Удосконалення АРМ управління складом на основі ТОВ «Нова-Холдінг»
РЕФЕРАТ
Курсова робота містить: с.40, рис. 16, таб. 4, 0 додатків, 6 літературних
джерел.
Об’єкт розробки – Відділ закупівлі на підприємстві.
Мета роботи – підвищення ефективності та оперативності робіт відділу закупівлі.
Метод дослідження і технічні засоби - інтуїтивний та формалізований метод дослідження.
Результати роботи – Підвищення ефективності роботи відділу закупівлі на підприємстві у вирішенні поставлених задач.
Практична
цінність - Отримані результати
будуть використані для розвитку та удосконалення
роботи відділу закупівлі на підприємстві.
Зміст:
Вступ…………………………………………………………………
- Основні поняття та принципи АРМ на базі ПК………..…………………6
- Інформаційне обстеження підприємства…………………………………10
- Організаційна структура ТОВ “Нова-Холдинг”………………..……10
- Схема бізнес процесів в ТОВ “Нова-Холдинг”……………………….16
- Структура інформаційної системи існуючої на підприємстві ………22
- Програмне забезпечення ……………………………………………….22
- Пропозиції
щодо удосконалення……………………………………...
..27 - Удосконалення існуючої інформаційної системи………………………...28
- Розробка бази даних……………………………………………………..28
- Розробка взаємодії таблиць……………………………………………..29
- Створення бази даних у MySQL ………………………………..……..30
- Розробка
програми………………………………………………………
35
Висновок…………………………………………………………
Список використаної літератури ……………………………………….……..40
Вступ
Сучасні масштаби і темпи впровадження засобів автоматизації управління господарстві з особливою гостротою ставить завдання проведення комплексних досліджень, пов'язаних зі всебічним вивченням і узагальненням виникаючих при цьому проблем як практичного, так і теоретичного характеру.
В останні роки виникає концепція розподілених систем управління народним господарством, де передбачається локальна обробка інформації. Для реалізації ідеї розподіленого управління необхідне створення для кожного рівня управління і кожної предметної області автоматизованих робочих місць (АРМ) на базі професійних персональних ЕОМ.
Аналізуючи сутність АРМ, фахівці визначають їх частіше за все як професійно-орієнтовані малі обчислювальні системи, розташовані безпосередньо на робочих місцях фахівців і призначені для автоматизації їх робіт.
Для кожного об'єкта управління потрібно передбачити автоматизовані робочі місця, що відповідають їх функціональним призначенням. Однак принципи створення АРМ повинні бути загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність.
Згідно
з принципом системності АРМ
слід розглядати як системи, структура
яких визначається функціональним призначенням.
Принцип гнучкості означає пристосовність
системи до можливих перебудов завдяки
модульності побудови всіх підсистем
і стандартизації їх елементів.
Принцип стійкості полягає в тому, що система
АРМ повинна виконувати основні функції
незалежно від впливу на неї внутрішніх
і зовнішніх можливих чинників. Це означає,
що неполадки в окремих її частинах повинні
бути легко усунути, а працездатність
системи - швидко відновлена.
Ефективність АРМ слід розглядати як інтегральний
показник рівня реалізації наведених
вище принципів, віднесеного до витрат
зі створення та експлуатації системи.
Функціонування АРМ може дати чисельний ефект тільки за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.
1. Основні поняття та принципи АРМ на базі ПК
Автоматизоване робоче місце(АРМ), або, в зарубіжній термінології, "робоча станція"(work - station), це місце користувача-фахівця тієї або іншої професії, обладнане засобами, необхідними для автоматизації виконання їм певних функцій. Такими засобами, як правило, являється ПК, що доповнюється в міру необхідності іншими допоміжними електронними пристроями, а саме: дисковими накопичувачами, пристроями що друкують, оптичними пристроями, що читають, або розпізнавачами штрихового коду, облаштуваннями графіки, засобами сполучення з іншими АРМ і з локальними обчислювальними мережами.
АРМ в основному орієнтовані на користувача, що не має спеціальної підготовки по використанню обчислювальної техніки. Основним призначенням АРМ можна вважати децентралізовану обробку інформації на робочих місцях, використання відповідних " своїх" баз даних при одночасній нагоді входження в локальні мережі АРМ і ПК, а іноді і в глобальні обчислювальні мережі, що включають потужні ЕОМ.
Зараз на дуже багатьох підприємствах реалізується концепція розподілених систем управління народним господарством. В них передбачається локальна, досить повна і значною мірою закінчена обробка інформації на різних рівнях ієрархії. У цих системах організовується передача від низу до верху тільки тій частині інформації, в якій є потреба на верхніх рівнях. При цьому значна частина результатів обробки інформації і початкові дані повинні зберігатися в локальних банках даних.
Для
реалізації ідеї розподіленого управління
знадобилося створення для
- системність.
- гнучкість.
- стійкість.
- ефективність.
Системність. АРМ слід розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.
Гнучкість. Система пристосована до можливих перебудов, завдяки модульності побудови усіх підсистем і стандартизації їх елементів.
Стійкість. Принцип полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від дії на неї внутрішніх і зовнішніх обурюючих чинників. Це означає, що неполадки в окремих її частинах мають легко усуватися, а працездатність системи швидко відновлювана.
Ефективність АРМ слід розглядати як інтегральний показник рівня реалізації приведених вище принципів, віднесеного до витрат на створення і експлуатацію системи.
Функціонування АРМ може дати бажаний ефект за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром якої є комп'ютер.
Створення такого " гібридного" інтелекту нині є проблемою. Проте реалізація цього підходу при розробці і функціонуванні АРМ може принести відчутні результати - АРМ стане засобом підвищення не лише продуктивності праці і ефективності управління, але і соціальної комфортності фахівців. При цьому людина в системі АРМ повинна залишатися провідною ланкою.
Hа
виробничих підприємствах АРМ
є важливою структурною
В той же час до АРМ будь-якої " професії" можна пред'явити і ряд загальних вимог, які повинні забезпечуватися при його створенні, а саме:
безпосередня
наявність засобів обробки
можливість роботи в діалоговому(інтерактивному)
режимі;
виконання основних вимог ергономіки : раціональний розподіл функцій між оператором, елементами комплекса АРМ і довкіллям, створення комфортних умов роботи, зручність конструкцій АРМ, облік психологічних чинників людини-оператора, привабливість форм і кольору елементів АРМ та ін.;
досить
висока продуктивність і надійність
ПК, працюючого в системі АРМ;
адекватне
характеру вирішуваних завдань програмне
забезпечення;
максимальна
міра автоматизації рутинних процесів;
оптимальні
умови для самообслуговування фахівців
як операторів АРМ;
інші чинники,
що забезпечують максимальну комфортність
і задоволеність фахівця використанням
АРМ як робочого інструменту.
Структура
АРМ включає сукупність підсистем
- технічної, інформаційної, програмної
і організаційної.
Про технічну підсистему вже було сказано
вище. До вказаного раніше набору технічних
засобів, що безпосередньо утворює АРМ,
потрібно ще додати засіб зв'язку з іншими
АРМ, працюючими в загальній мережі об'єкту,
а також інші засоби зв'язку(телефон, телекс,
телефакс).
До інформаційної підсистеми відносяться масиви інформації, що зберігається в локальних базах даних, як правило, на дискових накопичувачах. Сюди ж відносяться і системи управління базами даних.
Програмне забезпечення включає операційні системи, сервісні програми, стандартні програми користувачів і пакети застосовних програм, виконані за модульним принципом і орієнтовані на рішення певного класу завдань, обумовленого призначенням АРМ. В міру необхідності в програмне забезпечення включаються також пакети програм для роботи з графічною інформацією.
Організаційне забезпечення АРМ має на своїй меті організацію їх функціонування, розвитку, підготовки кадрів, а також адміністрування. До останнього відносяться: планування роботи, облік, контроль, аналіз, регулювання, документальне оформлення прав і обов'язків користувачів АРМ.
Якщо облаштування АРМ досить складно, а користувач не має спеціальних навичок, можливе застосування спеціальних повчальних засобів, які дозволяють поступово ввести користувача в середу його основного автоматизованого робочого місця. При реалізації функцій АРМ(тобто власне його функціонуванні) потрібні методики визначення мети поточної діяльності, інформаційної потреби, всіляких сценаріїв для опису процесів її реалізації.
Методика проектування АРМ не може не бути пов'язаною з методикою його функціонування, оскільки функціонування розвиненого АРМ передбачає можливість його розвитку самими користувачами. Мовні засоби АРМ є реалізацією методичних засобів з точки зору кінцевого користувача, а програмні реалізують мовні засоби користувача і дають можливість кінцевому користувачеві виконувати усі необхідні дії.[1]
2 Інформаційне обстеження підприємства
2.1 Організаційна структура ТОВ “Нова-Холдинг”
Основними видами діяльності ООО «Нова холдинг» є реалізація товарів харчування та народного споживання, надання послуг. Компанія була заснована у 1998 році. На протязі 4 років йшла підготовча робота. У 2003 році почалось будівництво, одночасно в компанії відбувалось формування відділів. На момент технічного відкриття у компанії налічувалось 450 працівників. Технічне відкриття відбулось 28 лютого 2006 року. На цей момент у компанії були повністю укомплектовані відділи які відображені у організаційній структурі у додатку А.
Установлено наступні відділи:
- Відділ бухгалтерії
- Відділ персоналу
- Фінансовий відділ
- Відділ фінансового контролю
- Відділ замовлень
- Відділ закупівлі
- Відділ торгового залу
- Відділ маркетингу
- Відділ СПК
- Відділ прийомки товару
- Відділ кас
- Відділ охорони
- Відділ декору
- Відділ інформаційних технологій
- Відділ технічної служби
- Юридичний відділ
Відділи, які безпосередньо підкоряються директору Нова-Холдинг:
- Директор супермаркету
- Юридичний відділ
- Відділ персоналу
- Фінансовий відділ
- Відділ закупівлі
- Відділ маркетингу
- Відділ охорони
- Відділ інформаційних технологій
Відділ бухгалтерії
Обробка первинної документації, ведення журналів обліку, виписка командировочних листів, ведення обліку основних та оборотних засобів, контроль по розрахунках з дебіторами та кредиторами, формування звітів до органів статистики, податкової інспекції.
Відділ персоналу
Відділ
персоналу виконує функції
- подання реклами що до набору працівників;
- підбір кандидатів;
- формування організаційної структури підприємства;
- формування посадових інструкції працівників;
- узгодження посадових інструкції різних відділів між собою;
- розробка норм праці для працівників відділів;
- ведення табелів обліку робочого часу по відділах;
- організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
- контроль за дотримання Закону України «Про працю» на підприємстві;
- організація дозволу та відпочинку персоналу.
Фінансовий відділ
Робота фінансового відділу спрямована на збільшення фінансових ресурсів, інвестицій і нарощування об'єму капіталу. Задача полягає в керуванні рухом фінансових ресурсів і фінансових відносин, які виникають між компаніями в процесі руху цих ресурсів.
Основні функції відділу:
- організація грошового обігу;
- забезпечення фінансовими коштами й інвестиційними інструментами;
- забезпечення основними й оборотними фондами;
- організація фінансової роботи;
- прогнозування фінансового стану підприємства;
- планування фінансової діяльності підприємства;
Відділ фінансового контролю
Відділ фінансового контролю виконуючи свої функції тісно співпрацює з відділом бухгалтерії, фінансовим відділом та відділом охорони, а тому його головні функції це:
- контроль за використанням матеріальних ресурсів шляхом проведення інвентаризації;
- коректування залишків продукції на складах і торговому залі шляхом введення даних у інформаційну систему;
- знаходження відхилень між кількістю товарів в інформаційній системі і фактичною наявністю товарів на складах і торговому залі.
- контроль переміщень товарів, напівфабрикатів, сировини з відділу прийомки до торгового залу і виробничих цехів.
Відділ замовлень
Відділ замовлень тісно співпрацює з відділом закупівлі, прийомки, торгового залу. Його основні функції це:
- отримання інформації про залишки продукції із торгової системи;
- на основі заявок від відділу торгового залу відділ замовлень формує замовлення на поставку;
- узгоджує кількість товару з постачальниками;
- узгоджує час поставки товару з постачальниками та відділом прийомки.
Відділ закупівлі
Мета відділу закупівлі товару це:
- аналіз ринку товарів та послуг;
- формування асортименту продукції;
- формування мережі постачальників;
- обговорення умов постачання;
- складання контрактів на вигідних для компанії умовах;
- ведення переговорів з постачальниками щодо знижок і акції;
- формування цінової політики підприємства з безпосередньою участю відділу маркетингу.
Відділ торгового залу
Мета відділу полягає у контролі за кількістю продукції на торгових полицях, її якості. Надання покупцям інформації стосовно асортименту продукції та місця її знаходження.
Співпрацюючи з відділом охорони працівники відділу створюють перепони щодо крадіжок товарів.
Відділ маркетингу
Мета відділу це аналіз ринку цін шляхом проведення моніторингу цін конкуруючих фірм, аналіз конкурентоспроможності підприємства, формування власної цінової політики підприємства.
Організація у проведенні рекламних акції виробниками продукції, організація свят, формування каталогу продуктів, подання рекламних оголошень на радіо і телебачення, організація зовнішньої реклами.
Відділ СПК
Мета відділу:
- організація роботи виробничих цехів;
- контроль за надходженням напівфабрикатів і сировини на склади цехів;
- контроль якості випущеної продукції;
- контроль за дотриманням санітарних норм;
- організація роботи кафетеріїв та їдальні;
Відділ прийомки товару
Мета відділу:
- прийомка товару;
- визначення кількості і якості продукції яка приймається;
- переміщення товарів до торгового залу і виробничих цехів;
- виставлення акту повернення у випадку невідповідності;
- організація вантажно-розвантажувальних робіт.
Відділ кас
Мета відділу:
- швидке і якісне обслуговування покупців на касі;
- співпраця з відділом охорони по виявленню крадіжок;
- організація повернень товарів покупцями;
Відділ охорони
Мета відділу:
- контроль за дотриманням процедур переміщення і прийомки товару;
- виявлення крадіжок;
- організація охорони об’єкту;
- пожежна безпека;
Відділ декору
Мета відділу:
- разом з відділом маркетингу декорація приміщення торгового залу;
- розробка тематичних плакатів для торгових відділів;
- декорація свят, акцій.
Відділ інформаційних технологій
Відділ тісно співпрацює з усіма відділами компанії.
Мета відділу:
- організація роботи інформаційної системи;
- адміністрування інформаційної системи;
- надання кваліфікаційної помочі працівникам стосовно роботи з інформаційною системою;
- пошук вузьких місць в інформаційній системі та їх локалізація;
- проведення ремонту комп’ютерів та орг. техніки підприємства своїми силами і силами сторонніх організацій;
- організація телефонного зв’язку;
- впровадження бізнес процесів стосовно роботи інформаційної системи та відділів компанії.
- впровадження нових інформаційних технологій;
Відділ технічної служби
Мета відділу:
- організація безперервної роботи устаткування компанії;
- проведення планових оглядів і ремонтів обладнання;
- модернізація обладнання компанії власними силами чи силами сторонніх організацій;
Юридичний відділ
Мета відділу:
- контроль за додержанням законів України у компанії;
- аналіз юридичних документів які приходять до компанії;
- формування юридичних документів до органів влади;
- консультації працівників компанії;
- захист прав компанії в суді.
Взаємозв’язок
в роботі відділів буде наданий у
наступному розділі. Згідно теми даної
дипломної роботи будуть розглянуті
основні бізнес процеси які безпосередньо
перетинаються з модулем
2.2. Схема бізнес процесів в ТОВ “Нова-Холдинг”
Сьогодні однозначне розуміння бізнес-процесу у фаховій літературі відсутнє. За визначенням Дж.Харрінгтона, “ бізнес-процесів - методологія, що розроблена для проведення покрокових удосконалювань адміністративних та допоміжних процесів за допомогою таких підходів, як методика швидкого аналізу рішення, бенчмаркінг процесу, перепроектування та реінжиніринг процесу.
Ураховуючи узагальнення, що зроблені у дослідженнях, у роботі були сформульовані такі загальносистемні принципи методології процесного підходу: спрямованість на споживача процесу; орієнтація на досягнення результату процесу, а не діяльності окремого підрозділу; пріоритетність процесів, що додають вартість; поєднання постійного й проривного вдосконалення на основі “вимірюваності” процесу; об’єднання персоналу в команди процесів.
Для розуміння бізнес процесів на підприємстві розглянемо рисунок бізнес процесу. На цьому рис. 1.1. зображено рух товару по підприємству від початку замовлення до виставлення на торговий зал.
Життєвий
цикл товару починається з формування
номенклатури товару в інформаційній
ній системі але цьому передує
пошуком постачальника і
Далі менеджер закупівлі формує контракт в інформаційній системі в якому відображує найменування товару, його ціну, та можливі знижки, рис.1.2.
Коли контракт готовий оператори відділу замовлень формують замовлення, на основі заявок, рис.1.3, від торгівельних відділів, яке відсилається постачальнику для остаточного корегування кількості товару. Рис.1.4.
За умови виконання цієї процедури відбувається постачання товару. На відділ прийомки товару надходять товари. В свою чергу відділ прийомки отримує замовлення в інформаційній системі згідно якого формується документ прийомки і відбувається прийомка товару. Рис.1.5. У разі відмінностей між замовленням і фактичною наявністю товару, відділ прийомки оформлює акт розбіжностей в якому вказує товар і причину повернення. Далі прийомка відправляє рахунки-фактури до бухгалтерії де їх факторують.
У
разі якщо товар не має штрих-коду
або штрих-код відрізняється
Після цього менеджери прийомки переміщають товар у інформаційній системі до торгового залу і до цехів власного виробництва. І тільки потім вантажники, менеджери торгівельних секторів і секторів власного виробництва мають право забрати товар.
2.3. Структура інформаційної системи існуючої на підприємстві
Значення
інформаційних систем у роботі підприємств
торгівельного спрямування
- звільнити управлінсько-технічний персонал підприємства від рутинної ручної роботи з обліку, зберігання та обробки інформації на підприємствах;
- швидко, якісно і надійно здійснювати процес прийому, обліку, зберігання та обробки інформації;
- значно скоротити управлінсько-технічний персонал підприємства, що займається ручною роботою з обліку, зберігання та обробки інформації на підприємстві;
- забезпечити, в необхідні терміни, керівництво і управлінсько-технічний персонал підприємства якісною інформацією;
- своєчасно і якісно вести аналіз господарської діяльності підприємства;
- швидко і якісно приймати рішення, пов’язані з управлінням підприємства.