
НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка
горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра
ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым
чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива
и цену единицы (литра и т.п.).
В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются
талоны водителям,
которые приобретаются в
безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6).
Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав
комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и
выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете
это отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;
Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем;
Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.
Товарный чек
необходим для расшифровки
частности для
указания конкретного перечня
степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных
чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например,
канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и
стоимости приобретенных организацией товаров.
В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных
товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий
номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является
своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных
товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями
организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей
за наличный расчет,
будет выполнять функции
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей
необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в
данном случае первичным документом.
Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по
бухгалтерскому
учету и бухгалтерской
утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование
документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого
составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители
хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование
должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления.
Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить
достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные
средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного
лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от
своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-
материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между
юридическими лицами.
На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за
счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику
потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в
отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией
товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в
расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров
не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку
от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в
интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в
документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу
товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом,
имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое
лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в
сделке купли-продажи.
При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по
возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации
средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему
необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.
В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:
Дебет 10, 41 Кредит
60 - оприходованы приобретенные товарно-
ценности;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-
материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением
его отдельной строкой);
Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на
основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по
приобретенным товарно-материальным ценностям.
Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить
договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в
форме оплаты приобретаемых товаров.
В этом случае в
бухгалтерском учете
записи:
Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных
ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);
Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности,
приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-
материальным ценностям;
Дебет 73 Кредит
50 - работнику организации
приобретению товарно-
Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.
Пример
В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.)
выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства,
руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В
учете это отражается:
Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных канцтоваров
(Приложение 3). В
учетной политике указана
Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги
на расходы.
Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило,
наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При