Московский  институт экономики, менеджмента и  права

Рязанский филиал 
 
 

Кафедра бухгалтерского учёта

анализа и аудита 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине 

 «Бухгалтерский  финансовый учёт» 

на тему: «Учёт расчётов с подотчётными лицами»  
 
 
 
 
 

      Выполнил:  

      Проверил:  
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              Рязань 2010      

Содержание

Введение_________________________________________________________3

Глава 1. Характеристика расчётов с подотчётными лицами  ______________5    1.1. Понятие и бухгалтерский учёт расчетов с подотчётными лицами_______5

1.2.Учёт представительских расходов _________________________________7

1.3.Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы__________________________________________9

1.4.Учёт операционно-хозяйственных расходов________________________14

Глава 2. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчетными лицами__________________________________________________________162.1 Документальное оформление учёта расчётов с подотчетными лицами__________________________________________________________162.2 Порядок отражения на счетах бухгалтерского учёта _________________22

Введение

      Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

      Основными задачами бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами являются:

      1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учёта фактических затрат на командировочные расходы;

      2. документальная обоснованность использования подотчётных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

      3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

      Бухгалтерский учёт с подотчётными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчётов с подотчётными лицами.

      Задачи  работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

Характеристика  расчётов с подотчётными лицами

1. Понятие и бухгалтерский  учёт расчётов с подотчётными лицами

      Под подотчётными лицами в бухгалтерском учёте понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчёт").

      Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчёт, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

      Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

      Но, в тоже время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учёт в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

      При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчёт при условии полного отчёта или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчёт.

      Право получать денежные средства под отчёт имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

        Все работники предприятия, получающие деньги под отчёт, должны соблюдать правила работы с наличностью.

      В приказе нужно не только перечислять  подотчётных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчёты в бухгалтерию.

      Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчёт в бухгалтерию и т.д.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчётных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

      В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учёта и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1. .Учёт представительских расходов.

      Представительские расходы - это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

      К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный приём и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приёма (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

      Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

      Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

      Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

      1.3.Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

      Для правильного отражения организацией расчётов с подотчётными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировки за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учёта расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

      В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

      Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

      Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

       Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», определившее особенности оформления командировок в пределах Российской Федерации, а также зарубежных командировок. Оно пришло на смену морально устаревшей инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» 1988 года, которой работодатели были вынуждены пользоваться до настоящего момента.

      Положение разрешило некоторые спорные  моменты.

      Например, определено, что в командировки могут  направляться только работники, состоящие  в трудовых отношениях с организацией. При этом направление сотрудника в подразделение той же организации, находящееся в другом населенном пункте, также признается командировкой.

      При направлении работника в командировку ему должен быть выдан денежный аванс  на оплату расходов по проезду и  найму жилого помещения, а также  суточные.

      Если  сотрудник трудится в нескольких организациях по совместительству, средний  заработок сохраняется у работодателя, направившего его в командировку. А в случае, когда сотрудник направлен в командировку и по основному месту работы, и по месту работы по совместительству одновременно, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются по соглашению между работодателями.

      Срок  командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

      Днем  выезда в командировку считается  дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

      Установлен  порядок выплаты суточных в случаях, когда командированный сотрудник  следует по территории нескольких государств. Так, при следовании с территории России за рубеж за день пересечения границы выплачиваются суточные по ставкам, установленным для заграничных командировок. При следовании на территорию России – за день пересечения границы суточные выплачиваются по внутренним тарифам. Аналогично, в случае направления работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы определяются по ставкам, установленным для государства, в которое направляется работник. Даты пересечения границы отслеживаются по отметкам в паспорте работника.

      Определено, что в случае временной нетрудоспособности работника во время командировки, работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения (если он не находился на стационарном лечении) и выплачиваются суточные за каждый день его нетрудоспособности в командировке. Для возмещения указанных расходов сотрудник должен будет представить листок нетрудоспособности за соответствующий период.

      Если  работник, имеющий возможность ежедневно  возвращаться из места командирования в место постоянного жительства, по окончании рабочего дня по согласованию с работодателем остается в месте командирования, расходы по найму жилого помещения возмещаются в порядке, установленном внутренним нормативным актом организации. Однако суточные в данном случае не выплачиваются.

      Кроме того, на усмотрение руководителя организации  оставлен вопрос выплаты суточных и  возмещения расходов по найму жилого помещения работнику за день вынужденной  задержки в пути.

      В Положении подробно описана последовательность оформления документов по командировке. При этом установлено, что при командировании работника за границу командировочное удостоверение можно не оформлять. Однако это положение не распространяется на командировки в страны СНГ, при пересечении границ которых пограничные органы не делают отметки в паспортах.

      Сначала работодателем утверждается Служебное  задание, в котором отражается цель командировки.

      Далее на основании решения о направлении  работника в командировку (Приказ) оформляется Командировочное удостоверение, которое передается работнику и которое находится у него в течение всего срока командировки. В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах приезда и выезда работника из организации командирования, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, применяемой для свидетельствования такой подписи.

      В течение 3 рабочих дней с момента  возвращения из командировки работник обязан предоставить работодателю:

      - авансовый отчет об израсходованных  за время командировки суммах (с приложением подтверждающих документов);

      - командировочное удостоверение;

      - письменный отчет о выполненной  во время командировки работе, согласованный с руководителем  структурного подразделения работодателя.

      Средний заработок за дни нахождения в  командировке и время в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

      Положением  установлено, что если работник выехал в командировку на территорию иностранного государства и возвратился в  тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % от норматива.

      В случае если сотрудник работал в  командировке в выходной или нерабочий  праздничный день, то оплата данной работы производится в соответствии с трудовым законодательством в  повышенном размере.

      При пересылке командированному сотруднику заработной платы расходы по пересылке несет работодатель.

      Положение установило перечень дополнительных расходов, которые должны быть возмещены работнику  при направлении его в командировку за рубеж. К ним относятся:

      1) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

      2) обязательные консульские и аэродромные  сборы;

      3) сборы за право въезда или  транзита автомобильного транспорта;

      4) расходы на оформление обязательной  медицинской страховки;

      5) иные обязательные платежи и сборы.

      Кроме того, установлено, что при командировках  как по России, так и за рубежом, возмещению подлежат документально  подтвержденные расходы по проезду  транспортом общего пользования  к станции, пристани, аэропорту (и  наоборот), если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

      Стоит особо отметить, что Положение снимает временное ограничение командировки, установленное Инструкцией «О служебных командировках в пределах СССР» в размере 40 дней. Теперь срок командировки может быть определен работодателем в любом размере исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Таким образом, теперь нет оснований для исключения расходов по командировкам за период свыше 40 дней из расходов на командировки в целях налогообложения прибыли

      1.4.учёт операционно-хозяйственных расходов

        Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

      Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать её в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

2. Теоретические аспекты учёта  расчётов с подотчётными лицами   

  2.1. Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами

                К документам по учёту расчётов с подотчётными лицами относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчёт суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

      Сначала работодателем утверждается Служебное  задание, в котором отражается цель командировки. Далее на основании решения о направлении работника в командировку (Приказ) оформляется Командировочное удостоверение, которое передается работнику и которое находится у него в течение всего срока командировки. В Командировочном удостоверении делаются отметки о датах приезда и выезда работника из организации командирования, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, применяемой для свидетельствования такой подписи.

      Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».