Учёт расчетов с подотчётными лицами

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа

     по  бухгалтерскому учёту

     на  тему «Учёт расчетов с подотчётными лицами». 
 
 
 
 
 

     Выполнил:

     студент института экономики

     специальности

     Бухгалтерский учёт, анализ и аудит

     Проверил: 
 
 
 
 
 
 

     Содержание.

     Введение  ……………………………………………………………………. 3

     1. Теоретические аспекты учета:

      1.1 Основные понятия и определения……………………………………...7

      1.2 Налогообложение при расчетах  с подотчетными лицами:

       1.2.1 Налог на добавленную стоимость …….………………………….. 19

       1.2.2 Единый социальный налог …………….…………………………. 20

       1.2.3 Налог на доходы физических  лиц …………………..……………. 21

     2. Организация и пути совершенствования  учета:

      2.1 Роль и задачи учета расчетов  с подотчетными лицами ………...…. 21

      2.2 Документальное оформление хозяйственных  операций

             по учету расчетов с подотчетными  лицами………………….……. 22

      2.3 Организация аналитического и  синтетического учета 

             по счету 71 ……………………………………………………….…. 33

       2.3.1 При приобретении товарно-материальных ценностей ………... 37

       2.3.2 При служебных командировках  ………………………………… 42

     3. Выводы и предложения ………………………………………………. 45

     4. Список использованной литературы ………………………………… 49   
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение. 

     В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций, вне зависимости от сферы деятельности, часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. К таковым в основном относятся закупка товарно - материальных ценностей и служебные командировки.

       Эти работники, в таком случае, называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

     В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов,  на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции (как правило это канцтовары, хозяйственные товары и др.) в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Тема  курсовой работы «Учет расчетов с  подотчетными лицами» актуальна по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей – явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

     На  первый взгляд, порядок учёта расчетов с подотчётными лицами несложен. Однако предприятия часто допускают  ошибки, которые могут привести к  серьёзным штрафам.

     Как правило, тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и иных изданиях, к которым относятся кодексы (налоговый, гражданский и др.), федеральные и местные законы, а также их редакции. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности.

            Однако опыт показывает, что на  практике возникает более широкий спектр проблем учёта, чем описывается в нормативных документах. Отсюда ещё одна цель работы – осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.

       В процессе своей деятельности  практически каждый бухгалтер  сталкивается с проблемой правильного учета командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.

     Также каждый бухгалтер должен правильно  организовать учёт расходов, связанных  с покупкой товарно – материальных ценностей, подотчётным лицом, грамотно и безошибочно оформить это документально. Это также будет рассмотрено  в данной курсовой работе.

     Как отразить в учёте ту или иную подотчётную  сумму? Какие расходы, совершённые  через подотчётных лиц, принимаются  в целях расчета налога на прибыль? Следует ли начислять ЕСН на суммы  командировочных, выданных работнику  сверх норм, установленных законодательно? Как учитывать НДС по расходам, которые были произведены работниками за счёт подотчётных сумм? Облагаются ли подотчётные суммы налогом на доходы физических лиц? Эти и многие другие вопросы, касающиеся подотчётных сумм, также будут рассмотрены в данной курсовой работе.

         Эта тема, тема бухгалтерского  учета расчетов с подотчётными  лицами, очень широка и охватывает  массу информации и большой  круг бухгалтерской документации, с которыми я получил возможность  ознакомиться и проанализировать их.  Но к моему глубочайшему сожалению, при подготовке этой курсовой работы не имел возможности рассмотреть бухгалтерский учёт расчетов с подотчётными лицами на примере какого-либо конкретного предприятия, так сказать, рассмотреть данную проблему изнутри. Так что единственным источником информации для данной исследовательской работы являлись книги, журналы, задачники, разного рода публикации и стандартные формы документов, что, на мой взгляд, не может дать всей полноты понимания ситуации.

     Итак, определим цель данной работы. Основной целью курсовой работы является изучение учета расчетов с подотчётными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Также поставлю цель -   выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. 

       К основным задачам этой курсовой работы отнесём следующее:

     - выделить проблемы, связанные с  учётом расчетов с подотчётными  лицами;

     - рассмотреть особенности учёта  командировочных расходов;

     - рассмотреть особенности учёта  расходов, связанных с покупкой  товарно-материальных ценностей, купленных под отчёт;

     - рассмотреть документальное оформление  расчетов с подотчётными лицами. 

     Процесс исследования может происходить  в несколько этапов:

     1 этап - Первичное наблюдение (документация, инвентаризация).

     На  этом этапе происходит сборка, с последующим подробным изучением документов, а также их инвентаризация.

     2 этап – Стоимостное измерение  (оценка, калькуляция).

     На  этом этапе происходит оценка каждой денежной операции, отражённой документально, оценивается правильность заполнения сумм в каждом документе, целесообразность и необходимость расходования именно этого количества денег, а затем калькуляция, т.е. подсчёт израсходованных денежных средств. 

     3 этап – Текущая группировка  (счета, двойная запись).

     На  этом этапе все произведённые хозяйственные операции учитываются на счетах бухгалтерского учёта, составляются необходимые проводки.

     4 этап – Итоговое обобщение  (баланс, отчётность).

     На  этом этапе составляются статьи баланса, способы оценки имущества, а также  реквизиты и формы отчётов, состав статей баланса и т.д.

     1. Теоретические аспекты учёта.

     Из  закона «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» №129 ФЗ следует, что [ст. 4, ФЗ о БУ]:

1. Настоящий Федеральный закон распространяется на все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
2. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учёт доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

     Другими словами, все организации, находящиеся  на территории Российской Федерации  обязаны вести бухгалтерский  учёт, согласно  законодательству РФ.

     Также, согласно этому закону следует [ст. 5, ФЗ о БУ]:

1. Общее методологическое руководство бухгалтерским учётом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации.
2. Органы, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учёта, руководствуясь законодательством Российской Федерации, разрабатывают и утверждают в пределах своей компетенции обязательные для исполнения всеми организациями на территории Российской Федерации:

     а) планы счетов бухгалтерского учёта  и инструкции по их применению;

     б) положения (стандарты) по бухгалтерскому учёту, устанавливающие принципы, правила  и способы ведения организациями  учёта хозяйственных операций, составления  и предоставления бухгалтерской  отчётности;

     в) другие нормативные акты и методические указания по вопросам бухгалтерского учёта; (в редакции Таможенного кодекса РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ)

     г) положения и стандарты, устанавливающие  принципы, правила и способы ведения  учёта и отчётности для таможенных целей. (введён Таможенным кодексом РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ)

     В планах счетов бухгалтерского учёта, других нормативных актах и методических указаниях должна предусматриваться  упрощённая система бухгалтерского учёта для субъектов малого предпринимательства…

     Нормативные акты и методические указания по бухгалтерскому учёту, издаваемые органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учёта, не должны противоречить нормативным актам и методическим указаниям Министерства финансов Российской Федерации.

     3. Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, самостоятельно формируют свою учётную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

     Документальное оформление хозяйственных операций также регулируется законодательством [ст. 9, ФЗ о БУ]:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.
2. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной организации;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц. 

     3. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов, утверждает  руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

     4. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

     Своевременное и качественное оформление первичных  учётных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

     5. Внесение исправлений в кассовые  и банковские документы не  допускается. В остальные первичные  учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

     6. Для осуществления контроля и  упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

     7. Первичные и сводные учётные  документы могут составляться  на бумажных и машинных носителях  информации. В последнем случае  организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль, в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     Теперь перейдём непосредственно к учёту расчетов с подотчётными лицами.

     Поступление наличных денежных средств в кассу  учреждения, в том числе и для  выдачи под отчёт, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40, а также другими документами (для бюджетных организаций):

     - приказ Минфина России от 21.06.01 №46н «О порядке открытия и  ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учёта операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;

     - приказ Минфина России от 21.09.04 №85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;

     - Положение об особенностях рассчётно-кассового  обслуживания подразделениями расчетной  сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утверждённое ЦБ РФ №257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04.

     Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления  каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением организации, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников, для выдачи на представительские расходы и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы.[3, стр. 88]

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.[4, стр. 467]

     Размер  суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке, включая выходные дни и время в пути.

     Служебная командировка – поездка работника  по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.[2,стр. 20]

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

     - покупкой материально - производственных  запасов;

     - осуществлением работ капитального  характера (выполнением функций  заказчика и т.п.);

     - подготовкой и повышением квалификации  работников;

     - участием в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет акции (вклады);

     - другими аналогичными нуждами.

     Срок  командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.

     Продолжительность командировок для проведения ревизий  и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

     Если  место служебной командировки расположено  недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно  возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

     Командировка  за пределы России также может  быть однодневной, если работник, выехавший  за границу, возвратился в Россию в тот же день.

     В состав расходов по служебным командировкам  включаются затраты на следующие цели:

     - найм жилого помещения;

     - бронирование гостиничных номеров  и авиабилетов;

     - проезд к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы - в размере стоимости проезда  воздушным, железнодорожным и  автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

     - уплата страховых платежей по  государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

     - оплата сборов за предварительную  продажу билетов (проездных документов);

     - оплата расходов за пользование  в поездах постельными принадлежностями;

     - проезд на аэродром или вокзал  в местах отправления, назначения  и пересадок (за исключением  проезда на такси);

     - оплата разовых проездных билетов  на городской транспорт при  однодневных командировках;

     - провоз багажа;

     - суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

     Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок  в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия.

     Если  работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     Отметки в командировочном удостоверении  о прибытии и выбытии работника  заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. 

     В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

     В служебные командировки запрещается направлять:

     - беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

     - сотрудников в период действия  ученического договора (п. 3 ст. 203 ТК  РФ);

     - работников в возрасте до восемнадцати  лет (ст. 268 ТК РФ).

     Нельзя  также направлять в командировку гражданина, который выполняет работы по договору гражданско-правового характера. В командировку может быть направлен только работник, с которым установлены трудовые отношения в рамках трудового законодательства.

     Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с письменного согласия и при условии, что это не им медицинскими показаниями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни. Данные гарантии предоставляются также работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющими уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

     По  мнению финансистов, изложенному в  письме от 7 августа 2033г. № 04-04-06/154, исходя из определения понятия командировка, приведенного в ст. 166 ТК РФ, направление на повышение квалификации не может рассматриваться как служебная командировка. Обоснований своих доводов они не приводят. Хотя дословное прочтение норм ст. 166 ТК РФ не позволяет сделать вывод, к которому пришли чиновники. При этом они предлагают считать расходы на командировки компенсационными выплатами на основании ст. 187 ТК РФ, которой предусматривается, что работникам, направляемым в другую местность для повышения квалификации с отрывом от работы, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, предусмотренных для лиц, направляемых в служебные командировки.  

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.