Унификация документации
Содержание:
1. Унификация
документации – сущность, цель, виды
унифицированных систем
2. Деловые
беседы – правила и приемы
ведения ----------------------
Практическая часть ------------------------------
Список используемой
литературы ------------------------------
1. Унификация документации – сущность, цель, виды унифицированных систем документов.
Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
При управлении любыми организациями
или предприятиями
Под унификацией понимается «приведение чего-либо» к единой системе; форме, единообразию». По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Таким образом унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
▪ разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
▪ внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
▪ ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
▪ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
▪ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Под унификацией в широком
Основная цель унификации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.
Таким образом, объектами унификации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда. Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).
Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.
Разрабатываемые унифицированные
формы документов объединяются в
унифицированные системы
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов
Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Государственная система документационного обеспечения управления по самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации, а учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (приказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
- единого принципа построения форм документов;
- регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
- установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
- установления единых
правил составления и
- единства применяемой
терминологии и условных
Управленческая документация включает следующие УСД:
- организационно-
- плановой документации (УСПД);
- первичной учетной документации (УСПУД);
- финансовой, первичной
и отчетной бухгалтерской
- расчетно-денежной документации (УСРДД);
- отчетно-статистической документации (УСОСД);
- по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
- документации по
- документации по торговле (УСДТ);
- документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);
- документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
- документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);
- документации для
планирования и управления
Государственный стандарт
(ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительно
Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.
Табель содержит следующие графы.
1. Наименование формы документа.
2. Код формы документа
(по Общероссийскому
3. Дата утверждения документа.
4. Периодичность издания.
5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
6. С кем согласовывается документ.
7. Ответственный за
контроль над исполнением
8. Годовой тираж бланков и другие.
Таким образом при унификации текстов документов достигается сокращение времени на их составление, экономия интеллектуальных затрат, а также облегчается восприятие текста за счет максимальной формализации информации, содержащейся в нем.
2. Деловые беседы – правила и приемы ведения
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения неразрывно связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с ним, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.
Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.
В теории управления беседа
рассматривается как вид
Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:
1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей;
2) повышение компетентности
руководителя благодаря учету,
критической проверке и оценке
мнений, предложений, идей, возражений
и критических замечаний,
3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.
При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным правилам:
1) четко определять цели своего сообщения;
2) делать сообщение
понятным и доступным для
3) делать сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно;
4) в разговоре с
сотрудниками следовать
В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно строить на основе следующих важных принципов:
1) сознательная настройка
на уровень собеседника, учет
содержания выполняемых им
2) рациональная организация
процесса беседы, что, прежде всего,
означает краткое изложение
3) простота, образность,
четкость языка как условие
доходчивости информации до
Проведение деловой беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.
1. Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопрос её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы. Готовясь к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.
2. Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.
Перечислим ряд методов,
использование которых
1) метод снятия напряженности:
использование теплых слов, личного
обращения, комплиментов, шутки для
установления более тесного
2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;
4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения – краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.
3. Основная часть. Эта часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.
4. Заключительная часть беседы. Эта часть служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.
Прежде чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем. Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника (в его лицо, руки, движения). Что он из себя представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каковы его духовные ценности? Каким образом он пришел к позиции, которую излагает? Желательно знать имя и отчество человека. Перед началом беседы следует усвоить основные психологические принципы, соблюдение которых обязательно:
1. Рациональность. Необходимо
вести себя сдержанно, если
даже партнер проявляет эмоции.
Неконтролируемые эмоции
2. Понимание. Постарайтесь
понять собеседника.
3. Общение. Если даже
человек вас не слушает,
4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает ваш собеседник. Такое поведение ослабляет силу аргументации; а также затрудняет взаимодействие в дальнейшем.
5. Отказ от поучительного тона. Будьте открыты для аргументов собеседника и постарайтесь убедить его.
6. Разграничение между
собеседником и предметом
7. Приоритет интересов, а не позиции. Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении, реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.
8. Выявление критериев. Настаивай
В процессе разговора избегайте следующих просчетов:
1. Преждевременное суждение.
Нет ничего более вредного, чем
критический настрой, когда вы
готовы ухватиться за недостатк
2. Убежденность в невозможности пойти навстречу партнеру.
3. Мнение о том, что затруднения собеседника его проблема.
Для формирования творческого подхода к поиску вариантов воспользуйтесь следующими рекомендациями:
1. Отделяйте этап поиска вариантов от этапа оценки.
2. Расширяйте в ходе беседы круг вариантов вместо того, чтобы искать единственный ответ.
3. Ищите взаимную выгоду.
4. Изобретайте такие варианты, которые позволят партнеру легко принять решение.
Начиная разговор, прежде всего, необходимо заинтересовать собеседника. Избегайте начинать свою речь с извинений типа: «Я не оратор...», «Я не специалист...» и т.д. - у него может возникнуть вопрос, стоит ли дальше вас слушать. Нужно так повести разговор, чтобы ваш собеседник сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого попробуйте встать на его точку зрения и увидеть проблему «его глазами». Каждый из нас поглощен своими проблемами и неохотно отвлекается на заботы других. Наиболее надежный способ привлечь к себе внимание человека начать говорить с ним о том, что его волнует.
Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.
Практическая часть
Задание:
Вы часто замечаете , что, хотя Вы всегда настроены слушать собеседника внимательно, иногда смысл того, что хочет сказать Ваш партнер, ускользает от Вас, и Вы понимаете его слова совсем в другом контексте. Из-за этого в последнее время Вы допустили некоторые ошибки в работе. Как Вы думаете, в чем может заключаться причина этого и что Вам нужно предпринять?
Можно ли, по Вашему мнению, применить приемы: ответ-сопереживание; ответ-вопрос; ответ-критика; ответ-совет?
Ответ:
Умение слушать приобретает особо важное значение в бизнесе, поскольку один из важнейших принципов ведения деловых бесед и коммерческих переговоров - исключительное внимание к говорящему. Слушать - значит платить вниманием и заинтересованностью в обмен на информацию и понимание. Исследования показали, что не более десяти процентов людей умеют выслушать собеседника. Типичными ошибками, которые присущи неумеющим слушать, являются: недостаточная сосредоточенность на сути разговора; субъективное восприятие отдельных фактов и аргументов; раздражительность по поводу услышанного.
Я считаю что в ситуации представленной выше была допущена ошибка заключающаяся в недостаточной сосредоточенности и не заинтересованности в беседе. К этой ситуации можно применить термин пассивного выслушивания. Для того чтобы смысл сказанного собеседником не ускользал и объективно оценить получаемую информацию, сделать на основе этого соответствующие выводы, необходимо внутренне настроиться на выслушивание собеседника,что в данной ситуации по моему мнению небыло сделано.
Также необходимо создать благоприятный психологический климат в процессе выслушивания при помощи соблюдения следующих условий:
- Слушая, чаще улыбаться, кивать, смотреть собеседнику в глаза.
- Как можно чаще
задавать вопросы и постоянно
уточнять сказанное
- Постараться понять партнера, а не выискивать сказанном неточности или ошибки.
- Стараться сопереживать
собеседнику, посмотреть на
- Быть внимательным в процессе слушания.
- Быть терпеливым.
- Всегда выслушивать
собеседника с должным
В данной ситуации я считаю можно применить такие методы как ответ-вопрос и ответ-сопереживание.
Список используемой литературы
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопризводства: документационное обеспечение управления : М.: ИНФРА - М; 2003.
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: РДЛ, 2004.
3. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ, 2003.
4. Розенталь Д.Э., Голуб И.Б., Теленкова М.А. Современный русский язык. – 4-е изд. – М.: Айрис-пресс. – 2002.
5. Львов М.Р. Основы теории речи – М.: Изд. центр «Академия». – 2000.
6. Русский язык и культура речи. Учебник под ред. В.И. Максимова. – М.: ГАРДАРИКИ. – 2001.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определеннными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит - это обязательный элемент конкретного вида документа.
Виды бесед:
1. Беседа при приёме
на работу носит характер «приё
2. Беседа при увольнении
с работы имеет две
3. Проблемные
и дисциплинарные беседы, вызваны
к жизни либо возникновение
сбоев в деятельности