Учёт трудовых ресурсов (кадров) кафедры

     Федеральное государственное образовательное  учреждение  высшего профессионального  образования «Омский государственный  аграрный университет»

     Кафедра информатики 

     Союнова Виктория Сергеевна,

     студентка 301 гр. факультета математических и общих естественно

научных дисциплин, специальность «Профессиональное образование:

информатика, вычислительная техника и компьютерные технологии» 
 

     Курсовая  работа

     по  базе данных и управления ими на тему: 

Учёт  трудовых ресурсов (кадров) кафедры.  
 
 
 

     Научный руководитель:

     ст. преподаватель И. А. Куземцева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Омск – 2011

 

Содержание 

 

1. Введение

    Основные  идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой  данные должны быть организованы в  базы данных с целью адекватного  отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

    Увеличение  объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

    Целью данной курсовой работы является проектирование базы данных учёта кадровых данных, которая должна решать задачу ведение картотеки сотрудников, быстрый поиск требуемой информации, удаления устаревшей информации.

 

2. Анализ предметной области

    Предметной  областью называется часть реального  мира, представляющая интерес для  данного исследования (использования).

    Я в своей курсовой работе рассмотрю  учет кадровых данных на кафедре информатики.

    Учет  кадровых данных на кафедре информатики  ведет лаборант кафедры. Лаборант заполняет  личное дело сотрудника данными, ведет  нормативные документы: штатный  формуляр кафедры информатики, профессорско-педагогический состав кафедры, учебно-вспомогательный персонал кафедры, повышение квалификации, выполнение учебной нагрузки, а также ведет учет переквалификации сотрудников. Документы создаются в программах Microsoft Office Excel и Microsoft Office Word и хранятся как в печатном, так и в электронном виде.

    Периодически  лаборант кафедры подшивает в  дело новые сведения и приказы, касающиеся этого сотрудника. Время от времени  сотруднику требуется выдать справки  фиксированного содержания на основании  данных личного дела (краткая информация о сотруднике и др.).

    Также на основании данных учета формируются  различные отчеты (преподавателей, годовые, пятилетние, по кафедре). Эти  отчеты сдаются в конце года в  кадровый отдел.

    В работающей программе должна иметься  возможность добавления нового и  удаление старого сотрудника в базе данных, редактирование его анкетных данных. Также должны быть предусмотрены функции поиска данных по фамилии сотрудника, функции формирования  и печати справки содержащую краткую информацию о сотруднике, печати всех данных о нем, переиндексации и инициализации баз данных.

 

2.1 Определение объектов и связей между ними

    В ходе анализа предметной области, были определены ключевые абстракции, необходимые  для организации базы данных.

    Таким образом, мы получили простую модель, четко отражающую объекты, ограничения и тип данных приведенных в таблице.

    Типы  данных базы данных «Учет кадровых данных»

ОБОЗНАЧЕНИЕ ОБЪЕКТА ОГРАНИЧЕНИЕ ТИП ДАННЫХ
Табельный номер Совпадения  не допускаются Текстовый
Код табельного номера Совпадения  не допускаются Текстовый
Фамилия   Текстовый
Имя   Текстовый
Отчество   Текстовый
Дата  рождения   Дата/время
Возраст   Числовой
Пол   Текстовый
Должность   Текстовый
Ставка   Числовой
Почасовая нагрузка   Числовой
Ученая  степень   Текстовый
Трудовой  договор   Дата/время
Образование   Текстовый
Стаж   Числовой
Педагогический  стаж   Числовой
Объем учебной нагрузки   Числовой
Год последнего повышения квалификации   Числовой
Место повышения квалификации   Текстовый
Продолжительность (часов)   Числовой
Номер удостоверения   Текстовый

    Между объектами выявлены следующие взаимосвязи:

  • Один преподаватель может преподавать на разных факультетах. Связь 1:М.
  • Несколько преподавателей могут преподавать на нескольких специальностях. Связь М:N.
  • Преподавателей одного предмета может быть несколько. Связь М:1.
  • Каждый преподаватель имеет несколько ставок. Связь М:N.
  • На ученую степень приходится множество наук. Связь 1:М.
  • Ставка зависит от звания преподавателя. Связь М:1.
  • Ставок одного типа несколько. Связь М:1.

2.2 Нормализация отношений

    В данной курсовой работе для решения  проблемы логического проектирования используется классический подход, при  котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной  модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений, и на каждом шаге проектирования производится некоторый набор схем отношений, обладающих лучшими свойствами. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.

    Нормализация – это формализованная процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных (поля) группируются в таблицы, а таблицы, в свою очередь – в базы данных.

    Цели  нормализации следующие:

    -   Исключить дублирование информации  в таблицах.

    -   Обеспечить возможность изменений  в структуре таблиц.

    -   Уменьшить влияние структурных  изменений базы данных на работу  приложений, обеспечивающих пользователям доступ к данным.

    Процесс нормализации состоит из нескольких этапов.

    Ненормализованные данные

    Строки  таблицы могут содержать повторяющиеся  группы данных. Реструктуризация строк  с целью исключения повторяющихся  групп данных, перенос их в новые таблицы.                                        

    Первая  нормальная форма

    Сущность  находится в Первой нормальной форме, когда все его атрибуты имеют единственное значение.

    Штатный формуляр (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Возраст, Пол, Должность, Ставка, Почасовая нагрузка, Трудовой договор, Образование, Стаж)

    Профессорско-педагогический состав кафедры (Код табельного номера, Должность, Ученая степень, Педагогический стаж)

    Учебно-вспомогательный  персонал кафедры (Код табельного номера, Должность)

    Выполнение  учебной нагрузки (Код табельного номера, Объём учебной нагрузки)

    Повышение квалификации (Код табельного номера, Год последнего повышения квалификации, Место повышения квалификации, Продолжительность (часов), Номер удостоверения)

    Вторая  нормальная форма

    Сущность  находится во Второй нормальной форме, если она уже находится в Первой нормальной форме и каждый его неидентифицирующий (описательный) атрибут зависит от всего уникального идентификатора информационного объекта.

    Штатный формуляр (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Возраст, Пол, Код должности, Ставка, Почасовая нагрузка, Трудовой договор, Образование, Стаж)

    Должность (Код должности, Наименование)

    Профессорско-педагогический состав кафедры (Код табельного номера, Код должности, Ученая степень, Педагогический стаж)

    Учебно-вспомогательный  персонал кафедры  (Код табельного номера, Код должности)

    Выполнение  учебной нагрузки (Код табельного номера, Объём учебной нагрузки)

    Повышение квалификации (Код табельного номера, Год последнего повышения квалификации, Место повышения квалификации, Продолжительность (часов), Номер удостоверения)

    Третья  нормальная форма

    Сущность  находится в Третьей нормальной форме, если она уже находится  во Второй нормальной форме и ни один его описательный атрибут не зависит от каких-либо других описательных атрибутов.

    Штатный формуляр (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Возраст, Пол,  Код должности, Ставка, Почасовая нагрузка, Код трудового договора, Образование, Стаж)

    Должность (Код должности, Название должности)

    Трудовой  договор (Код трудового договора, Дата начала, Дата окончания)

    Профессорско-педагогический состав кафедры (Код табельного номера, Код должности, Ученая степень, Педагогический стаж)

    Учебно-вспомогательный  персонал кафедры  (Код табельного номера, Код должности)

    Выполнение  учебной нагрузки (Код табельного номера, Объём учебной нагрузки)

    Повышение квалификации (Код табельного номера, Год последнего повышения квалификации, Место повышения квалификации, Продолжительность (часов), Номер удостоверения)

    В данном курсовом проекте была проведена  нормализация базы данных. Были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.

2.3 Построение концептуальной модели данных

    Концептуальная  модель базы данных строилась по методу «Сущность-связь», который заключается  в следующем:

  • для каждой независимой сущности выделяем отдельную таблицу базы данных и определяем первичный ключ этой таблицы;
  • представляем каждую связь вида "M - M" или "1 - M" и т.д. между сущностями, как таблицу;
  • определяем ограничения на внешний ключ этой таблицы и ее первичный ключ, которые гарантируют уникальность в рамках описываемой сущности;
  • представляем каждое свойство как поле в таблице, представляющей сущность, которая непосредственно описывается этим свойством;
  • указываем ограничения целостности проектируемой базы данных.

    Процесс построения концептуальной модели базы данных "Учет кадровых данных" изображен в Приложении 1.

    В результате получаем:

    Каждая  таблица состоит из однотипных строк  и имеет уникальное имя.

Строки  имеют фиксированное число полей  и значений, т.е. значения в ячейках  атомарные.

      Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

    Столбцам  таблицы однозначно присваиваются  имена, и в каждом из них размещаются  однородные значения данных.

    Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, и такой метод представления является единственным.

    При работе с таблицей ее строки и столбцы  можно обрабатывать в любом порядке, т.к. у них есть уникальные имена, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками. 

2.4 Построение реляционной модели базы данных

    Чтобы получить реляционную модель, следует  выполнить такие действия:

    • для связей 1:N добавить специальное поле в таблицу со стороны "многие" (внешний ключ), которое служит для ссылки на таблицу, находящуюся со стороны "один"

    • для связей М:N необходимо создать дополнительную таблицу, которая содержит первичные ключи таблиц из взаимосвязи, а также дополнительные атрибуты, относящиеся к составному объекту, который определяет эту взаимосвязь.

    В результате моделирования может  быть получена реляционная модель следующего вида:

    Штатный формуляр (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Возраст, Пол,  Код должности, Ставка, Почасовая нагрузка, Код трудового договора, Образование, Стаж)

    Должность (Код должности, Название должности)

    Трудовой  договор (Код трудового договора, Дата начала, Дата окончания)

    Профессорско-педагогический состав кафедры (Код табельного номера, Код должности, Ученая степень, Педагогический стаж)

    Учебно-вспомогательный  персонал кафедры  (Код табельного номера, Код должности)

    Выполнение  учебной нагрузки (Код табельного номера, Объём учебной нагрузки)

    Повышение квалификации (Код табельного номера, Год последнего повышения квалификации, Место повышения квалификации, Продолжительность (часов), Номер удостоверения)

    На  следующем этапе реализуется  физическая модель в СУБД Access. Создаются  таблицы классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей.

 

3. Реализация базы данных в СУБД MS Access

      Для реализации базы данных  «Учёт кадровых данных» в СУБД MS Access первоначально требуется создать таблицы для соответствующих отношений, полученных в ходе процедуры нормализации на предыдущем этапе проектирования базы данных. В режиме конструктора было создано  пять таблиц. Полям таблицы были заданы определённые форматы, что способствует контролю целостности данных. Далее в схеме данных было проведено связывание этих таблиц, схема данных представлена на рис. 1.

Рис. 1  Схема данных базы данных «Учёт кадровых данных» 

    Следующим шагом реализации базы данных в  MS Access явилось создание запросов, требуемых в техническом задании на курсовое проектирование. При создании запросов использовался язык SQL. Этот язык является декларативным: с его помощью можно указать результат, который требуется получить в результате запроса, написанного на SQL, но не указывается процедура достижения этого результата. SQL является общепризнанным стандартом и поддерживается большинством систем управления реляционных баз данных. Далее приводятся коды запросов к базе данных «Учёт кадровых данных» на языке SQL. 
 
 
 

Запрос  на получение сведений о сотруднике

SELECT [Штатный формуляр].Фамилия, [Штатный формуляр].Имя, [Штатный формуляр].Отчество, [Штатный формуляр].[Дата рождения], [Штатный формуляр].Возраст, [Штатный формуляр].Пол, [Штатный формуляр].[Код должности], [Штатный формуляр].Ставка, [Штатный формуляр].[Почасовая нагрузка], [Штатный формуляр].[Код трудового договора], [Штатный формуляр].Образование, [Штатный формуляр].Стаж, [Повышение квалификации].[Год последнего повышения квалификации], [Повышение квалификации].[Место повышения квалификации], [Повышение квалификации].[Продолжительность (часов)], [Повышение квалификации].[Номер удостоверения], [Выполнение учебной нагрузки].[Объем учебной нагрузки] FROM ([Штатный формуляр] INNER JOIN [Повышение квалификации] ON [Штатный формуляр].[Табельный номер] = [Повышение квалификации].[Код табельного номера]) INNER JOIN [Выполнение учебной нагрузки] ON [Штатный формуляр].[Табельный номер] = [Выполнение учебной нагрузки].[Код табельного номера] WHERE ((([Штатный формуляр].Фамилия)=[Введите Фамилию сотрудника])); 

Запрос  на упорядочение по Табельному номеру 

SELECT [Штатный формуляр].*, [Штатный формуляр].[Табельный номер]

FROM [Штатный формуляр] ORDER BY [Штатный формуляр].[Табельный номер]; 

Запрос, используемый для  удаления из базы данных информации об уволенном  сотруднике (запрос на удаление)

DELETE [Штатный формуляр].[ФИО сотрудника] FROM [Штатный формуляр] WHERE ((([Штатный формуляр].[ФИО сотрудника])=[Кого уволить?])); 

Запрос  на выдачу сотрудников  проходивших повышение  квалификации в 2009 году

SELECT [Штатный формуляр].Фамилия, [Штатный формуляр].Имя, [Штатный формуляр].Отчество, [Повышение квалификации].[Год последнего повышения квалификации], [Повышение квалификации].[Место повышения квалификации], [Повышение квалификации].[Продолжительность (часов)], [Повышение квалификации].[Номер удостоверения] FROM [Штатный формуляр] INNER JOIN [Повышение квалификации] ON [Штатный формуляр].[Табельный номер] = [Повышение квалификации].[Код табельного номера] WHERE ((([Повышение квалификации].[Год последнего повышения квалификации])=2009));

    Запрос  на удаление обеспечивает удаление записи о сотруднике в таблице штатный формуляр, но за счёт связывания таблиц, где задано каскадное удаление связанных полей, происходит удаление всех данных связных с туром.

    Для просмотра результатов созданных  запросов создана форма «Общие данные о сотруднике» и отчёт «Профессорско-педагогический состав кафедры на 2011 год». 

 

Форма отчёта

 

4. Заключение

           На сегодняшний день реляционные  базы данных остаются самыми  распространенными, благодаря своей  простоте и наглядности, как  в процессе создания, так и  на пользовательском уровне.

           Основным достоинством реляционных  баз данных совместимость с  самым популярным языком запросов  SQL. С помощью единственного запроса на  этом языке можно соединить несколько таблиц во временную таблицу и вырезать из нее требуемые строки и столбцы (селекция и проекция).  Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

           Разработанная в данном курсовом  проекте база данных «Учёт кадровых данных» позволяет при ее применении сократить сроки на поиски нужной информации о сотруднике, производить автоматическое упорядочение поступающих данных и выдача списка сотрудников проходивших повышение квалификации. При появлении новых данных  пользователь может в кротчайшие сроки внести их в базу данных и работать с ними.

       Описанная в данном курсовом  проекте база данных должна  быть полезна при работе в  данной области.

 

5. Список используемой литературы

  1. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. – М.: Финансы и статистика, 2005.
  2. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2002.
  3. Кузнецов А. Microsoft Access 2003 Русская версия. – Спб.: Питер, 2006.
  4. Литвинская О.С. Проектирование базы данных в среде Microsoft Access . – Пенза: Издательство Пенз. гос. технол. акад., 2004.
  5. Михеева В.Д. Microsoft Access 2003. – СПб.: БВХ – Петербург, 2004.

 

6. Приложение

Приложение 1

 
 

 

 

 

 
 

 
 
 

 
 
 
 
 

Модель  «Сущность-связь» базы данных «Учёт  кадровых данных»